Compléter l'identité de l'entreprise

La première étape, quel que soit le métier : renseigner l'identité légale de l'entreprise — numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique, coordonnées. Ces informations ne servent pas à remplir un dossier : elles alimentent automatiquement vos devis, vos factures et vos documents légaux, et trois d'entre elles y sont obligatoires. Une facture qui en manque est irrégulière.

Numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique

Coordonnées, logo et mentions légales

Ces informations s'impriment sur vos documents

Trois mentions y sont légalement obligatoires

Le régime de TVA se déclare au même endroit

Démo : compléter l'identité de l'entreprise et ajouter votre logo

Pourquoi commencer par là

Tout ce que vous émettrez ensuite — devis, factures, attestations — porte ces informations. Les renseigner après avoir émis des documents oblige à les réémettre.

Cela prend dix minutes avec un extrait d'immatriculation sous les yeux, et cela ne se refait jamais.

Le régime de TVA n'est pas un détail

L'exigibilité de la TVA — à l'encaissement ou aux débits — décide du mois dans lequel une facture entre dans votre déclaration.

C'est le réglage qui explique le plus d'écarts entre ce qu'on croit devoir et ce que la déclaration annonce. En cas de doute, votre comptable tranche en une phrase.

2

Personnaliser vos conditions de vente

Vos délais de paiement, vos pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de recouvrement, vos conditions générales et vos coordonnées bancaires. Elles apparaissent au pied de vos devis et de vos factures, et ce n'est pas décoratif : sans mention des pénalités sur la facture et dans les conditions de vente, vous ne pouvez pas les réclamer, même si la loi vous les accorde.

Délai de paiement appliqué par défaut

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €

Conditions générales de vente, article par article

Coordonnées bancaires imprimées sur les factures

Ces mentions conditionnent ce que vous pouvez réclamer

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente

Ce que la loi vous accorde, à condition de l'écrire

Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dues de plein droit dès le premier jour de retard.

Mais elles doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, le droit existe et n'est pas opposable. C'est dix minutes de réglage qui décident de ce que vous pourrez réclamer pendant des années.

Le délai de paiement par défaut

Il s'appliquera à toutes vos factures, sauf mention contraire. Trente jours est la valeur la plus courante ; le maximum légal entre professionnels est de soixante jours, ou quarante-cinq jours fin de mois.

Un délai plus court se négocie ; un délai plus long est illégal, quelles que soient les habitudes du secteur.

3

Activer la facturation électronique

Préparer la réception des factures électroniques, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. La réception s'impose avant l'émission : même une entreprise qui n'aura rien à émettre avant des mois doit pouvoir recevoir. Une facture fournisseur envoyée par le circuit officiel et que vous ne pouvez pas recevoir reste due, et son délai de paiement court.

La réception est obligatoire avant l'émission

Un numéro d'immatriculation valide est requis

Le raccordement passe par une plateforme habilitée

Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique

Les factures reçues arrivent directement dans l'application

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique

Recevoir avant d'émettre

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises en même temps ; celle d'émission est échelonnée selon la taille.

C'est pourquoi cette étape figure dans un parcours de démarrage : il ne s'agit pas d'anticiper, il s'agit d'être en règle sur ce qui s'impose déjà.

Ce que ça change au quotidien

Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans l'application, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte — une facture reçue dans une boîte de courriel partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

4

Inviter votre équipe

Inviter vos collaborateurs depuis l'application : chacun reçoit un courriel et rejoint votre espace avec son propre accès. Un accès par personne n'est pas une formalité — c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, de pointer des heures nominatives et de restreindre ce que chacun voit. Un compte partagé rend tout cela impossible, et il ne s'annule pas rétroactivement.

Chaque collaborateur reçoit son propre accès

Le rôle décide de ce qu'il peut faire

Inviter crée aussi sa fiche collaborateur

Un compte partagé rend le suivi impossible

Le comptable s'invite aussi, sans consommer de siège

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Un accès par personne

Avec un compte partagé, aucun pointage n'est nominatif, aucune validation n'a d'auteur, et personne ne peut être limité à ce qui le concerne.

C'est aussi une question de sécurité : un compte partagé ne se révoque pas quand quelqu'un part, il se change — pour tout le monde.

Le comptable ne consomme pas de siège

Le rôle de comptable est gratuit et sans siège : l'inviter ne change pas votre facture.

Il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels de vos salariés. Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel.

L'invitation crée la fiche

Inviter quelqu'un crée aussitôt sa fiche collaborateur, avant même qu'il accepte.

Cela permet de préparer son planning et son dossier. Une invitation qui reste en attente plusieurs semaines signale une adresse erronée ou un courriel classé en indésirable.

5

Créer votre offre de cours

Vos disciplines et vos cours collectifs : yoga, renforcement, cardio, cours particulier. C'est ce que vos adhérents viennent chercher, et c'est aussi ce que le planning posera dans le temps. Un cours porte son nom, sa durée et le nombre de places qu'il peut accueillir — ce dernier chiffre borne les inscriptions et détermine le taux de remplissage que vous lirez ensuite.

Vos disciplines et vos cours collectifs

Chaque cours porte sa durée et son nombre de places

Le nombre de places borne les inscriptions

Les cours alimentent le planning des séances

Un cours inactif n'est plus proposé

Démo : construire votre catalogue (article, main d'œuvre, prestation)

Le nombre de places n'est pas décoratif

Il détermine le taux de remplissage que vous lirez plus tard. Trop généreux, il fait paraître tous les cours à moitié vides ; trop serré, il refuse des inscriptions que la salle pouvait accueillir.

Il doit refléter la capacité réelle, matériel compris : douze tapis, c'est douze places, quelle que soit la taille de la salle.

6

Paramétrer vos forfaits

Les formules que vous vendez : carte de dix séances, abonnement mensuel, accès illimité à l'année. Elles vivent dans le catalogue de l'entreprise, donc elles se facturent et s'encaissent comme n'importe quel article, avec la même TVA et le même suivi. Deux natures coexistent et n'ont pas les mêmes effets commerciaux — l'une se décompte et s'épuise, l'autre court jusqu'à une date.

Formules à la séance, mensuelles, trimestrielles, annuelles

Ce sont des articles du catalogue de l'entreprise

Elles se facturent et s'encaissent comme le reste

Une formule inactive n'est plus proposée

Les adhésions en cours ne sont pas affectées

Vidéo S8-ABO.mp4

Démo vidéo : Paramétrer les formules d'abonnement

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

À la séance ou récurrent

Une formule à la séance vend un nombre : elle se décompte et s'épuise. Une formule récurrente vend une durée : elle se renouvelle et n'a pas de solde.

Les effets commerciaux sont opposés. Le carnet de séances fait revenir pour consommer ce qui est payé ; l'abonnement fait payer même quand on ne vient pas. Beaucoup de clubs vendent les deux, et c'est souvent le bon choix.

Retirer une formule de la vente

Rendre une formule inactive la retire des propositions sans rien changer aux adhésions déjà contractées : ceux qui l'ont achetée gardent leurs droits jusqu'au terme.

Supprimer la formule rendrait au contraire incompréhensibles les adhésions qui s'y rattachent.

7

Planifier vos créneaux

Poser vos séances dans le calendrier : le nom du cours, l'horaire, le coach et le nombre de places. Le planning est ce que voient vos adhérents et ce sur quoi ils s'inscrivent. Sa lecture au bout de quelques semaines est ce qui sert vraiment : un créneau à trois inscrits sur vingt places, semaine après semaine, occupe un coach et une salle pour rien.

Nom du cours, horaire, coach et places

Le remplissage se lit sur la case

Vues jour, semaine et mois

Les inscriptions se font depuis la séance

Une grille se corrige après observation

Vidéo SP1.mp4

Démo vidéo : Configurer les créneaux

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Corriger la grille sur plusieurs semaines

Une séance vide un jour férié ou pendant les vacances scolaires ne dit rien de sa fréquentation habituelle.

Déplacer un créneau d'une heure, changer de jour ou remplacer un cours sont des décisions qui se prennent sur un mois d'observation, pas sur une séance.

8

Inscrire vos premiers adhérents

Une adhésion relie une personne à un forfait : à qui, à partir de quand, pour combien de temps ou pour combien de séances. La personne est un contact de votre carnet — la même fiche sert à la facturation, aux relances et à la vente. La formule, elle, est un article du catalogue : c'est elle qui porte le prix, l'adhésion porte l'engagement.

L'adhésion relie une personne à un forfait

La personne est un contact du carnet

La formule est un article du catalogue

L'adhésion porte la période et le solde

Elle se suspend et se réactive

Démo : créer un premier client dans le CRM

Formule, adhésion, présence

La formule porte le prix. L'adhésion dit à qui et pour combien de temps. La présence décompte le solde.

Confondre les trois rend le suivi incompréhensible : on ne vend pas une adhésion, on vend une formule ; on ne décompte pas une formule, on décompte une adhésion.

Suspendre plutôt que supprimer

Blessure, déménagement temporaire : l'adhésion se suspend et se réactive, sans perdre le solde ni l'historique.

Supprimer effacerait la trace des séances déjà payées, ce que l'adhérent viendra réclamer à son retour.

9

Tenir votre première séance

Inscrire des adhérents sur une séance, puis pointer leur présence le jour venu. C'est le geste qui fait vivre le club au quotidien, et il décompte le solde de chaque adhésion. Trois façons de pointer coexistent parce que les clubs ne fonctionnent pas pareil : au comptoir, en scannant le code de l'adhérent, ou par l'adhérent lui-même depuis son téléphone.

Inscription à une séance, puis pointage le jour venu

Le pointage décompte le solde

Trois modes : comptoir, scan, autonome

Un solde épuisé fait refuser le pointage

Le solde restant s'affiche au pointage

Vidéo SP2.mp4

Démo vidéo : Planifier votre première session

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Le refus est une opportunité

Un pointage refusé pour solde épuisé arrive au meilleur moment possible : la personne est là, en tenue, prête à s'entraîner.

C'est le taux de renouvellement le plus élevé qu'on puisse obtenir. Offrir la séance « pour cette fois » supprime l'occasion, et se répète.

Annoncer le solde restant

Il s'affiche au pointage : c'est l'occasion de dire « il vous reste deux séances ».

Un adhérent prévenu deux séances à l'avance renouvelle ; le même, surpris par un refus, s'en va souvent contrarié.

Bien démarrer — Sport & Coaching

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