Catalogue & Stock

Produits, prestations, tarifs, réapprovisionnement et stock.

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Catalogue
Inventaire
Commandes fournisseur
Réapprovisionnement
Configuration

Vue d'ensemble

Le point d'entrée de tout ce qui touche aux articles et aux quantités : le catalogue, les entrepôts, les commandes fournisseur, les inventaires, l'historique des mouvements, la valorisation et la configuration. En tête, deux familles d'alertes qui n'appellent pas la même réaction — les alertes de stock, qui demandent de commander, et les alertes de péremption, graduées de critique à trois jours jusqu'à trente jours, qui demandent d'écouler.

Alertes de stock et alertes de péremption, séparées
Péremption graduée : critique à 3 jours, attention à 30 jours
Date du dernier inventaire, sous les yeux
Accès direct au catalogue, aux entrepôts et aux commandes
Valorisation du stock destinée au comptable

Voici tous les sous-modules de « Catalogue & Stock » tels qu'ils existent dans l'application. Le détail et les captures sont rédigés au fur et à mesure.

Catalogue produits

Un seul catalogue pour toute l'application : les articles vendus, les matières, les prestations, la main-d'œuvre et les produits fabriqués s'y trouvent ensemble. Le sélecteur en haut de l'écran fait deux choses à la fois, et c'est le point à comprendre : il filtre ce qui s'affiche, et il décide du périmètre auquel appartiendront les produits créés ensuite. Créer un article en ayant filtré sur Industrie crée un article d'Industrie.

Un seul catalogue, quel que soit le métier

Le sélecteur filtre l'affichage et décide du périmètre à la création

Articles, matières, prestations, main-d'œuvre et fabrications

Recherche par nom et par référence, lecture de code-barres

Un article inactif disparaît des listes sans être supprimé

Démo : construire votre catalogue (article, main d'œuvre, prestation)

Créer un article, avec sa photo

Créer une ligne facturée à l'heure

Le sélecteur fait deux choses

Choisir « Industrie » ne se contente pas de filtrer la liste : le prochain article créé sera un article d'Industrie.

C'est ce qui évite d'avoir à choisir un périmètre article par article, et c'est aussi le piège le plus fréquent : créer une prestation en ayant laissé le filtre sur Restauration la range parmi les articles de restauration, où personne n'ira la chercher.

Pourquoi un seul catalogue

Un article se vend, entre dans une nomenclature, se commande chez un fournisseur et se compte à l'inventaire. Le découper par métier obligerait à le saisir plusieurs fois, avec des prix qui divergeraient.

Le périmètre range sans séparer : un devis de chantier peut porter un article du catalogue général, et un inventaire fiscal compte tous les périmètres.

Inactif plutôt que supprimé

Un article qui ne se vend plus se désactive : il disparaît des listes de travail et reste attaché aux documents passés.

Supprimer un article qui figure sur des factures ou des mouvements de stock rendrait ces pièces incompréhensibles. C'est pourquoi la suppression est réservée à ce qui n'a jamais servi.

Stock par entrepôt

Ce que vous avez, et où. Pour chaque article l'écran distingue la quantité totale, la part réservée et la part réellement disponible — trois chiffres différents que l'on confond volontiers, jusqu'au jour où l'on promet à un client une marchandise déjà engagée sur une autre commande. Les articles en rupture et en stock faible sont signalés, et le stock se corrige depuis cet écran quand un comptage ponctuel le justifie.

Quantité, quantité réservée, quantité disponible

Les ruptures et les stocks faibles sont signalés

Le stock se lit entrepôt par entrepôt

Recherche par nom ou par référence

Une correction ponctuelle est possible depuis l'écran

Disponible n'est pas quantité

• Quantité — ce qui est physiquement là.
• Réservée — ce qui est déjà engagé sur une commande client ou un ordre en cours.
• Disponible — la différence, c'est-à-dire ce que vous pouvez encore promettre.

Regarder la quantité au lieu du disponible est ce qui fait accepter une commande qu'on ne pourra pas honorer. C'est aussi ce qui fait recommander une marchandise qu'on avait déjà.

Corriger, mais rarement

L'ajustement direct existe pour les cas ponctuels : une casse constatée, une erreur évidente.

S'il devient habituel, il masque le vrai sujet : un stock qui dérive en permanence signale des mouvements non saisis, et c'est l'historique des mouvements qui le dira, pas une correction de plus.

Commandes fournisseur

Ce que vous avez commandé à vos fournisseurs et qui n'est pas encore arrivé. Une commande porte son fournisseur, son entrepôt de destination et son périmètre de catalogue, et sa réception met le stock à jour toute seule : c'est le seul moment où des quantités entrent sans saisie manuelle. Les commandes traitées s'archivent pour sortir de la liste de travail sans être perdues, et l'archivage se défait.

Une commande par fournisseur, avec son entrepôt de destination

La réception met le stock à jour automatiquement

Le périmètre de catalogue classe la commande

Les commandes traitées s'archivent, et se désarchivent

Une commande sans fournisseur ou sans entrepôt reste possible

Recevoir, c'est entrer du stock

La réception d'une commande fournisseur est le geste qui crée l'entrée de stock. Rien d'autre n'est à saisir.

C'est ce qui rend le stock juste sans discipline particulière : tant que les réceptions se font dans l'application, les quantités suivent. Saisir des entrées à la main en plus d'une réception les compterait deux fois.

L'entrepôt de destination

Une commande arrive quelque part. Sur un seul entrepôt la question ne se pose pas ; dès qu'il y en a deux, elle décide de l'endroit où la marchandise sera comptée.

Une commande sans entrepôt reste possible — l'écran affiche « Sans entrepôt » — mais sa réception ne saura pas où poser les quantités.

Archiver plutôt qu'accumuler

Une commande reçue et facturée n'a plus rien à faire dans la liste de travail, mais elle reste une pièce du dossier fournisseur.

L'archivage la retire de la vue courante en la gardant consultable, et se défait d'un geste si l'on s'est trompé.

Réapprovisionnement

Ce qu'il faut recommander, et chez qui. L'écran rassemble les articles passés sous leur seuil d'alerte, permet d'ajuster les quantités à commander avant de créer les commandes, et donne accès à l'import d'un catalogue fournisseur au format tableur. C'est l'écran du lundi matin : il transforme une liste d'alertes dispersées en un jeu de commandes prêtes à partir.

Les articles passés sous leur seuil d'alerte

Les quantités à commander s'ajustent avant validation

Les commandes se créent par fournisseur

Import d'un catalogue fournisseur au format tableur

Un seuil se règle article par article

Le seuil décide de tout

Un article n'apparaît ici que si son seuil d'alerte est renseigné. Un seuil absent signifie qu'aucune alerte ne viendra jamais, quelle que soit la baisse du stock.

Le bon seuil n'est pas un stock minimum de confort : c'est ce qu'on consomme pendant le délai de livraison du fournisseur. Un article livré en trois semaines a besoin d'un seuil bien plus haut qu'un article livré le lendemain.

Grouper par fournisseur

Commander article par article multiplie les frais de port et les livraisons. Le regroupement par fournisseur correspond à la façon dont on achète réellement.

C'est aussi ce qui permet d'atteindre un seuil de franco de port, souvent plus économique qu'une commande minimale répétée trois fois dans le mois.

Configuration du catalogue

Comment votre catalogue est rangé et étiqueté. Deux mécanismes s'y côtoient et ne servent pas à la même chose : les gammes, qui forment un rangement hiérarchique où chaque article a une place et une seule, et les labels, qui sont des étiquettes libres qu'un article peut porter en nombre. S'y règlent aussi les unités de mesure et les taux de TVA proposés par défaut.

Les gammes rangent : un article, une place

Les labels marquent : un article, plusieurs étiquettes

Unités de mesure proposées à la saisie

Taux de TVA par défaut

Ces éléments alimentent les filtres, les rapports et la boutique

Gamme et label ne se remplacent pas

Une gamme est un rangement : Boissons → Boissons chaudes → Cafés. Un article s'y trouve à un seul endroit, ce qui rend les totaux par gamme additionnables sans double compte.

Un label est une étiquette transversale : « bio », « promo été », « fragile », « à commander en Italie ». Un article peut en porter cinq, et le même label traverse plusieurs gammes.

Utiliser des gammes comme étiquettes produit un rangement où tout est partout ; utiliser des labels comme rangement rend tout total faux.