Voici tous les sous-modules de « Finances » tels qu'ils existent dans l'application.
Le détail et les captures sont rédigés au fur et à mesure.
Essentiel
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Tableau de bord financier
Une vue d'ensemble de votre situation : les revenus, les dépenses, la marge et leur évolution mensuelle, avec les points qui demandent une attention — factures en attente de paiement, devis sans suite, échéances proches. Les raccourcis mènent directement à l'écran qui traite chaque sujet, ce qui évite de relire l'indicateur puis de chercher où agir.
Revenus, dépenses et marge, avec leur évolution mensuelle
Les points qui demandent une attention sont isolés
Répartition des encaissements par moyen de paiement
Raccourcis directs vers l'écran qui traite le sujet
Les factures en attente renvoient vers les relances
Un indicateur ne sert que s'il mène quelque part
Savoir que douze factures sont en attente n'aide pas ; pouvoir les relancer d'un geste, si.
C'est pourquoi chaque bloc est cliquable et mène à l'écran qui agit. Un tableau de bord dont on ressort sans avoir rien pu faire finit par ne plus être ouvert.
Marge n'est pas trésorerie
La marge se calcule sur les factures émises, la trésorerie sur l'argent réellement reçu. Une entreprise peut afficher une belle marge et manquer d'argent, parce que ses clients paient à soixante jours.
C'est la projection de trésorerie, et non ce tableau de bord, qui répond à la question « aurai-je de quoi payer les salaires le mois prochain ».
2
Gestion du Livre des Achats
Le Livre des Achats centralise toutes vos dépenses professionnelles. Suivez vos frais par catégorie, gérez les paiements et exportez votre journal pour votre comptabilité ou les déclarations fiscales.
Filtrez vos dépenses par année, catégorie ou statut de paiement
Visualisez le total des dépenses payées et à payer en un coup d'œil
Scannez un justificatif pour créer automatiquement une dépense
Exportez votre livre des achats en PDF pour votre comptable
Classer un achat en immobilisation
Vidéo
G8.mp4
Enregistrer une dépense en photographiant son justificatif : la pièce est lue, le montant se remplit, et le justificatif reste attaché. C'est lui que le comptable réclamera.
🎬 Démonstration vidéo en préparation.
Vue d'ensemble
L'écran affiche un résumé financier en haut avec le total des dépenses de l'année, réparti entre montants payés (vert) et à payer (rouge). La liste des dépenses apparaît en dessous, chaque carte montrant la description, le fournisseur, le montant et la catégorie.
Filtres et recherche
Utilisez la barre de recherche pour trouver une dépense par description ou nom de fournisseur. Les filtres par année permettent de naviguer entre les exercices. Le filtre par catégorie (Matériaux, Équipement, Déplacements, etc.) affine votre vue.
Actions disponibles
Le Smart Dock en bas propose trois actions : Nouvelle dépense (créer manuellement), Scanner (photographier un justificatif avec détection automatique), Exporter PDF (générer le journal des achats).
Astuces
L'icône 📎 sur une dépense indique qu'un justificatif est attaché. Cliquez sur une dépense pour la modifier ou consulter son justificatif. L'export PDF inclut toutes les dépenses filtrées actuellement.
3
Livre des recettes
Le registre de toutes les sommes encaissées : ventes, prestations, encaissements de caisse, acomptes. Il est obligatoire pour les micro-entreprises et alimente le fichier des écritures comptables transmis à votre expert-comptable. Une recette validée ne se supprime pas : elle s'annule, avec un motif, et l'annulation reste visible. C'est cette règle qui donne au registre sa valeur de preuve.
Toutes les sommes encaissées, quelle que soit leur origine
Obligatoire pour les micro-entreprises
Une recette validée s'annule, elle ne se supprime pas
L'annulation porte un motif et reste visible
Le registre alimente le fichier des écritures comptables
La recette est enregistrée toute seule
Pourquoi une recette ne se supprime pas
Un registre dont on peut retirer une ligne ne prouve rien : il suffirait d'effacer les recettes gênantes pour minorer son chiffre d'affaires.
C'est la raison pour laquelle une recette validée s'annule — l'annulation est une écriture de plus, datée et motivée — plutôt que de disparaître. Une recette encore en brouillon, elle, n'a pas encore de valeur : elle peut être modifiée librement.
Annuler, archiver, faire un avoir
Trois gestes voisins qui ne veulent pas dire la même chose :
• Annuler — la recette n'aurait pas dû exister : erreur de saisie, doublon. Elle reste visible, annulée, avec son motif. • Archiver — la recette est juste, elle n'a plus à encombrer la liste courante. • Créer un avoir — la recette était juste et une partie est rendue au client. C'est une opération commerciale, pas une correction.
Utiliser l'annulation pour un remboursement fait disparaître un encaissement qui a bien eu lieu.
D'où viennent les recettes
Toutes ne se saisissent pas à la main : les encaissements de caisse et les factures réglées y arrivent tout seuls.
La saisie manuelle est faite pour ce qui échappe à ces circuits — un virement reçu directement, un remboursement, une vente occasionnelle. Ressaisir une recette déjà remontée la compterait deux fois.
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Export comptable
Tout ce que votre comptable attend, réuni : le fichier des écritures comptables, le journal des ventes, celui des achats, la balance, le grand livre, et l'archive des pièces justificatives. Le dossier complet d'un exercice s'envoie en une fois au cabinet. Point important depuis que le rapprochement bancaire existe : le fichier des écritures ne porte plus seulement les ventes et les achats, il porte aussi les règlements.
Fichier des écritures comptables au format réglementaire
Journaux des ventes et des achats, en PDF
Balance comptable et grand livre
Archive des pièces justificatives de la période
Envoi du dossier complet au cabinet, en une fois
Le fichier porte aussi la banque
Il ne se limite pas aux ventes et aux achats : depuis le rapprochement bancaire, il contient également le journal de banque, c'est-à-dire les règlements.
C'est ce qui répond à la question que se pose celui qui vient d'importer son relevé : mes encaissements y sont-ils ? Oui, dès lors qu'ils ont été rapprochés.
Plusieurs formats, un seul contenu
Le format réglementaire est celui que l'administration exige en cas de contrôle. Les autres formats existent pour la commodité de votre cabinet, selon le logiciel qu'il utilise.
Le contenu est le même : c'est l'emballage qui change. Demandez à votre comptable lequel il préfère, cela lui épargne une conversion et vous épargne un aller-retour.
Envoyer n'est pas déclarer
Transmettre le dossier au cabinet ne produit aucune déclaration. C'est le point de départ de son travail, pas sa conclusion.
Les déclarations, elles, ont leurs propres échéances, suivies dans le calendrier fiscal.
Arrêter un mois, et le rouvrir
La première ligne d'« Arrêter et régler » fige la période affichée en haut de l'écran, dans « Période d'export » : elle en rappelle les deux dates, du premier au dernier jour. Changez la période d'abord, et vérifiez ces dates avant d'appuyer.
À partir de là, et jusqu'à ce que vous la rouvriez :
• aucune écriture de cette période ne se modifie ni ne se retire ; • aucune écriture nouvelle n'y entre, même si votre client saisit une facture datée de ce mois là ; • sur l'écran de relecture, ces écritures portent un cadenas, et sont masquées par défaut.
C'est ce qui garantit que le fichier que vous avez remis reste vrai.
« Rouvrir » défait le verrou. Le geste est prévu, il n'est pas une anomalie : une correction tardive arrive dans tous les cabinets. La ligne de l'arrêt reste, avec sa date : savoir qu'une période a été arrêtée puis rouverte vaut mieux que faire comme si de rien n'était.
⚠️ Arrêter n'est pas clôturer. La clôture définitive de l'exercice est un autre geste, à un autre moment de l'année.
Le fichier légal garde ses colonnes, le tableur non
Il y a deux fichiers, et ils n'obéissent pas aux mêmes règles.
Le fichier des écritures comptables est celui que l'administration peut exiger. Ses dix-huit colonnes, leurs noms et leur ordre sont fixés par un texte : personne ne les règle, ni vous, ni nous. En changer une seule rendrait le fichier irrecevable. C'est pour cela qu'aucun réglage ne le touche.
Le fichier tableur n'a aucune contrainte : c'est un fichier de travail, que vous ouvrez dans votre tableur pour pointer, filtrer, totaliser. Il porte donc les colonnes que vous voulez, dans l'ordre que vous voulez.
Les deux descendent des mêmes écritures. Ils ne peuvent pas se contredire.
Choisir les colonnes du tableur, et les déplacer
« Colonnes du tableur » ouvre deux listes.
En haut, ce que le fichier porte, de gauche à droite, dans cet ordre. Tirez la poignée à gauche d'une ligne pour la remonter ou la descendre. La croix à droite retire la colonne.
En dessous, « À ajouter » : tout ce qui n'est pas retenu. Appuyez sur une ligne pour l'ajouter à la fin, puis remontez la où vous voulez.
Enregistrez : le réglage est retenu, et il sert à tous vos prochains fichiers tableur. Si vous ne retenez aucune colonne, le fichier reprend celles d'origine plutôt que de sortir vide.
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Archive légale
La conservation de vos pièces comptables pendant dix ans, comme l'exige le Code de commerce. Ce n'est pas une sauvegarde de confort : c'est une obligation dont la durée court à compter de la clôture de l'exercice, et qui porte sur les pièces justificatives autant que sur les livres. Les pièces conservées sont restituables dans leur format d'origine, ce qui est la condition pour qu'elles fassent foi.
Dix ans de conservation, article L.123-22 du Code de commerce
Le délai court depuis la clôture de l'exercice
Les pièces justificatives sont concernées autant que les livres
Restitution dans le format d'origine
Les données sont chiffrées et sauvegardées quotidiennement
Dix ans, à partir de quand
Le délai ne part pas de la date de la facture mais de la clôture de l'exercice auquel elle se rattache.
Une facture de janvier d'un exercice clos en décembre se conserve donc près de onze ans. C'est la raison pour laquelle on trouve rarement une entreprise qui a « trop » archivé.
Le format d'origine
Une pièce doit être restituable telle qu'elle a été reçue. Une facture PDF reste un PDF ; la recopier dans un tableur ne la remplace pas.
C'est ce qui distingue un archivage d'une simple saisie : la saisie porte les montants, l'archive porte la preuve.
URSSAF & Fiscal
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Simulateur Urssaf
L'estimation de vos cotisations avant de déclarer. Vous saisissez votre chiffre d'affaires par nature — prestations de services, ventes de marchandises, activité libérale — et l'écran calcule les cotisations, la contribution à la formation professionnelle et ce qu'il vous reste avant impôt.
Un champ par nature d'activité, chacun avec son taux
Case bénéficiaire Acre — réduction de moitié la première année
Résultat : chiffre d'affaires total, cotisations, total des charges, net avant impôt
Le seuil micro-entreprise est suivi et vous alerte s'il est dépassé
Créer déclaration reprend l'estimation, Copier résultats la met dans le presse-papiers
Les natures d'activité ne se mélangent pas
Chaque nature a son propre taux de cotisation. Saisir la totalité de votre chiffre d'affaires dans un seul champ donne un résultat faux. Répartissez comme vous facturez.
L'alerte de seuil
Le suivi du seuil micro-entreprise vous prévient quand vous approchez de la limite, puis quand elle est franchie — le passage au régime réel s'anticipe, il ne se subit pas en fin d'année.
Une estimation, pas une déclaration
Cet écran calcule ; il ne déclare rien. Le passage à la déclaration se fait par Créer déclaration, et le versement toujours sur le portail de l'Urssaf, accessible depuis le bouton dédié.
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Déclarations Urssaf
L'historique de vos déclarations de chiffre d'affaires, année par année et trimestre par trimestre. Chaque ligne porte sa période, le chiffre d'affaires total déclaré, le montant des cotisations et son état — brouillon ou déclaré. C'est votre trace : l'Urssaf conserve la sienne, et pouvoir comparer les deux est ce qui règle une discussion sur un trimestre contesté.
Une déclaration par période, sur plusieurs années
Chiffre d'affaires total et cotisations calculées
États : brouillon, déclaré
Filtre par année
Sert de trace face au décompte de l'organisme
Brouillon et déclaré
Un brouillon est une déclaration préparée mais non transmise : le chiffre est calculé, rien n'est parti.
Déclaré signifie que la déclaration a été faite auprès de l'organisme. L'application ne transmet pas à votre place : la déclaration se fait sur le portail de l'Urssaf, et cet écran conserve ce que vous avez déclaré.
Le chiffre d'affaires déclaré n'est pas le chiffre encaissé
Selon votre régime, la base déclarable est le chiffre encaissé sur la période, pas le chiffre facturé.
Une facture émise en mars et payée en avril entre dans le trimestre d'avril. C'est la source d'erreur la plus fréquente des déclarations trimestrielles, et elle produit des régularisations désagréables.
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TVA
Le récapitulatif de votre TVA sur une période : ce que vous avez facturé, ce que vous avez payé, et la différence. Il prépare votre déclaration, il ne la remplace pas : c'est votre comptable qui déclare.
TVA collectée : ce que vous avez facturé à vos clients
TVA déductible : ce que vous avez payé à vos fournisseurs
Le solde s'affiche TVA à payer, ou Crédit de TVA si l'État vous doit
Une ventilation par taux détaille base hors taxes et TVA
Les flèches changent de période ; la période en cours est signalée comme telle
D'où viennent ces montants
Ils sont calculés sur le serveur, à partir de vos factures, de vos recettes de caisse et de vos dépenses. C'est voulu : un seul calcul, un seul chiffre.
Conséquence directe : cet écran demande une connexion. Hors réseau, il ne peut rien afficher plutôt que d'afficher un chiffre approché qui ferait autorité.
Le montant qui apparaît sur l'échéance de votre calendrier fiscal sort du même calcul. Les deux écrans ne peuvent donc pas se contredire.
Votre régime décide de la date retenue
La carte Votre régime de TVA dit lequel s'applique, et la phrase qui l'accompagne n'est pas la même dans les deux cas.
À l'encaissement : une facture entre dans la période le jour où votre client la règle, pas le jour où vous l'émettez. L'écran distingue alors ce qui est facturé mais pas encore exigible.
Sur les débits : une facture entre dans la période le jour où vous l'émettez, réglée ou non.
En franchise en base, vous ne facturez pas de TVA : l'écran le dit et n'affiche pas de tableau à zéro, qui laisserait croire qu'il y a quelque chose à déclarer.
Enregistrer, puis transmettre
Enregistrer le PDF classe le récapitulatif dans vos documents, sous la période concernée. Le régénérer remplace la version précédente plutôt que d'en empiler une seconde. Le fichier CSV reprend les mêmes chiffres pour le logiciel du cabinet.
Transmettre au comptable envoie les deux par courriel et laisse une trace datée dans « Transmissions au comptable ». Un second envoi crée une version 2 : rien n'est écrasé, et vous pouvez toujours dire ce qui est parti, et quand.
Ce que votre comptable voit
Votre cabinet voit tout l'espace Argent, sauf trois écrans : le simulateur Urssaf (une projection que vous seul posez), la connexion bancaire (elle demande votre authentification forte) et le scan de justificatif (scanner crée une dépense, donc une écriture).
Il lit, il n'écrit pas. Ses seules écritures passent par des chemins dédiés : vous demander des pièces, recevoir votre pré-paie, importer un relevé bancaire et le lettrer. Il peut aussi déposer un bilan, une liasse ou une attestation, en ajout seul : une pièce qu'il vous remet ne change plus ensuite.
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Calendrier fiscal
Vos échéances déclaratives et fiscales, groupées par mois, chacune avec sa date, son montant estimé et son compte à rebours. Une échéance passée vire au rouge. Le montant affiché n'est pas saisi au hasard : il est recalculé chaque nuit à partir de vos données réelles — sauf si vous l'avez saisi vous-même, auquel cas l'application n'y touche plus et vous garde la main.
Les échéances groupées par mois, avec leur compte à rebours
Un montant estimé, recalculé chaque nuit
Un montant saisi à la main n'est plus recalculé
Une échéance passée est signalée en retard
Une échéance de TVA renvoie vers le récapitulatif de la période
Qui a écrit le montant
Trois situations, et l'écran les distingue :
• rien — l'échéance n'a pas encore été estimée ; • un montant avec sa date de calcul — il vient du serveur, recalculé chaque nuit sur vos données ; • un montant sans date de calcul — vous l'avez saisi, et le calcul automatique n'y touchera plus.
Cette dernière règle est délibérée : elle vous laisse corriger une estimation que vous savez fausse sans que l'application vous contredise le lendemain matin.
Ce qui n'est jamais estimé
Une période encore ouverte n'est pas estimée : le chiffre bougerait jusqu'au dernier jour. Une échéance déjà déclarée ou payée non plus : un fait connu ne se remplace pas par une approximation.
Les acomptes du régime simplifié échappent également au calcul : un acompte est un pourcentage de la taxe d'une année de référence, pas la taxe de son mois.
Un solde négatif est un crédit
Quand la TVA déductible dépasse la TVA collectée, l'écran affiche « Crédit de TVA » et non un montant négatif.
Ce n'est pas une somme à payer : c'est une somme que l'État vous doit. Un montant à signe se lit mal et se paie parfois par erreur.
Si votre comptable déclare pour vous
Un réglage permet de le dire. Les échéances concernées cessent alors de vous être présentées comme des actions à mener.
Un calendrier qui réclame chaque mois une déclaration dont quelqu'un d'autre s'occupe finit par ne plus être regardé du tout, y compris pour les échéances qui vous incombent.
Analyse & IA
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Rentabilité analytique
Ce que chaque activité rapporte réellement. Vos revenus et vos charges sont ventilés par centre de coût — un atelier, un service, une agence, une activité — pour faire apparaître la marge de chacun. C'est la lecture qui manque au compte de résultat : il dit que l'entreprise gagne de l'argent, il ne dit pas laquelle de vos activités en gagne et laquelle en perd.
Revenus et charges ventilés par centre de coût
La marge de chaque activité, isolée
Complète le compte de résultat, qui reste global
Suppose que les écritures soient affectées à un centre
Sert à décider ce qu'on développe et ce qu'on arrête
Ce que le compte de résultat ne dit pas
Un résultat global positif peut cacher une activité fortement bénéficiaire et une autre qui perd de l'argent depuis deux ans.
Tant que les deux sont mélangées, la seconde survit sur le dos de la première, et l'on croit que l'ensemble se porte bien. C'est exactement ce que la ventilation par centre de coût fait apparaître.
La ventilation suppose l'affectation
Cet écran ne devine rien : il ventile ce qui a été affecté. Une charge sans centre de coût reste globale et fausse la marge de tout le monde.
L'effort est donc à la saisie, pas à la lecture. Affecter les charges directes suffit souvent : ce sont elles qui font la différence entre les activités.
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Projection de trésorerie
Votre trésorerie prévisionnelle sur neuf mois. L'écran part du solde de vos comptes aujourd'hui, ajoute les recettes attendues — factures émises non encore payées, échéances récurrentes — retranche les dépenses connues, et donne le solde attendu mois par mois. C'est la seule vue qui répond à la question du dirigeant : aurai-je de quoi payer ce qui m'attend.
Point de départ : la trésorerie réelle du jour
Projection sur neuf mois, mois par mois
Recettes attendues et dépenses connues, séparées
Solde net projeté à un, deux et trois mois
Des alertes signalent les mois qui passent en négatif
Facturé n'est pas encaissé
La marge se calcule sur les factures émises ; la trésorerie sur l'argent reçu. Entre les deux, le délai de paiement de vos clients.
Une entreprise en croissance peut manquer d'argent précisément parce qu'elle croît : elle avance des matières et des salaires avant d'être payée. C'est ce décalage que cette projection rend visible, avant qu'il ne soit un problème.
Ce que la projection ne sait pas
Elle ne connaît que ce qui est enregistré : factures émises, dépenses saisies, charges récurrentes déclarées.
Un gros achat prévu mais non saisi n'y figure pas, et un client qui paiera en retard y figure comme s'il payait à l'heure. La projection est aussi bonne que la saisie qui la nourrit — et c'est déjà infiniment mieux que rien.
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Conformité
Le contrôle de vos obligations. L'écran analyse votre dossier et classe ce qu'il trouve en trois niveaux : conforme, alerte, critique. Chaque alerte porte, quand elle en a une, l'échéance à laquelle elle devient un problème.
Trois niveaux : OK, Alerte, Critique
Le nombre d'alertes est affiché en tête de liste
Chaque alerte porte son échéance quand elle en a une
Rafraîchir relance l'analyse
Quand rien ne cloche, l'écran l'annonce clairement
Traiter le critique d'abord
L'ordre d'affichage n'est pas décoratif : le critique correspond à une obligation déjà en défaut, l'alerte à une obligation qui approche. Traiter les critiques est toujours le premier geste.
Une photographie, pas une surveillance
L'analyse se fait à l'ouverture de l'écran et sur Rafraîchir. Après une correction, relancez l'analyse pour vérifier que l'alerte est bien retombée.
Gestion courante
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Suivi kilométrique
Vos déplacements professionnels et les indemnités qui vont avec. Vous enregistrez chaque trajet — date, motif, distance — et l'application calcule l'indemnité selon le barème réglé dans les paramètres de l'écran. Le montant ne se saisit jamais à la main : c'est le barème qui décide, ce qui est la condition pour que l'indemnité soit acceptée en cas de contrôle. Le bilan se lit par mois et par année.
Un trajet porte sa date, son motif et sa distance
L'indemnité se calcule au barème, jamais à la main
Le barème se règle dans les paramètres de l'écran
Bilan par mois et par année
Chaque trajet suit son état : en attente, remboursé
Le barème décide, pas vous
L'indemnité kilométrique est un forfait qui couvre le carburant, l'usure, l'assurance et l'entretien. Son montant dépend de la puissance du véhicule et de la distance annuelle parcourue.
Saisir un montant à la main ferait perdre à l'indemnité son caractère forfaitaire, et ouvrirait la porte à un redressement. C'est pourquoi seule la distance se saisit.
Le motif est ce qu'on vous demandera
En cas de contrôle, la question n'est pas la distance mais le caractère professionnel du déplacement.
Un motif précis — « chantier Martin, Épinal », « rendez-vous fournisseur » — vaut infiniment mieux qu'un « déplacement » répété deux cents fois. C'est ce qui rend le kilométrage défendable.
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Dépenses récurrentes
Vos charges qui reviennent : loyer, abonnements, assurances, cotisations. Vous décrivez la dépense une fois avec sa fréquence — quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle — et l'application prépare l'échéance suivante en brouillon plutôt que de vous laisser la ressaisir.
Nouvelle récurrente décrit la charge et sa fréquence
Chaque échéance apparaît en brouillon, à valider ou à supprimer
Filtrez par catégorie ou cherchez par libellé
Chaque ligne porte son état : payé ou à payer
Deux totaux en tête : l'engagement mensuel et l'engagement annuel
Le brouillon vous laisse la main
L'échéance n'est jamais comptabilisée toute seule : elle arrive en brouillon. Vous la validez si le montant est le bon, vous la supprimez si la charge a cessé. Une dépense récurrente mal réglée ne peut donc pas fausser vos comptes en silence.
Ce que le total annuel vous apprend
Les deux totaux affichés en haut — mensuel et annuel — sont la photographie de vos charges fixes. C'est le chiffre à comparer à vos recettes pour savoir ce que vous devez encaisser chaque mois avant de gagner quoi que ce soit.
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Catégories de dépense
Le classement de vos frais. Chaque catégorie porte un nom et une couleur, et sert ensuite à filtrer vos dépenses, vos récurrentes et vos exports. Des catégories système existent par défaut et ne sont pas modifiables.
Nouvelle catégorie — un nom et une couleur
Les catégories marquées Système ne se modifient pas
La suppression est définitive : les dépenses concernées perdent leur catégorie
Vos catégories alimentent les filtres et le plan comptable
Supprimer ne supprime pas les dépenses
Effacer une catégorie ne touche pas aux dépenses : elles restent, simplement sans classement. Vous devrez les reclasser à la main. Renommer est presque toujours préférable à supprimer.
Le lien avec votre comptable
Vos catégories servent de point d'accroche au plan comptable : c'est là que chaque catégorie reçoit son numéro de compte. Des catégories claires font un export comptable propre.
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Documents & justificatifs
Le coffre de vos pièces comptables, classées par année : factures d'achat, justificatifs de dépense, factures de vente, devis, documents fiscaux. On y cherche une pièce par fournisseur ou par intitulé, et on en sort l'ensemble d'un exercice pour le comptable, en une archive. Les pièces déposées par le cabinet comptable y figurent aussi, signalées comme telles, ce qui distingue ce qu'il vous a rendu de ce que vous lui avez donné.
Les pièces d'un exercice, réunies et classées
Recherche par fournisseur ou par intitulé
Export de l'ensemble d'une période pour le comptable
Les pièces déposées par le cabinet sont identifiées
Une pièce peut être ajoutée à la main
Une facture sans justificatif n'est pas déductible
Une dépense enregistrée sans pièce jointe est une dépense que l'administration peut refuser. Le justificatif n'est pas un confort de classement : c'est la condition de la déduction.
C'est pourquoi cet écran existe séparément du livre des achats : il répond à la question « ai-je bien la pièce », qui n'est pas la même que « ai-je bien saisi la dépense ».
Ce que le cabinet dépose
Un cabinet comptable peut déposer des pièces : bilan, liasse, attestations. Elles portent la mention de leur origine.
La distinction compte au moment de chercher : ce que vous avez fourni et ce qui vous a été rendu ne se rangent pas au même endroit dans l'esprit de celui qui cherche.
Retirer une pièce
Retirer une pièce la rend invisible à votre client si elle avait été partagée. L'écran le rappelle avant d'agir.
Sur un justificatif de dépense, le retrait laisse la dépense sans pièce : elle redevient une dépense non justifiée, et remontera dans ce qui manque pour boucler.
Pour le comptable
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Ce qui manque pour boucler
La liste de ce qui empêche de clore votre exercice, sur une année entière et en quatre familles : les justificatifs manquants sur des dépenses enregistrées, les périodes de TVA jamais transmises, les périodes de pré-paie jamais transmises, et les mois sans la moindre écriture. Chaque manque est cliquable et mène à l'écran qui le comble. Quand il ne manque rien, l'écran le dit.
Quatre familles de manques, sur toute l'année
Justificatifs absents sur des dépenses enregistrées
Périodes de TVA jamais transmises au comptable
Périodes de pré-paie jamais transmises
Mois sans aucune écriture, qui signalent un oubli
Un mois sans écriture n'est pas un mois calme
Une entreprise en activité produit des écritures tous les mois. Un mois entièrement vide signale presque toujours un oubli de saisie, pas une absence d'activité.
C'est le manque le plus difficile à voir par soi-même, parce qu'il ne se manifeste par rien : il n'y a littéralement rien à regarder.
Combler avant la clôture, pas pendant
Retrouver un justificatif de mars en janvier suivant est presque toujours possible. Le retrouver deux ans plus tard, quand le contrôle le demande, ne l'est plus.
Regarder cet écran une fois par trimestre coûte quelques minutes et évite la course de fin d'exercice, où le comptable réclame trente pièces en trois jours.
Ce qui n'est pas encore transmis
Une période de TVA ou de pré-paie « jamais transmise » ne veut pas dire non déclarée : cela veut dire que le comptable ne l'a pas reçue de votre part.
Les deux gestes sont distincts, et l'un ne vaut pas l'autre : votre comptable ne peut pas produire une déclaration à partir de ce qu'il n'a pas.
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Plan comptable
Le numéro de compte attribué à chacune de vos catégories de dépense. C'est ce qui permet à votre expert-comptable de retrouver ses petits dans vos exports. Des numéros par défaut sont proposés ; vous pouvez les remplacer par ceux de votre cabinet.
Une ligne par catégorie de dépense, avec son numéro de compte
Chaque ligne indique Par défaut ou Réglé par vous
Proposer les numéros laisse l'assistant établir l'ensemble, à valider
Importer le plan du cabinet reprend le plan de votre comptable
Un champ laissé vide revient au compte par défaut
Le plan du cabinet s'ouvre : vous y ajoutez, corrigez et retirez vos comptes un par un
Rien n'est enregistré sans votre accord
La proposition automatique prend une dizaine de secondes et n'écrit rien : elle vous présente les numéros, vous validez. C'est un gain de temps sur la saisie, pas une décision prise à votre place.
Le plan du cabinet gagne toujours
Si votre comptable vous a transmis son plan, importez-le : ses numéros remplacent les valeurs par défaut. C'est ce qui évite les reprises de saisie de son côté au moment du bilan.
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État des immobilisations
Vos biens durables, ce qu'ils ont coûté, ce qu'ils valent encore, et la part que vous passez en charge cette année. Un bien qui sert plus d'un an et dépasse cinq cents euros hors taxes ne s'enregistre pas en dépense : il s'inscrit ici et se répartit sur sa durée d'usage. C'est ce qui explique qu'un véhicule acheté vingt mille euros ne fasse pas chuter votre résultat de vingt mille euros l'année de l'achat.
Un bien durable de plus de 500 € hors taxes s'inscrit ici
La dotation de l'année est la part passée en charge
La date de mise en service fait courir l'amortissement
Un bien cédé porte sa date de cession
Charge ou immobilisation
Une charge se déduit entièrement l'année où elle est payée. Une immobilisation se déduit par morceaux, sur la durée pendant laquelle le bien sert.
Le seuil usuel est de cinq cents euros hors taxes pour un bien durable de plus d'un an, mais c'est votre comptable qui tranche : la limite dépend aussi de la nature du bien et des usages de votre secteur.
Les trois valeurs d'un bien
• Valeur d'origine — ce que le bien a coûté. Elle ne change jamais. • Amortissements cumulés — tout ce qui a déjà été passé en charge depuis l'achat. • Valeur nette comptable — la différence, c'est-à-dire ce qui reste à amortir.
La valeur nette n'est pas la valeur de revente : un véhicule totalement amorti vaut zéro au bilan et se revend encore. C'est une confusion fréquente au moment d'une cession.
La mise en service, pas l'achat
L'amortissement court à partir de la mise en service, pas de la date de facture.
Une machine achetée en novembre et installée en février ne s'amortit qu'à partir de février. Renseigner la bonne date évite une reprise de l'exercice par le comptable.
