Compléter l'identité de l'entreprise

La première étape, quel que soit le métier : renseigner l'identité légale de l'entreprise — numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique, coordonnées. Ces informations ne servent pas à remplir un dossier : elles alimentent automatiquement vos devis, vos factures et vos documents légaux, et trois d'entre elles y sont obligatoires. Une facture qui en manque est irrégulière.

Numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique

Coordonnées, logo et mentions légales

Ces informations s'impriment sur vos documents

Trois mentions y sont légalement obligatoires

Le régime de TVA se déclare au même endroit

Démo : compléter l'identité de l'entreprise et ajouter votre logo

Pourquoi commencer par là

Tout ce que vous émettrez ensuite — devis, factures, attestations — porte ces informations. Les renseigner après avoir émis des documents oblige à les réémettre.

Cela prend dix minutes avec un extrait d'immatriculation sous les yeux, et cela ne se refait jamais.

Le régime de TVA n'est pas un détail

L'exigibilité de la TVA — à l'encaissement ou aux débits — décide du mois dans lequel une facture entre dans votre déclaration.

C'est le réglage qui explique le plus d'écarts entre ce qu'on croit devoir et ce que la déclaration annonce. En cas de doute, votre comptable tranche en une phrase.

2

Personnaliser vos conditions de vente

Vos délais de paiement, vos pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de recouvrement, vos conditions générales et vos coordonnées bancaires. Elles apparaissent au pied de vos devis et de vos factures, et ce n'est pas décoratif : sans mention des pénalités sur la facture et dans les conditions de vente, vous ne pouvez pas les réclamer, même si la loi vous les accorde.

Délai de paiement appliqué par défaut

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €

Conditions générales de vente, article par article

Coordonnées bancaires imprimées sur les factures

Ces mentions conditionnent ce que vous pouvez réclamer

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente

Ce que la loi vous accorde, à condition de l'écrire

Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dues de plein droit dès le premier jour de retard.

Mais elles doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, le droit existe et n'est pas opposable. C'est dix minutes de réglage qui décident de ce que vous pourrez réclamer pendant des années.

Le délai de paiement par défaut

Il s'appliquera à toutes vos factures, sauf mention contraire. Trente jours est la valeur la plus courante ; le maximum légal entre professionnels est de soixante jours, ou quarante-cinq jours fin de mois.

Un délai plus court se négocie ; un délai plus long est illégal, quelles que soient les habitudes du secteur.

3

Activer la facturation électronique

Préparer la réception des factures électroniques, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. La réception s'impose avant l'émission : même une entreprise qui n'aura rien à émettre avant des mois doit pouvoir recevoir. Une facture fournisseur envoyée par le circuit officiel et que vous ne pouvez pas recevoir reste due, et son délai de paiement court.

La réception est obligatoire avant l'émission

Un numéro d'immatriculation valide est requis

Le raccordement passe par une plateforme habilitée

Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique

Les factures reçues arrivent directement dans l'application

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique

Recevoir avant d'émettre

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises en même temps ; celle d'émission est échelonnée selon la taille.

C'est pourquoi cette étape figure dans un parcours de démarrage : il ne s'agit pas d'anticiper, il s'agit d'être en règle sur ce qui s'impose déjà.

Ce que ça change au quotidien

Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans l'application, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte — une facture reçue dans une boîte de courriel partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

4

Inviter votre équipe

Inviter vos collaborateurs depuis l'application : chacun reçoit un courriel et rejoint votre espace avec son propre accès. Un accès par personne n'est pas une formalité — c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, de pointer des heures nominatives et de restreindre ce que chacun voit. Un compte partagé rend tout cela impossible, et il ne s'annule pas rétroactivement.

Chaque collaborateur reçoit son propre accès

Le rôle décide de ce qu'il peut faire

Inviter crée aussi sa fiche collaborateur

Un compte partagé rend le suivi impossible

Le comptable s'invite aussi, sans consommer de siège

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Un accès par personne

Avec un compte partagé, aucun pointage n'est nominatif, aucune validation n'a d'auteur, et personne ne peut être limité à ce qui le concerne.

C'est aussi une question de sécurité : un compte partagé ne se révoque pas quand quelqu'un part, il se change — pour tout le monde.

Le comptable ne consomme pas de siège

Le rôle de comptable est gratuit et sans siège : l'inviter ne change pas votre facture.

Il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels de vos salariés. Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel.

L'invitation crée la fiche

Inviter quelqu'un crée aussitôt sa fiche collaborateur, avant même qu'il accepte.

Cela permet de préparer son planning et son dossier. Une invitation qui reste en attente plusieurs semaines signale une adresse erronée ou un courriel classé en indésirable.

5

Renseigner vos tarifs de course

Vos tarifs de course : une prise en charge, un prix au kilomètre, un prix à l'heure, un forfait. Chacun porte un libellé, une unité, un prix hors taxes et son taux de TVA, et rejoint votre catalogue de prestations. Pour un taxi, cette grille ne calcule jamais le prix d'une course : le compteur est un instrument de mesure homologué, et c'est son montant que vous reportez.

Un libellé, une unité, un prix hors taxes, un taux de TVA

Quatre unités : course, kilomètre, heure, forfait

Vos tarifs rejoignent votre catalogue de prestations

Pour un taxi, le prix vient du compteur, pas de cette grille

Pour un VTC, le prix est libre et se convient avant la course

Vidéo T3.mp4

Sur « Tarifs & forfaits » (Mon métier → Pilotage), la grille montre déjà la prise en charge, le prix au kilomètre et un forfait. Appuyer sur « Nouveau tarif », saisir le libellé « Forfait aéroport de Metz-Nancy », choisir l'unité « forfait », 62 dans « Tarif HT (€) », la TVA à 10 %, puis enregistrer : le forfait rejoint la liste. Ouvrir ensuite une nouvelle course de taxi et montrer que son prix ne vient PAS de cette grille : le champ s'appelle « Montant du taximètre TTC (€) » et se tape à la main. À comprendre à la fin : la grille sert aux forfaits et aux conventions ; le prix d'une course de taxi, c'est le compteur qui le fait.

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Le compteur du taxi n'a pas de concurrent

Le prix d'une course de taxi est produit par le taximètre, un instrument de mesure homologué. OrgaVision ne le recalcule pas et ne le corrige pas : sur la course, vous reportez le montant affiché, dans un champ qui porte ce nom.

Votre grille reste utile pour tout le reste : vos forfaits, et les tarifs que vous avez convenus avec un compte entreprise.

Le prix d'un VTC se convient avant le départ

Un VTC n'a pas de compteur : son prix est libre, et il s'annonce au client avant la course. Votre grille vous sert alors de référence, et le tarif retenu se saisit sur la course.

Un prix au kilomètre vous sert à bâtir un devis ou une convention. Quand vous saisissez une distance sur une course, l'écran rappelle ce que votre grille donnerait, et un bouton reprend ce montant si vous le voulez. Il ne s'écrit jamais tout seul : c'est vous qui décidez du tarif retenu.

Le taux de TVA suit votre régime

Le tarif se saisit hors taxes, et le taux choisi décide du montant payé par le client. Trois choix : exonérée, 10 % et 20 %.

Si votre entreprise est en franchise en base, aucune TVA n'est due : l'écran ne vous propose alors plus que « Exonérée », et vous le dit, au lieu de vous laisser choisir un taux que vous n'avez pas le droit de facturer.

6

Enregistrer votre flotte de véhicules

Vos véhicules, une fiche chacun : le modèle, l'immatriculation, le chauffeur qui le conduit d'habitude, et son état. Un véhicule en entretien, en panne ou retiré reste dans votre flotte au lieu d'en disparaître, et c'est le but : vous savez ce que vous avez, et ce sur quoi vous ne pouvez pas compter aujourd'hui.

Le modèle du véhicule, et son immatriculation

Un chauffeur principal, si vous en avez un

Quatre états : en service, en entretien, en panne, retiré

L'état se choisit à la modification, pas à la création

Le véhicule se rattache ensuite à chaque course

Vidéo T1.mp4

Démo vidéo : Enregistrer votre flotte de véhicules

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

L'immatriculation distingue deux voitures identiques

Le nom du véhicule vous sert à le reconnaître dans une liste ; l'immatriculation, elle, est ce qui l'identifie vraiment.

Deux voitures du même modèle ne se distinguent que par là. Sans immatriculation, le planning et la carte temps réel vous montrent deux fiches que rien ne sépare.

Le chauffeur principal n'est pas l'affectation du jour

Le chauffeur principal est une habitude, pas une règle : il dit qui conduit ce véhicule d'ordinaire. Le champ est facultatif, et un véhicule peut très bien n'en avoir aucun.

L'affectation d'une course, elle, se fait sur la course, ou depuis l'attribution des chauffeurs qui vous propose les conducteurs disponibles du jour.

Un véhicule se retire, il ne se supprime pas

L'état « Retiré » sort le véhicule de votre flotte active sans effacer les courses qu'il a faites. Supprimer la fiche les laisserait sans voiture.

C'est aussi ce qui vous permet de répondre, deux ans plus tard, avec quel véhicule une course a été assurée.

7

Enregistrer vos chauffeurs

Vos chauffeurs sont des collaborateurs : chacun a sa fiche, et c'est cette fiche qu'on affecte à une course, à un véhicule et au planning. La fiche suffit à faire tourner l'exploitation. L'accès à l'application est un second geste, distinct : il ne sert qu'au chauffeur qui doit voir ses courses sur son téléphone et les faire avancer lui-même.

Un chauffeur est une fiche collaborateur

La fiche seule suffit pour affecter une course et un véhicule

L'accès à l'application s'invite à part

Le chauffeur affecté reçoit une notification

Il ne peut changer ni le tarif, ni le client, ni l'horaire

Vidéo T4.mp4

Sur « Collaborateurs » (Mon métier → Équipe), appuyer sur « Fiche employé », et PAS sur « Inviter un membre », juste à côté dans la même barre. Saisir le prénom, le nom, et « Chauffeur » dans « Intitulé du poste », puis enregistrer : la personne rejoint l'équipe sans qu'aucun accès ne lui soit ouvert. Aller sur « Attribution chauffeur » (Mon métier → Flotte & géoloc), prendre la course de la liste « À affecter » et la confier à ce chauffeur, puis ouvrir la course pour montrer son nom inscrit dessus. À comprendre à la fin : une fiche suffit pour confier une course ; ouvrir un accès est un second geste, réservé au chauffeur qui doit voir ses courses sur son téléphone.

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Une fiche n'est pas un accès

Créer la fiche d'un chauffeur ne lui ouvre aucun compte, et ne change pas ce que vous payez. C'est l'invitation, à l'étape précédente, qui lui donne un accès.

Beaucoup d'exploitations n'ouvrent d'accès qu'à une poignée de personnes : le reste de l'équipe existe en fiches, et l'exploitant saisit pour tout le monde. C'est un cas normal, pas un cas limite.

Ce qu'un chauffeur connecté peut changer, et ce qu'il ne peut pas

Un chauffeur qui a un accès fait avancer ses courses : prise en charge, dépose, position, rattachement de l'encaissement.

Il ne peut toucher ni le tarif, ni le client, ni le compte entreprise, ni l'horaire, ni l'affectation, et cela ne dépend pas de ce que son écran lui montre : le serveur refuse l'écriture.

L'affectation prévient la personne concernée

Affecter une course à un chauffeur lui envoie une notification dans l'application. Vous n'avez pas à doubler par un appel ou un message.

La notification ne part qu'au changement réel d'affectation, et jamais à vous-même quand vous prenez une course.

8

Créer un client / compte entreprise

Deux choses différentes. Un client, c'est la personne qui monte dans la voiture, et sa fiche vit dans votre fichier de contacts. Un compte entreprise, c'est l'hôtel, la clinique ou la société qui paie : ses courses du mois se regroupent sur une seule facture. Une course porte toujours un client ; elle ne porte un compte que si quelqu'un d'autre règle l'addition.

Le client de la course vit dans votre fichier de contacts

Le compte entreprise se crée dans « Comptes & conventions »

Le compte porte sa convention : tarifs négociés, conditions

Ses courses du mois se regroupent sur une seule facture

Un contrat écrit se produit depuis la fiche du compte

Démo : créer un premier client dans le CRM

Qui monte, et qui paie

Sur la course, le client et le compte entreprise sont deux champs distincts, et le second est facultatif. Un client de l'hôtel Bellevue monte dans la voiture : c'est lui le client, et c'est l'hôtel le compte.

Sans cette distinction, la facture du mois de l'hôtel ne saurait pas qui a été transporté, et le passager recevrait une facture qui n'est pas la sienne.

La convention se met par écrit

Le compte porte une note de convention : vos tarifs négociés, vos conditions. Depuis sa fiche, « Établir le contrat » produit le contrat écrit : sa durée, la nature des prestations couvertes, les lieux de prise en charge, la qualité des bénéficiaires.

Le document est classé au dossier, puis vous est proposé à l'envoi. Un contrat convenu oralement ne se retrouve pas le jour où il faut le montrer.

Le compte d'un établissement de santé ne porte rien de médical

Une clinique ou un établissement de soins est un compte entreprise comme un autre. Sa facture du mois ne porte que la date, le trajet et le montant de chaque course.

Ni motif de transport, ni prescription, ni numéro de sécurité sociale : OrgaVision ne conserve aucune de ces informations, nulle part.

9

Enregistrer & facturer une première course

Une course se saisit en une fois : taxi ou VTC, le client, le départ, l'arrivée, l'heure prévue, le chauffeur, le véhicule. Puis elle avance : prise en charge, dépose, encaissement. Déroulez ce parcours une fois en entier avant de compter dessus, parce qu'il touche tout le reste : vos tarifs, votre flotte, vos chauffeurs, votre caisse et votre comptabilité.

Taxi ou VTC se choisit en premier, et change la suite

Pour un taxi, vous reportez le montant du taximètre

Pour un VTC, le bon de réservation part avant la course

La note du client est proposée d'office au-dessus de 25 €

Les courses d'un compte entreprise se facturent au mois

Vidéo T2.mp4

Démo vidéo : Enregistrer & facturer une première course

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Le parcours d'une course, du premier au dernier geste

Une course naît planifiée. Vous la passez en prise en charge au départ, puis vous la terminez à la dépose. C'est seulement là qu'elle s'encaisse.

À la dépose, s'il manque le chauffeur, la voiture, ou les deux, l'application vous demande qui a conduit et avec quelle voiture. Sans cette réponse, la course reste rangée sous « Sans chauffeur » ou « Sans véhicule » dans votre rentabilité, et ne compte pour personne. S'il n'y a qu'un chauffeur et qu'une voiture, rien ne vous est demandé : la réponse est évidente, elle est posée.

Une course encaissée verrouille son tarif : le montant se corrige ensuite sur la facture ou en caisse, jamais en revenant discrètement sur la course.

Ce qu'un VTC doit remettre, et quand

Un VTC ne prend un client que sur réservation, et doit pouvoir le prouver : le bon de réservation se produit avant la course, et il porte les sept mentions exigées. Un taxi hélé dans la rue n'a rien à produire. Mais une course de taxi RÉSERVÉE à l'avance demande, elle aussi, un justificatif de réservation, papier ou électronique (arrêté du 6 août 2025, en vigueur depuis fin octobre 2025), qui porte notamment le numéro de l'autorisation de stationnement. OrgaVision ne le produit pas encore pour un taxi : le bouton « Bon de réservation » n'apparaît que sur une course de VTC.

Après la dépose, la note du client est proposée d'office au-dessus de 25 €, et reste disponible en dessous si le client la demande. La note d'un taxi, elle, sort de l'imprimante reliée au compteur : OrgaVision ne la remplace pas.

Une course conventionnée s'arrête à l'encaissement

Une course de taxi peut être marquée « conventionnée ». OrgaVision en garde l'heure, le trajet, le client et le montant encaissé, et rien d'autre.

La facturation à l'Assurance maladie reste dans votre logiciel agréé : elle n'est pas proposée ici, et elle ne le sera pas. Le champ « Notes » de la course vous le rappelle.

La facture du mois se génère une fois

« Facturation mensuelle » liste, mois par mois, les comptes entreprises dont les courses terminées ne sont pas encore réglées, et produit la facture en un geste. Elle reprend chaque course du mois.

Générer deux fois ne crée pas deux factures : un second appui rouvre la même. Et une course déjà facturée ne repart jamais sur la facture du mois suivant.

Bien démarrer : Taxi & VTC

Compléter l'identité de l'entreprise

Personnaliser vos conditions de vente

Activer la facturation électronique

Inviter votre équipe

Renseigner vos tarifs de course

Enregistrer votre flotte de véhicules

Enregistrer vos chauffeurs

Créer un client / compte entreprise

Enregistrer & facturer une première course

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