Mon agenda

Votre journée en un écran : vos tâches, votre planning de travail, vos congés et vos pointages réunis. Les tâches en retard sont isolées, parce qu'un retard noyé au milieu du reste ne se voit pas. L'agenda s'exporte au format des calendriers courants, et se synchronise avec le calendrier de votre téléphone — ce qui met vos rendez-vous professionnels à côté de vos rendez-vous personnels, là où on les regarde vraiment.

Tâches, planning, congés et pointages dans une seule vue

Les tâches en retard sont isolées du reste

Vues jour, semaine, mois et année

Export au format calendrier standard

Synchronisation avec le calendrier de votre téléphone

Ce que l'agenda rassemble

Quatre sources s'y retrouvent : les tâches qui vous sont affectées, votre planning de travail, vos congés approuvés et vos pointages.

Elles vivent dans quatre écrans différents parce qu'elles se gèrent différemment. Mais le matin, la question est unique : qu'est-ce que je fais aujourd'hui. C'est celle à laquelle cet écran répond.

La synchronisation avec votre téléphone

Synchroniser envoie vos événements vers le calendrier de votre appareil. Vous les voyez alors à côté de vos rendez-vous personnels, dans l'application que vous consultez déjà.

La synchronisation se relance à la demande, et se supprime aussi : les événements envoyés sont alors retirés du calendrier du téléphone.

Tâche perso et événement

Deux créations distinctes : une tâche perso est un pense-bête privé, que personne d'autre ne voit ; un événement occupe un créneau horaire.

La distinction évite le travers habituel des agendas, où l'on bloque une heure pour se souvenir d'appeler quelqu'un, et où l'agenda finit par ne plus rien signifier.

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Mes tâches

Tout ce qui vous est affecté, quel que soit son origine : les tâches d'une affaire, celles qu'un collègue vous a confiées, et vos propres pense-bêtes. Les tâches en retard, à faire et terminées se lisent séparément. Une tâche terminée peut être rouverte : c'est le cas courant d'un travail qu'on croyait fini et que le client renvoie.

Tâches d'affaire, tâches confiées et pense-bêtes personnels

Séparation entre en retard, à faire et terminées

Une tâche terminée se rouvre

Recherche par intitulé

Les tâches personnelles restent privées

Vidéo G12.mp4

Créer une tâche, l'affecter à quelqu'un avec une échéance, et la terminer d'un geste. Montrer que la personne affectée en est prévenue.

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Trois origines, une seule liste

Une tâche peut venir d'une affaire — une étape de chantier, une reprise à faire —, d'un collègue qui vous l'a confiée, ou de vous-même.

Elles arrivent par des chemins différents et occupent le même temps. Les lire dans trois écrans conduit à en oublier un, en général celui qu'on ouvre le moins.

Les tâches personnelles sont privées

Un pense-bête créé ici n'est visible que par vous : ni votre responsable, ni vos collègues n'y ont accès.

C'est ce qui permet de s'en servir vraiment — noter « rappeler le comptable » ou « vérifier l'assurance du fourgon » sans que cela devienne un engagement public.

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Tâches

Toutes les tâches de l'entreprise, avec les filtres qui permettent de s'y retrouver : par module d'origine, par priorité, par état. Une tâche porte presque toujours un lien vers ce à quoi elle se rattache — une affaire, un client, une facture, une réparation — et c'est ce rattachement qui la rend utile : une tâche isolée dit ce qu'il faut faire, une tâche rattachée dit aussi pourquoi.

Toutes les tâches, tous modules confondus

Filtres par module d'origine, priorité et état

Une tâche se rattache à une affaire, un client, un document

L'assignation désigne qui doit agir

L'échéance déclenche un rappel la veille

Le rattachement fait la tâche

« Rappeler le client » ne dit rien. « Rappeler le client — devis DEV-2026-0148 » dit tout : de qui il s'agit, sur quoi, et permet d'ouvrir la pièce en un geste.

C'est pourquoi la plupart des tâches naissent depuis l'écran de ce à quoi elles se rapportent, plutôt qu'ici. Cet écran sert à les voir toutes, pas à les créer toutes.

L'échéance sert à quelque chose

Une échéance renseignée déclenche un rappel la veille. Une échéance vide ne déclenche rien.

Mettre une échéance à tout crée du bruit et fait ignorer les rappels ; n'en mettre à rien fait oublier les tâches. La règle utile : une échéance quand il existe une date à laquelle la tâche devient un problème.

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Réservations

Les rendez-vous pris par vos clients, en ligne ou saisis par vous. L'écran se lit en résumé — ce qui est réservé aujourd'hui et dans les jours qui viennent — ou en liste complète avec le client et l'état de chaque réservation. La configuration décide de ce que vos clients peuvent réserver eux-mêmes : quels horaires, quelle durée, avec ou sans confirmation, avec ou sans acompte.

Réservations prises en ligne ou saisies par vous

Vue résumé du jour et des jours suivants, ou liste complète

Confirmation automatique, ou validation manuelle

Acompte ou empreinte bancaire exigibles à la réservation

Rappels automatiques et arrivée par code à scanner

Confirmation automatique ou non

En confirmation automatique, le créneau est réservé dès que le client valide : c'est fluide, et cela suppose que tous vos créneaux ouverts soient réellement honorables.

En validation manuelle, vous décidez. C'est le bon réglage quand une prestation dépend de votre disponibilité réelle, d'un déplacement, ou d'une compétence particulière.

Ce qui réduit les rendez-vous non honorés

Trois leviers, du plus doux au plus ferme : le rappel automatique avant le rendez-vous, l'empreinte bancaire qui engage sans débiter, et l'acompte qui engage vraiment.

Le premier suffit dans la plupart des métiers. Les deux autres se justifient quand un créneau perdu ne se remplit pas, parce qu'il représente alors une perte sèche.

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Calendrier

Vos événements, vos tâches et vos réservations réunis en une seule vue, avec bascule entre mois, semaine, jour et année. C'est la lecture par le temps, complémentaire de la lecture par liste : une liste dit ce qu'il y a à faire, un calendrier dit s'il reste de la place pour le faire. C'est là qu'on voit qu'une semaine est déjà pleine avant d'accepter un rendez-vous de plus.

Événements, tâches et réservations dans la même vue

Vues mois, semaine, jour et année

Montre la charge, pas seulement les échéances

Sert à répondre avant d'accepter un rendez-vous

Complémentaire de la liste de tâches

Liste et calendrier ne répondent pas à la même question

Une liste répond à « qu'est-ce que je dois faire ». Un calendrier répond à « quand vais-je le faire ».

La seconde question est celle qu'on néglige, et c'est celle qui fait déborder les semaines. Une liste de douze tâches paraît raisonnable jusqu'à ce qu'on constate qu'elle représente vingt heures dans une semaine qui en compte déjà trente-cinq d'occupées.

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Rappels & notifications

Ce dont l'application vous prévient, et par quel moyen. Trois questions distinctes se posent, réglées à trois endroits : ce type d'événement mérite-t-il une notification, cette personne en veut-elle, et sous quelle forme le lui demander. Les préférences se règlent par grands sujets plutôt que type par type, et l'absence de réglage vaut « tout activé » — vous n'avez donc rien à faire pour être prévenu.

Notification dans l'application, sur le téléphone, ou par courriel

Les préférences se règlent par grands sujets

Sans réglage, tout est activé

Chaque canal se coupe indépendamment

Certains courriels n'ont pas de préférence, et l'écran le dit

Trois canaux, trois usages

• Dans l'application — le centre de notifications, qu'on consulte quand on ouvre l'application.
• Sur le téléphone — la notification poussée, qui interrompt. C'est le canal de ce qui ne peut pas attendre.
• Par courriel — ce qui doit laisser une trace écrite, ou atteindre quelqu'un qui n'ouvre pas l'application tous les jours.

Les couper tous les trois sur un sujet revient à ne plus en être prévenu du tout.

Ce qui échappe aux préférences

Certains courriels ne passent pas par le système de notifications : les rappels d'échéance fiscale, les relances d'impayés.

Ils n'ont donc pas de préférence associée, et l'écran le dit franchement plutôt que de laisser croire à un réglage qui n'aurait aucun effet.

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Notes & mémos

Des notes libres, rangées en dossiers, avec deux mécanismes qui font la différence entre un carnet utile et un carnet abandonné : l'épinglage, qui remonte en tête ce qu'on relit souvent, et l'archivage, qui retire ce qui n'est plus actif sans le détruire. Une note archivée reste retrouvable ; c'est ce qui permet d'archiver sans hésiter, et donc de garder une liste courante lisible.

Des notes libres, organisées en dossiers

Épingler remonte une note en tête

Archiver retire de la vue courante sans supprimer

Les notes archivées restent consultables

La suppression, elle, est irréversible

Épingler et archiver, deux gestes opposés

Épingler dit « je vais y revenir souvent » : les codes d'accès d'un chantier, la liste des contacts d'un dossier en cours.

Archiver dit « c'est fini, mais je ne veux pas le perdre ». Sans archivage, on n'ose pas supprimer, et la liste devient un dépotoir qu'on cesse d'ouvrir.

Les deux ensemble sont ce qui garde le carnet vivant au bout de deux ans.

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Documents

Toutes les pièces de l'entreprise, rangées par ce dont elles parlent plutôt que par l'endroit où quelqu'un les a déposées. Les rayons — Affaires, Clients, Équipe, Entreprise — sont des lectures filtrées de la même réserve : rien n'y est déplacé ni copié. Une pièce déposée depuis la fiche d'une affaire apparaît dans « Affaires » à la seconde, sans qu'on ait à la ranger.

Des rayons par sujet, pas des dossiers à remplir

Une pièce apparaît dans son rayon dès son dépôt

« Mes fichiers » reste l'explorateur de dossiers personnel

« Partagés avec moi » regroupe ce que l'équipe vous a ouvert

Un rayon vide ou interdit disparaît de la barre

Un rayon n'est pas un dossier

Rien n'est rangé dans un rayon : le rayon est une question posée à la réserve. « Montre-moi les pièces qui parlent d'affaires. »

C'est pourquoi il n'y a ni glisser-déposer ni création de dossier dans cette vue : il n'y aurait rien à déplacer. La contrepartie est qu'aucun classement n'est à faire, et qu'aucune pièce ne peut être rangée au mauvais endroit.

Ce que vous voyez dépend de votre rôle

Un salarié voit ce qui le concerne : ses propres dépôts, les affaires sur lesquelles il travaille réellement, ce qu'on lui a partagé nommément, et ses propres documents personnels.

Le dirigeant peut élargir cela rayon par rayon et rôle par rôle, depuis les réglages d'accès aux documents. Sans réglage, le défaut est restrictif : une entreprise qui n'a jamais ouvert cet écran est protégée.

Un rayon absent n'est pas une panne

Un rayon vide, ou fermé pour votre rôle, disparaît au lieu d'être affiché grisé.

Une barre qui montre quatre rayons chez vous et deux chez votre collègue est donc normale : elle reflète ce que chacun a le droit de voir.

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Recherche

Retrouver un client, un devis, une facture, une affaire ou un document sans savoir où il est rangé. C'est la réponse à la situation la plus fréquente de la journée : on se souvient d'un nom, d'un montant, d'un numéro, pas de l'écran où l'information vit. La recherche traverse les espaces, ce qui évite d'avoir à deviner si un chantier se cherche dans les affaires ou dans les devis.

Une seule recherche pour tous les espaces

Accepte un nom, un numéro, un intitulé

Évite de deviner dans quel écran chercher

Le résultat ouvre directement la pièce

Utile quand on connaît la chose mais pas sa place

Chercher plutôt que naviguer

Descendre trois niveaux de menu pour retrouver une facture dont on connaît le numéro est un détour.

La navigation sert à découvrir ce qu'on ne connaît pas ; la recherche sert à retrouver ce qu'on connaît. Confondre les deux fait perdre du temps sur les deux.

Productivité