Pour les experts-comptables
La GED de vos clients, vue de votre cabinet
Vos clients n'ont plus une gestion documentaire d'un côté et un logiciel de gestion de l'autre. Les pièces se classent à l'instant où elles sont émises, et vous ouvrez le dossier vous-même : il n'y a plus rien à réclamer.
Deux logiciels, ou un seul
Avec deux logiciels
Logiciel de gestion
la facture est émise ici
GED
il faut l'y déposer
Quelqu'un fait le trajet, à chaque pièce. Ce qui n'est pas déposé n'existe pas pour vous.
Avec orgaVision
Gestion + documents
la facture est émise et classée d'un même geste
rattachée à son client et à son affaire, sans que personne n'y touche
Rien à déposer, donc rien à oublier. Vous ouvrez le dossier et tout y est.
Vous êtes expert-comptable ?
Vos clients rangent moins, vous récupérez plus
Quand les pièces se classent toutes seules, il n'y a plus rien à réclamer. Vous ouvrez le dossier de votre client depuis votre propre accès, vous voyez ce qui manque, et vous sortez le FEC avec votre plan comptable. Cet accès ne consomme aucun siège et ne coûte rien à votre cabinet.
Ce que votre cabinet y gagne →Ce que ça donne à l'écran
Une séquence filmée dans un dossier de démonstration, du point de vue du cabinet. Aucune maquette : c'est l'application.
Documents et justificatifs
Toutes les pièces du dossier au même endroit : factures, attestations, contrats, pièces fiscales. Le cabinet les trie par nature, les ouvre, et y dépose les siennes.
Six rayons, une seule question
Un document porte trois étiquettes indépendantes : à qui il appartient, à quoi il se rattache, et qui a le droit de le voir. Les confondre rend une gestion documentaire incompréhensible. Les rayons ne répondent donc qu'à la question qu'on se pose vraiment en cherchant : de quoi ce document parle.
Tout
tout ce à quoi vous avez accès
Reçus
ce que d'autres ont adressé
Affaires
les pièces d'un chantier ou d'un projet
Clients
ce qui se rattache à une personne ou une société
Équipe
les documents des salariés
Entreprise
ce qui n'appartient à aucun dossier
Un rayon n'est pas un dossier : c'est la même pièce regardée sous un autre angle. Une pièce déposée depuis une affaire apparaît dans son rayon à la seconde.
Chacun ne voit que ce qui le concerne
Le défaut est restrictif, et c'est voulu : sans aucun réglage, un salarié voit ses propres dépôts, les affaires sur lesquelles il travaille réellement, ce qu'on lui a partagé nommément et ses propres documents de ressources humaines. Une entreprise qui n'a jamais ouvert cet écran est protégée. Vous, de votre côté, ne voyez que les catégories qui vous concernent, et chacune de vos consultations est journalisée et consultable par votre client.
Les questions qu'on nous pose
Qu'est-ce qu'une GED intégrée à un logiciel de gestion ?
C'est une gestion documentaire qui n'a rien à recevoir, parce qu'elle est dans le logiciel qui produit les pièces. Un devis, une facture, un avoir, une situation de travaux ou un récapitulatif de TVA est archivé au moment où il est émis, dans le dossier de son client et de son affaire.
Faut-il un logiciel de GED séparé de son logiciel de gestion ?
C'est le choix le plus répandu, et c'est celui qui crée le travail de classement. Une pièce produite d'un côté doit être déposée de l'autre, par quelqu'un, à chaque fois. Ce qui n'est pas déposé n'existe pas, et c'est exactement ce qui manque au moment de boucler un exercice.
Comment classer automatiquement les factures et les devis d'une entreprise ?
En les laissant se classer là où ils naissent. Dans orgaVision personne ne dépose une facture : elle est archivée à l'émission, rattachée à son client et à son affaire. La même pièce rééditée remplace la précédente au lieu d'en créer une seconde.
Comment retrouver un document sans savoir dans quel dossier il a été rangé ?
Par ce dont il parle, pas par l'endroit où il se trouve. Six rayons répondent à la question « ça concerne quoi » : tout, les reçus, les affaires, les clients, l'équipe, l'entreprise. Un rayon n'est pas un dossier : rien n'est déplacé ni dupliqué.
Un salarié voit-il tous les documents de son entreprise ?
Non, et c'est le défaut de départ. Sans aucun réglage, chacun voit ses propres dépôts, les affaires sur lesquelles il travaille réellement, ce qu'on lui a partagé nommément et ses propres documents de ressources humaines. Le dirigeant ouvre ensuite les rayons qu'il veut, rôle par rôle.
Peut-on partager un document avec son client sans lui envoyer de courriel ?
Oui. Une pièce peut être déposée sur l'espace du client, qui la consulte quand il veut. Le partage exige un destinataire : sans adresse à qui l'annoncer, il est refusé plutôt que de laisser croire que le client a reçu quelque chose.
Comment conserver les justificatifs de dépense d'une entreprise pour un contrôle fiscal ?
Ils se photographient depuis le téléphone et rejoignent le coffre-fort numérique, où ils se lisent à côté des pièces émises. L'archivage des données de facturation répond aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage de l'article 286 du Code général des impôts.
Où sont hébergés les documents d'une GED française ?
Ceux d'orgaVision sont hébergés en Europe, chez un hébergeur européen, sans transfert vers un pays tiers. C'est ce que recouvre le mot « souverain » ici : européen, et nous le disons plutôt que de laisser croire à un hébergement français.
Combien coûte une GED intégrée à un logiciel de gestion ?
Elle n'est pas vendue à part. La gestion documentaire fait partie du socle d'orgaVision, quel que soit le métier et quel que soit le palier d'abonnement. Il n'y a pas de module documentaire à ajouter, ni de supplément au volume de pièces.
Un expert-comptable peut-il accéder aux documents de son client ?
Oui, avec un accès dédié qui ne consomme aucun siège. Il ne voit que les catégories qui le concernent et ses consultations sont journalisées. Le détail de ce que le cabinet y trouve est sur la page qui lui est consacrée.
La gestion documentaire est dans le socle
Quel que soit votre métier et quel que soit votre abonnement. Il n'y a pas de module documentaire à ajouter.