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Services à la personne

Bénéficiaires et interventions, calendrier et planning prédictif, tournées, cahier de liaison, factures CESU et attestations fiscales annuelles.

Sur cette page
  1. Tableau de bord
  2. Calendrier
  3. Planning prédictif
  4. Optimisation de tournée
  5. Bénéficiaires
  6. Fiche du bénéficiaire
  7. Nouveau bénéficiaire
  8. Modifier le bénéficiaire
  9. Réservations
  10. Factures CESU
  11. Nouvelle facture CESU
  12. Aperçu facture CESU
  13. Exports et attestations
  14. Mes interventions du jour
  15. Nouvelle intervention
  16. Modifier l'intervention
  17. Modifier l'intervention
  18. Rapport IA
  19. Cahier de liaison

Vue d'ensemble

L'accueil du module Aide à domicile. Les deux compteurs du haut disent combien de personnes vous accompagnez et combien d'interventions vous attendent aujourd'hui ; les cartes mènent aux écrans du métier. Les cartes affichées dépendent de vos droits : un collaborateur ne voit que celles qui lui sont ouvertes.

  • Touchez « Bénéficiaires » pour ouvrir la liste des personnes accompagnées
  • « Nouveau bénéficiaire » ouvre directement la fiche de création
  • « Nouvelle intervention » planifie un passage chez un bénéficiaire
  • « Calendrier » montre les interventions de toute l'équipe
  • « Exports et attestations » prépare les attestations fiscales

Voici tous les sous-modules de « Services à la personne » tels qu'ils existent dans l'application. Le détail et les captures sont rédigés au fur et à mesure.

Pilotage & planning

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Tableau de Bord SAP

Une vue chiffrée de l'activité d'aide à domicile : interventions du mois, bénéficiaires, factures, recettes du mois et de l'année, et prévision de charge pour les jours qui viennent. Ces chiffres portent sur toute l'entreprise, pas seulement sur vos propres interventions.

Lisez « Interventions » : toutes celles prévues ce mois-ci

Comparez « Recettes du mois » et « Recettes de l'année »

Touchez « Planning Predictif » pour voir les jours qui viennent

Passez par « Actions Rapides » pour planifier ou ouvrir le calendrier

Tirez l'écran vers le bas pour recharger les chiffres

Sur quelle période portent les chiffres
Les chiffres ont des périodes fixes, écrites sous chacun d'eux :
• Interventions (« Ce mois ») : les interventions dont le début est prévu dans le mois civil en cours, quel que soit leur statut.
• Recettes du mois : « Depuis le 1er du mois ».
• Recettes de l'année : « Depuis le 1er janvier ».

Le sélecteur de période en haut de l'écran ne modifie pas ces chiffres : fiez-vous à la mention écrite sous chacun.
La prévision de demande
La carte « Prédiction de Demande » donne le niveau attendu aujourd'hui (Faible, Normal, Eleve ou Pic) et le nombre de jours où votre équipe manquera d'heures. « Capacite suffisante sur la période » veut dire qu'aucun jour ne dépasse ce que l'équipe peut assurer.

« Aucune prediction disponible » veut dire que les prévisions n'ont pas encore été calculées : touchez la carte, puis « Actualiser » sur l'écran du planning prédictif.
Les raccourcis
« Actions Rapides » mène aux gestes les plus fréquents : « Nouvelle Intervention » pour planifier un passage, « Calendrier » pour voir toutes les interventions, « Bénéficiaires » pour la liste des personnes accompagnées, et « Planning Predictif » pour les prévisions.
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Calendrier Interventions

Toutes les interventions à domicile de l'entreprise, quel que soit l'intervenant, en vue Jour, Semaine ou Mois. C'est l'endroit où l'on planifie un passage à une date précise : le jour choisi dans le calendrier est repris dans le formulaire de la nouvelle intervention.

Choisissez « Jour », « Semaine » ou « Mois » en haut de l'écran

Touchez le titre de la période pour revenir à aujourd'hui

En vue Mois, touchez un jour pour voir ses interventions

Touchez deux fois un jour pour l'ouvrir en vue Jour

« Nouvelle intervention » planifie à la date affichée

Lire les trois vues
• Mois : chaque jour porte jusqu'à trois pastilles, une par intervention. Un toucher affiche la liste du jour sous le calendrier, avec un bouton + pour planifier ce jour-là.
• Semaine : une ligne par jour avec le statut des trois premières interventions, puis « +2 », « +3 »… pour les autres. Toucher une ligne ouvre ce jour en vue Jour.
• Jour : une carte par intervention, avec ses horaires. « Aucune intervention ce jour » si la journée est libre.

Toucher une intervention l'ouvre pour la modifier.
Les statuts
« Planifie » : à venir. « En cours » : l'intervenant est sur place. « Terminé » : le passage est fait, il peut être facturé en CESU. « Annule », « Bloque », « En revue » et « Archivé » complètent la liste.
Les pièges
• Une semaine à cheval sur deux mois n'affiche que les interventions du mois en cours d'affichage. Pour les jours de l'autre mois, passez en vue Jour : elle les montre toujours.
• Ce calendrier ne montre que les interventions. Les réservations de l'écran « Interventions SAP » n'y figurent pas.
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Planning Predictif

Une prévision de la charge des 7 ou 14 prochains jours, comparée aux heures dont votre équipe dispose. Elle part de vos interventions des 90 derniers jours, jour de la semaine par jour de la semaine, et signale à l'avance les jours où la demande dépassera ce que l'équipe peut assurer.

Choisissez « 7 jours » ou « 14 jours »

Touchez « Actualiser » pour recalculer les prévisions

Repérez les « Jours en Sous-effectif » et les heures qui manquent

Touchez un jour pour voir demande, capacité, tendance et confiance

Suivez les « Recommandations » proposées

D'où viennent les chiffres
Pour chaque jour de la semaine, la prévision reprend la moyenne de vos interventions des 90 derniers jours, ajustée de leur tendance. Elle la compare à la « Capacite disponible » de l'équipe ce jour-là.

La « Confiance » dit combien de passés comparables soutiennent la prévision : avec peu d'historique, elle est basse, et la prévision est à lire comme une indication.
Les prévisions ne se calculent pas toutes seules
Ouvrir l'écran affiche les dernières prévisions calculées, sans les refaire. Touchez « Actualiser » après avoir planifié beaucoup d'interventions, ou si l'écran affiche « Aucune prediction disponible ».
Lire un jour
En touchant un jour, vous voyez la « Demande prévue », la « Capacite disponible », l'« Utilisation », la « Tendance » et la « Confiance ». Quand la demande dépasse la capacité, l'« Ecart de capacite » donne les heures qui manquent : c'est le nombre d'heures à trouver, par une embauche ponctuelle ou un décalage de passages.

« Aucun jour en sous-effectif sur la période » et « Planning optimal - aucune action requise » veulent dire qu'il n'y a rien à faire.
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Optimisation Trajet

Calcule l'ordre de passage le plus court pour vos interventions du jour, en partant de l'endroit où vous vous trouvez. L'écran donne la distance totale, le temps de trajet et le temps gagné, puis ouvre l'itinéraire dans Google Maps. Il ne change pas les horaires prévus de vos interventions.

Autorisez la localisation : le calcul part de votre position

Lisez « Distance totale », « Temps de trajet » et « Temps gagne »

Touchez « Appliquer » pour enregistrer cet ordre de passage

« Demarrer navigation » ouvre l'itinéraire dans Google Maps

« Recalculer » refait le calcul depuis votre position actuelle

Quelles interventions entrent dans le calcul
Ce sont vos interventions du jour, les mêmes que dans « Mes Interventions ». Seules celles dont le bénéficiaire a une position connue sont ordonnées ; les autres restent en dehors du calcul. « Vous n'avez pas d'intervention avec coordonnées GPS pour aujourd'hui. » veut dire qu'aucune ne peut être placée sur la carte.
Ce que change « Appliquer »
« Appliquer » enregistre l'ordre de passage proposé, puis devient « Applique ». Il ne déplace pas les horaires prévus : si l'ordre optimal vous fait arriver plus tôt ou plus tard chez quelqu'un, prévenez-le, ou modifiez l'intervention depuis le calendrier. Pensez-y aussi pour la facture CESU, qui reprend les horaires prévus.
Si le calcul ne démarre pas
• « Service de localisation desactive » : activez la localisation de votre appareil.
• « Permission de localisation refusee » : acceptez la demande d'accès à votre position.
• « Permission de localisation definitivement refusee. Vérifiez les paramètres. » : autorisez la localisation pour OrgaVision dans les réglages de l'appareil, puis touchez « Reessayer ».

Bénéficiaires & RDV

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Bénéficiaires

La liste des personnes que vous accompagnez à domicile. Chaque bénéficiaire est une fiche de contact de l'entreprise : c'est elle que vous choisissez ensuite pour planifier une intervention, tenir le cahier de liaison ou établir une facture CESU. Une fiche bien remplie ici évite de ressaisir ailleurs.

Cherchez un bénéficiaire par nom, téléphone ou adresse e-mail

Touchez une carte pour ouvrir la fiche du bénéficiaire

Touchez « Nouveau » pour ajouter une personne accompagnée

Tirez la liste vers le bas pour la recharger

Ce que la recherche regarde
La barre « Rechercher un bénéficiaire... » cherche dans le nom, le téléphone fixe et l'adresse e-mail. Le téléphone mobile et la ville ne sont pas pris en compte : si une personne n'a qu'un mobile, cherchez-la par son nom.

« Aucun résultat » veut dire que la recherche ne trouve rien ; « Aucun bénéficiaire » que la liste est vraiment vide.
Pourquoi soigner la fiche dès la création
Le bénéficiaire sert partout dans le module : au choix d'une intervention, dans le cahier de liaison, sur la facture CESU et sur l'attestation fiscale annuelle. L'adresse en particulier est une mention obligatoire de la facture CESU : sans elle, la facture est refusée au moment de la préparer, avec un message qui dit ce qui manque.
Quand « Nouveau » n'apparaît pas
Si votre accès au module est en lecture seule, le bouton de création n'est pas affiché : vous pouvez consulter les fiches, pas en ajouter.
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Fiche du bénéficiaire

Tout ce que vous savez d'une personne accompagnée, en lecture : coordonnées, adresse, contact d'urgence, notes médicales et informations. Les boutons à droite du nom appellent ou écrivent directement ; « Modifier » ouvre le formulaire. Une carte vide n'est pas affichée : ce qui manque ici manque sur la fiche.

Touchez le combiné à droite du nom pour appeler le téléphone fixe

Touchez l'enveloppe pour écrire à son adresse e-mail

Touchez « Appeler » dans « Contact d'urgence » pour le joindre

Touchez « Modifier » pour corriger la fiche

Ce qui s'affiche, et ce qui reste caché
Les cartes « Coordonnées », « Adresse », « Contact d'urgence » et « Notes medicales » n'apparaissent que si elles contiennent quelque chose. La carte « Informations » est toujours là : elle donne la date de naissance et les notes si elles existent, puis « Créé le » et « Modifié le ».
Le téléphone mobile
Le bouton d'appel à droite du nom compose le téléphone fixe. Si la personne n'a qu'un mobile, ce bouton n'apparaît pas : son numéro reste lisible dans « Coordonnées », sous « Mobile ».
Après une modification
Cet écran affiche la fiche telle qu'elle était quand vous l'avez ouverte. Après « Modifier » et l'enregistrement, revenez à la liste des bénéficiaires et rouvrez la fiche pour voir les nouvelles valeurs.
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Nouveau bénéficiaire

Créez la fiche d'une personne accompagnée : identité, coordonnées, adresse, contact d'urgence et notes. Seuls le prénom et le nom sont obligatoires, mais l'adresse est reprise sur les factures CESU et les attestations fiscales : mieux vaut la saisir dès maintenant que de la chercher le jour de la facture.

Renseignez « Prenom * » et « Nom * », seuls champs obligatoires

Touchez « Date de naissance » pour la choisir au calendrier

Remplissez le « Contact d'urgence » : nom, téléphone et lien

Gardez les consignes de santé dans « Notes medicales »

Enregistrez avec « Sauvegarder »

Les informations qui servent ailleurs
• L'Adresse, le Code postal et la Ville sont repris sur la facture CESU et sur l'attestation fiscale annuelle, qui doivent porter le nom et l'adresse du client.
• Le Téléphone fixe alimente le bouton d'appel en haut de la fiche du bénéficiaire.
• Le Contact d'urgence s'affiche dans sa propre carte, avec un bouton « Appeler ».
Notes medicales ou Notes internes
« Notes medicales » est fait pour ce qu'un intervenant doit savoir avant d'entrer : traitement, allergie, mobilité. Ces notes ont leur propre carte sur la fiche.

« Notes internes » reçoit le reste : habitudes, code de la porte, préférences. Tout ce qui est écrit ici est lisible par ceux qui ouvrent la fiche du bénéficiaire.
Les pièges
• Une date de naissance choisie ne peut plus être effacée depuis ce formulaire, seulement remplacée.
• « Annuler » quitte sans rien enregistrer.
• Si « Le prenom est requis » ou « Le nom est requis » s'affiche, la fiche n'est pas créée tant que le champ reste vide.
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Modifier le bénéficiaire

Corrigez la fiche d'une personne accompagnée. La fiche est unique : ce que vous changez ici vaut pour ses prochaines interventions, son cahier de liaison et ses prochaines factures CESU. Le bouton d'enregistrement ne s'active qu'une fois un changement fait.

Corrigez les champs puis touchez « Sauvegarder »

Videz un champ pour retirer l'information de la fiche

Touchez « Date de naissance » pour la changer

Touchez « Annuler » pour quitter sans rien changer

Retirer une information
Un champ vidé puis enregistré disparaît de la fiche. Pour le Contact d'urgence, videz ses trois champs (« Nom du contact », « Téléphone », « Lien (ex: fils, voisin) ») : sa carte disparaît alors de la fiche.

Seule la date de naissance ne peut pas être effacée d'ici, seulement remplacée.
Ce que change une correction
Une nouvelle adresse sera reprise sur les prochaines factures CESU et attestations. Corrigez-la avant de préparer une facture : c'est une mention obligatoire, et la facture est refusée si elle manque.
Retour à la fiche
Après l'enregistrement, vous revenez à la fiche du bénéficiaire. Si elle montre encore les anciennes valeurs, revenez à la liste et rouvrez-la.
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Interventions SAP

Les rendez-vous pris pour l'aide à domicile, sous forme de réservations : un service, un client, une adresse, un créneau. Ces réservations sont distinctes des interventions : elles n'apparaissent pas dans le « Calendrier Interventions » et n'entrent pas dans une facture CESU, qui part des interventions terminées.

« Liste » montre les réservations à partir du jour choisi

« Jour » ne garde que les réservations du jour choisi

Touchez un jour de la semaine en haut pour le choisir

Touchez « Planifier » pour créer une réservation

Touchez une réservation pour l'ouvrir et la modifier

Réservation ou intervention ?
Une réservation note qu'un client a pris rendez-vous. Une intervention est le passage planifié chez un bénéficiaire, avec son intervenant : c'est elle qu'on pointe sur le terrain et qu'on facture. Pour qu'un rendez-vous soit facturé en CESU, il doit exister comme intervention.
Ce que chaque vue montre
« Liste » affiche les réservations à venir à partir du jour choisi, sans les annulées : « Aucune intervention à venir » si rien n'est prévu. « Jour » affiche toutes celles du jour choisi, annulées comprises : « Aucune intervention ce jour » si la journée est libre.
Les statuts
« Confirmé », « En attente », « Terminé », « Annulé », « Absent », « File d'attente » et « Promu ». « Absent » signale un client qui n'était pas là au rendez-vous.

Facturation CESU

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Factures CESU

Les factures de services à la personne, établies à partir des interventions terminées d'un bénéficiaire. Une facture CESU est une facture ordinaire de l'entreprise : en la touchant, vous ouvrez sa fiche de facture, d'où elle s'envoie et s'encaisse comme les autres. Ce sont ses règlements qui alimentent ensuite l'attestation fiscale annuelle.

Filtrez par « Tous », « Brouillons », « Envoyees » ou « Payees »

Cherchez une facture par son numéro ou le nom du bénéficiaire

Touchez une facture pour ouvrir sa fiche

« Nouvelle facture » : choisissez le dossier, puis préparez-la

Créer une facture en trois temps
1. Le dossier : « Nouvelle facture » demande d'abord où ranger la pièce (« Cette facture se rangera dans ce dossier. »). Refermer ce choix sans répondre ne crée rien.
2. Le formulaire : le bénéficiaire, les interventions terminées à facturer, les mentions obligatoires et le taux horaire.
3. L'aperçu : vous relisez la facture, puis « Générer la facture ».
Pourquoi une facture neuve est un brouillon
La facture générée arrive en brouillon : vous pouvez la relire et l'envoyer depuis sa fiche. Ses interventions, elles, sont déjà rattachées à la facture : elles ne sont plus proposées pour une autre facture.
Ce que les filtres ne montrent pas
Les filtres couvrent les brouillons, les factures envoyées et les factures payées. Une facture « Partiellement payee », « En retard » ou « Annulee » n'apparaît que sous « Tous ».
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Nouvelle facture CESU

Le formulaire qui prépare une facture de services à la personne : un bénéficiaire, ses interventions terminées, les mentions que la loi exige et le taux horaire. Rien n'est encore créé à cette étape : « Sauvegarder » vérifie les mentions puis ouvre l'aperçu, et c'est dans l'aperçu que la facture est générée.

« 1. Beneficiaire * » : choisissez la personne facturée

« 2. Interventions a facturer * » : cochez les passages terminés

« 3. Mentions obligatoires * » : déclaration, intervenant, frais

Indiquez le « Taux horaire (EUR) » appliqué à chaque heure

Touchez « Sauvegarder » pour contrôler puis voir l'aperçu

Quelles interventions sont proposées
Seules les interventions terminées et pas encore facturées du bénéficiaire choisi apparaissent. « Aucune intervention à facturer » veut dire qu'aucune n'est passée à « Terminé », ou qu'elles sont déjà sur une facture. « Sélectionner tout » coche toute la liste.

Chaque intervention est facturée sur sa durée prévue, du début à la fin : corrigez ses horaires avant de facturer si le passage a duré autrement.
Votre entreprise est : le régime
Choisissez « Déclarée », « Agréée et déclarée » ou « Agréée, non déclarée ». La phrase qui s'affiche dessous est celle que la facture dira à votre client sur son crédit d'impôt ; elle passe en orange quand le régime ne lui ouvre pas ce droit. Le « Numéro d'agrément » et sa date ne sont demandés que si l'entreprise est agréée ; le numéro saisi est repris sur la facture suivante.
Les mentions obligatoires, et pourquoi
La loi fixe ce qu'une facture de services à la personne doit porter, et l'attestation fiscale annuelle relit ces mentions. D'où « Numéro de déclaration », sa date d'enregistrement, « Immatriculation de l'intervenant » (« Ce numéro identifie qui est intervenu chez le client ») et « Frais de déplacement (EUR) » (« Mettez 0 s'il n'y en a pas »).

Certaines mentions viennent d'ailleurs : l'adresse de votre entreprise, l'adresse du bénéficiaire. Si l'une manque, le message dit laquelle et où la renseigner.
Activité et mode d'intervention
« Activité de services à la personne » et « Mode d'intervention » sont facultatifs, mais sans eux votre état d'activité pour Nova dira « à compléter vous-même ». Les renseigner ici vous évite de ventiler à la main en fin de trimestre.
Le récapitulatif
« 4. Récapitulatif » calcule les heures, le total et la « TVA (0%) » : les services à la personne en sont exonérés. Dessous, un rappel vous dit si le montant impose un devis préalable.
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Apercu facture CESU

Le dernier regard avant de créer la facture : elle s'affiche telle qu'elle sera, avec le bénéficiaire, le détail des interventions, les totaux et les mentions légales CESU. « Générer la facture » la crée en brouillon et la rattache aux interventions choisies ; tant que vous ne l'avez pas touché, rien n'est enregistré.

Vérifiez le « DETAIL DES INTERVENTIONS » : date, prestation, heures

Contrôlez « Total heures », « Taux horaire » et « TOTAL TTC »

Touchez « Générer la facture » pour la créer en brouillon

Touchez « Annuler » pour revenir corriger le formulaire

Ce que fait « Générer la facture »
• La facture est créée en brouillon, avec une ligne par intervention : son titre, sa date, ses heures.
• Les interventions choisies sont rattachées à cette facture : elles ne seront plus proposées pour une autre.
• Le numéro d'agrément saisi est gardé pour la prochaine facture.

« Facture CESU générée » confirme la création, puis vous revenez à la liste des factures CESU.
Pour corriger quelque chose
Touchez « Annuler » : vous revenez au formulaire, qui a gardé votre saisie. Si ce sont les heures d'une intervention qui sont fausses, corrigez l'intervention elle-même : la facture reprend ses horaires prévus.
TVA et attestation
La ligne « TVA (0%) » porte la mention « Exoneration SAP » : les services à la personne ne sont pas soumis à la TVA. Le bloc « ATTESTATION FISCALE » rappelle que l'attestation annuelle est établie par vous ; elle se prépare dans « Exports et attestations ».
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Exports et attestations

L'écran de ce que vous devez remettre vous-même : les attestations fiscales annuelles de vos clients, la remise de vos CESU préfinancés au CRCESU, et les chiffres de votre état d'activité à recopier dans Nova. Rien ne part automatiquement : pour chaque document, l'écran dit ce qui est prêt, ce qui manque et la date limite.

Choisissez l'« Année des prestations » à attester

Téléchargez toutes les attestations en un seul PDF

Touchez « Compléter » pour dire qui signe les attestations

« Enregistrer des titres reçus » note les CESU remis par un client

« Ouvrir en tableur » sort les chiffres à recopier dans Nova

Les attestations fiscales annuelles
Chaque client doit recevoir une attestation pour son crédit d'impôt. Elle porte sur ce qu'il a effectivement payé pendant l'année : une facture non réglée n'y entre pas. L'écran s'ouvre sur l'année qui vient de s'achever, celle qu'on atteste en début d'année.

L'écran annonce combien d'attestations sont prêtes, combien sont à corriger, et pour chacune ce qui manque en premier. « Télécharger les attestations (PDF) » rassemble toutes les attestations dans un seul document. La date limite de remise est écrite sous le compte.

Le modèle officiel porte le nom et la fonction de celui qui signe : renseignez-les avec « Compléter » (« Qui signe les attestations ? »).
Les CESU préfinancés, et ce que vous perdez à cocher trop tôt
Les titres qu'un client vous remet en paiement se font rembourser par le CRCESU, titre par titre. Enregistrez-les avec « Enregistrer des titres reçus » : ils se rangent par millésime, avec leur date limite de remise.

« Récapitulatif (PDF) » prépare le bordereau du millésime. Une fois les titres réellement envoyés, touchez « Je l'ai déposée », cochez « Les titres sont partis » puis « Enregistrer ».

Attention : une remise marquée déposée ne revient plus jamais dans vos remises. Si vous la marquez avant l'envoi et qu'elle ne part pas, ces titres disparaissent de l'écran et l'argent est perdu sans que rien ne le signale. Après la date limite, le CRCESU ne les rembourse plus.
Les chiffres pour Nova
OrgaVision ne transmet rien à Nova : c'est vous qui recopiez. Choisissez un trimestre, ou « Année » pour le tableau annuel, puis lisez les chiffres à l'écran ou « Ouvrir en tableur ».

Certaines rubriques peuvent rester « à compléter vous-même » : OrgaVision ne les tient pas, et un zéro se recopierait sans réfléchir. Pour que vos factures se rangent dans les bonnes cases, renseignez l'activité et le mode d'intervention au moment de préparer chaque facture CESU.
Pourquoi une seule année pour tout l'écran
L'« Année des prestations » choisie en haut vaut pour les attestations et pour les chiffres Nova. Changer d'année recharge les deux.

Aide à domicile

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Mes Interventions

Votre tournée du jour : les interventions d'aujourd'hui dont vous êtes l'intervenant, dans l'ordre des horaires. C'est l'écran du terrain : on y change le statut d'un glissement de doigt et on y pointe son arrivée et son départ chez le bénéficiaire.

Glissez une carte vers la droite pour la passer « En cours »

Glissez-la vers la gauche pour la passer « Terminé »

Touchez une carte pour voir l'adresse, le téléphone et l'horaire

Pointez avec « Pointer arrivée » puis « Pointer depart »

« Optimiser trajet » calcule l'ordre de passage de la journée

Pourquoi vous ne voyez pas toute l'équipe
Cet écran ne montre que vos interventions d'aujourd'hui, hors interventions annulées. Une intervention confiée à un salarié qui n'a pas de compte n'apparaît dans la tournée de personne : c'est le Calendrier qui montre toutes les interventions de l'entreprise.
Le pointage d'arrivée et de départ
Touchez une carte : le pointage se trouve dans le volet qui s'ouvre. Il compare votre position à celle du bénéficiaire.
• Si vous êtes loin, l'écran prévient : « Vous etes loin. Le pointage sera enregistre comme "force". » Le pointage passe quand même, marqué « Force ».
• « Bénéficiaire sans adresse georeferencee » : la position du bénéficiaire est inconnue, le pointage se fait sans contrôle de distance.

Le pointage n'est proposé que tant que l'intervention n'est ni terminée ni annulée : pointez votre départ avant de glisser la carte sur « Terminé ».
Ce que change un glissement
Le statut est enregistré aussitôt, la carte reste dans la liste. Une intervention passée à « Terminé » devient facturable : elle apparaîtra dans les interventions à facturer de la facture CESU de ce bénéficiaire.

L'application peut aussi vous avertir d'un risque de retard sur une intervention de la journée.
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Nouvelle intervention

Planifiez un passage chez un bénéficiaire : chez qui, avec quel intervenant, quel jour et à quelle heure. L'intervention apparaît ensuite dans le calendrier de l'entreprise et, le jour venu, dans la tournée de l'intervenant s'il a un compte. Ce sont ces horaires prévus qui seront facturés en CESU.

Donnez un « Titre », par exemple « Aide au ménage »

Choisissez le bénéficiaire : son adresse remplit « Adresse » si vide

Choisissez l'intervenant : sa disponibilité s'affiche à côté du nom

Réglez « Date et heure de debut » puis « Heure de fin »

Enregistrez avec « Sauvegarder »

Les horaires, et pourquoi ils comptent
La facture CESU facture la durée prévue entre le début et la fin, pas le pointage. Réglez donc les horaires sur ce qui sera réellement fait, ou corrigez-les avant de facturer.

Si vous choisissez un début après l'heure de fin, la fin est repoussée d'une heure après le début.
Le bénéficiaire
Choisissez-le toujours. Sans bénéficiaire, l'intervention ne pourra pas entrer dans une facture CESU, qui part d'un bénéficiaire, et elle s'affichera « Bénéficiaire inconnu » dans la tournée. Si la liste est vide, créez d'abord la personne dans les bénéficiaires.
L'intervenant
La liste « Choisir un intervenant » signale pour chacun s'il est disponible sur la plage choisie : congé, surcharge ou hors horaires. C'est une indication, pas un blocage : vous pouvez choisir quelqu'un d'indisponible.

Un salarié sans compte peut être choisi. Il ne verra pas l'intervention dans une tournée : c'est vous qui la suivez depuis le calendrier.
Priorite et statut
La « Priorite » va de « Basse » à « Urgente ». Le statut n'est pas proposé à la création : une nouvelle intervention est toujours à faire. Vous le changerez ensuite, en la rouvrant ou d'un glissement dans la tournée du jour.
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Modifier l'intervention

Toucher une intervention dans le calendrier l'ouvre directement dans son formulaire : il n'y a pas d'écran de lecture séparé. Vous y retrouvez le bénéficiaire, l'intervenant, les horaires et le statut, et c'est ici qu'on déclare un passage terminé pour pouvoir le facturer ou en tirer un rapport.

Vérifiez le bénéficiaire, l'intervenant et les horaires

Changez le « Statut » pour suivre l'avancement du passage

Passez-la en « Terminee » pour pouvoir la facturer en CESU

Une intervention terminée propose un rapport rédigé par l'IA

Touchez la flèche de retour pour quitter sans rien changer

Ce que change le statut « Terminee »
Une intervention terminée entre dans la liste des interventions à facturer de son bénéficiaire, sur le formulaire de facture CESU. Une fois facturée, elle quitte cette liste : elle ne peut pas être facturée deux fois.

La date d'achèvement retenue est celle de l'enregistrement du statut, pas la date prévue de l'intervention.
Le rapport d'intervention
Quand l'intervention est terminée, un bouton marqué d'une étoile apparaît au-dessus de la barre du bas. Il ouvre le « Rapport IA », un compte rendu rédigé à partir du titre et de la description. Plus la description est précise, plus le rapport l'est.
Si vous êtes en lecture seule
Sans droit de modification sur le module, la barre d'enregistrement n'apparaît pas : vous consultez l'intervention sans pouvoir la changer.
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Modifier l'intervention

Corrigez une intervention planifiée : bénéficiaire, intervenant, horaires, priorité, statut ou description. Chaque correction se répercute au calendrier, dans la tournée de l'intervenant et, tant qu'elle n'est pas facturée, sur la future facture CESU. La corbeille en haut supprime l'intervention pour de bon.

Corrigez les champs puis touchez « Sauvegarder »

Changez le « Statut » : « Terminee » la rend facturable

Touchez la corbeille en haut pour supprimer l'intervention

Touchez « Annuler » pour quitter sans enregistrer

Supprimer, et ce que vous perdez
La corbeille demande confirmation : « Supprimer l'intervention ? », « Cette action est irreversible. ». Après « Supprimer », l'intervention disparaît du calendrier et de la tournée, et ne pourra plus être facturée. Pour garder la trace d'un passage qui n'a pas eu lieu, préférez le statut « Annulee ».
Corriger avant de facturer
La facture CESU reprend les horaires prévus de chaque intervention. Si le passage a duré plus ou moins longtemps, corrigez « Date et heure de debut » et « Heure de fin » avant de préparer la facture : une fois facturée, l'intervention n'est plus proposée.
Les statuts
« A faire », « En cours », « Terminee », « Annulee », « Bloquee », « En revue » et « Archivé ». Seul « Terminee » rend l'intervention facturable.
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Rapport IA

Un compte rendu d'intervention rédigé par l'intelligence artificielle à partir de ce que l'intervention contient : titre, description, heures réalisées et date. Vous le relisez, le corrigez rubrique par rubrique, puis le copiez pour l'envoyer ou le coller où vous voulez. Il n'est enregistré nulle part.

Relisez « Résumé », « Travaux réalisés » et les autres rubriques

Corrigez directement le texte dans chaque rubrique

Touchez « Copier le rapport » pour le mettre dans le presse-papiers

Touchez « Régénérer » pour obtenir une nouvelle version

D'où vient ce rapport
On l'ouvre depuis une intervention passée au statut « Terminee », par le bouton de rapport qui apparaît alors sur son formulaire. L'intelligence artificielle ne sait que ce qui est écrit dans l'intervention : une description précise donne un rapport précis, une description vide donne un rapport général.
Ce que vous perdez en quittant l'écran
Le rapport n'est pas enregistré. Si vous quittez l'écran sans l'avoir copié, il est perdu, corrections comprises. Touchez « Copier le rapport » d'abord, puis collez-le dans un message, un courriel ou une note du cahier de liaison.

« Régénérer » remplace les cinq rubriques par une nouvelle rédaction : vos corrections disparaissent. Copiez avant de régénérer si vous voulez garder la version précédente.
Si la rédaction échoue
Le message « Erreur lors de la génération du rapport » s'affiche et les rubriques restent vides. Touchez « Régénérer » pour relancer la rédaction.
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Cahier de Liaison

Le cahier où chaque intervenant laisse ce que le suivant doit savoir, rangé par bénéficiaire. Les notes sont attachées à la personne accompagnée, pas à une intervention : elles la suivent d'un passage à l'autre, et chacun lit l'historique avant d'entrer.

Choisissez la personne dans le sélecteur « Bénéficiaire »

Touchez « Ajouter » pour écrire une nouvelle note

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Pourquoi un cahier par bénéficiaire
Plusieurs intervenants passent chez la même personne. Le cahier leur évite de se transmettre les nouvelles de vive voix : ce qui a été fait, ce qui a changé, ce qu'il faut surveiller. Une note écrite pour une personne se retrouve aussi dans les notes de sa fiche de contact.
Ce que vous voyez
À l'ouverture, le cahier du premier bénéficiaire de la liste est affiché ; changez de personne avec le sélecteur. Les notes affichent leur titre, un début de texte et la date de leur dernière modification. Au-delà de cent notes, le cahier indique combien d'autres existent.
Les pièges
• Une note sans titre ni contenu est refusée : « Note vide ».
• Si « Aucun bénéficiaire » s'affiche, créez d'abord les personnes accompagnées : le cahier se tient par bénéficiaire.

Pour aller plus loin

Contact

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