Le logiciel événementiel qui pilote vos prestations du devis à l'addition
Une fiche par événement, devis signé à distance, arrhes et solde, préparatifs datés, exports comptable — un seul outil pour traiteurs, wedding planners et prestataires.
Conformité 2026 garantie via Plateforme Agréée DGFiP
Émission Factur-X, réception, archivage légal : illimités et inclus dans votre abonnement OrgaVision via SuperPDP (Plateforme Agréée DGFiP). L'e-reporting TVA de vos ventes aux particuliers est transmis chaque nuit, aux mêmes conditions. SIRET 913 936 373 00020, support en français, données hébergées en UE.
On a entendu ces phrases mille fois
Devis sur-mesure qui prennent des heures
Cocktail 80 personnes + buffet + DJ + serveurs — chaque devis est un Word from scratch. Des heures qui partent en fumée chaque fois.
Planning équipes le matin J
12 serveurs, 3 cuistots, 2 commis — planning improvisé sur Excel le matin du mariage. Confusion garantie.
Fiches prestations dispersées
Date, lieu, nombre d'invités, prestations, prestataires — chaque info dans un email différent.
Des sommes versées d'avance mal suivies
Arrhes à la signature, deuxième versement un mois avant, solde après le mariage : lequel est payé, et combien reste-t-il à encaisser ?
Conformité 2026 floue
Factur-X obligatoire pour les factures B2B (entreprises pour séminaires). E-reporting TVA. Personne dans le secteur ne sait par où commencer.
Tout ce dont vous avez besoin, dans une seule app
Devis événements sur-mesure
Les prestations de votre catalogue, posées sur l'événement, préremplissent le devis. Un devis précédent se duplique. Signature électronique à distance ou sur place.
Planning de l'équipe
Qui travaille quand sur la semaine, pointage sur téléphone avec la position, heures supplémentaires et primes vers la pré-paie. Offre Standard, dès deux comptes. Une personne ne s'affecte pas à un événement : ce sont les tâches des préparatifs qui portent un responsable.
Une fiche par événement
Type, début et fin, lieu, nombre d'invités, statut, prestations chiffrées, documents et préparatifs. Pas de menu, de plan de salle ni de régime alimentaire par invité.
Matériel, pas encore
Pas de réservation du matériel par événement, ni de location ou de retour suivis. Le stock général compte des quantités par entrepôt, sans dates d'occupation.
Facturation Factur-X 2026
Factures B2C particuliers + B2B entreprises (séminaires CE) en Factur-X via une Plateforme Agréée DGFiP.
Encaissé et reste à encaisser
L'accueil du module affiche les événements à venir, l'encaissé du mois et le reste à encaisser, lus sur vos factures. La marge par événement n'est pas calculée.
4 étapes pour démarrer
Configurer vos prestations type
Cocktail dînatoire, buffet froid, animation, location de salle — chaque prestation est un article du catalogue, avec son prix et son taux de TVA.
Faire un devis à partir de vos prestations types
Les prestations posées sur l'événement, avec leur quantité, préremplissent le devis. Les options (DJ, photographe, fleurs) s'ajoutent en lignes. Le prix est figé au jour où vous composez l'événement.
Préparer l'événement
Préparatifs en étapes et en tâches, chacune avec un responsable et une échéance que vous posez. Les pièces se rangent sur l'événement.
Réaliser et facturer
Facture de solde avec les avances déduites, encaissement depuis la fiche si la caisse est activée, facture électronique pour les clients professionnels.
OrgaVision pour vos événements en 48 secondes
Liste des événements, fiche d'un mariage avec ses prestations chiffrées, devis créé en un geste et rattaché à l'événement.
Le flux qui correspond à votre métier
Vous fabriquez, préparez ou installez quelque chose, puis vous livrez. La facturation se déclenche à la livraison du bien ou de la prestation. Cycle court (jours, semaines).
Production / Fabrication
Demande client
ÉTAPE 1Première prise de contact. Le client exprime un besoin chiffrable. Aucun document légal à ce stade.
- Aucune obligation légale
- Bonne pratique : tracer la demande pour le pipe commercial
- Sert de base au devis
- Capture dans le CRM intégré
- Création contact + affaire en un clic
- Lien direct vers création du devis
- Historique conservé même sans suite
Le flux complet est nécessaire car vous engagez de la matière, du temps atelier et un transfert physique. La proforma sert pour les exports, l'acompte pour les commandes longues. Le bon de livraison signé est le déclencheur de la facture.
Comment OrgaVision gère votre facturation événementielle
L'événementiel concentre tout sur une date pivot. La facturation se cale sur la prestation : avance conséquente à la réservation pour bloquer la date, deuxième versement 30 jours avant, solde après l'événement. OrgaVision prépare la première avance à la signature du devis ; les suivantes, vous les émettez depuis le devis, et la facture de solde déduit tout ce qui a déjà été facturé.
Le flux complet de référence (tous les documents possibles)
PédagogiqueVoici l'enchaînement standard avec TOUS les documents possibles. Chaque scénario réel ci-dessous n'utilise qu'un sous-ensemble selon le contexte (B2C/B2B, export, retour, etc.). Comprenez ce flux et vous comprendrez tous les autres.
chaque document est un état du même dossier (un seul fil d'historique, jamais à ressaisir). La proforma sert pour les exports hors UE et les validations bancaires (sans valeur fiscale) ; elle n'est pas proposée dans le menu de l'Événementiel. L'acompte sécurise la trésorerie et génère sa propre facture déduite du solde. Le BL atteste la livraison et déclenche la facture finale. L'avoir annule en cas de retour avec mention obligatoire de la facture d'origine, le remboursement Stripe sur la CB d'origine clôt le dossier. Tout est lié, archivé 10 ans, conforme Factur-X.
Mariage (traiteur, salle, prestation complète)
B2C événement uniquePrestation à 8-30 k€ pour 80-200 personnes. La date est posée 6 à 18 mois à l'avance. La trésorerie doit être sécurisée bien avant l'événement.
le devis porte un pourcentage d'avance à la signature. Quand les mariés signent, OrgaVision prépare le brouillon de la facture d'avance, en arrhes pour un particulier, sans le numéroter ni l'envoyer : vous le relisez, puis vous l'émettez. Il n'y a pas de calendrier de paiements daté : la deuxième avance, à J-30, vous l'émettez depuis le devis le moment venu, et le total des avances ne peut pas dépasser celui du devis. Si vous avez activé les relances automatiques, une facture impayée est relancée au délai et à la fréquence que vous avez réglés. Le solde est facturé après la prestation, avec déduction des avances déjà facturées.
Séminaire entreprise B2B
B2B avec engagementSéminaire annuel d'une entreprise de 200 personnes. Bon de commande émis par le service achats du client, délai de paiement 45 jours fin de mois.
facture émise au format Factur-X et transmise par SuperPDP, la plateforme agréée à laquelle OrgaVision est raccordé, une fois votre compte connecté : la réception est due depuis septembre 2026, l'émission le sera en septembre 2027 pour les PME. Si le règlement tarde, les relances automatiques partent, une fois que vous les avez activées, au délai et à la fréquence que vous réglez, et montent d'un cran à chaque envoi : rappel, relance, puis mise en demeure. L'indemnité forfaitaire de 40 € comme les pénalités de retard sont des mentions que vous portez sur la facture, pas un calcul que le logiciel fait à votre place.
Anniversaire / cocktail privé
B2C court termeCocktail privé pour 30-60 personnes, organisé 1 à 3 mois à l'avance. Acompte simple à la réservation, solde le jour J.
devis envoyé par courriel avec son lien de signature. À la signature, le brouillon de la facture d'avance est prêt ; une fois émise, cette facture porte un lien de paiement si votre compte Stripe est relié, et le client règle en ligne, ce qui vous confirme la réservation. Le créneau ne se libère pas tout seul faute de paiement : c'est vous qui décidez de le relâcher, et c'est volontaire, un créneau de mariage ne s'annule pas sur une minuterie. Le solde est facturé et, si la caisse est activée, payable sur place par carte sur le téléphone (Tap to Pay) le jour de l'événement.
Quand les modules se renforcent
Événement + Devis + Signature
Les prestations de l'événement préremplissent le devis, le devis part avec un lien de signature, la signature prépare la facture d'avance.
Planning + Pointage + Pré-paie
Le planning de l'équipe dit qui travaille quand, le pointage sur téléphone relève les heures avec la position, les heures supplémentaires suivent vos seuils et partent dans la pré-paie. Offre Standard, dès deux comptes. Un extra sans compte ne pointe pas lui-même : son responsable saisit ses heures.
Préparatifs + Échéances + Documents
Les préparatifs de chaque événement se rangent en étapes et en tâches, chacune avec un responsable et une échéance, et les pièces se classent sur l'événement.
OrgaVision vs Excel + Word + 3 outils
| Critère | OrgaVision | Excel + Word + 3 outils |
|---|---|---|
| Devis sur-mesure | Prestations du catalogue, devis dupliqué | Repartir d'un Word |
| Planning équipes | Planning de l'équipe + pointage | Excel partagé |
| Fiche événement | Une fiche par événement | Emails dispersés |
| Sommes versées d'avance | Avances déduites du solde | Tableur à part |
Questions fréquentes
Est-ce adapté aux traiteurs petits volumes ?
On peut gérer la location de matériel externe ?
Et les contraintes alimentaires des invités ?
Pour la facturation 2026 ?
Et les contrats type mariage ?
Comment facturer un acompte sur un événement ?
Comment savoir si un événement a été rentable ?
Comment gérer une annulation ou un report ?
Comment suivre plusieurs prestataires sur un même événement ?
Comprendre pourquoi ça marche
Plongez dans le détail technique, les choix d'architecture et les retours terrain qui font la différence.
Pourquoi tant de traiteurs perdent des heures sur l'admin
Traiteurs, wedding planners, prestataires sono, déco ou photo : beaucoup tournent avec un patchwork Excel + Word + Trello + WhatsApp pour piloter leurs prestations. Résultat : des heures perdues chaque semaine à recoller les morceaux, des marges floues, des équipes désorganisées.
OrgaVision réunit la fiche de chaque événement, ses préparatifs, le devis signé, les avances et la facture de solde, et la facturation électronique dans un seul outil, dès 19 €/mois en solo et 19 € de socle plus 9 € par collaborateur en équipe, avec le planning de l’équipe. Il ne suit pas encore le matériel par événement ni la marge de chaque prestation.
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Votre problème n'est peut-être pas un logiciel. Si ce sont vos heures, vos délais ou votre marge qui vous échappent, je viens regarder vos événements une journée et je vous rends un compte rendu écrit.