Le logiciel qui suit vos baux, vos loyers et vos états des lieux

L’échéance qui se pose avant d’être en retard

Chaque bail actif porte un jour de paiement. La veille de cette date, l’échéance du mois est posée : loyer plus charges, à la date attendue. Rien à déclencher.

Ce qui n’est pas pointé comme encaissé bascule en retard le lendemain, et une alerte suit à une semaine. C’est cette mécanique qui fait la différence entre un retard qu’on voit et un retard qu’on découvre au troisième mois : le retard a besoin d’une date à laquelle exister. Sans échéance posée d’avance, il n’y a rien qui manque, donc rien à voir.

L’encaissement, lui, se pointe à la main. Il n’y a pas de prélèvement, pas de mandat SEPA, pas de rapprochement bancaire automatique sur les loyers.

La révision qui ne rattrape pas dix ans d’un coup

Vous saisissez le trimestre de référence inscrit sur le bail et sa valeur, puis la valeur du trimestre courant. Le serveur calcule le nouveau loyer, vous le montre avant de l’appliquer, et l’inscrit dans l’historique du bail avec sa date d’effet.

Deux détails qui comptent. La nouvelle valeur d’indice devient la référence de la prochaine révision : sans cela, la deuxième repartirait de l’indice de signature et rattraperait d’un coup toute l’inflation depuis, ce qui n’est pas légal. Et une quittance établie pour un mois antérieur à une révision porte le loyer de ce mois-là, pas le loyer actuel.

Nous ne stockons aucune valeur d’indice. L’INSEE le publie chaque trimestre ; le graver dans le logiciel le rendrait faux trois mois plus tard, et un indice périmé produit un loyer illégal.

L’état des lieux, et l’avenant que presque personne ne propose

Pièce par pièce, élément par élément, avec photos. Les deux parties signent, et le constat est alors figé : plus une ligne ne bouge.

C’est juste, et ça pose un problème que la loi a prévu. L’article 3-2 de la loi de 1989 donne dix jours au locataire pour demander le complément du constat, et jusqu’à la fin du premier mois de chauffe pour le chauffage. Une réserve découverte le lendemain doit donc pouvoir s’ajouter, sans réécrire un document signé.

D’où l’avenant : il s’ajoute, il ne corrige pas. Deux dates, deux paires de signatures, et le constat d’origine reste lisible tel quel. C’est ce qui lui donne sa valeur au moment de justifier une retenue.

Le constat de sortie naît de celui d’entrée, élément par élément, avenants compris. Il n’est délibérément pas pré-rempli avec l’état d’entrée : le pré-remplir ferait signer un constat que personne n’a regardé.

Le rendement calculé sur l’encaissé

Le tableau de bord distingue ce qui est dû de ce qui est encaissé, et ne mélange jamais les deux. Le loyer attendu du mois est la somme des échéances tombant dans le mois. Le revenu est la somme de ce qui a été effectivement payé, à la date de paiement.

C’est la même source qui alimente le rapport de rentabilité et le simulateur fiscal, ce qui évite le défaut classique : trois écrans qui donnent trois chiffres pour la même période.

Le bailleur particulier ou la SCI qui gère ses propres biens, et qui veut arrêter le tableur sans changer de métier. Les quittances, les échéances, la révision, l’état des lieux et la rentabilité couvrent l’année entière.

Le dirigeant qui a une activité principale ET des biens loués. C’est là que le regroupement joue vraiment : l’artisan qui loue deux appartements, le commerçant propriétaire de ses murs, la SCI qui porte une activité. Devis, factures, dépenses, salariés, loyers et expert-comptable au même endroit, une seule facture logicielle.

Ce n’est pas pour l’agence de transaction, le syndic, ni l’administrateur de biens qui encaisse pour le compte d’autrui.