Utiliser OrgaVision

Le travail de tous les jours, de bout en bout : vendre, encaisser, acheter, suivre son argent, mener une affaire.

Sur cette page

1. Le tour du propriétaire
2. Votre première semaine
3. Vendre, du devis à l'encaissement
4. Encaisser au comptoir
5. Acheter et tenir son stock
6. Suivre son argent
7. Travailler à plusieurs
8. Mener une affaire
9. Ce que votre comptable attend
10. Ce qui se fait tout seul
Restauration
Réparation
Chantier
Industrie
Bien-être
Sport
Événementiel
Immobilier
Boutique

Le tour du propriétaire

OrgaVision range votre travail en huit espaces, un par nature de chose à faire : vos ventes, vos clients, vos achats, votre argent, votre équipe, vos affaires, votre bureau, votre entreprise. Comprendre ce qu'on range dans chacun suffit à ne plus jamais chercher où aller.

Un espace = une nature de travail, pas un service de l'entreprise.

Ce que vous ouvrez le plus se range en bas de l'écran, à votre main.

Votre métier ajoute ses propres écrans en haut du panneau, au-dessus des espaces communs.

Les huit espaces

Ventes porte tout ce que vous émettez vers un client : devis, factures, avoirs, relances.

Clients porte les personnes et les entreprises, avec tout leur historique.

Achats & Stock porte votre catalogue, vos fournisseurs et ce que vous avez en réserve.

Argent porte ce qui rentre et ce qui sort : dépenses, banque, TVA, impôts.

Équipe & RH porte les personnes qui travaillent avec vous : plannings, heures, congés.

Bureau porte votre travail à vous : vos tâches, votre agenda, vos documents.

Compte & entreprise porte les réglages : identité, abonnement, droits.

Et au-dessus de tout ça, votre métier ajoute ses écrans propres.

Pourquoi ce rangement, et pas un menu par service

Un rangement par service (comptabilité, commercial, production) suppose que chacun reste dans son couloir. Dans une petite entreprise, la même personne fait le devis, la facture et la relance : elle a besoin que les trois soient au même endroit, et c'est ce que fait l'espace Ventes.

C'est aussi pour ça qu'un même écran peut apparaître à deux endroits : les commandes fournisseur se trouvent dans Achats & Stock et dans Ventes, parce qu'on y arrive par deux chemins de pensée différents. Ce n'est pas un doublon, c'est un raccourci.

Votre première semaine

Avant d'émettre votre première facture, quatre choses doivent exister : votre identité d'entreprise, vos conditions de vente, ce que vous vendez, et à qui. Le reste peut attendre. Cette page dit dans quel ordre, et pourquoi cet ordre-là.

Une facture émise ne se modifie plus : ce qui est faux à l'émission le reste.

Votre numéro d'identification et vos conditions figurent sur chaque document.

Le catalogue peut rester très court au début : trois lignes suffisent pour facturer.

L'ordre, et sa raison

1. Votre identité. Nom, numéro d'identification, adresse, forme juridique. Ces mentions sont obligatoires sur une facture, et une facture émise ne se corrige que par un avoir : les renseigner après coup oblige à refaire les documents déjà partis.

2. Vos conditions de vente. Délai de paiement, pénalités de retard, escompte. Elles s'impriment au bas de chaque devis et de chaque facture.

3. Votre catalogue. Ce que vous vendez, et à quel prix. Trois lignes suffisent pour commencer.

4. Vos clients. Une fiche par client, et tout s'y rattachera ensuite.

Ce qui peut attendre

L'équipe, les plannings, le stock, la banque, la caisse : tout cela s'ajoute quand le besoin arrive. Aucun de ces réglages ne bloque une facture.

Vendre, du devis à l'encaissement

Une vente traverse quatre états : un devis qu'on propose, une acceptation, une facture, un encaissement. OrgaVision les enchaîne sans jamais vous faire ressaisir la même chose deux fois — et surtout, il garde la trace de chaque étape, parce que c'est cette trace qui vous protège en cas de litige.

Ce que vous saisissez une fois ne se ressaisit jamais : le devis devient la facture.

Un devis accepté n'est pas remplacé par la facture : les deux restent au dossier.

Une facture émise porte un numéro définitif et ne se modifie plus jamais.

Démonstration complète · Du devis traiteur au règlement du solde

1 · Le devis se prépare

6 · Le devis signé au dossier

6 · Le devis signé au dossier Document PDF — ouvrir

7 · Le devis devient une facture

8 · Le détail de la facture

9 · Comment votre client peut payer

13 · La facture acquittée

13 · La facture acquittée Document PDF — ouvrir

14 · La recette s'écrit toute seule

Le devis

Ventes → Facturation → Devis, puis Nouveau devis.

Vous choisissez le client, puis vous garnissez le devis de trois façons, qui se mélangent librement :

- une ligne prise dans le catalogue, qui apporte son libellé, son prix et sa TVA ;
- une ligne écrite à la main, pour ce qui n'est pas au catalogue ;
- une remise, posée sur une ligne ou sur le total.

Le total se refait tout seul à chaque changement. Quand le devis vous convient, Envoyer le devis l'expédie au client.

L'acceptation

Le client accepte, et vous marquez le devis Accepter. Cette date compte : c'est elle qui fait foi si le client conteste plus tard le contenu de ce qu'il a commandé.

Rien n'est facturé à ce stade. Un devis accepté est un engagement, pas une créance.

La facture

Depuis le devis accepté, Convertir en facture, puis Créer la facture. Les lignes, le client et les montants suivent : vous ne ressaisissez rien.

Le devis, lui, reste au dossier avec sa date d'acceptation. Il n'est ni remplacé, ni supprimé : c'est la pièce qui prouve ce qui avait été convenu.

Une facture émise porte un numéro définitif et ne se modifie plus. C'est une obligation légale, pas un choix de logiciel : la numérotation doit être continue et sans trou. Si le montant est faux, on n'y touche pas — on établit un avoir, qui l'annule en tout ou partie, et les deux pièces restent au dossier.

L'encaissement

Quand le client paie, vous enregistrez le règlement sur la facture : elle passe encaissée.

Si le paiement arrive par virement et que votre banque est raccordée, le rapprochement fait ce travail à votre place : vous désignez la facture que ce mouvement paie, et l'encaissement se pose seul.

Si le client ne paie pas, les relances partent d'elles-mêmes selon le calendrier que vous avez réglé. Chaque envoi est daté et gardé : c'est ce qui rend une mise en demeure défendable.

Encaisser au comptoir

Encaisser en présence du client obéit à des règles strictes : le ticket est scellé au moment de la vente, il ne se supprime jamais, et les cumuls de la caisse ne repartent pas de zéro. Cette page explique ce que la caisse fait de vos ventes, et pourquoi elle refuse certaines choses.

Une vente encaissée ne se supprime pas : elle s'annule par un second ticket, négatif.

Le fond théorique est ce qui devrait être dans le tiroir ; l'écart se consigne, il ne se corrige pas.

Une vente donne lieu à une facture OU à un ticket, jamais aux deux.

Facture ou ticket, et ce que ça change

Au moment de valider, la caisse vous demande ce que vous remettez au client.

Avec facture : il vous faut son identité, et la vente porte un numéro de facture.

Avec ticket de caisse : aucune coordonnée n'est demandée, et le ticket est scellé.

Jamais les deux : la même vente ne peut pas être comptée deux fois.

La clôture du soir

À l'ouverture vous déclarez le fond de caisse. Pendant la journée, les espèces encaissées s'ajoutent, les prélèvements se retranchent. Le soir, vous comptez le tiroir.

L'écart entre ce que la caisse attendait et ce que vous comptez est consigné tel quel. Ce n'est pas une faute à corriger : c'est un fait, et le consigner est précisément ce que la réglementation demande.

Acheter et tenir son stock

Le stock est juste quand trois gestes sont faits : commander ce qui manque, réceptionner ce qui arrive, et corriger ce que l'inventaire dément. OrgaVision surveille le premier tout seul, à condition que vous lui ayez dit à partir de quel seuil s'inquiéter.

Un seuil d'alerte par article : sans lui, rien ne peut vous prévenir.

Une réception met le stock à jour ; une commande, non.

Tout ajustement porte un motif — c'est lui qui rend l'écart explicable.

Le seuil, et ce qu'il déclenche

Chaque article porte un seuil d'alerte. Sous ce seuil, il apparaît dans le Réapprovisionnement, et une commande fournisseur peut se préparer d'elle-même.

Sans seuil renseigné, aucune alerte n'est possible : le logiciel ne peut pas deviner ce qui est bas pour vous.

Recevoir, et ajuster

C'est la réception qui met le stock à jour, pas la commande : tant que la marchandise n'est pas arrivée, elle n'est pas à vous.

Et quand le comptage dément le logiciel, l'ajustement porte toujours un motif — inventaire, casse, correction. Un stock qui bouge sans raison écrite devient inexplicable au bout de trois mois.

Suivre son argent

Trois flux à tenir : ce que vous dépensez, ce qui passe sur votre compte, et ce que vous devez à l'État. Chacun a son geste quotidien, court, et c'est leur régularité qui évite la panique de fin d'exercice.

Une dépense sans justificatif n'est pas déductible : la photo compte autant que le montant.

Rapprocher n'est pas cocher : c'est déclarer quelle pièce ce mouvement paie.

Le montant de TVA est calculé une fois, sur le serveur, et toutes les surfaces le recopient.

Les dépenses

Photographiez le justificatif : le montant, la date et le fournisseur se remplissent, et la pièce reste attachée à la dépense.

C'est cette pièce que votre comptable réclamera, et son absence est le premier motif de redressement.

La banque

Rapprocher un mouvement, ce n'est pas le cocher : c'est déclarer quelle pièce il paie. C'est ce geste qui encaisse la facture ou solde la dépense.

La TVA

Le récapitulatif dit ce que vous avez collecté, ce que vous avez payé, et le solde.

La date retenue dépend de votre exigibilité : à l'encaissement, une facture compte le jour où elle est payée ; aux débits, le jour où elle est émise. C'est ce réglage, et non la date de facture, qui explique dans quel mois une vente tombe.

Travailler à plusieurs

Inviter quelqu'un crée bien plus qu'un accès : sa fiche, son planning, ses compteurs de congés. Cette page dit ce qui se crée tout seul, ce qui reste à renseigner, et ce que chacun voit selon son rôle.

Une invitation crée la fiche du salarié, avant même qu'il ait accepté.

Un expert-comptable n'est jamais un salarié : il a sa propre invitation.

Le solde de congés se construit sur un journal de mouvements, pas sur un chiffre saisi.

Inviter

Vous saisissez l'adresse et le rôle. La fiche du collaborateur naît à ce moment-là, avec son poste et sa date d'entrée s'ils sont renseignés.

Votre expert-comptable, lui, passe par une invitation à part : il n'est pas salarié de votre entreprise, il ne doit ni figurer au registre du personnel, ni avoir de contrat de travail.

Les heures et les congés

Les heures pointées alimentent le récapitulatif du mois, et ce qui reste à facturer.

Le solde de congés n'est pas un chiffre qu'on écrit : il se construit sur un journal de mouvements — acquisition, prise, report. C'est pour ça qu'une demi-journée déplace le compteur de 0,5 et pas de 1.

Mener une affaire

Une affaire est le fil qui relie un devis, des heures, des achats et des documents à un même client et à un même objet. Sans elle, ces pièces existent mais rien ne dit qu'elles vont ensemble — et vous ne saurez jamais ce que ce chantier vous a réellement coûté.

Rattacher une pièce à une affaire est le seul moyen de savoir ce qu'elle a coûté.

Les heures pointées sur une affaire deviennent facturables d'un geste.

Ce qui est facturé quitte la liste : on ne facture pas deux fois.

Ce qui se rattache

Un devis, une facture, des heures pointées, des achats, des documents, des tâches. Chacun garde son existence propre ; l'affaire dit seulement qu'ils parlent de la même chose.

Facturer ce qui a été fait

Les heures validées et non encore facturées se retrouvent dans Heures à facturer, par affaire. Vous fixez le taux, et la facture naît avec une ligne par personne.

Ces heures quittent alors la liste : elles sont marquées facturées, et ne peuvent plus l'être une seconde fois.

Ce que votre comptable attend

Votre cabinet a besoin de quatre choses, et à des dates différentes : vos justificatifs de dépense, votre TVA, vos éléments de paie, et votre fichier comptable de fin d'exercice. OrgaVision prépare les quatre, et vous dit ce qui manque avant qu'il ne le demande.

OrgaVision ne produit aucun bulletin de paie : il prépare ce que le cabinet attend.

Un second envoi ne remplace pas le premier : il crée une version numérotée.

Votre comptable ne voit que les pièces comptables, jamais les documents de vos salariés.

Les écritures, vues par le cabinet

Ce qui manque pour boucler

Le récapitulatif de TVA

L'état des immobilisations

Documents et justificatifs

La pré-paie, telle que le cabinet la reçoit

Le mois de paie, personne par personne

L'export comptable

Les contrôles de conformité

Classer un achat en immobilisation

Les factures reçues

Les charges qui tombent toutes seules

Le rapprochement bancaire

Le tableau de bord du dossier

La trésorerie et ce qu'elle devient

Le calendrier fiscal

Le suivi de caisse

La valorisation du stock

La rentabilité analytique

Ce qui manque pour boucler

Un écran unique rassemble les quatre natures de trou : les dépenses sans justificatif, les périodes de TVA jamais transmises, les mois de paie non envoyés, et les mois sans aucune écriture.

La pré-paie

OrgaVision ne produit jamais de bulletin de paie. Ce qui part au cabinet, c'est le récapitulatif qu'il attend : heures, absences, acomptes, notes de frais.

Un second envoi pour le même mois ne remplace pas le premier : il crée une version numérotée, et l'historique de ce que vous avez transmis reste entier.

Ce qui se fait tout seul

Certaines choses partent sans vous : les relances d'impayés, les alertes de bail, les rappels d'échéance fiscale, les seuils de stock, les obligations légales de votre équipe. Savoir ce qui est surveillé évite de le surveiller deux fois.

Ce qui part automatiquement est daté et gardé : c'est ce qui rend une relance défendable.

Vous pouvez couper une famille de notifications, par grand sujet, sans les couper toutes.

Certains courriels n'ont pas de type et échappent aux réglages : l'écran le dit.

Ce qui est surveillé

Les factures impayées au-delà de leur échéance, les échéances fiscales avec leur montant estimé, les stocks sous leur seuil, les baux qui arrivent à terme, et les obligations légales de vos salariés : visite médicale, entretien professionnel, fin de période d'essai, habilitations qui expirent.

Ce que vous pouvez couper

Les notifications se règlent par grand sujet, pas type par type. Couper un sujet coupe tout ce qu'il contient, et rien d'autre.

Un point d'honnêteté : quelques courriels ne passent pas par ce mécanisme et échappent donc à ces réglages. L'écran le dit plutôt que de laisser croire le contraire.

Par métier

Ces parcours s'ajoutent aux précédents. Chacun ne concerne que son métier.

Restauration 8 parcours

Restauration — Clôturer la journée

La clôture arrête la journée : elle compte les espèces, constate l'écart avec le fond théorique, ventile la TVA par taux et scelle un ticket Z que plus rien ne modifiera. C'est un acte fiscal, pas un bilan de fin de service. Elle se fait sur le serveur — sans réseau, elle attend, et les ventes sont clôturées automatiquement la nuit suivante.

Fond théorique face aux espèces comptées

L'écart est constaté, avec son motif

Ventilation de la TVA par taux

Le ticket Z est scellé et définitif

Sans réseau, la clôture attend sans rien perdre

Le fond théorique

C'est ce qui devrait être dans le tiroir : fond d'ouverture, plus les ventes en espèces, plus les appoints, moins les prélèvements.

Encore faut-il que les appoints et les prélèvements aient été enregistrés. Sans eux, l'écart constaté le soir mesure vos oublis de saisie plutôt que la réalité de votre caisse.

L'écart n'est pas une faute

Rendu de monnaie approximatif, billet mal compté, achat réglé sur le tiroir : un écart arrive.

Ce qui compte, c'est qu'il soit constaté, daté et motivé quand on connaît la raison. Un écart caché est un écart qui reviendra sans qu'on sache d'où il vient.

Les cumuls ne repartent jamais de zéro

Deux cumuls figurent au récapitulatif et aucun ne se remet à zéro ; leur écart correspond aux annulations.

C'est une exigence de la réglementation des logiciels de caisse : un compteur remis à zéro permettrait d'effacer une journée sans que rien ne le signale.

Clôturer sans réseau

La clôture se fait sur le serveur : sans réponse, elle ne peut pas avoir lieu. Rien n'est perdu — les ventes restent sur l'appareil et seront clôturées automatiquement la nuit suivante.

En revanche, si une vente encaissée n'a pas encore rejoint le registre, clôturer produirait un Z incomplet : l'écran refuse et demande de synchroniser d'abord.

Restauration — Saisir une commande

Prendre une commande, c'est choisir la table, poser les articles et laisser l'application faire le reste : le routage vers la cuisine ou le bar, la sortie des matières, l'heure demandée. Une commande à emporter ou en livraison suit le même chemin, avec son canal écrit sur le ticket — un plat à emporter ne se dresse pas comme un plat en salle, et le passe doit le savoir.

Table, articles, et l'envoi se fait tout seul

Le canal voyage avec la commande jusqu'au passe

Une commande peut être demandée pour une heure précise

Un article épuisé est signalé à la saisie

Une commande se déplace vers une autre table

Le canal change la préparation

Service, à emporter, livraison : le ticket l'annonce en cuisine.

C'est l'information que le passe perd systématiquement quand les commandes arrivent par des canaux différents sur des supports différents. Un plat pour la salle et le même à emporter ne se dressent pas pareil.

Dès que prêt, ou pour une heure

Une commande peut être demandée pour 20 h 30. Le ticket l'affiche ainsi plutôt que de se présenter comme urgent.

Sans cette distinction, une commande prise à 18 h encombre le passe pendant deux heures et demie, ou sort trop tôt.

Déplacer une commande

Une commande suit son client, pas sa table : le déplacement emporte les articles déjà envoyés et la note.

Cela sert au client qui change de place, au groupe qui s'agrandit, et à la terrasse qu'il faut rentrer quand il pleut. Sans ce geste, il faudrait annuler et ressaisir — et perdre ce qui est déjà en cuisine.

Restauration — Ils veulent payer chacun leur part

Une addition se découpe en parts, chaque part reçoit sa propre pièce — ticket ou facture, les deux peuvent se mêler sur la même table — et la table ne se libère qu'à solde nul. C'est le cas le plus courant du service et celui qui tourne le plus mal quand l'outil ne le prévoit pas : on encaisse trois fois, on ne sait plus ce qui reste dû, et on libère une table à moitié payée.

L'addition se découpe en parts

Chaque part reçoit sa propre pièce

Ticket et facture peuvent se mêler sur une même table

La table ne se libère qu'à solde nul

Le reste dû est affiché à chaque encaissement

Le solde commande la libération

Tant qu'il reste un euro dû, la table n'est pas libérable. C'est ce garde-fou qui évite la perte la plus fréquente du service : une table libérée après deux règlements sur trois, un vendredi soir, sans que personne s'en aperçoive.

Ticket ou facture, selon le convive

Un convive repart avec un ticket, un autre demande une facture à son nom pour ses frais professionnels.

Les deux natures coexistent sur la même table. Ce qui ne se fait pas, c'est émettre les deux pour la même part : une somme encaissée une fois donne lieu à une pièce, pas deux.

Restauration — Faire un contrôle sanitaire

Relever une température, tracer un nettoyage, et pouvoir présenter l'historique le jour où l'inspection le demande. Ce n'est pas de la paperasse interne : le règlement européen et l'arrêté du 21 décembre 2009 imposent un plan de maîtrise sanitaire et sa preuve. Un contrôle ne demande pas si vous le faites, il demande à voir les relevés.

Relevés de température : frigo, congélateur, cuisson, réception

Plan de nettoyage avec produit, dosage et méthode

Une non-conformité exige une action corrective

Tout est daté, signé et exportable en PDF

Un lot non conforme se rappelle, stock décrémenté

Un registre trop parfait est suspect

Un registre où tout est toujours conforme est le premier signal qu'un contrôleur cherche.

Une non-conformité constatée et suivie d'une action corrective vaut mieux : elle prouve que le plan fonctionne. C'est pourquoi l'action est obligatoire quand le relevé est hors seuil.

Le relevé prévient la panne

Un frigo qui passe deux fois par semaine au-dessus de son seuil annonce sa panne des semaines à l'avance.

Le relevé sert donc autant à protéger la marchandise qu'à satisfaire un inspecteur — et c'est cette utilité-là qui fait qu'on le tient vraiment.

Le quart de travail

Un relevé porte son quart : matin, service, soir. Deux relevés le même jour sur le même frigo ne se contredisent pas, ils décrivent deux moments.

C'est ce qui permet de voir qu'un frigo dérive systématiquement en fin de service, quand les portes ont été ouvertes cent fois.

Restauration — Savoir ce que coûte un plat

La fiche technique donne le coût de revient : c'est lui, et non le prix du voisin, qui dit si la carte tient. Un plat sans fiche a un prix de vente et aucun coût connu — sa marge est inconnue, et l'écran de rentabilité le dit franchement plutôt que d'afficher un chiffre inventé. Le coût suit ensuite les prix d'achat sans que personne ne reprenne la carte.

Le coût vient de la fiche technique, pas d'une estimation

Un plat sans fiche n'a pas de marge connue

Le coût suit les prix d'achat des matières

La marge unitaire se lit avec le volume vendu

Le pourcentage de perte fait partie du coût

La marge seule ne décide de rien

Un plat à 72 % de marge vendu deux fois par semaine rapporte moins qu'un plat à 58 % vendu quarante fois.

Retirer de la carte le plat le moins margé est une décision qui se prend en regardant les deux colonnes. C'est pourquoi le volume figure à côté de la marge.

Le coût bouge tout seul

Il suit les prix d'achat de ses ingrédients. Une hausse du poisson fait baisser la marge du plat de poisson sans que personne ait touché à la carte.

Une carte dont les prix n'ont pas bougé depuis dix-huit mois n'a plus les marges qu'on croit — et c'est cet écran qui le dit.

Restauration — Être assez nombreux samedi soir, et partager le pourboire

Les réservations du soir dimensionnent l'équipe, et le pourboire se répartit sur les heures réellement faites, pas à la tête du client. Les deux sujets vivent ensemble parce qu'ils reposent sur la même information : qui était là, et quand. Sans planning tenu, la répartition se fait de mémoire — et la mémoire de celui qui répartit n'est pas celle de ceux qui reçoivent.

Les réservations disent les couverts attendus

Le planning dit qui tient le service

Le pourboire se répartit sur les heures faites

Qui est en service à l'instant se lit d'un coup

La répartition devient vérifiable

Dimensionner avec les réservations

Les couverts réservés à J-1 sont l'information la plus fiable dont vous disposiez pour décider d'appeler un extra.

Elle ne dit pas tout — le passage sans réservation existe — mais elle dit ce qui est certain, et c'est déjà ce qui manque le plus souvent au moment de décider.

Le pourboire adossé au planning

Répartir sur les heures réellement faites retire le sujet du terrain de la discussion.

C'est exactement ce que tout le monde y gagne : celui qui répartit n'a plus à se justifier, et ceux qui reçoivent peuvent vérifier.

Restauration — Réceptionner une livraison, et la suivre jusqu'à l'assiette

Une réception écrit trois choses d'un seul geste : le stock qui monte, le lot avec sa date limite, et la preuve de température. C'est ce triplet qui dira plus tard de quel lot venait une assiette, et qui permet de refuser une livraison non conforme au moment où le camion est encore là — c'est-à-dire au seul moment où le refus est possible.

Le stock monte, le lot naît, la température est relevée

Le relevé de réception engage le fournisseur

La date limite du lot alimente les alertes

Le lot relie plus tard une assiette à sa livraison

Refuser se fait pendant que le camion est là

Le relevé de réception

C'est celui qu'on oublie le plus, et c'est le seul qui permette de refuser une livraison. Une fois la marchandise en chambre froide, la discussion avec le fournisseur est perdue.

Il engage aussi votre responsabilité dans l'autre sens : accepter une marchandise hors température, c'est en assumer la suite.

Le lot, pas seulement la quantité

Un stock dit combien il en reste. Un lot dit d'où ça vient.

En cas de rappel produit, seule la seconde information permet de répondre : avons-nous reçu ce lot, en reste-t-il, et qu'en avons-nous fait. C'est aussi elle qui fait la différence, en contrôle, entre une traçabilité tenue et une traçabilité affirmée.

La date limite travaille pour vous

Elle alimente les alertes de dates proches, qui sont ce qu'on regarde pour composer l'ardoise du lendemain.

Composer le plat du jour à partir de ce qui approche de sa date transforme une casse annoncée en marge.

Restauration — Accueillir une table jusqu'à l'encaissement

Enregistrer une commande, c'est déjà l'envoyer : chaque article part vers le poste que sa famille désigne, et les ingrédients de sa fiche technique sortent du stock, perte comprise. Il n'existe aucun bouton « envoyer en cuisine », parce qu'il n'existe aucun moment où une commande enregistrée n'aurait pas à partir. Le parcours suit la table, de l'installation du client jusqu'à sa libération.

Une commande enregistrée est une commande envoyée

Chaque article part au poste que sa famille désigne

Les matières sortent du stock selon la fiche technique

Ce qui est prêt revient regroupé par table

La table se libère à l'encaissement

Installer

La table est libre, réservée ou en service, et l'écran annonce ce qui approche : « Réservée dans 20 min », le nom attendu, le nombre de couverts.

On accueille avec ou sans réservation. Un groupe qui occupe trois tables se réunit sous un même service : la note sera unique, et libérer le groupe libérera les trois tables d'un coup.

Commander

Les articles s'ajoutent à la table. Il n'y a pas d'étape d'envoi : dès l'enregistrement, les plats apparaissent en Cuisine et les boissons au Bar, chacun avec le canal et l'heure demandée.

En même temps, les matières de la fiche technique sortent du stock, pourcentage de perte compris. C'est ce qui rend l'économat juste sans aucune saisie de sortie.

Servir

Ce que la cuisine et le bar marquent prêt arrive dans À servir, regroupé par table.

Le regroupement est le point : un serveur ne porte pas un plat, il fait un voyage vers une table. « Tout servir » correspond exactement au plateau qu'il charge.

Encaisser et libérer

L'encaissement clôt la note et libère la table. Il fonctionne sans réseau : l'écran annonce alors que la table a été réglée et libérée sur l'appareil, et l'opération part au retour du signal.

Un service ne s'arrête pas parce que la box a redémarré.

Annuler un article

Une annulation exige un motif, et les motifs fréquents sont proposés. Une annulation venue de la cuisine s'affiche en salle avec sa raison.

Le motif n'est pas une formalité : les annulations expliquent l'écart entre ce qui est parti en cuisine et ce qui a été encaissé. Sans motif, cet écart devient un soupçon.

Réparation 5 parcours

Réparation — Organiser la semaine de l'atelier

Répartir les réparations entre les techniciens, et voir tout de suite ce qui va déborder de son délai. Le pilotage d'un atelier tient à une chose : savoir combien d'appareils attendent quoi. Le statut le dit — en diagnostic, devis envoyé, en attente d'accord, en attente de pièce — et l'attente d'accord est presque toujours l'endroit où tout s'accumule.

Les réparations se répartissent entre techniciens

Le statut dit ce que chaque appareil attend

Ce qui dépasse son délai est signalé

L'attente d'accord est le goulot habituel

Le débit par technicien se mesure sur la période

Le vrai goulot

Le devis est parti, le client n'a pas répondu. Les appareils s'accumulent, occupent des étagères, et personne ne relance parce que rien ne le signale.

Rendre cette étape visible permet de relancer plutôt que de laisser un appareil dormir six semaines — et un client qui ne répond pas au bout de six semaines ne reviendra probablement pas le chercher.

Le délai moyen se mesure sur les fiches terminées

Il ne compte que les réparations menées à leur terme, clôturées et restituées.

C'est ce qui empêche un délai flatteur calculé sur les seules réparations rapides, en ignorant celles qui traînent encore.

Réparation — Prendre un appareil en réparation

Ce qui protège l'atelier, c'est l'état constaté avant d'ouvrir l'appareil : les photos de réception et le bon de dépôt signé forment la décharge, et le numéro de série saisi là fera reconnaître un retour sous garantie des mois plus tard. Le symptôme, lui, se note dans les mots du client — c'est ce qu'il viendra vérifier à la restitution.

Photos de réception, prises devant le client

Bon de dépôt signé

Numéro de série ou identifiant de l'appareil

Symptôme dans les mots du client

Durée de garantie annoncée dès la prise en charge

La photo prise devant le client

Un écran déjà fêlé, un boîtier rayé, une trace d'humidité : ce qui n'est pas photographié à la réception devient, à la restitution, un dommage que le client vous attribue.

Dix secondes au comptoir mettent fin à une discussion avant qu'elle ne commence. C'est le geste le plus rentable de l'atelier.

Le numéro de série travaille pour plus tard

Il permet de retrouver l'historique d'un appareil qui revient — parfois deux ans après, parfois pour la même panne.

Une question de garantie se règle alors sur un constat plutôt que sur la mémoire de chacun.

Le symptôme, pas le diagnostic

« Ça ne charge plus quand je le pose à plat » vaut mieux qu'une reformulation technique.

Le diagnostic vient ensuite et peut se révéler faux. Le symptôme est ce qui sera vérifié à la restitution : c'est sur lui que se juge la réussite de l'intervention.

Réparation — Prêter un appareil pendant la réparation

Sortir un appareil de prêt, le rattacher à la réparation en cours, et savoir à tout moment qui détient quoi. Un parc de prêt se perd toujours de la même façon : un appareil confié verbalement, un client qui déménage, et personne ne sait à qui il a été remis. Le rattacher à la réparation crée le lien qui manque, et la restitution du prêt suit celle de l'appareil réparé.

Le prêt se rattache à la réparation en cours

On sait à tout moment qui détient quoi

La restitution du prêt suit celle de la réparation

Un appareil de prêt reste au catalogue

Le parc de prêt se perd sans traçabilité

Le lien avec la réparation

Sans lui, le prêt est un objet qui a disparu du magasin sans raison enregistrée.

Avec lui, la question « à qui ai-je prêté celui-là » a une réponse, et le retour du client pour récupérer son appareil est le moment naturel de récupérer le prêt.

Réparation — Faire valoir le bonus réparation

Ce que le fonds attend de vous, et ce que l'application prépare toute seule pour la demande de remboursement. Le bonus réparation se déduit de la facture du client au moment de la vente, puis se réclame au fonds : la déduction est immédiate pour le client, le remboursement vient ensuite. Ce décalage est à connaître, parce que c'est vous qui l'avancez.

Le bonus se déduit de la facture du client

Vous en faites l'avance, le fonds rembourse ensuite

Les pièces justificatives se rassemblent depuis la réparation

La déduction doit apparaître sur la facture

Le remboursement se réclame après la vente

Vous faites l'avance

Le client repart en ayant payé moins ; le fonds vous rembourse ensuite. Entre les deux, c'est votre trésorerie.

Sur un volume important, ce décalage se gère : il vaut mieux le connaître avant de le constater sur le compte.

La facture porte la déduction

C'est ce qui prouve que le bonus a bien été répercuté sur le client, et c'est ce que le fonds vérifie.

Une réparation éligible dont la facture ne montre pas la déduction ne se rembourse pas.

Réparation — Reprendre un appareil et le remettre en vente

Estimer la reprise, la payer, remettre l'appareil en état, puis le faire entrer au catalogue comme reconditionné. Le parcours croise deux métiers : une sortie d'argent vers un particulier, et une entrée en stock d'un article qui n'existait pas. Ce qui décide de la rentabilité, c'est le coût de la remise en état — connu après le diagnostic, pas au moment de l'estimation.

Estimation, paiement, remise en état, mise en vente

L'appareil repris devient un article du catalogue

Le coût de remise en état décide de la marge

Le diagnostic vient après l'estimation

La garantie du reconditionné se fixe à la vente

Estimer avant de savoir

L'estimation se fait sur l'apparence et le modèle ; le coût réel se découvre au démontage.

C'est le risque propre au rachat, et il se borne en gardant une marge d'estimation. Suivre le coût de remise en état sur plusieurs appareils est ce qui permet d'ajuster cette marge sur des faits.

Le reconditionné est un article comme un autre

Une fois au catalogue, il se vend, se facture et sort du stock comme le reste — avec sa propre garantie, qui vous engage.

La durée annoncée doit figurer sur la facture : c'est elle qui distinguera, au retour du client, une panne couverte d'une nouvelle panne.

Chantier 7 parcours

Chantier — D'où sort mon prix : chiffrer un marché

Le prix d'un ouvrage ne se saisit pas, il se calcule : temps de main-d'œuvre, fournitures, matériel, puis frais généraux et bénéfice. C'est ce qui permet de refaire le prix quand un coût bouge, au lieu de reprendre chaque devis. Poser un coefficient particulier sur un lot ne touche que ce lot : le reste du devis garde les valeurs de vos paramètres.

Le prix se déduit du coût de revient

Deux coefficients : frais généraux, puis bénéfice

Un coefficient posé sur un lot ne touche que ce lot

La marge se lit lot par lot avant l'envoi

Le coût horaire chargé, jamais le salaire brut

Frais généraux et bénéfice sont deux choses

Le coefficient de frais généraux couvre ce que l'entreprise dépense sans le facturer à un chantier : local, administratif, véhicules.

Le coefficient de bénéfice ajoute la marge.

Ne poser qu'un coefficient de marge revient à travailler pour couvrir ses frais généraux en croyant gagner de l'argent. C'est l'erreur la plus coûteuse du chiffrage, et elle se répète sur tous les devis.

Le coût horaire chargé

Chiffrer la main-d'œuvre sur le taux brut sous-estime le poste d'environ la moitié : les charges s'y ajoutent.

C'est ce qui rend un devis rentable sur le papier et déficitaire à l'exécution. Les taux et les rendements se règlent une fois, et tous les ouvrages en héritent.

Regarder la marge par lot

Un devis à 18 % de marge globale peut contenir un lot à 35 % et un lot à −4 %.

Tant que le marché entier se réalise, la moyenne tient. Si le client abandonne le lot rentable ou ne lève que la tranche déficitaire, l'affaire devient perdante — et rien ne l'avait annoncé. L'analyse des marges le montre avant l'envoi.

Chantier — Prononcer la réception, la date qui déclenche tout

La réception démarre les trois garanties et l'échéance de la retenue : c'est la date qui déclenche tout. On peut réceptionner avec réserves, et c'est fréquent — mais leur levée refuse tant qu'une seule reste ouverte, parce qu'un procès-verbal de levée partielle ne lève rien du tout et se retournerait contre vous.

La réception fait courir GPA, biennale et décennale

Elle pose l'échéance de libération de la retenue

On réceptionne avec ou sans réserves

La levée exige que toutes les réserves soient résolues

Les deux parties signent le procès-verbal

Tout part de cette date

Garantie de parfait achèvement un an, garantie de bon fonctionnement deux ans, décennale dix ans : les trois se comptent depuis la réception.

C'est aussi elle qui fixe la date à laquelle la retenue devient réclamable. Un chantier sans réception formalisée n'a donc ni garanties datées ni retenue exigible — ce qui est le reflet exact de la situation juridique.

Réserves et levée

Une réserve est un point qui doit être repris pour que le marché soit soldé. C'est le seul type d'observation qui bloque.

La levée se prononce quand elles sont toutes résolues. Prononcer une levée avec une réserve ouverte n'aurait aucune valeur, et laisserait croire au solde d'un marché qui ne l'est pas.

Chantier — Aller rechercher sa retenue de garantie

Cinq pour cent est un plafond légal, pas une valeur par défaut. Et une retenue prélevée ne revient jamais toute seule : sa libération se facture. C'est de l'argent que vous avez gagné et que vous n'avez pas, conservé par le maître d'ouvrage jusqu'à la levée des réserves — et la date à laquelle vous pouvez le réclamer découle de la réception.

Un pourcentage retenu sur chaque situation

5 % est un plafond, pas une obligation

La retenue naît à la facturation des situations

Sa libération se facture, elle n'arrive pas seule

Une caution bancaire peut la remplacer

Libérer, c'est facturer

La retenue ne revient pas d'elle-même : il faut émettre la facture qui la réclame.

Sans ce document, la somme reste chez le client indéfiniment. C'est la raison d'être de la date de libération prévue, calculée depuis la réception : c'est le seul rappel qui existe.

La caution bancaire

Le marché peut prévoir une caution bancaire à la place de la retenue : la banque garantit, et vous encaissez la totalité de vos situations.

La trésorerie n'est pas la même. Confondre les deux fausse toute prévision d'encaissement sur un marché long.

Chantier — Vérifier un sous-traitant avant de le faire monter

Une attestation ne vaut pas parce qu'on l'a reçue un jour : elle vaut par sa date d'expiration, et le statut se recalcule seul. Faire travailler un sous-traitant dont l'attestation URSSAF a expiré vous rend solidairement responsable de ses dettes sociales — et le dossier qui a l'air constitué mais qui est périmé est le plus dangereux des cas.

URSSAF, attestation fiscale, Kbis, décennale, RC pro

Chaque pièce porte sa date d'expiration

Le statut se recalcule tout seul

« Expiré » est plus dangereux qu'« incomplet »

Déclarer au maître d'ouvrage vient avant l'agrément

Pourquoi la date compte plus que la pièce

L'attestation de vigilance URSSAF a une validité usuelle de six mois. Une pièce reçue il y a un an ne prouve rien aujourd'hui.

C'est pour cela que l'application pose une expiration par défaut quand vous n'en saisissez pas : un document sans échéance serait réputé valable pour toujours, ce qui est exactement l'illusion à éviter.

Déclarer, puis faire agréer

La loi de 1975 impose un ordre : on déclare le sous-traitant au maître d'ouvrage, puis celui-ci agrée ou refuse les conditions de paiement.

Intervertir n'accélère rien : un sous-traitant non déclaré ne peut être ni agréé ni payé directement. Un refus se consigne avec ce que le maître d'ouvrage refuse.

Chantier — Créer un chantier

Un chantier se crée en un nom, et le reste suit : le client, le responsable, la période, le budget. Créer le chantier crée son affaire dorsale, ce qui permet dès cet instant de lui rattacher des heures, des achats et des documents. Un devis de marché accepté peut aussi se convertir en chantier, ce qui reprend le client et le montant sans ressaisie.

Seul le nom est obligatoire

La création ouvre l'affaire qui portera les coûts

Un devis accepté se convertit en chantier

Client et responsable se complètent ensuite

La création fonctionne sans réseau

Le chantier est une affaire

Ouvrir un chantier ouvre sa fiche d'affaire : ce n'est pas un détour, c'est le même objet.

C'est ce qui permet à un pointage saisi au portail de peser sur la marge du marché, et à une facture fournisseur rattachée d'entrer dans son coût de revient. Sans cela, il faudrait ressaisir les mêmes heures à deux endroits.

Créer tôt

Un chantier créé dès le premier appel accueille tout ce qui suit : les notes, les photos de visite, le devis.

Attendre d'avoir toutes les informations fait perdre ce qui s'est dit entre-temps — et c'est souvent là que se joue le chiffrage.

Chantier — Saisir une situation

Une situation facture l'avancement atteint à une date, et ne facture que la part nouvelle : le cumul antérieur en est déduit. Le récapitulatif enchaîne ensuite les postes dans l'ordre du métier — révision de prix, compte prorata, retenue de garantie, acompte déjà versé, pénalités éventuelles — pour donner le net à payer hors taxes.

L'avancement se saisit en pourcentage cumulé

Le montant du mois se déduit du cumul antérieur

Retenue, prorata et acompte se déduisent au récapitulatif

Un cumul supérieur à 100 % est signalé

Une situation peut se générer depuis les pointages

Le cumul fait foi, pas le mois

C'est l'avancement cumulé qui est opposable au maître d'ouvrage ; le montant du mois n'en est que la conséquence.

Un cumul supérieur à cent pour cent signale un avancement mal reporté, ou des travaux qui relèvent en réalité d'un avenant.

Générer depuis les pointages

Sur un marché au temps passé, la situation se construit à partir des heures réellement pointées.

Sur les autres, c'est un point de départ vérifiable : les pourcentages proposés se corrigent ensuite ligne par ligne, mais on part d'un fait plutôt que d'une impression.

Renoncer à une pénalité

Une pénalité peut être abandonnée — geste commercial, accord, force majeure — et le renoncement exige un motif.

Une remise consentie sans trace est une remise que personne ne saura expliquer au moment du décompte final.

Chantier — Déclencher la DGD

Le décompte général définitif solde le marché : il additionne le marché initial, les avenants signés, tout ce qui a été facturé par les situations et les retenues, et en déduit le solde. Il se génère depuis ces éléments plutôt que d'être ressaisi, ce qui supprime l'écart classique entre le décompte présenté et la somme réelle des situations.

Marché initial, avenants signés, cumul facturé, retenues

Le solde se déduit, il ne se saisit pas

Seuls les avenants signés y entrent

Cycle : vérifié, puis accepté ou contesté

Une contestation porte toujours son motif

Vérifier n'est pas accepter

Constater que le décompte est arithmétiquement juste et accepter son montant sont deux gestes différents.

Un décompte juste peut être contesté sur le fond — travaux non reconnus, pénalités discutées. Séparer les deux étapes donne un point de départ à la discussion plutôt qu'un refus sec.

Les avenants non signés n'y entrent pas

C'est volontaire, et c'est ce qui rappelle l'importance de faire signer les travaux supplémentaires au moment où ils sont convenus.

Un supplément exécuté sur accord verbal et jamais signé ne figure pas au décompte : il faudra le négocier une seconde fois, en position de faiblesse.

Industrie 7 parcours

Industrie — Créer un OF depuis un devis

Un devis accepté devient un ordre de fabrication sans ressaisie : les composants viennent de la nomenclature, les étapes de la gamme, et le planning se remplit sur les postes concernés. Ce qui a été vendu devient ce qui doit être fabriqué, avec les mêmes quantités — ce qui supprime l'écart classique entre ce qu'on a promis et ce qu'on lance en atelier.

Le devis accepté devient un ordre

Composants et étapes pré-remplis

Le planning se remplit sur les postes

L'ordre se rattache à l'affaire du devis

Les quantités ne se ressaisissent pas

Ce que la conversion évite

Ressaisir un ordre à partir d'un devis de vingt lignes prend du temps et produit des écarts : une quantité mal recopiée, une option oubliée.

Ces écarts ne se découvrent qu'à la livraison, quand le client compte ce qu'il reçoit.

Industrie — Voir la marge produit

La marge réelle d'un produit fabriqué confronte son prix de vente à ce qu'il a coûté : matière consommée et main-d'œuvre pointée. Ce n'est pas le coût prévu par la nomenclature, c'est le coût constaté. L'écart entre les deux est ce qu'il faut regarder : il dit si votre chiffrage est juste, ou si vous vendez depuis des mois en dessous du coût réel.

Prix de vente face au coût constaté

Matière consommée et heures pointées

Distinct du coût prévu par la nomenclature

L'écart mesure la justesse du chiffrage

Le rebut pèse sur la marge du produit

Coût prévu et coût réalisé

La nomenclature donne un coût prévu, qui sert à fixer un prix. Le pointage et les sorties de stock donnent le coût réalisé.

Un écart systématique dans le même sens n'est pas un aléa de production : c'est un chiffrage à corriger, et chaque série vendue entre-temps l'a été à la mauvaise marge.

Industrie — Pointer à l'atelier

L'opérateur pointe son temps depuis son poste, en début d'opération, et déclare les quantités produites et le rebut à la fin. Ce pointage donne un coût réel à la fabrication, mesure l'écart avec la durée prévue par la gamme, et construit la traçabilité du lot. Il fonctionne sans réseau : l'atelier est souvent mal couvert, et la déclaration part au retour du signal.

Pointage au poste, sans naviguer

Quantités produites et rebut déclarés

Le coût réel de l'ordre en découle

L'écart avec la gamme devient mesurable

Fonctionne sans réseau

L'écart prévu-réalisé est l'information

Un écart isolé raconte une difficulté ponctuelle. Un écart répété sur la même opération raconte une gamme fausse — un temps sous-estimé au chiffrage, qui fait perdre de l'argent sur chaque série depuis.

C'est ce que le pointage rend visible, et rien d'autre ne le fera.

Le pointage construit la traçabilité

Un lot fabriqué sans pointage n'a pas de généalogie, et aucune reconstitution ultérieure ne fera foi.

C'est la raison la plus concrète de pointer, bien au-delà du calcul des coûts : le jour d'un rappel, c'est la seule chose qui répond.

Industrie — Chiffrer une affaire sur mesure

En sur-mesure, le chiffrage vit sur l'affaire et non sur un article : la pièce n'existe pas avant la commande, elle n'a donc pas de prix catalogue. On y pose les matières, les heures de main-d'œuvre, les heures machine et la sous-traitance, chacune avec son coût. Le document qui en sort ne porte qu'un prix de vente : jamais le détail des coûts.

Le chiffrage vit sur l'affaire, pas sur un article

Quatre natures : matière, main-d'œuvre, machine, sous-traitance

Le document porte une ligne au prix de vente

Les lignes de coût ne partent jamais chez le client

Une affaire répétée peut être versée au catalogue

Pourquoi le document ne montre qu'un prix

Deux raisons, et chacune suffirait : facturer les lignes de coût facturerait le coût de revient au lieu du prix, et les afficher dévoilerait votre marge à celui qui va négocier.

Le détail vous sert en interne, à la revue de chiffrage. Il n'a rien à faire dans un devis.

Le pourcentage de déchets

Chutes de découpe, reprises, rebut prévisible : il augmente la quantité consommée par rapport à la quantité utile.

Un profilé de deux mètres dont on tire une pièce d'un mètre quatre-vingt-dix laisse dix centimètres. L'ignorer fait manquer la matière en atelier, et non au chiffrage.

Verser au catalogue

Une affaire qui se répète peut donner naissance à une nomenclature d'article, par copie.

L'affaire garde la sienne, et les deux évoluent séparément ensuite : une modification de conception sur l'article ne réécrit pas le chiffrage de l'affaire déjà livrée.

Industrie — Préparer une fabrication et savoir ce qui manque

La nomenclature dit ce qui entre dans la pièce, la gamme dit comment on la fait. L'ordre de fabrication naît des deux et connaît déjà la matière qui manque : les besoins se calculent en multipliant la quantité du composant par la quantité prévue, pertes comprises, et ce qui manque remonte dans ce qu'il faut acheter pour tenir les ordres en cours.

La nomenclature donne le coût et les matières

La gamme donne la durée et les postes

Les besoins matière se calculent tout seuls

Ce qui manque remonte dans les achats

L'ordre se rattache à une affaire

Le calcul des besoins

Quantité du composant × quantité prévue × (1 + pourcentage de perte).

C'est ce calcul qui fait apparaître un manque avant de lancer, et non le matin où l'opérateur cherche au magasin. Sur des matières à délai long, c'est ce qui décide si la date annoncée au client tient.

Réglage et temps par pièce

La durée d'une opération vaut réglage + (temps par pièce × quantité).

C'est ce qui explique qu'une série de dix ne coûte pas dix fois une pièce unitaire, et pourquoi les petites séries sont proportionnellement plus chères.

Industrie — Décider ce qui est bon, et ce qu'on fait du reste

La tolérance se saisit une fois, par point de contrôle et par produit, et le serveur rejette seul un relevé hors bornes — pas seulement à l'écran, où un avertissement se ferme. Une non-conformité, elle, n'est pas un constat : c'est une décision, datée, avec une cause racine et une action corrective, et son coût estimé transforme une série d'incidents en argument.

Bornes minimum et maximum par point de contrôle

Un relevé hors bornes est rejeté par le serveur

Conforme, conditionnel ou non conforme

La cause racine se cherche après le constat

Le coût estimé rend le cumul visible

Rejeté, pas seulement signalé

Un avertissement à l'écran se ferme. Une valeur fausse saisie par inadvertance deviendrait alors un contrôle conforme dans le dossier de traçabilité, c'est-à-dire une preuve inversée.

C'est pourquoi le refus vient du serveur et non de l'écran.

Conditionnel doit rester rare

Il signifie que la pièce s'écarte de la spécification et peut être acceptée sur décision : dérogation, usage moins exigeant, retouche prévue.

L'employer comme un conforme commode fait disparaître la notion même de tolérance, et personne ne s'en aperçoit avant un retour client.

La cause racine n'est pas le symptôme

« Cote hors tolérance » est un symptôme. « Butée desserrée par les vibrations » est une cause.

Une action corrective bâtie sur le symptôme — retoucher les pièces — ne fait rien contre le retour du défaut. C'est ce qui distingue une démarche qualité d'un registre de plaintes.

Industrie — Remonter d'une pièce défectueuse aux clients à prévenir

Chaque pièce porte son numéro de série depuis sa naissance : on remonte au lot de matière qui l'a composée, puis on redescend vers les clients qui ont reçu ses sœurs. C'est la seconde direction qui compte le jour d'un rappel — la question n'est pas d'où vient le défaut, mais chez qui il est parti. Et l'arbre se construit pendant la fabrication, jamais après.

Un numéro de série par pièce

Remonter : de la pièce aux lots de matière

Redescendre : du lot aux clients à prévenir

Les opérations et les opérateurs y figurent

L'arbre se construit pendant, pas après

Les deux sens ne servent pas au même moment

Remonter sert au diagnostic : d'où venait le défaut.

Redescendre sert au rappel : à qui faut-il écrire. C'est celui-là qu'on cherche en urgence, et c'est celui qu'aucun classeur papier ne permet.

Sans pointage, pas de généalogie

L'arbre se compose des pointages, des consommations et des inspections enregistrés au moment de la fabrication.

Un lot fabriqué sans ces traces n'a rien à montrer, et aucune reconstitution faite après coup ne vaudra devant un auditeur ou un client.

Bien-être 8 parcours

Bien-être — Encaisser une prestation

L'encaissement se fait depuis la prestation, pas depuis une caisse séparée : le soin, les produits vendus et la cure éventuellement décomptée sont déjà là. Le moyen de paiement se choisit, le ticket ou la facture s'émet, et le rendez-vous est lié. Aucun montant n'est retapé, ce qui supprime la source d'erreur la plus banale du comptoir.

L'encaissement part de la prestation

Soin et produits déjà réunis

Aucun montant à retaper

Ticket ou facture selon le besoin de la cliente

Le règlement reste lié au rendez-vous

Pourquoi ne pas passer par une caisse séparée

Retaper les montants au comptoir, c'est se tromper une fois sur cinquante — et perdre le lien entre ce qui a été fait et ce qui a été payé.

Encaisser depuis la prestation garde ce lien : l'historique de la cliente montre ensuite le soin et son règlement, ce qui règle toute contestation ultérieure.

Bien-être — Créer un RDV

Planifier un rendez-vous : la cliente, le soin, le créneau, la ressource. La durée du soin détermine la taille du créneau, et la ressource — cabine, appareil — est réservée en même temps que la praticienne. C'est ce second point qui manque le plus souvent : deux soins programmés à la même heure avec deux praticiennes libres et une seule cabine.

Cliente, soin, créneau et ressource

La durée du soin fixe le créneau

La cabine est réservée avec la praticienne

Rappel automatique avant l'échéance

Le rendez-vous devient une fiche de prestation

La durée réelle, pas celle du geste

La durée utile inclut l'installation, la pose, le rangement et le paiement.

Un soin de trente minutes qui occupe la place quarante-cinq fait perdre un rendez-vous par demi-journée, tous les jours de l'année.

Absent n'est pas annulé

Annulé veut dire que la cliente a prévenu : le créneau a pu être reproposé. Absent veut dire qu'elle n'est pas venue sans rien dire.

Les compter séparément est ce qui permet de savoir combien de créneaux se perdent chaque mois, et de décider s'il faut demander un acompte.

Bien-être — Gérer un abonnement

Créer, suspendre ou réactiver la cure d'une cliente. La suspension est le geste qui compte : blessure, grossesse, déménagement temporaire — la cure s'arrête sans perdre son solde ni son historique, et reprend ensuite. Supprimer effacerait la trace des séances déjà payées, ce que la cliente viendra réclamer à son retour, avec raison.

Création, suspension, réactivation

La suspension garde le solde et l'historique

La suppression efface ce qui a été payé

Le décompte se fait à la prestation

L'historique des séances est daté

L'historique plutôt que le compteur

Un compteur affirme ; un historique démontre.

Une cliente qui affirme avoir droit à trois séances de plus se voit présenter les dates auxquelles elle est venue. Le sujet se ferme sans que personne ait à croire l'autre sur parole.

Bien-être — La cliente ne vient pas : à qui reste l'acompte ?

L'acompte n'est pas un paiement d'avance, c'est une règle d'annulation : au-delà du délai il revient à la cliente en avoir, en deçà il reste au salon. Cette règle doit être annoncée avant la réservation, pas rappelée au moment du conflit. Le geste commercial reste toujours possible, et c'est précisément parce que la règle existe qu'il en est un.

L'acompte est une règle d'annulation

Au-delà du délai : avoir pour la cliente

En deçà : l'acompte reste au salon

La règle s'annonce avant la réservation

Le geste commercial reste possible

Annoncer avant, pas pendant

Une règle d'annulation découverte au moment de l'annulation est vécue comme une sanction.

Annoncée à la réservation, elle est acceptée — et elle suffit généralement à faire annuler tôt, ce qui est le vrai but : un créneau libéré la veille se reproposé, un créneau perdu le jour même, non.

Le geste commercial existe parce que la règle existe

Renoncer à retenir un acompte est un geste quand une règle s'applique. Sans règle, ce n'est plus un geste : c'est la norme, et personne n'annule plus jamais à temps.

Bien-être — L'allergie que je ne dois jamais oublier

Ce qui est saisi une seule fois sur la fiche cliente remonte de lui-même là où le risque existe : l'agenda prévient avant le soin, et le consentement devient une pièce archivée, pas une case cochée. C'est la différence entre une information notée et une information qui protège — la seconde arrive sous les yeux de celle qui va appliquer le produit.

Allergies et contre-indications saisies une fois

Elles remontent avant le soin

Le consentement signé est archivé en GED

Une case cochée ne prouve rien

L'information vaut pour toutes les praticiennes

Saisie une fois, remontée partout

Garder les contre-indications en mémoire fonctionne tant que c'est la même personne qui reçoit.

Cela cesse de fonctionner le samedi où c'est l'extra qui travaille — et c'est précisément le jour où la réaction arrive.

Le consentement est une pièce

Signé sur l'écran et archivé, il prouve que l'information a été donnée avant le soin.

Une case cochée dans un formulaire ne prouve rien : elle dit qu'un logiciel a enregistré un clic, pas qu'une personne a lu et compris.

Bien-être — Ce que chaque praticienne m'a rapporté ce mois-ci

Le compte ne retient que les fiches facturables : brouillons et soins en cours sont dehors. C'est pour cela que le chiffre divisé par le nombre redonne exactement le panier moyen, sans écart inexpliqué. La commission de chaque praticienne se calcule sur ce chiffre facturé, ce qui rend la discussion de fin de mois vérifiable par celle qui la reçoit.

Seules les prestations facturées entrent dans le compte

Brouillons et soins en cours sont écartés

Le chiffre divisé par le nombre donne le panier moyen

La commission se calcule sur le facturé

Chacune voit ce qu'elle a produit

Pourquoi écarter les brouillons

Une prestation ouverte et non facturée n'a pas de montant définitif : l'inclure ferait varier le chiffre du mois à chaque ouverture de dossier.

C'est aussi ce qui garantit la cohérence entre le chiffre d'affaires, le nombre de prestations et le panier moyen — trois nombres qui doivent toujours se recouper, faute de quoi aucun des trois n'est cru.

Le panier moyen dit ce que le conseil produit

Deux praticiennes au même nombre de clientes peuvent avoir des paniers très différents.

L'écart vient de la vente de produits et des soins complémentaires, pas des tarifs. C'est l'indicateur que le conseil fait bouger, et il se lit personne par personne.

Bien-être — Vendre une cure, et la décompter séance après séance

Deux formules, et deux seulement : un forfait de séances qui se décompte à chaque venue, ou un abonnement récurrent qui se suspend quand la cliente ne règle plus. « Illimité » n'existe pas en institut — un soin occupe une cabine et une praticienne, et une formule sans limite promet ce que le planning ne peut pas tenir.

Forfait de séances : payé d'avance, décompté

Abonnement récurrent : suspendu si le règlement s'arrête

Pas de formule illimitée en institut

La durée de validité borne l'engagement

L'historique des séances tranche les contestations

Une cure encaissée est une prestation due

L'argent d'une cure de dix séances est encaissé le premier jour. Ce n'est pas un produit de l'exercice : c'est une avance sur dix soins à réaliser.

Le suivi des séances restantes mesure donc ce que vous devez encore. Votre comptable le regardera à la clôture, et cela explique qu'un mois très encaissé puisse ne rien rapporter.

La durée de validité

Une cure vendue sans échéance reste due pour toujours, y compris si vos tarifs ont doublé.

Trop courte, elle se retourne contre vous : une cliente empêchée deux mois vit mal la perte de séances payées. Un an pour dix séances est une base courante, à ajuster selon le rythme du soin.

Bien-être — Ma cliente repart : de la fiche de soin à la facture

Une prestation n'est pas un rendez-vous : c'est le dossier qui porte le soin et les produits vendus, et c'est lui qui fabrique la facture numérotée. On ne ressaisit rien. Le rendez-vous dit qui vient ; la prestation dit ce qui s'est réellement passé — la formule employée, les temps de pose, le résultat, et ce que la cliente a emporté en partant.

Le rendez-vous dit qui vient, la prestation ce qui s'est passé

Soins et produits vendus sur le même dossier

La facture naît de la prestation

Aucune ressaisie en caisse

Les photos et le consentement y sont attachés

La vente rattachée au soin

Les produits emportés s'enregistrent sur la prestation, pas séparément.

Cela évite une seconde saisie et surtout rattache la vente à la cliente et au soin : on sait quel conseil a produit quel achat, ce qu'aucun ticket anonyme ne dira.

La fiche technique se remplit pendant

Une fiche qu'il faut remplir entièrement avant de commencer ne se remplit jamais : le soin passe avant.

Ouvrir le dossier en trois champs puis le compléter au fil de l'eau est ce qui la rend réellement tenue — plutôt que reconstituée le soir de mémoire, ou pas du tout.

Sport 5 parcours

Sport — Qui est en train de me quitter, et ce que j'en fais

L'alerte se fabrique à partir de la présence réelle, pas du solde restant : un carnet plein et trois semaines d'absence, c'est un départ en cours. Ignorer l'alerte ne supprime rien — l'adhérent reste dans la liste des adhésions, seule l'action à mener disparaît. Le bon moment pour rappeler est celui-là, pas l'échéance : à l'échéance, la décision est déjà prise.

L'alerte vient de la fréquentation, pas du solde

Trois niveaux : moyen, élevé, critique

Ignorer retire l'action, pas l'adhérent

Le bon moment est avant l'échéance

Un moyen de contact est proposé

Le solde ne prédit rien

Un adhérent avec huit séances restantes qui n'est pas venu depuis un mois ne reviendra probablement pas les consommer.

C'est la présence qui annonce le départ, pas le crédit. Un club qui ne regarde que les échéances découvre les départs au moment où ils sont irréversibles.

Reconquérir coûte plus cher que retenir

Un adhérent qu'on rappelle pendant qu'il hésite revient souvent. Le même, trois mois après son départ, ne revient presque jamais.

L'appel n'a rien de commercial : demander pourquoi on ne l'a pas vu suffit, et apprend souvent quelque chose sur le club.

Sport — Le cours est complet : inscrire, mettre en file, donner la place libérée

Le bouton principal de la séance change de libellé et dit à lui seul quel est le seul geste utile à cet instant : inscrire tant qu'il reste de la place, mettre en file quand c'est complet, donner la place quand quelqu'un se désiste. Et c'est le club qui place quelqu'un dans la file, jamais l'adhérent — c'est ce qui garde la main sur l'ordre.

Le bouton dit le seul geste utile du moment

Inscription tant qu'il reste des places

Mise en file quand le cours est complet

Le club promeut, l'adhérent ne se promeut pas

Un désistement libère une place immédiatement

Refuser coûte un couvert, la file n'en coûte aucun

Un cours complet le samedi refuse des adhérents qui auraient pu être installés vingt minutes plus tard, quand quelqu'un se désiste.

La file transforme un refus en attente. Et sur un club, l'attente entretient la relation là où le refus l'abîme.

Le club décide de l'ordre

Laisser les adhérents se promouvoir eux-mêmes rendrait la file au premier qui rafraîchit son écran.

Le club place et promeut : cela permet de tenir compte de l'ancienneté, d'une promesse faite, ou simplement de l'ordre d'arrivée réel.

Sport — Un nouveau s'inscrit : de la formule vendue à sa carte d'entrée

La formule du catalogue est un modèle de prix ; l'adhésion est le contrat d'une personne. Le code d'entrée, lui, appartient à l'adhésion et non au téléphone : il se renouvelle sans changer d'adhérent, et se renvoie à quelqu'un qui a changé d'appareil. Trois objets distincts, et les confondre rend tout le suivi du club incompréhensible.

La formule porte le prix

L'adhésion porte la personne et la période

Le code d'entrée appartient à l'adhésion

Il se renvoie sans rien recréer

La personne est un contact du carnet

Trois objets, trois rôles

On vend une formule. On contracte une adhésion. On pointe une présence.

Une formule modifiée ne change pas les adhésions en cours ; une adhésion suspendue ne retire pas la formule du catalogue. C'est cette indépendance qui permet de changer ses tarifs sans toucher aux contrats signés.

Le code survit au téléphone

Un adhérent qui a perdu son appareil demande simplement qu'on lui renvoie sa carte. Rien n'est à recréer, son solde ne bouge pas.

C'est ce qui distingue ce code d'un billet : il n'identifie pas un appareil, il identifie un contrat.

Sport — Donner à un adhérent un programme vidéo qui lui ressemble

Une playlist s'assemble uniquement à partir des cours que le club a publiés : sans bibliothèque alimentée, il n'y a rien à assembler. Et elle se crée pour un adhérent désigné, ce qui en fait un accompagnement plutôt qu'un rayon. Dix vidéos en vrac ne guident personne ; dix vidéos dans un ordre, avec un début et une fin, se suivent.

Elle s'assemble depuis les cours publiés

Elle se crée pour un adhérent désigné

L'ordre est le contenu

Programme de reprise, semaine type, préparation

Sans bibliothèque, rien à assembler

Un programme, pas un catalogue

Une bibliothèque répond à « qu'est-ce que vous avez ». Une playlist répond à « par quoi je commence ».

C'est la seconde question que se pose l'adhérent, et celle à laquelle une liste alphabétique de vidéos ne répond jamais.

Pour quelqu'un en particulier

Une playlist nominative — reprise après blessure, préparation d'un objectif — est reçue comme une attention.

C'est ce qui fait la différence entre un accès vidéo inclus dans l'abonnement, que personne n'utilise, et un accompagnement qui retient.

Sport — Il passe la porte : décompter sa séance sans le faire attendre

Seul un passage pointé décompte le forfait et laisse une trace datée. Corriger le solde à la main change le chiffre sans écrire aucun passage : le registre et le solde ne disent alors plus la même chose, et c'est le registre que l'adhérent viendra consulter. Trois façons de pointer coexistent — comptoir, scan du code, validation autonome avec position vérifiée.

Le pointage décompte et laisse une trace datée

Corriger le solde n'écrit aucun passage

Trois modes : comptoir, scan, autonome

Un solde épuisé fait refuser le pointage

Le solde restant s'affiche aussitôt

Ne pas corriger le solde

Un solde corrigé à la main est un chiffre qui ne correspond à aucune venue.

Le jour où l'adhérent conteste, l'historique montre huit passages et le solde en annonce dix : plus rien n'est démontrable. Mieux vaut ajouter le passage manquant que retoucher le compteur.

Le refus est une opportunité

Un pointage refusé pour solde épuisé arrive au meilleur moment : la personne est là, en tenue, prête à s'entraîner.

C'est le taux de renouvellement le plus élevé qu'on puisse obtenir. Offrir la séance « pour cette fois » supprime l'occasion — et se répète.

Événementiel 4 parcours

Événementiel — Il vient chercher sa pièce : encaisser sans tout retaper

Le panier reprend les lignes et les taux de TVA du devis que le client a accepté. Sans devis, on repart de la pièce ou de la prestation : jamais d'une ligne à zéro euro qui finirait sur un ticket. C'est ce qui garantit que le montant encaissé correspond à ce qui a été convenu, et que la TVA appliquée est celle du document signé.

Le panier reprend les lignes du devis accepté

Les taux de TVA suivent le devis

Sans devis, on repart de la pièce

Jamais de ligne à zéro euro sur un ticket

L'acompte déjà versé se déduit

Reprendre plutôt que ressaisir

Retaper un montant au comptoir, c'est se tromper une fois sur cinquante et perdre le lien avec le document signé.

Reprendre le devis garantit que le client paie exactement ce qui lui a été proposé, taux de TVA compris — et sur des prestations à taux mixtes, ce point n'a rien d'anodin.

L'acompte se déduit

Ce qui a déjà été versé vient en déduction du solde. Le client ne paie pas deux fois, et le montant restant est celui qui figure sur la pièce.

Événementiel — Monter un mariage : du nombre de couverts au devis

Les prestations posées sur l'événement ne sont pas de l'argent : elles préremplissent le devis, et c'est le moteur commercial qui porte la numérotation, la TVA et le document. Tant qu'aucun devis n'existe, rien n'est engagé. Le nombre de couverts, lui, commande tout — quantités, personnel, matériel — et c'est le chiffre qui bouge jusqu'au dernier moment.

Les prestations préparent le devis, elles ne le remplacent pas

Le devis porte la numérotation et la TVA

Le nombre d'invités commande les quantités

Confirmé n'est pas accepté

Les préparatifs se comptent à rebours de la date

Confirmé, puis accepté

Confirmé veut dire que la date est retenue. Accepté veut dire que le devis est signé.

Entre les deux, il y a une date bloquée qui n'engage financièrement personne. Sur un métier où l'on refuse d'autres clients pour tenir une date, cette distinction décide de la prise de risque — et c'est ce que l'acompte vient couvrir.

Le nombre d'invités

Il détermine les quantités, le personnel, le matériel et souvent le lieu, et il bouge jusqu'au dernier moment.

Le porter sur la fiche plutôt que dans un échange de messages permet de savoir sur quelle base le devis a été fait — le jour où le client annonce trente personnes de plus.

Événementiel — Une pièce sur mesure, du croquis à la remise

La commande avance d'un cran à la fois et ne saute pas d'étape : c'est ce qui garantit qu'aucune ne se termine sans être passée par la validation du client. Et la remise est un sujet à part, distinct de la fabrication : une pièce prête n'est pas une pièce partie, et c'est souvent entre les deux que les semaines s'accumulent.

L'avancement se fait d'un cran à la fois

Aucune étape ne se saute

La validation du client protège l'artisan

Prête et remise sont deux états distincts

Remise en main propre ou expédition

Pourquoi l'ordre est imposé

Chaque étape conditionne la suivante : on ne réalise pas avant que le croquis soit validé.

Autoriser les sauts ferait perdre la validation client, qui est précisément ce qui protège l'artisan lorsque le résultat ne correspond pas à ce que le client avait en tête — et sur une pièce unique, cela arrive.

Prête n'est pas partie

Une pièce terminée qui attend son propriétaire occupe de la place, prend le risque d'être abîmée, et n'est pas encore payée pour son solde.

Suivre la remise séparément fait apparaître ce stock d'attente, qui est invisible tant qu'on ne suit que la fabrication.

Événementiel — Les préparatifs : qui fait quoi, et pour quand

Les préparatifs ne sont pas une liste de cases à cocher : c'est une affaire à part entière, créée au premier appui et une seule fois. C'est ce qui donne à chaque tâche un responsable et une échéance, et ce qui permet de compter à rebours depuis la date de l'événement — le seul métier où un oubli ne se rattrape pas le lendemain.

Les préparatifs forment une affaire, pas une liste

Chaque tâche a un responsable et une échéance

Les échéances se calent sur la date de l'événement

Ce qui est en retard est signalé

Créés une seule fois, jamais en double

Compter à rebours

Réserver le matériel un mois avant, confirmer les effectifs à quinze jours, commander le frais à deux jours.

Une liste de tâches ordinaire compte en avant depuis aujourd'hui. Sur un événement, c'est la source d'erreur principale : tout paraît lointain, puis tout est en retard le même jour.

Un responsable par tâche

Une tâche sans responsable n'appartient à personne, et sur un événement il n'y a pas de seconde chance.

Confier à une équipe convient à ce qui doit être fait sans que la personne importe ; confier à quelqu'un engage cette personne. Les deux existent, et il faut choisir.

Immobilier 5 parcours

Immobilier — Encaisser un loyer et remettre la quittance

L'échéance existe avant d'être payée : c'est ce qui distingue le loyer dû du loyer encaissé, et ce qui rend un impayé visible. Encaisser consiste à confirmer le paiement avec sa date et son moyen ; le passage en retard, lui, est automatique le lendemain de la date. Un règlement incomplet se constate comme partiel, jamais comme payé.

L'échéance existe avant le paiement

Le passage en retard est automatique

Encaisser demande la date et le moyen

Un paiement partiel se constate comme tel

La quittance vient ensuite

Partiel n'est pas payé

Marquer payé un règlement incomplet fait perdre la trace du solde, qui ne réapparaîtra jamais.

C'est la façon la plus discrète de perdre de l'argent en gestion locative : quelques dizaines d'euros par-ci, et un locataire persuadé d'être à jour.

Le retard déclenche un rappel

Le passage en retard s'accompagne d'un rappel programmé quelques jours plus tard.

Marquer une échéance en retard ne supprime pas ce rappel : c'est précisément au moment où l'impayé devient certain que le bailleur doit être prévenu.

Immobilier — Faire un état des lieux qui tienne

Sans constat d'entrée, le logement est réputé reçu en bon état : aucune retenue n'est alors opposable au locataire. Le constat se fait pièce par pièce, élément par élément, avec des photos, et il est signé par les deux parties avant d'être figé. Le constat de sortie naît de celui d'entrée, mais ne le recopie pas : le pré-remplir ferait signer un état que personne n'a regardé.

Sans constat d'entrée, aucune retenue n'est opposable

Pièce par pièce, élément par élément

Photos jointes à chaque élément

Les deux parties signent, puis c'est figé

La sortie naît de l'entrée sans la recopier

Ce que dit la loi

Sans état des lieux d'entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état : c'est au bailleur de prouver la dégradation, et il n'a rien pour le faire.

Une heure passée à l'entrée évite plusieurs semaines de discussion à la sortie, et une retenue qu'on ne peut pas justifier.

Un avenant plutôt qu'une correction

Le constat signé est figé, et c'est ce qui lui donne sa valeur. Une réserve découverte le lendemain se consigne par un avenant, qui s'ajoute sans réécrire.

La loi donne d'ailleurs dix jours au locataire pour demander ce complément, et jusqu'à la fin du premier mois de chauffe pour le chauffage.

Immobilier — Mettre un bien en location

Enregistrer le bien, établir le bail, et ce qui se déclenche ensuite tout seul : les échéances de loyer, mois après mois, au jour de paiement inscrit sur le bail. Aucune échéance ne se saisit — c'est ce qui garantit qu'aucun mois n'est oublié, et c'est la différence entre un suivi d'impayés utilisable et un tableur qu'on remplit une fois sur deux.

Le bien d'abord, le bail ensuite

Le bail relie bien, locataire, loyer et période

Les échéances naissent du bail

Le jour de paiement fixe leur date

Un bail signé le 12 produit son échéance dès le lendemain

Pourquoi rien n'est à créer

Une échéance créée à la main serait oubliée un mois sur deux, et c'est exactement ce qui rend un suivi d'impayés inutilisable.

Aucun rattrapage n'est fait sur les mois antérieurs à l'entrée du bail dans l'application : ces loyers ont pu être encaissés ailleurs, et les inventer créerait de faux impayés.

Ce que le bail porte en plus

L'attestation d'assurance du locataire, à renouveler chaque année ; les garanties, qui peuvent se cumuler ; les états des lieux d'entrée et de sortie.

Tous ces suivis s'éteignent avec le bail, et c'est pourquoi ils y vivent plutôt que sur le bien.

Immobilier — Savoir ce que rapporte vraiment un bien

Le loyer encaissé n'est pas le rendement : ce qui reste dépend des charges, du crédit et de l'impôt. Trois lectures répondent à trois questions différentes — le rendement rapporte les loyers au prix d'achat, la trésorerie retranche la mensualité d'emprunt, et le simulateur fiscal estime l'impôt. Les trois sont justes et ne disent pas la même chose.

Le rendement rapporte les loyers au prix d'achat

La trésorerie retranche l'emprunt

Le simulateur fiscal estime l'impôt

Seuls les loyers encaissés sont comptés

Le prix d'achat est indispensable au calcul

Rendement et trésorerie

Le rendement mesure la qualité de l'investissement. La trésorerie mesure ce que l'opération coûte ou rapporte chaque mois, à vous, aujourd'hui.

Un bien peut afficher un excellent rendement et une trésorerie négative pendant quinze ans. Les deux chiffres sont justes ; ils ne répondent pas à la même question.

Encaissé, pas attendu

Un rendement calculé sur les loyers attendus suppose que tout le monde paie et qu'aucun bien n'est vacant. C'est le calcul des annonces immobilières, et il est toujours flatteur.

Celui-ci ne compte que les échéances réglées — c'est pourquoi il est plus bas, et le seul utilisable pour décider de garder ou de vendre.

Immobilier — Réviser un loyer à sa date anniversaire

L'indice se saisit, il n'est jamais deviné, et la valeur d'aujourd'hui devient la référence de la révision suivante. Ces deux points ne sont pas des détails techniques : un indice gravé dans un logiciel serait faux au trimestre suivant, et une référence qui ne se met pas à jour ferait rattraper d'un coup, à la deuxième révision, toute l'inflation depuis la signature.

L'indice se saisit depuis votre bail

Aucune valeur d'indice n'est stockée dans l'application

Le serveur calcule, l'écran affiche avant d'appliquer

La nouvelle valeur devient la référence suivante

Une quittance d'un mois antérieur garde l'ancien loyer

Pourquoi l'indice n'est pas fourni

Il est publié chaque trimestre. Le graver rendrait l'application fausse trois mois plus tard, et un indice périmé produit un loyer illégal.

Vous saisissez le trimestre de référence et sa valeur, qui figurent sur votre bail : ce sont les seuls chiffres qui font foi.

Voir avant d'appliquer

L'écran demande le montant au serveur et affiche exactement ce qu'il appliquera.

Ce n'est pas une coquetterie : une révision appliquée par erreur se corrige mal, puisqu'elle a produit des échéances et peut-être des quittances.

La quittance d'un mois antérieur

Elle porte le loyer en vigueur ce mois-là, pas le loyer actuel.

Sans cette règle, une quittance de janvier éditée en juillet afficherait un montant que le locataire n'a jamais payé.

Boutique 3 parcours

Boutique — Faire revenir un client

Régler comment les points s'acquièrent et se dépensent, et ce qui se passe au comptoir quand un client fidèle paie. Les points distribués sont un engagement : chacun représente une remise future que vous devrez honorer. Leur expiration, si vous en prévoyez une, borne cet engagement — un programme sans échéance accumule une dette qui ne s'éteint jamais.

Les points s'acquièrent sur les achats

Ils se dépensent en remise au comptoir

Les points distribués sont un engagement

L'expiration borne cet engagement

L'historique montre l'origine de chaque gain

Les points sont une dette commerciale

Le total des points non consommés mesure ce que le programme vous coûtera si tout le monde l'utilise.

C'est une raison de suivre ce chiffre, et une raison de prévoir une expiration. Un programme sans échéance n'est pas généreux : il est simplement non chiffré.

Le solde résiduel est une occasion

Quelques euros sur chaque carte, sur des centaines de clients : ce sont des prestations dues.

C'est aussi une raison de revenir. Un client prévenu qu'il lui reste douze points revient, et dépense généralement davantage que la remise.

Boutique — Préparer un retrait en magasin

Une commande passée en ligne se prépare, s'attend, puis se remet en main propre. Chaque étape change quelque chose pour le client : marquer prêt le prévient, et marquer récupéré clôt la commande. Oublier le second laisse des commandes ouvertes indéfiniment, et fait perdre la trace de ce qui attend réellement derrière le comptoir.

Trois états : en attente, prêt, récupéré

Marquer prêt prévient le client

Marquer récupéré clôt la commande

Les notes du client accompagnent la commande

Le filtre par magasin sert dès qu'il y en a deux

Les deux gestes ne se remplacent pas

Prêt est une information donnée au client. Récupéré est un constat qui ferme le dossier.

Ne faire que le premier finit par occuper une étagère entière de commandes déjà parties, sans qu'on sache lesquelles.

Les instructions du client

Ce qu'il a écrit lui-même — un emballage cadeau, une précision sur le modèle — est l'information la plus facilement perdue d'une commande en ligne.

Et son oubli produit la réclamation la plus justifiée.

Boutique — Voir venir une rupture

La différence entre un stock déjà bas et une rupture annoncée : l'un constate, l'autre laisse le temps de commander. L'alerte se déclenche quand le seuil est franchi ; la prédiction annonce qu'il va l'être, à partir du rythme auquel l'article est parti. C'est là que se joue l'économie, parce qu'une livraison en urgence coûte souvent plus que la marge de l'article.

L'alerte constate, la prédiction annonce

La prédiction s'appuie sur le rythme de sortie

Trois niveaux de risque

Un article sans seuil n'alerte jamais

Une commande passée écarte l'alerte

Le seuil se calcule sur le délai fournisseur

Le bon seuil est ce que vous consommez pendant le délai de livraison, plus une marge.

Dix par semaine et trois semaines de délai donnent un seuil autour de trente-cinq. Le même article livré le lendemain se contente de trois. C'est le délai, pas la valeur de l'article, qui décide.

Ce que la prédiction ne sait pas

Elle extrapole le passé. Elle ne connaît ni votre opération de la semaine prochaine, ni la commande exceptionnelle annoncée au téléphone.

Sur les articles saisonniers, votre connaissance du métier vaut mieux que l'historique — et c'est vous qui tranchez.