Bien-être & Beauté

Fiches techniques et clientes, agenda et réservation en ligne, forfaits et cures, cartes cadeaux et pilotage du salon.

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Prestations
Fiche prestation
Nouvelle prestation
Fiches Clients
Fiche Client
Agenda & Réservations
Réservation en ligne
Forfaits & Abonnements
Nouveau forfait
Détail de l'abonnement
Se faire régler sans y penser
Cartes cadeaux
Vente directe
Reporting du salon

Comment on travaille

Le travail de tous les jours, de bout en bout. Les écrans détaillés viennent après.

Encaisser une prestation

L'encaissement se fait depuis la prestation, pas depuis une caisse séparée : le soin, les produits vendus et la cure éventuellement décomptée sont ...

Créer un RDV

Planifier un rendez-vous : la cliente, le soin, le créneau, la ressource. La durée du soin détermine la taille du créneau, et la ressource — cabine...

Gérer un abonnement

Créer, suspendre ou réactiver la cure d'une cliente. La suspension est le geste qui compte : blessure, grossesse, déménagement temporaire — la cure...

La cliente ne vient pas : à qui reste l'acompte ?

L'acompte n'est pas un paiement d'avance, c'est une règle d'annulation : au-delà du délai il revient à la cliente en avoir, en deçà il reste au sal...

L'allergie que je ne dois jamais oublier

Ce qui est saisi une seule fois sur la fiche cliente remonte de lui-même là où le risque existe : l'agenda prévient avant le soin, et le consenteme...

Ce que chaque praticienne m'a rapporté ce mois-ci

Le compte ne retient que les fiches facturables : brouillons et soins en cours sont dehors. C'est pour cela que le chiffre divisé par le nombre red...

Vendre une cure, et la décompter séance après séance

Deux formules, et deux seulement : un forfait de séances qui se décompte à chaque venue, ou un abonnement récurrent qui se suspend quand la cliente...

Ma cliente repart : de la fiche de soin à la facture

Une prestation n'est pas un rendez-vous : c'est le dossier qui porte le soin et les produits vendus, et c'est lui qui fabrique la facture numérotée...

Vue d'ensemble

Point d'entrée de votre salon ou de votre institut. Il réunit le travail du jour (prestations et fiches clientes), l'agenda, la boutique et les cures, et le pilotage de l'activité. Les trois compteurs du haut résument le mois en cours.

Touchez une carte pour ouvrir la partie correspondante
Les 3 compteurs du haut : clients, RDV ce mois, recettes du mois
Quatre temps : Prestations & clients, Agenda, Boutique & abonnements, Pilotage
Les cartes affichées dépendent de vos droits et des options activées

Voici tous les sous-modules de « Bien-être & Beauté » tels qu'ils existent dans l'application. Le détail et les captures sont rédigés au fur et à mesure.

Prestations & clients

Prestations

La liste de tous les passages en salon. Chaque ligne est une fiche technique : qui est venue, ce qui a été fait, avec quoi, et ce qui a été vendu. C'est ce qui distingue un agenda d'un registre : l'agenda dit qui vient, la prestation dit ce qui s'est réellement passé — la formule employée, les temps de pose, le résultat, les produits vendus à la sortie.

Un passage, une fiche technique

Ce qui a été fait, et avec quels produits

Les produits vendus à la sortie y figurent

La prestation se facture depuis sa fiche

Les photos avant et après y sont attachées

Pourquoi une fiche technique

Une couleur qui a bien pris se refait à l'identique ; une décoloration qui a mal tourné ne se refait pas de la même façon.

Sans fiche technique, la reproduction repose sur la mémoire de la praticienne, et devient impossible dès qu'une autre reçoit la cliente. C'est aussi le document qui protège en cas de contestation sur un résultat.

Le passage et la vente

Les produits vendus à la sortie s'enregistrent sur la prestation, pas séparément.

Cela évite une seconde saisie en caisse et, surtout, cela rattache la vente à la cliente et au soin : on sait quel conseil a produit quel achat, ce qu'aucun ticket de caisse anonyme ne dira.

Fiche prestation

Tout ce qui concerne un passage : la cliente, les données techniques, les soins réalisés, les produits vendus, les photos avant et après, et le consentement éclairé quand la prestation l'exige. Le consentement signé est archivé dans la gestion documentaire, ce qui lui donne une valeur de preuve. C'est aussi depuis cette fiche que la prestation se facture.

Cliente, soins réalisés et données techniques

Produits vendus pendant le passage

Photos avant et après prestation

Consentement éclairé, signé et archivé

La facturation se lance depuis la fiche

Le consentement éclairé

Certaines prestations — techniques invasives, produits actifs, résultats non garantis — appellent un consentement écrit de la cliente.

Signé sur l'écran, il est archivé dans la gestion documentaire. Ce n'est pas une formalité de confort : en cas de contestation, c'est la seule pièce qui prouve que l'information a été donnée avant le soin, et non après.

Les photos avant et après

Elles servent trois choses : montrer le résultat à la cliente, documenter une évolution sur une cure, et régler une contestation sur un état antérieur.

La photo « avant » est celle qu'on oublie, et c'est la seule qui protège. Prise au début du soin, elle prend dix secondes.

Nouvelle prestation

Ouvrir un dossier pour un passage en salon : la cliente, le soin, la date. Le reste — données techniques, produits employés, produits vendus, photos — se remplit ensuite sur la fiche, pendant ou après le soin. C'est délibéré : au moment où la cliente s'installe, on n'a ni le temps ni les informations pour remplir un formulaire complet.

Cliente, soin et date suffisent à ouvrir le dossier

Le reste se complète pendant ou après le passage

La prestation naît en brouillon

Les données techniques s'ajoutent au fil du soin

Elle se facture une fois complétée

Ouvrir maintenant, compléter ensuite

Une fiche qu'il faut remplir entièrement avant de commencer ne se remplit jamais : le soin passe avant.

Ouvrir le dossier en trois champs puis le compléter au fil de l'eau est ce qui rend la fiche technique réellement tenue, plutôt que reconstituée le soir de mémoire — ou pas du tout.

Fiches clientes

La liste de vos clientes, avec recherche par nom ou par courriel. Chaque fiche réunit l'historique complet : visites, cures en cours, achats, préférences, allergies et contre-indications. Ces deux dernières informations ne sont pas du confort : elles conditionnent ce qu'on peut appliquer, et leur absence au moment d'un soin engage la responsabilité du salon.

Recherche par nom ou par courriel

Historique : visites, cures, achats, points

Allergies et contre-indications sur la fiche

Préférences et notes de contact

Anniversaire, pour les attentions commerciales

Allergies et contre-indications

Une réaction à un produit, une grossesse, un traitement en cours, une pathologie cutanée : ce sont des informations qui décident du soin réalisable.

Elles vivent sur la fiche parce qu'elles valent pour tous les passages et pour toutes les praticiennes. Les garder en mémoire fonctionne tant que c'est la même personne qui reçoit — et cesse de fonctionner le jour où quelqu'un remplace.

Les notes de contact

Une remarque au téléphone, une préférence évoquée, un détail personnel : ce sont ces notes qui font qu'une cliente se sent reconnue à sa visite suivante.

Elles n'ont pas besoin d'être structurées. Ce qui compte, c'est qu'elles soient à l'écran quand la personne arrive.

Fiche cliente

Tout l'historique d'une cliente au même endroit : ses passages, ses cures en cours, ses achats et factures, ses points de fidélité, ses allergies, ses préférences et ses rendez-vous à venir. C'est l'écran qu'on ouvre avant de commencer un soin : il dit ce qui a été fait la dernière fois, avec quels produits, et ce qu'il ne faut pas employer.

Passages, cures, achats et factures réunis

Allergies et contre-indications en évidence

Points de fidélité et attribution

Rendez-vous à venir

Notes de contact et préférences

Ce qu'on regarde avant un soin

Trois choses, dans cet ordre : les contre-indications, le dernier passage — quel soin, quels produits, quel résultat — et la cure en cours s'il y en a une.

Les trois évitent chacune une erreur courante : appliquer ce qui ne doit pas l'être, refaire ce qui n'avait pas plu, ou faire payer une séance déjà réglée d'avance.

Les achats comptent autant que les soins

Une cliente qui achète ses produits chez vous revient. Celle qui les achète ailleurs consomme votre conseil et son budget va chez un autre.

L'historique d'achats sur la fiche permet de voir laquelle est laquelle, et de proposer ce qui manque plutôt que de reproposer ce qu'elle a déjà.

Agenda

Agenda du salon

Les rendez-vous du salon, en liste ou par mois, avec la création d'un soin en un geste. Chaque rendez-vous suit son cycle — en attente, confirmé, honoré, annulé, absent — et la distinction entre annulé et absent compte : le premier a prévenu, le second non. Les cabines et les ressources se réservent avec le rendez-vous, ce qui évite de promettre deux soins dans la même cabine.

Vue liste et vue mois sur les rendez-vous

États : en attente, confirmé, annulé, absent

Les cabines et ressources se réservent avec le soin

Une file d'attente pour les clientes sans créneau

Le soin se crée directement depuis l'agenda

Annulé et absent ne se comptent pas pareil

Annulé veut dire que la cliente a prévenu : le créneau a pu être reproposé. Absent veut dire qu'elle n'est pas venue sans rien dire : le créneau est perdu.

Le reporting compte les deux séparément. C'est ce qui permet de savoir combien de créneaux vous perdez chaque mois sans prévenance, et de décider s'il faut demander une empreinte bancaire à la réservation.

Les cabines sont des ressources

Un soin n'occupe pas seulement une praticienne : il occupe une cabine, parfois un appareil.

Réserver la ressource avec le rendez-vous évite le cas classique de deux soins programmés à la même heure avec deux praticiennes disponibles et une seule cabine libre.

Réservation en ligne

Les réglages de la prise de rendez-vous par vos clientes : les horaires ouverts, la durée des créneaux, l'acompte éventuel, et le lien à partager. Ce lien vit sur votre site vitrine. Les réglages décident de ce qu'une cliente peut réserver sans vous appeler, et donc du nombre d'appels que vous ne recevrez plus pendant un soin.

Horaires ouverts à la réservation en ligne

Durée des créneaux et délai minimum

Acompte ou empreinte bancaire à la réservation

Le lien de réservation vit sur votre site vitrine

Confirmation automatique ou validation manuelle

Ce que la réservation en ligne change vraiment

Ce n'est pas seulement du confort pour la cliente : c'est la fin des appels pendant les soins.

Un salon qui reçoit quinze appels de prise de rendez-vous par jour interrompt quinze soins. Les basculer en ligne rend du temps et améliore l'expérience des clientes présentes, qui n'entendent plus le téléphone sonner.

L'acompte contre les rendez-vous manqués

Un créneau perdu ne se rattrape pas. L'acompte ou l'empreinte bancaire engage la cliente sans la faire payer d'avance.

Il se justifie surtout sur les soins longs : une absence sur une prestation de deux heures coûte une demi-journée de praticienne.

Boutique & abonnements

Forfaits & abonnements

Les cures de vos clientes : un nombre de séances payé d'avance et décompté à chaque passage, ou un abonnement qui se renouvelle. Ce sont deux logiques différentes — le forfait s'épuise, l'abonnement court jusqu'à une date. L'argent d'un forfait est encaissé d'avance : tant que les séances ne sont pas consommées, c'est une prestation que vous devez encore.

Forfaits de séances : payés d'avance, décomptés au passage

Abonnements : mensuels ou annuels, renouvelés

États : actif, expiré, annulé

La date d'expiration figure sur chaque ligne

Le solde se décompte automatiquement à la prestation

Un forfait encaissé est une prestation due

L'argent d'une cure de dix séances est encaissé le premier jour. Ce n'est pas un produit de l'exercice : c'est une avance sur dix soins à réaliser.

Le suivi des séances restantes mesure donc ce que vous devez encore à vos clientes. Votre comptable le regardera à la clôture, et c'est aussi ce qui explique qu'un mois très encaissé puisse ne rien rapporter.

Les cures qui expirent

Une cure a souvent une durée de validité. Une cliente qui n'est pas venue depuis huit mois avec quatre séances restantes va se présenter un jour, et la discussion sera difficile.

Suivre les expirations permet de rappeler avant le terme — ce qui fait revenir la cliente et évite de perdre la relation sur un différend à quarante euros.

Nouveau forfait

Créer un forfait de séances ou un abonnement récurrent pour une cliente : le type, le tarif, le nombre de séances et la durée de validité. La durée de validité est le champ qui mérite réflexion : trop courte, elle crée des conflits avec des clientes qui n'ont pas pu venir ; absente, elle laisse des séances dues indéfiniment, y compris des années plus tard.

Forfait de séances, ou abonnement récurrent

Nombre de séances et tarif

Durée de validité de la cure

Rattachement à une cliente

Le forfait est encaissé à la création

Fixer une durée de validité

Une cure de dix séances vendue sans échéance reste due pour toujours, y compris si vos tarifs ont doublé entre-temps.

Une durée trop courte, en revanche, se retourne contre vous : une cliente empêchée pendant deux mois vit mal la perte de séances payées. Un an pour dix séances est une base courante, à ajuster selon le rythme du soin.

Détail d'une cure

L'état d'une cure ou d'un abonnement : ce qu'il reste, l'historique des séances déjà consommées avec leurs dates, et les actions possibles. L'historique est ce qui règle les discussions : une cliente qui affirme avoir droit à trois séances de plus se voit présenter les dates auxquelles elle est venue, ce qui met fin au sujet sans que personne ait à croire l'autre sur parole.

Séances restantes et date d'expiration

Historique des séances consommées, avec leurs dates

Actions : suspendre, prolonger, annuler

Le décompte se fait à la prestation

L'historique tranche les contestations

Prélèvement automatique : demandez son autorisation au client, il signe une fois et les échéances suivantes partent toutes seules

L'historique plutôt que le compteur

Un compteur affirme ; un historique démontre.

C'est pour cette raison que les séances consommées gardent leur date et leur prestation : la question « quand suis-je venue ? » a alors une réponse, et elle est vérifiable par la cliente elle-même.

Ce que vous souhaitez, et ce qui se passe vraiment

Deux lignes voisines répondent à deux questions différentes, et les confondre a longtemps fait croire à un encaissement qui n'existait pas.

Renouvellement : Automatique dit que vous voulez que l'abonnement se reconduise. C'est votre décision, elle vous appartient.

Prélèvement automatique dit si l'argent part tout seul. Tant que votre client n'a pas donné son autorisation, la réponse est « Aucun », et la carte le dit franchement.

Arrêter le prélèvement ne résilie donc rien : l'abonnement reste ce qu'il est, vous l'encaissez autrement.

Se faire régler sans y penser

Un abonnement mensuel se relance chaque mois, et il faut le réclamer chaque mois. Le prélèvement automatique supprime cette relance : votre client autorise une fois, et les échéances suivantes partent toutes seules sur votre compte d'encaissement.

Votre client autorise UNE fois. Il reçoit un message avec un lien, indique sa carte ou son compte, et c'est réglé pour la suite. Il n'a aucun compte à créer chez vous.

L'argent arrive chez vous, pas chez nous. C'est votre nom qui apparaît sur son relevé bancaire.

Vous n'avez ni mandat à conserver, ni avis à envoyer : le prestataire de paiement s'en charge, et prévient votre client avant chaque prélèvement sur compte bancaire.

« Renouvellement : Automatique » dit ce que vous SOUHAITEZ ; « Prélèvement automatique » dit ce qui se passe VRAIMENT. Tant que votre client n'a rien signé, rien n'est prélevé, et la carte le dit.

Un prélèvement sur compte bancaire met quelques jours ouvrés à se confirmer : l'abonnement est actif avant que l'argent soit sur votre compte.

Arrêter le prélèvement n'est PAS résilier. L'abonnement reste ce qu'il est, vous l'encaissez autrement.

Demander l'autorisation de prélèvement

Les cinq états, et ce qu'ils veulent dire

Aucun — rien n'est prélevé. C'est l'état de départ.

Autorisation demandée — le lien est parti, votre client ne l'a pas encore signé. Rien ne sera prélevé tant qu'il ne l'aura pas fait.

Actif — il a signé, les échéances partent toutes seules.

Prélèvement refusé — la dernière échéance n'est pas passée. De nouvelles tentatives ont lieu automatiquement ; vous pouvez aussi redemander une autorisation si son compte a changé.

Arrêté — le prélèvement a pris fin. Vous pouvez en redemander un.

Pourquoi la carte est proposée à côté du compte bancaire

Les deux donnent une autorisation permanente, c'est la seule chose qui compte pour un abonnement. Le virement ordinaire, lui, ne se rejoue pas : le proposer ferait signer à votre client une promesse impossible à tenir le mois suivant.

Beaucoup de clients préfèrent la carte, d'autres le compte bancaire. Laisser les deux, c'est éviter qu'un client renonce faute du moyen qu'il utilise.

Cartes cadeaux

Les bons prépayés vendus par le salon : leur solde et ce qu'il en reste à consommer. Comme un forfait, une carte cadeau est de l'argent encaissé pour une prestation non encore fournie. Elle se consomme partiellement : une carte de cinquante euros utilisée à hauteur de trente conserve un solde de vingt, qui reste dû tant qu'il n'est pas employé.

Solde de chaque carte émise

Consommation partielle possible

Une carte encaissée est une prestation due

Envoi au bénéficiaire ou impression

États : active, expirée, annulée

Le solde résiduel

Les soldes non consommés s'accumulent : quelques euros sur chaque carte, sur des centaines de cartes.

Ce sont des prestations dues, et c'est aussi une occasion commerciale : une cliente prévenue qu'il lui reste douze euros revient, et dépense généralement davantage.

Vente directe — le comptoir

La Vente directe est votre comptoir de vente rapide. Composez un panier d'articles du catalogue, puis choisissez d'établir une facture ou d'encaisser en caisse. C'est le point d'entrée unique de la vente au comptoir, partagé par tous les métiers.

Ajoutez des articles au panier depuis le catalogue

Ajustez quantités et remise avant de valider

Choisissez « Avec facture » ou « Avec ticket de caisse »

Encaissez en caisse NF525 pour remettre un ticket signé

Vidéo 11.mp4

Vente directe (45s) : composer un panier depuis le catalogue, appliquer une remise, puis « Valider la vente » → montrer les deux voies « Avec facture » et « Avec ticket de caisse ».

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Composer le panier

Ajoutez des articles depuis le catalogue (produits, pièces, prestations), ajustez les quantités et appliquez une remise si besoin. Le total se met à jour en direct.

Facture ou ticket de caisse

Au moment de valider, « Valider la vente » vous laisse choisir :
• Avec facture — établit une facture classique (les coordonnées du client sont demandées au paiement).
• Avec ticket de caisse — encaisse en caisse NF525 et remet un ticket signé au client.

Le même panier part dans l'une ou l'autre voie : le client ne réclame une facture qu'au moment de payer.

Encaisser en caisse

La voie « Avec ticket de caisse » ouvre l'encaissement : choix du moyen de paiement (espèces, carte, chèque, virement), puis un ticket scellé et un QR code pour le client. Cette voie n'apparaît que si l'option caisse est active pour votre établissement.

Pilotage

Reporting du salon

Ce que le salon a produit sur la période : chiffre d'affaires, panier moyen, rendez-vous honorés, annulés et manqués, puis le détail par soin et par praticienne, avec les commissions. Le taux de rendez-vous manqués est l'indicateur le plus directement actionnable : chaque absence est un créneau vendu à personne, et il se corrige par un réglage de réservation.

Chiffre d'affaires et panier moyen sur la période

Rendez-vous honorés, annulés et manqués

Chiffre d'affaires par prestation

Chiffre d'affaires et commissions par praticienne

Le taux d'absence se corrige par les réglages de réservation

Le panier moyen dit ce que le conseil produit

Deux salons au même chiffre d'affaires peuvent avoir des paniers très différents : l'un fait beaucoup de petits passages, l'autre moins de passages mieux valorisés.

Le panier moyen monte par la vente de produits et par les soins complémentaires, pas par les tarifs. C'est l'indicateur que fait bouger le conseil, et il se lit praticienne par praticienne.

Les commissions

Le calcul par praticienne rapporte le chiffre facturé au taux de commission convenu.

Le rendre visible évite les discussions de fin de mois : chacune voit ce qu'elle a produit et ce qui en découle, sur les mêmes chiffres.