Compléter l'identité de l'entreprise

La première étape, quel que soit le métier : renseigner l'identité légale de l'entreprise — numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique, coordonnées. Ces informations ne servent pas à remplir un dossier : elles alimentent automatiquement vos devis, vos factures et vos documents légaux, et trois d'entre elles y sont obligatoires. Une facture qui en manque est irrégulière.

Numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique

Coordonnées, logo et mentions légales

Ces informations s'impriment sur vos documents

Trois mentions y sont légalement obligatoires

Le régime de TVA se déclare au même endroit

Démo : compléter l'identité de l'entreprise et ajouter votre logo

Pourquoi commencer par là

Tout ce que vous émettrez ensuite — devis, factures, attestations — porte ces informations. Les renseigner après avoir émis des documents oblige à les réémettre.

Cela prend dix minutes avec un extrait d'immatriculation sous les yeux, et cela ne se refait jamais.

Le régime de TVA n'est pas un détail

L'exigibilité de la TVA — à l'encaissement ou aux débits — décide du mois dans lequel une facture entre dans votre déclaration.

C'est le réglage qui explique le plus d'écarts entre ce qu'on croit devoir et ce que la déclaration annonce. En cas de doute, votre comptable tranche en une phrase.

2

Personnaliser vos conditions de vente

Vos délais de paiement, vos pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de recouvrement, vos conditions générales et vos coordonnées bancaires. Elles apparaissent au pied de vos devis et de vos factures, et ce n'est pas décoratif : sans mention des pénalités sur la facture et dans les conditions de vente, vous ne pouvez pas les réclamer, même si la loi vous les accorde.

Délai de paiement appliqué par défaut

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €

Conditions générales de vente, article par article

Coordonnées bancaires imprimées sur les factures

Ces mentions conditionnent ce que vous pouvez réclamer

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente

Ce que la loi vous accorde, à condition de l'écrire

Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dues de plein droit dès le premier jour de retard.

Mais elles doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, le droit existe et n'est pas opposable. C'est dix minutes de réglage qui décident de ce que vous pourrez réclamer pendant des années.

Le délai de paiement par défaut

Il s'appliquera à toutes vos factures, sauf mention contraire. Trente jours est la valeur la plus courante ; le maximum légal entre professionnels est de soixante jours, ou quarante-cinq jours fin de mois.

Un délai plus court se négocie ; un délai plus long est illégal, quelles que soient les habitudes du secteur.

3

Activer la facturation électronique

Préparer la réception des factures électroniques, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. La réception s'impose avant l'émission : même une entreprise qui n'aura rien à émettre avant des mois doit pouvoir recevoir. Une facture fournisseur envoyée par le circuit officiel et que vous ne pouvez pas recevoir reste due, et son délai de paiement court.

La réception est obligatoire avant l'émission

Un numéro d'immatriculation valide est requis

Le raccordement passe par une plateforme habilitée

Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique

Les factures reçues arrivent directement dans l'application

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique

Recevoir avant d'émettre

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises en même temps ; celle d'émission est échelonnée selon la taille.

C'est pourquoi cette étape figure dans un parcours de démarrage : il ne s'agit pas d'anticiper, il s'agit d'être en règle sur ce qui s'impose déjà.

Ce que ça change au quotidien

Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans l'application, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte — une facture reçue dans une boîte de courriel partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

4

Inviter votre équipe

Inviter vos collaborateurs depuis l'application : chacun reçoit un courriel et rejoint votre espace avec son propre accès. Un accès par personne n'est pas une formalité — c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, de pointer des heures nominatives et de restreindre ce que chacun voit. Un compte partagé rend tout cela impossible, et il ne s'annule pas rétroactivement.

Chaque collaborateur reçoit son propre accès

Le rôle décide de ce qu'il peut faire

Inviter crée aussi sa fiche collaborateur

Un compte partagé rend le suivi impossible

Le comptable s'invite aussi, sans consommer de siège

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Un accès par personne

Avec un compte partagé, aucun pointage n'est nominatif, aucune validation n'a d'auteur, et personne ne peut être limité à ce qui le concerne.

C'est aussi une question de sécurité : un compte partagé ne se révoque pas quand quelqu'un part, il se change — pour tout le monde.

Le comptable ne consomme pas de siège

Le rôle de comptable est gratuit et sans siège : l'inviter ne change pas votre facture.

Il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels de vos salariés. Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel.

L'invitation crée la fiche

Inviter quelqu'un crée aussitôt sa fiche collaborateur, avant même qu'il accepte.

Cela permet de préparer son planning et son dossier. Une invitation qui reste en attente plusieurs semaines signale une adresse erronée ou un courriel classé en indésirable.

5

Renseigner tarifs main-d'œuvre & pièces

Vos prestations — forfaits et taux horaire de main-d'œuvre — et vos pièces détachées dans le catalogue. Un ordre de réparation se compose de ces deux natures, et leur distinction n'est pas cosmétique : les pièces sortent d'un stock qu'il faut réapprovisionner, la main-d'œuvre non. C'est ce qui permet à un ordre de réparation de décrémenter le magasin tout seul.

Forfaits de réparation et taux horaire

Pièces détachées avec leur stock

Les pièces sortent du stock, pas la main-d'œuvre

Le seuil d'alerte prévient avant la rupture

Un fournisseur se rattache à chaque pièce

Démo : construire votre catalogue (article, main d'œuvre, prestation)

Forfait ou temps passé

Le forfait rassure le client et vous engage : il porte le risque d'une intervention plus longue que prévu.

Le temps passé vous protège et inquiète le client, qui ne connaît pas le montant final. Beaucoup d'ateliers vendent les interventions courantes au forfait et les diagnostics au temps passé.

Le stock de pièces

Un seuil d'alerte sur les pièces qui reviennent le plus évite l'immobilisation d'un appareil pour une pièce à quatre euros.

Le délai du fournisseur décide du seuil : une pièce livrée en trois semaines a besoin d'un seuil bien plus haut qu'une pièce livrée le lendemain.

6

Paramétrer votre atelier

Configurer les statuts de réparation et les délais qui pilotent le flux de l'atelier. Les statuts sont ce que le client vous demandera au téléphone — « où en est ma réparation ? » — et ce qui vous permet de savoir, sans ouvrir chaque dossier, combien d'appareils attendent une pièce, un devis, ou une restitution.

Les statuts décrivent le flux réel de votre atelier

Ils répondent à la question du client

Les délais signalent ce qui traîne

Un statut par étape, pas plus

Le tableau se lit par statut

Vidéo R1.mp4

Démo vidéo : Paramétrer votre atelier

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Nommer les vraies étapes

Reçu, en diagnostic, devis envoyé, en attente d'accord, en attente de pièce, en réparation, terminé, restitué.

Chacune correspond à un endroit réel de l'atelier et à une action différente. Un statut « en cours » unique ne dit rien et ne permet aucune relance.

L'attente d'accord est le vrai goulot

C'est presque toujours l'étape où les appareils s'accumulent : le devis est parti, le client n'a pas répondu.

La rendre visible permet de relancer plutôt que de laisser un appareil occuper une étagère pendant six semaines.

7

Enregistrer votre premier client + appareil

Créer la fiche du client et celle de l'appareil : marque, modèle, numéro de série ou identifiant. L'appareil compte autant que le client — c'est lui qui reviendra, parfois deux ans plus tard, parfois pour la même panne. Retrouver son historique en tapant son numéro de série change une discussion de garantie en constat.

Fiche client et fiche appareil

Marque, modèle, numéro de série

L'appareil garde son historique d'interventions

Recherche par numéro de série

La garantie de l'intervention se rattache à l'appareil

Démo : créer un premier client dans le CRM

L'appareil a une mémoire

Un client qui revient avec la même panne trois mois après une réparation pose une question de garantie.

L'historique de l'appareil dit ce qui a été fait, avec quelle pièce et sous quelle garantie. Sans lui, la discussion se règle à la mémoire de chacun.

8

Créer votre premier projet

En réparation, l'affaire sert aux interventions qui dépassent l'ordre de réparation ordinaire : un chantier de maintenance chez un client professionnel, une série d'appareils, un contrat avec plusieurs interventions. Elle regroupe alors devis, tâches, heures et documents. Une réparation courante, elle, vit entièrement dans son ordre de réparation.

Une affaire pour les interventions étendues

Devis, tâches, heures et documents regroupés

Une réparation courante n'a pas besoin d'affaire

Utile pour les contrats professionnels

Le coût des heures entre dans la rentabilité

Démo : créer votre premier projet

Quand l'ordre de réparation ne suffit plus

Un parc d'appareils chez un client, une maintenance en plusieurs passages, une intervention sur site avec déplacements : ce sont des opérations avec un budget et une durée.

L'ordre de réparation décrit un appareil ; l'affaire décrit un engagement.

9

Ouvrir votre premier ordre de réparation

Ouvrir un ordre de réparation : le client, l'appareil, le diagnostic initial, les pièces et la main-d'œuvre prévues, puis le suivi de statut. Deux séries de photos encadrent l'intervention — réception et fin de travaux — et ce sont elles qui règlent les contestations sur l'état de l'appareil. Elles ne se prennent qu'au moment où l'appareil est là.

Client, appareil, diagnostic et symptômes

Photos de réception et de fin de travaux

Pièces et main-d'œuvre prévues

Suivi de statut jusqu'à la restitution

Durée de garantie sur l'intervention

Vidéo R2.mp4

Démo vidéo : Ouvrir votre premier ordre de réparation

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Les photos de réception

Un écran déjà fêlé, un boîtier rayé : ce qui n'est pas photographié à la réception devient, à la restitution, un dommage que le client vous attribue.

La photo prise devant lui, au dépôt, met fin à la discussion avant qu'elle ne commence. C'est le geste le plus rentable de l'écran.

Le symptôme dans les mots du client

« Ça ne charge plus quand je le pose à plat » vaut mieux qu'une reformulation technique.

Le diagnostic vient ensuite et peut être faux. Le symptôme, lui, est ce que le client viendra vérifier à la restitution.

10

Facturer une réparation

Transformer l'ordre de réparation en facture : les lignes sont reprises — pièces et main-d'œuvre — et la TVA calculée. C'est le geste qui vérifie que la chaîne tient : le catalogue porte les bons prix, les pièces sortent du stock, le document est conforme. Une première facture de bout en bout révèle en cinq minutes ce qui manque encore.

Les lignes de l'ordre deviennent les lignes de la facture

Pièces et main-d'œuvre distinguées

La TVA se calcule sur les lignes

Le stock de pièces se décrémente

Le document part par courriel ou s'imprime

Démo : émettre une première vente (facture)

Vérifier le document avant de l'envoyer

L'aperçu montre ce que le client recevra : mentions légales, coordonnées bancaires, conditions de paiement, garantie annoncée.

C'est le moment de constater qu'une mention manque — pas après l'avoir envoyée à trente clients.

La garantie sur la facture

La durée de garantie annoncée à la prise en charge doit figurer sur la facture.

C'est ce qui distingue, au retour du client trois mois plus tard, une panne couverte d'une nouvelle panne — et cela vous évite d'avoir à trancher de mémoire.

Bien démarrer — Réparation & Mobilité