Ce dont un wedding planner a besoin, et ce qui relève d’un autre outil
Le travail d’un wedding planner a deux faces. La face partagée avec les mariés : la liste des invités et leurs réponses, le plan de table, le budget du couple, les inspirations. La face entreprise : le dossier de chaque mariage, les tâches à mener avant la date, le devis, la facture, les sommes versées d’avance.
OrgaVision s’occupe de la seconde, dans son module Événementiel et Artisanat. Il ne fait rien de la première, et il vaut mieux le savoir dès cette ligne.
Un mariage, une fiche
Chaque mariage se crée par « Nouvel événement » et se retrouve dans la « Liste des réservations ». Sa fiche porte :
- le titre, le client et le type : « Événement », « Mariage », « Entreprise » ou « Privé » ;
- le début et la fin, le lieu, le nombre d’invités ;
- le statut : « En attente », « Confirmé », « Terminé » ou « Annulé » ;
- les participants : des contacts de votre carnet, les témoins, le traiteur, le photographe, rattachés au mariage. Ils apparaissent tous comme « Participant », sans rôle à préciser ;
- les prestations : des articles de votre catalogue, dont vous tapez la quantité. Leur prix est figé au jour où vous composez le mariage, même si le catalogue change ensuite.
L’accueil du module affiche trois chiffres : les événements « À venir », « Encaissé ce mois » et « Reste à encaisser ». Les deux montants se lisent sur vos factures, pas sur les réservations : un mariage confirmé sans facture n’y compte pas encore.
Les préparatifs, avec une date et un responsable
La carte « Préparatifs » de la fiche ouvre le dossier de préparation du mariage. Il naît à la première ouverture, une seule fois : rouvrir la carte retombe toujours sur le même dossier.
- Les préparatifs se rangent en étapes, et chaque tâche porte une échéance et une personne.
- L’onglet « Planification » les montre en « Kanban », « Planning », « Liste » ou « Calendrier » : le calendrier fait apparaître ce qui tombe à chaque date avant le mariage.
- L’onglet « Documents » range les pièces du mariage.
- L’action « Suggérer une trame IA » propose des étapes et des tâches à partir de l’objectif que vous décrivez. Vous gardez celles qui conviennent.
Une limite à connaître : l’échéance de chaque tâche se pose à la main. OrgaVision ne calcule pas de rétroplanning à partir de la date du mariage, et la trame proposée par l’IA ne porte pas de dates.
Du devis signé à la facture
Le bouton « Devis / Facture » de la fiche crée le document dans le moteur commercial d’OrgaVision : numérotation continue, taux de TVA de chaque article du catalogue, PDF. Un devis créé depuis le mariage est déjà rempli avec ses prestations. S’il existe déjà, le même bouton le rouvre au lieu d’en fabriquer un second.
- Le devis part par courriel avec un lien de signature, ou se signe sur place, sur l’écran.
- S’il prévoit une avance à la signature, le brouillon de la facture d’avance est préparé dès que les mariés signent. Pour un particulier, il part par défaut en arrhes, la règle de la loi : voir le dossier sur le contrat et l’acompte d’un prestataire de mariage.
- Après le mariage, la facture de solde n’appelle que ce qui reste, avances déduites.
- Si vous avez activé la caisse, le bouton « Encaisser » de la fiche reprend les prestations du mariage dans le panier, sans ressaisie.
Ce qu’OrgaVision ne fait pas pour un wedding planner
- Pas de liste d’invités nominative, pas de réponses aux invitations, pas de plan de table.
- Pas de régime alimentaire par invité : seul le nombre d’invités figure sur la fiche.
- Pas d’espace en ligne pour les mariés, où ils suivraient leur budget ou l’avancement des préparatifs.
- Pas de rôle pour les participants : témoin, traiteur ou photographe apparaissent tous comme « Participant ».
- Pas de rétroplanning calculé depuis la date du mariage : chaque échéance se pose à la main.
- Pas de suivi des factures de vos prestataires rattachées au mariage : l’onglet des achats des préparatifs n’existe pas en Événementiel.
Ce que ça coûte
L’événementiel ne demande pas d’équipe. Seul, vous êtes en offre Mini, à 19 € HT par mois, sans le module équipe. À plusieurs, c’est l’offre Standard : 19 € HT de socle et 9 € par collaborateur, dégressif, avec l’équipe et son planning. La grille complète est sur la page des tarifs, l’essai dure 30 jours, sans carte bancaire.