Le logiciel événementiel qui pilote vos prestations du devis à l'addition

Devis sur-mesure, planning équipes terrain, fiches prestations détaillées, exports comptable — un seul outil pour traiteurs, wedding planners et prestataires.

Ingénieur Arts & Métiers, docteur en génie des matériaux Mis à jour le 25 April 2026

Conformité 2026 garantie via Plateforme Agréée DGFiP

Émission Factur-X, réception, archivage légal : illimités et inclus dans votre abonnement OrgaVision via SuperPDP (Plateforme Agréée DGFiP). L'e-reporting TVA de vos ventes aux particuliers est transmis chaque nuit, aux mêmes conditions. SIRET 913 936 373 00020, support en français, données hébergées en UE.

Les vraies douleurs

On a entendu ces phrases mille fois

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Devis sur-mesure qui prennent 1 jour

Cocktail 80 personnes + buffet + DJ + serveurs — chaque devis est un Word from scratch. 4 heures qui partent en fumée chaque fois.

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Planning équipes le matin J

12 serveurs, 3 cuistots, 2 commis — planning improvisé sur Excel le matin du mariage. Confusion garantie.

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Fiches prestations dispersées

Menu, plan de salle, contraintes alimentaires, contacts mariés — chaque info dans un email différent.

!

Pas de visu sur la marge prestation

Ce mariage à 12 000 € : combien j'ai vraiment gagné ? Sans tracking, impossible de savoir.

!

Conformité 2026 floue

Factur-X obligatoire pour les factures B2B (entreprises pour séminaires). E-reporting TVA. Personne dans le secteur ne sait par où commencer.

Fonctionnalités

Tout ce dont vous avez besoin, dans une seule app

Devis événements sur-mesure

Bibliothèque prestations type, configurateur cocktail/buffet/séminaire, calcul marge en direct, signature électronique.

Planning équipes terrain

Affectation serveurs, cuistots, techniciens par événement. Pointage smartphone, gestion extras et primes.

Fiches prestations détaillées

Menu, plan de salle, contraintes alimentaires, planning J, contacts mariés. Tout visible par l'équipe le jour J.

Logistique matériel

Tables, chaises, vaisselle, sono, frigos — gestion stocks matériel, location, retour, vérification état.

Facturation Factur-X 2026

Factures B2C particuliers + B2B entreprises (séminaires CE) en Factur-X via une Plateforme Agréée DGFiP.

Marge par événement

Coût matières + main d'œuvre + matériel = marge nette par prestation. Top événements rentables identifiés.

Comment ça marche

4 étapes pour démarrer

1

Configurer vos prestations type

Cocktail dînatoire, buffet froid, mariage 100 personnes, séminaire — bibliothèque de prestations avec coûts standards.

2

Faire un devis en 30 minutes

Sélection prestation type, ajustement nombre invités, options (DJ, photographe, fleurs), marge en direct.

3

Préparer l'événement

Planning équipe, fiche prestation détaillée partagée, logistique matériel, briefing J-1.

4

Réaliser et facturer

Pointage équipe smartphone, photos, retour matériel, facture Factur-X, retour client demandé.

Facturation

Le flux qui correspond à votre métier

Vous fabriquez, préparez ou installez quelque chose, puis vous livrez. La facturation se déclenche à la livraison du bien ou de la prestation. Cycle court (jours, semaines).

A
Flux de facturation A

Production / Fabrication

Industrie · Sous-traitance · Réparation · Événementiel
Cliquez sur une étape pour voir son détail
Étape légalement requise Étape optionnelle selon contexte

Demande client

ÉTAPE 1

Première prise de contact. Le client exprime un besoin chiffrable. Aucun document légal à ce stade.

Mail / téléphone / appel d'offres
Cadre légal & bonnes pratiques
  • Aucune obligation légale
  • Bonne pratique : tracer la demande pour le pipe commercial
  • Sert de base au devis
Dans OrgaVision
  • Capture dans le CRM intégré
  • Création contact + affaire en un clic
  • Lien direct vers création du devis
  • Historique conservé même sans suite
Lecture du flux

Le flux complet est nécessaire car vous engagez de la matière, du temps atelier et un transfert physique. La proforma sert pour les exports, l'acompte pour les commandes longues. Le bon de livraison signé est le déclencheur de la facture.

Cas réels appliqués à votre métier

Comment OrgaVision gère votre facturation événementielle

L'événementiel concentre tout sur une date pivot. La facturation se cale sur la prestation : acompte conséquent à la réservation pour bloquer la date, deuxième acompte 30 jours avant, solde après l'événement. OrgaVision orchestre l'échéancier sans rien oublier.

Le flux complet de référence (tous les documents possibles)

Pédagogique

Voici l'enchaînement standard avec TOUS les documents possibles. Chaque scénario réel ci-dessous n'utilise qu'un sous-ensemble selon le contexte (B2C/B2B, export, retour, etc.). Comprenez ce flux et vous comprendrez tous les autres.

Le déroulé étape par étape
  1. 1
    Demande client
    Étape
    Interne
  2. 2
    Devis
    Étape
    Interne
  3. 3
    Proforma (export)
    Étape
    Interne
  4. 4
    BC client
    Étape
    Interne
  5. 5
    Acompte
    Étape
    Interne
  6. 6
    Production / Préparation
    Étape
    Interne
  7. 7
    BL signé
    Étape
    Interne
  8. 8
    Facture
    Étape
    Interne
  9. 9
    Avoir (si retour)
    Étape
    Interne
  10. 10
    Remboursement
    Étape
    Interne
Comment OrgaVision le gère

chaque document est un état du même dossier (un seul fil d'historique, jamais à ressaisir). La proforma sert pour les exports hors UE et les validations bancaires (sans valeur fiscale). L'acompte sécurise la trésorerie et génère sa propre facture déduite du solde. Le BL atteste la livraison et déclenche la facture finale. L'avoir annule en cas de retour avec mention obligatoire de la facture d'origine, le remboursement Stripe sur la CB d'origine clôt le dossier. Tout est lié, archivé 10 ans, conforme Factur-X.

Mariage (traiteur, salle, prestation complète)

B2C événement unique

Prestation à 8-30 k€ pour 80-200 personnes. La date est posée 6 à 18 mois à l'avance. La trésorerie doit être sécurisée bien avant l'événement.

Le déroulé étape par étape
  1. 1
    Devis avec options
    Étape
    Interne
  2. 2
    Acompte 30% (réservation)
    Étape
    Interne
  3. 3
    Acompte 40% (J-30)
    Étape
    Interne
  4. 4
    Prestation
    Étape
    Interne
  5. 5
    Facture solde 30%
    Étape
    Interne
  6. 6
    Avoir (si retour / annulation)
    Étape
    Interne
  7. 7
    Remboursement / clôture
    Étape
    Interne
Comment OrgaVision le gère

à la signature du devis, OrgaVision pose le calendrier de paiements (3 échéances datées). Vous éditez la facture d'acompte à chaque échéance, et les relances de facture impayée partent ensuite d'elles-mêmes selon le rythme que vous avez réglé. Le solde est facturé après la prestation, avec déduction des deux acomptes déjà encaissés.

Séminaire entreprise B2B

B2B avec engagement

Séminaire annuel d'une entreprise de 200 personnes. Bon de commande émis par le service achats du client, délai de paiement 45 jours fin de mois.

Le déroulé étape par étape
  1. 1
    Devis
    Étape
    Interne
  2. 2
    BC client
    Étape
    Interne
  3. 3
    Prestation
    Étape
    Interne
  4. 4
    Facture Factur-X
    Étape
    Interne
  5. 5
    Relance auto
    Étape
    Interne
  6. 6
    Avoir (si retour / annulation)
    Étape
    Interne
  7. 7
    Remboursement / clôture
    Étape
    Interne
Comment OrgaVision le gère

facture émise au format Factur-X (e-invoicing), conforme aux obligations B2B 2026, dépôt automatique sur la Plateforme PPF du client. Si le règlement tarde, les relances automatiques partent, une fois que vous les avez activées, au délai et à la fréquence que vous réglez. Il n'y a pas trois paliers au ton différent, et l'indemnité forfaitaire de 40 € comme les pénalités de retard sont des mentions que vous portez sur la facture, pas un calcul que le logiciel fait à votre place.

Anniversaire / cocktail privé

B2C court terme

Cocktail privé pour 30-60 personnes, organisé 1 à 3 mois à l'avance. Acompte simple à la réservation, solde le jour J.

Le déroulé étape par étape
  1. 1
    Devis express
    Étape
    Interne
  2. 2
    Acompte 50%
    Étape
    Interne
  3. 3
    Prestation
    Étape
    Interne
  4. 4
    Solde le jour J
    Étape
    Interne
  5. 5
    Facture finale
    Étape
    Interne
  6. 6
    Avoir (si retour / annulation)
    Étape
    Interne
  7. 7
    Remboursement / clôture
    Étape
    Interne
Comment OrgaVision le gère

devis envoyé par email avec lien de paiement Stripe intégré. Le client règle l'acompte en un geste depuis le lien, ce qui vous confirme la réservation. Le créneau ne se libère pas tout seul faute de paiement : c'est vous qui décidez de le relâcher, et c'est volontaire, un créneau de mariage ne s'annule pas sur une minuterie. Le solde est facturé et payable sur place via TPE Stripe Tap to Pay le jour de l'événement.

Combos

Quand les modules se renforcent

Devis + Bibliothèque + Marge

La bibliothèque prestation alimente le devis, le devis verrouille la marge prévue, la réalisation compare au prévu.

Bibliothèque prestations
Configurateur invités
Marge prévue/réelle
Top événements rentables

Planning + Pointage + Paie

Le planning équipe se connecte au pointage smartphone. Heures sup, primes événement, panier repas — tout calculé pour la paie.

Planning par événement
Pointage smartphone serveur
Heures sup auto
Primes événement paramétrables

Logistique + Matériel + Stocks

Tables, chaises, vaisselle, frigos. Suivi stocks, location externe si manque, retour avec vérification état.

Stocks matériel par événement
Location externe si manque
Vérification retour état
Casse facturée auto
Comparatif

OrgaVision vs Excel + Word + 3 outils

Critère OrgaVision Excel + Word + 3 outils
Devis sur-mesure 30 min avec bibliothèque 4h dans Word
Planning équipes Module dédié + pointage Excel partagé
Fiches prestations Centralisées partagées Emails dispersés
Marge par événement Direct dans l'app À la louche
Tarif mensuel Dès 19 €/mois (Mini) — 19 € de socle plus 9 € par collaborateur en équipe 0 € mais 10h/sem perdues
FAQ

Questions fréquentes

Est-ce adapté aux traiteurs petits volumes ?
Oui, pour les traiteurs indépendants comme pour les structures de 20 salariés. Le même modèle s'applique : dès 19 €/mois en solo (offre Mini), 19 € de socle plus 9 € par collaborateur en équipe (offre Standard, dégressif). Voir la page Tarifs pour la grille complète.
On peut gérer la location de matériel externe ?
Oui. Quand votre stock matériel est insuffisant, l'app propose la location externe (tables, vaisselle, sono) avec suivi facturation.
Et les contraintes alimentaires des invités ?
Oui. Chaque invité d'un mariage peut avoir ses contraintes (allergies, végétarien, halal, casher). L'équipe le voit au moment du service.
Pour la facturation 2026 ?
OrgaVision intègre une Plateforme Agréée DGFiP. Factures B2B (entreprises pour séminaires) en Factur-X automatique. E-reporting TVA pour les ventes B2C.
Et les contrats type mariage ?
Oui, avec des modèles que vous adaptez, et une signature à l'écran suivie d'un certificat de preuve qui porte l'empreinte du document signé et son horodatage. Soyons précis sur ce que c'est : une signature électronique **simple**, valable au sens des articles 1366 et 1367 du Code civil. Ce n'est pas une signature **qualifiée**, celle dont la loi présume la fiabilité. En clair, elle vaut, mais en cas de contestation c'est à vous d'apporter la preuve, et le certificat est fait pour ça.
Comment facturer un acompte sur un événement ?
Une facture d'acompte est une vraie facture : elle porte un numéro dans votre suite, les mentions obligatoires, et rend la TVA exigible. La facture de solde doit ensuite référencer les acomptes déjà versés et n'appeler que le reste. C'est ce lien qui évite qu'un client paie deux fois la même somme, et c'est aussi ce que sa comptabilité vérifiera.
Comment savoir si un événement a été rentable ?
En rattachant à l'événement, dès qu'elles arrivent, toutes les factures des prestataires : traiteur, technique, location, sécurité, transport. La marge se joue sur deux ou trois postes qui dérapent, et elle n'est lisible que si les pièces sont rangées au bon endroit au moment où elles arrivent. Un rapprochement fait trois semaines après ne sert plus à décider quoi que ce soit.
Comment gérer une annulation ou un report ?
Un report ne change rien : la prestation reste due, l'acompte reste acquis, il n'y a ni avoir ni nouvelle facture. Une annulation avec remboursement demande un avoir qui référence la facture d'acompte. Une annulation avec acompte conservé est le cas délicat, parce que la somme ne rémunère plus une prestation : la façon de la traiter dépend des termes de vos conditions générales, et c'est à régler une fois pour toutes avec votre comptable.
Comment suivre plusieurs prestataires sur un même événement ?
En traitant l'événement comme un dossier qui porte à la fois ses recettes et ses dépenses, plutôt que comme une facture à émettre. Chaque commande passée à un prestataire, chaque facture reçue et chaque acompte versé s'y rattachent. C'est ce qui permet de répondre en trois secondes à la seule question qui compte pendant l'événement : de combien suis-je déjà engagé ?
Analyse approfondie

Comprendre pourquoi ça marche

Plongez dans le détail technique, les choix d'architecture et les retours terrain qui font la différence.

01

Pourquoi 80 % des traiteurs perdent 10 heures par semaine sur l'admin

Le secteur événementiel et traiteur en France compte 22 000 entreprises (traiteurs, wedding planners, prestataires sono/déco/photo). Et la majorité tourne avec un patchwork Excel + Word + Trello + WhatsApp pour piloter ses prestations. Résultat : 10 heures par semaine perdues à recoller les morceaux, des marges floues, des équipes désorganisées.

OrgaVision unifie devis, planning équipe, fiches prestations, logistique matériel et facturation 2026 dans un seul outil, dès 19 €/mois en solo et 19 € de socle plus 9 € par collaborateur en équipe. Pour un traiteur qui réalise 12 prestations par mois, ça représente facilement 40 heures gagnées par mois — soit 1 ETP libéré pour faire du commercial ou améliorer la qualité.

Facturation électronique : votre checklist de mise en conformité

La réception devient obligatoire pour toutes les entreprises le 1ᵉʳ septembre 2026. Les étapes dans l'ordre, avec l'échéance de chacune, envoyées par courriel.

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Changer de logiciel

Guides de reprise par outil quitté : ce qui se récupère, dans quel ordre, et quand basculer.

Audit de l'organisation

Une journée dans votre atelier pour voir où le temps se perd, avant d'acheter le moindre logiciel.

Tarifs

Un socle, puis un montant par collaborateur, dégressif — Mini en solo, Standard ou Pro en équipe.

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