Clients — vue d'ensemble

Le point d'entrée de la relation client : vos opportunités actives et leur valeur, le taux de conversion, les devis envoyés et acceptés, le chiffre d'affaires annuel, les avis clients et ce qui est en retard. C'est la lecture commerciale de votre activité, distincte de la lecture financière : ici on regarde ce qui va rentrer, pas ce qui est rentré.

Opportunités actives et valeur du pipeline

Taux de conversion des devis

Ce qui est en retard, isolé

Chiffre d'affaires annuel et avis clients

Origine des opportunités

Pipeline et chiffre d'affaires

La valeur du pipeline est ce qui pourrait rentrer : la somme des opportunités actives, pondérée ou non par leur probabilité.

Le chiffre d'affaires est ce qui est rentré. L'écart entre les deux, et surtout leur évolution, est ce qui annonce les mois à venir : un pipeline qui se vide trois mois avant un creux de chiffre d'affaires est le seul avertissement qu'on reçoive.

Le taux de conversion

Il rapporte les devis acceptés aux devis envoyés. Un taux très bas signale un ciblage ou un prix inadapté ; un taux très haut — au-delà de quatre-vingts pour cent — signale souvent qu'on ne devise pas assez, donc qu'on laisse des affaires de côté.

Dans les deux cas, l'information utile n'est pas le chiffre mais sa tendance.

2

Entreprises

Votre portefeuille d'entreprises clientes. Une entreprise est une personne morale à laquelle on facture ; elle porte plusieurs contacts — un acheteur, un comptable, un responsable technique — qui sont, eux, des personnes. Cette distinction commande tout le reste : c'est l'entreprise qu'on facture, c'est un contact qu'on appelle, et la fiche de l'entreprise rassemble l'historique des deux.

Une entreprise est une personne morale

Elle porte plusieurs contacts, qui sont des personnes

C'est l'entreprise qu'on facture

La fiche rassemble devis, factures et échanges

Recherche par nom et par numéro d'identification

Ne pas facturer un contact

Facturer « Monsieur Dupont » au lieu de sa société pose un problème de déductibilité chez votre client, et une facture rejetée revient toujours.

C'est pourquoi l'entreprise existe comme fiche à part entière, avec sa raison sociale, son siège et son numéro d'identification — ce dernier devenant indispensable avec la facturation électronique.

L'historique suit l'entreprise

Devis, factures, échanges et documents restent attachés à l'entreprise même quand l'interlocuteur change.

C'est ce qui permet de reprendre une relation après le départ d'un acheteur : le nouveau trouve un dossier, pas une page blanche.

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Contacts

Toutes les personnes de votre carnet, avec une recherche instantanée et un filtre par type : client, prospect, fournisseur, et selon votre métier bénéficiaire, patient, locataire, adhérent. Ce type n'est pas une étiquette décorative : c'est lui qui décide de l'endroit où le contact apparaît dans les autres écrans, et il se change quand la relation évolue.

Toutes vos personnes, quel que soit leur rôle

Filtre par type selon votre métier

Un prospect devient client en changeant de type

Recherche instantanée par nom

Un contact peut être rattaché à une entreprise

Démo : créer un premier client dans le CRM

Un seul carnet pour tous les métiers

Le patient d'un praticien, le locataire d'un bailleur, l'adhérent d'un club et le client d'un artisan sont la même chose du point de vue de l'application : une personne avec des coordonnées et un historique.

C'est le type qui les distingue. Cela évite d'avoir plusieurs carnets qui divergent, et permet à la même personne d'être à la fois cliente et fournisseur, ce qui arrive plus souvent qu'on ne croit.

Le type suit la relation

Un prospect qui signe devient client : on change son type, on ne recrée pas sa fiche.

Recréer ferait perdre l'historique de prospection — les échanges, les devis refusés, les raisons — qui est précisément ce qui sert à la relation suivante.

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Tâches & Rappels CRM

Gérez toutes vos tâches commerciales au même endroit. Suivez vos appels à passer, relances à faire et rendez-vous à préparer. Filtrez par module, catégorie ou statut pour rester organisé et ne rien oublier.

Créez des tâches liées à vos contacts et deals

Filtrez par module (CRM, Productivité) ou catégorie

Visualisez les tâches urgentes avec le badge rouge

Marquez vos tâches terminées d'un simple tap

Filtres par module

Utilisez les boutons Tous, CRM et Productivité en haut de l'écran pour afficher uniquement les tâches du module souhaité. Le filtre CRM est automatiquement sélectionné quand vous accédez depuis le module CRM.

Onglets de statut

Naviguez entre trois vues : À faire (tâches todo et en cours), Urgentes (priorité haute, badge rouge indiquant le nombre), et Terminées (historique des tâches complétées).

Création rapide

Appuyez sur Nouvelle Tâche pour créer une tâche. Renseignez le titre, une description optionnelle, la durée estimée en minutes et choisissez une catégorie (Administrative, Commerciale, etc.).

Tâches de fond

Activez le switch Quand j'ai le temps pour les tâches non urgentes. Ces tâches de fond apparaissent séparément et sont idéales pour les actions à faire quand vous avez un moment libre.

Astuces

Utilisez la recherche pour retrouver une tâche rapidement. Les tâches sont triées par score IA qui priorise automatiquement selon l'urgence et la date d'échéance.

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Import de Contacts

Importez vos contacts depuis des fichiers CSV ou vCard (.vcf). Idéal pour migrer depuis un autre CRM, synchroniser vos contacts depuis votre téléphone ou récupérer vos contacts depuis votre messagerie.

Importez des fichiers CSV avec colonnes standard

Supportez les fichiers vCard (.vcf) de votre téléphone

Consultez l'historique de vos imports passés

Vérifiez le statut de chaque import (succès/échec)

Formats supportés

CSV : Utilisez les colonnes first_name, last_name, email, phone, company. Le séparateur peut être une virgule ou un point-virgule.

vCard (.vcf) : Format standard des contacts téléphoniques, exportable depuis iPhone, Android ou Outlook.

Importer un fichier

Cliquez sur Sélectionner un fichier et choisissez votre CSV ou vCard depuis votre appareil. L'import démarre automatiquement. Un message de confirmation apparaît une fois terminé.

Historique des imports

La liste en bas de l'écran affiche tous vos imports passés avec leur date et statut : Succès (vert), Échec (rouge), En cours (orange), En attente (gris).

Résolution des problèmes

Si l'import échoue :
• Vérifiez l'encodage du fichier (UTF-8 recommandé)
• Assurez-vous que les colonnes CSV correspondent aux noms attendus
• Pour les vCard, exportez au format standard 3.0 ou 4.0

Astuces

Exportez vos contacts Google en CSV depuis contacts.google.com. Pour iPhone, utilisez iCloud.com pour exporter en vCard. Les doublons sont détectés automatiquement par email.

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Pipeline Commercial

Visualisez et pilotez votre pipeline commercial en vue Kanban. Chaque deal passe par 7 étapes, du premier contact à la conclusion. Les KPIs en temps réel vous donnent une vision claire de votre chiffre d'affaires potentiel.

Glissez-déposez vos deals entre les colonnes pour changer d'étape

Les pastilles colorées indiquent la santé du deal (vert, orange, rouge)

Tapez sur un deal pour ouvrir sa fiche détaillée (timeline, notes, actions CRM)

Le taux de conversion se calcule automatiquement

Créez un nouveau deal via le bouton du dock en bas

Les 7 étapes du pipeline

Le Kanban organise vos deals en colonnes progressives :

1. Lead (gris) — Premier contact identifié, pas encore qualifié
2. Contacté (bleu) — Prise de contact effectuée (appel, email, rendez-vous)
3. Qualifié (cyan) — Besoin confirmé et budget identifié
4. Proposition (orange) — Devis ou offre commerciale envoyée
5. Négociation (violet) — Discussion en cours sur prix, conditions ou délais
6. Gagné (vert) — Affaire conclue, bravo !
7. Perdu (rouge) — Opportunité fermée

Chaque colonne affiche le nombre de deals et la valeur totale en euros.

Indicateurs de santé des deals

Chaque carte de deal affiche une pastille de santé en haut à droite :

• Vert — Deal actif, dernière activité il y a moins de 3 jours
• Orange — Attention, aucune activité depuis 4 à 7 jours
• Rouge — Deal en danger, inactif depuis plus de 8 jours

Conseil : Un deal qui passe au rouge risque de se perdre. Planifiez un appel ou un email de relance rapidement.

KPIs en temps réel

Deux indicateurs clés s'affichent en haut de l'écran :

• Valeur totale du pipeline — Somme des montants de tous vos deals actifs (hors Gagné/Perdu)
• Taux de conversion — Pourcentage de deals passés en 'Gagné' par rapport au total

Ces KPIs se mettent à jour automatiquement à chaque modification de deal.

Déplacer un deal (Drag & Drop)

Pour changer l'étape d'un deal :

1. Appuyez longuement sur la carte du deal
2. Glissez vers la colonne souhaitée (le board scrolle automatiquement sur les bords)
3. Relâchez pour confirmer le changement

Le deal est mis à jour instantanément. Vous pouvez aussi modifier l'étape depuis le formulaire d'édition.

Astuces Pro

• Priorisation : Concentrez-vous sur les deals en 'Proposition' et 'Négociation' — ce sont les plus proches de la conversion
• Pipeline sain : Visez un ratio de 3:1 entre la valeur du pipeline et votre objectif de CA
• Suivi régulier : Mettez à jour vos deals au moins une fois par semaine pour garder des prévisions fiables
• Depuis un deal, vous pouvez créer directement un devis lié au contact et à l'entreprise

8

Cycle de vente

Les étapes par lesquelles passent vos affaires, avec leur nom et leur couleur. Ce sont les colonnes de votre tableau d'opportunités : sans étape définie, ce tableau est vide et aucune opportunité ne peut être classée. Deux étapes ont un sens particulier — affaire gagnée et affaire perdue — parce qu'elles ferment le dossier et alimentent le taux de conversion.

Les étapes sont les colonnes du tableau d'opportunités

Chaque étape porte un nom et une couleur

Affaire gagnée et affaire perdue ferment le dossier

L'ordre des étapes se réorganise

Sans étape, aucune opportunité ne peut être classée

Combien d'étapes

Quatre à six suffisent presque toujours : un premier contact, une qualification, un devis envoyé, une négociation, puis gagné ou perdu.

Au-delà, on passe plus de temps à déplacer des cartes qu'à vendre, et les étapes finissent par ne plus être tenues à jour — ce qui rend le tableau entier faux.

Retirer une étape qui porte des affaires

Une étape ne se supprime pas tant qu'elle contient des opportunités : il faut d'abord les déplacer.

C'est délibéré. Les supprimer avec l'étape ferait disparaître des affaires en cours, ce qui est exactement ce qu'un outil commercial ne doit jamais faire.

9

Appels du jour

La liste des personnes à appeler aujourd'hui. Elle se remplit toute seule à partir des relances posées depuis les fiches de contact et les opportunités : rien n'y est saisi à la main. Chaque ligne rappelle depuis quand le contact n'a pas été appelé et ce qui s'était dit, ce qui permet d'enchaîner les appels sans rouvrir un dossier entre chaque.

Se remplit à partir des relances posées ailleurs

Rappelle la date et le résumé du dernier appel

L'appel se lance depuis la ligne

Le compte rendu se note sans quitter l'écran

Recherche par nom, entreprise ou motif

Une file, pas une liste à cocher

L'écran est fait pour être traversé d'une traite : appeler, noter, passer au suivant.

C'est ce qui distingue une session d'appels d'une série d'interruptions. Quinze appels enchaînés prennent moins de temps et donnent de meilleurs résultats que quinze appels dispersés dans la journée.

Ce qui s'était dit la dernière fois

Chaque ligne porte le résumé du dernier échange. C'est ce qui permet de commencer par « vous deviez m'envoyer le plan » plutôt que par « je vous rappelle pour faire le point ».

Le premier ouvre une conversation, le second en ferme une.

10

Journal d'appels

L'historique de vos appels : leur date, leur issue, leurs notes et le suivi qui en découle. Le journal se remplit à chaque compte rendu, depuis les appels du jour ou depuis une fiche de contact. Il se filtre par contact et se trie par ancienneté, ce qui permet de reconstituer une relation commerciale sur plusieurs mois — ou de prouver qu'on a bien relancé.

Date, issue et notes de chaque appel

Se remplit à chaque compte rendu

Filtrage par contact

Tri du plus récent au plus ancien

Reconstitue une relation sur plusieurs mois

L'issue plutôt que le contenu

Ce qui sert à la relecture, ce n'est pas le détail de la conversation : c'est ce qu'elle a produit. Rendez-vous obtenu, devis à envoyer, sans réponse, refus.

Une suite d'issues raconte une relation ; une suite de comptes rendus détaillés ne se relit jamais.

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Journal des modifications

Qui a modifié quoi, et quand, sur vos contacts, vos opportunités, vos devis et vos tâches. Ce n'est pas un outil de surveillance mais un outil de reconstitution : il répond à « pourquoi ce devis affiche-t-il un autre montant qu'hier » et à « qui a changé le statut de cette affaire ». Sur une équipe de plusieurs personnes, c'est la seule façon de trancher sans accuser.

Modifications sur contacts, opportunités, devis et tâches

L'auteur et la date de chaque modification

Sert à reconstituer, pas à surveiller

Filtrage par nature d'objet

Les modifications récentes sont datées en relatif

Reconstituer plutôt qu'accuser

La plupart des écarts constatés dans une base commerciale viennent d'une maladresse, pas d'une intention : un champ écrasé, un statut changé par erreur, une fiche modifiée sur le mauvais onglet.

Le journal permet de retrouver la valeur d'avant et de comprendre l'enchaînement. C'est ce qui évite les discussions où chacun affirme n'avoir rien touché.

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Conservation des données

Combien de temps vous gardez les prospects qui ne donnent plus signe de vie, et si leur suppression doit être automatique. La règle a un fondement légal : les données personnelles ne se conservent pas indéfiniment sans raison, et un prospect inactif depuis des années n'en est plus une. Désactivée, aucune suppression n'a lieu et la responsabilité de la purge vous revient.

Durée de conservation des prospects inactifs

Purge automatique activable ou non

Désactivée, aucune suppression n'a lieu

Ne concerne que les prospects sans activité

Répond à une obligation de limitation de conservation

Photo 83.png

Capture de l'écran « Conservation des données » avec la durée renseignée et l'interrupteur de purge automatique activé.

Pourquoi une durée

La réglementation sur les données personnelles impose de ne pas conserver indéfiniment les données d'une personne au-delà de la finalité qui a justifié leur collecte.

Un prospect contacté une fois il y a quatre ans, sans aucun échange depuis, n'entre plus dans cette finalité. Trois ans après le dernier contact est la durée usuellement retenue en prospection commerciale.

Ce que la purge ne touche pas

Elle ne concerne que les prospects sans activité. Un client, même ancien, relève d'une autre logique : les pièces comptables qui le concernent se conservent dix ans, et sa fiche avec.

Supprimer un client parce qu'il n'a rien acheté depuis trois ans rendrait ses factures incompréhensibles.

Relation Client