Équipe et RH

Espace personnel, supervision d'équipe, pré-paie, conformité et règles.

Sur cette page

Mon Espace
Mes congés
Espace Équipe
Fiche collaborateur
Créer une fiche
Pré-paie pour votre comptable
Masse salariale estimative
Acomptes sur salaire
Codes de rubriques (EVP)
Conformité RH
Export des employés
Référentiel de compétences
Règles RH
Rôles & Accès

Vue d'ensemble

Le centre de pilotage RH de votre entreprise. Depuis ce tableau de bord, accédez à votre espace personnel, supervisez votre équipe au quotidien et gérez l'administration RH : pré-paie pour votre comptable, conformité, règles de congés et rôles. OrgaVision ne produit jamais de fiche de paie — il prépare tout ce dont votre comptable a besoin.

Accédez à votre espace personnel : pointage, planning, congés
Supervisez votre équipe : planning, absences, pointages, tâches
Préparez la pré-paie mensuelle pour votre comptable
Tenez votre registre du personnel et vos suivis légaux à jour
Ajoutez un collaborateur ou invitez un membre depuis le dock

Voici tous les sous-modules de « Équipe et RH » tels qu'ils existent dans l'application. Le détail et les captures sont rédigés au fur et à mesure.

Mon quotidien

Mon Espace

Votre espace personnel de salarié, accessible quel que soit votre rôle. Pointez vos heures, consultez votre planning et vos tâches, posez un congé, suivez vos soldes et retrouvez vos documents RH — le tout au même endroit.

Pointez votre arrivée et votre départ (si activé)

Consultez votre planning et vos rotations du jour

Posez une absence et suivez vos soldes CP / RTT

Retrouvez vos tâches, vos projets et votre charge

Accédez à vos documents RH partagés

Mon Espace : congés, planning, notes de frais, documents

Pointage & planning

Le widget de pointage indique votre statut (en poste / non pointé) ; un bouton démarre ou termine votre journée. Votre planning du jour s'affiche en blocs horaires.

Congés & documents

Vos soldes de congés payés et RTT sont affichés en badges ; « Poser une absence » ouvre le formulaire calendrier. La section Documents liste les pièces RH partagées par votre employeur.

Mes congés

Posez et suivez vos propres absences depuis un calendrier. Sélectionnez une plage de jours, choisissez une journée entière ou une demi-journée, et envoyez votre demande. Vos soldes et le statut de chaque demande s'affichent en direct.

Posez un congé en sélectionnant une plage sur le calendrier

Choisissez une demi-journée (matin ou après-midi) sur un seul jour

Suivez vos soldes CP et RTT en temps réel

Consultez le statut : en attente, validé, refusé

Demander un congé depuis le calendrier

Ajuster un solde de congés (owner/RH)

Calendrier d'abord

Touchez un jour libre pour ouvrir une demande pré-remplie. Un mini-calendrier de plage remplace les anciens champs Du / Au ; la durée se calcule automatiquement. Sur une plage d'un seul jour, un sélecteur Journée / Matin / Après-midi apparaît.

Validation

Votre demande part en attente vers votre responsable. La validation se fait de son côté, dans l'espace Équipe ; vous voyez le statut évoluer dans la liste, et votre solde s'ajuste à l'approbation.

Équipe

Espace Équipe

L'espace de supervision de votre équipe, regroupé en six onglets : Planning, Absences, Pointages, Tâches, Collaborateurs et Composition. Tout ce dont un manager a besoin au quotidien se trouve ici, sans changer d'écran.

Planning : visualisez et ajustez les créneaux de l'équipe

Absences : validez ou refusez les demandes de congés

Pointages : contrôlez et validez les feuilles de temps

Tâches : suivez et assignez le travail de l'équipe

Collaborateurs : ouvrez la fiche complète de chaque membre

L'espace Équipe et ses 6 onglets

Valider une demande de congé

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Planning & pointages

L'onglet Planning affiche la grille hebdomadaire (employé × jour) ; un appui sur un créneau ouvre l'édition. L'onglet Pointages liste les feuilles de temps à valider, filtrables par statut.

Absences

L'onglet Absences centralise les demandes de congés de l'équipe avec les soldes. Approuvez ou refusez en un geste — la décision met à jour le solde du salarié automatiquement.

Collaborateurs & composition

L'onglet Collaborateurs ouvre la fiche détaillée d'un membre (six onglets). L'onglet Composition assemble vos équipes nommées (équipages, rotations).

Fiche collaborateur

Le profil complet d'un collaborateur, organisé en six onglets : Profil, Activité, Planning, Services, Compétences et Documents. Vous y gérez l'état civil, le contrat, les suivis légaux, les horaires, les taux et les pièces.

Profil : état civil, contrat, dates clés, champs sensibles (NIR / IBAN)

Activité : pointages, tâches et journal du collaborateur

Planning : grille hebdomadaire des créneaux

Services & Compétences : taux horaire et habilitations

Documents : contrats, avenants, attestations

La fiche collaborateur et ses 6 onglets

Profil & suivi légal

L'onglet Profil regroupe l'identité, le régime contractuel et les dates de vie du contrat (embauche, fin d'essai, départ). Les champs sensibles (NIR, IBAN) sont chiffrés et réservés au propriétaire.

Compétences & documents

L'onglet Compétences note le niveau et les dates d'expiration des habilitations. L'onglet Documents centralise les pièces ; un document partagé avec le collaborateur réapparaît dans son Mon Espace.

Créer une fiche collaborateur

Le formulaire de création d'une fiche collaborateur complète : identité, coordonnées, contrat (type, date de début, taux horaire) et informations administratives. À distinguer de l'invitation, qui ouvre un accès par e-mail.

Renseignez l'identité et les coordonnées

Définissez le contrat : type, date de début, taux horaire

Complétez l'état civil et le registre (suivi légal)

Enregistrez pour créer la fiche

Création vs invitation

Cette fiche enregistre un collaborateur sans lui ouvrir d'accès à l'application. Pour qu'il se connecte et utilise Mon Espace, utilisez plutôt « Inviter un membre » depuis le hub.

Administration RH

Pré-paie pour votre comptable

OrgaVision ne produit pas de fiche de paie : la paie reste chez votre comptable. Cet écran prépare le récapitulatif mensuel — heures normales et supplémentaires, congés, demi-journées, acomptes, notes de frais — et le transmet au format EVP Silae ou en CSV.

Sélectionnez le mois à transmettre

Vérifiez le récapitulatif par salarié avant l'envoi

Transmettez l'export EVP Silae à votre cabinet

Chaque transmission crée une nouvelle version archivée

Préparer la pré-paie du mois

Le récapitulatif et l'export pour le comptable

Récapitulatif d'abord

L'écran présente une carte de synthèse par salarié (heures validées, demi-journées, notes de frais approuvées) avant toute action — vous contrôlez avant d'exporter, pas l'inverse.

Transmission

La feuille « Transmettre au comptable » génère le fichier EVP Silae (ou un CSV générique) et l'envoie par e-mail. Une nouvelle transmission produit une nouvelle version, sans écraser la précédente.

Masse salariale estimative

Une estimation de votre coût de main-d'œuvre pour le mois, salarié par salarié : heures validées × taux horaire. Un outil de pilotage interne — ce ne sont pas des montants de paie.

Visualisez le coût estimé par collaborateur

Repérez les salariés sans taux horaire renseigné

Identifiez les pointages du mois encore en attente

Ouvrez la fiche pour ajuster un taux

Lecture du tableau

Chaque ligne affiche le collaborateur, ses heures validées, son taux horaire et le coût qui en découle. Le bandeau de tête totalise la masse estimée du mois.

Alertes & corrections

Des bandeaux signalent les salariés sans taux et les pointages en attente — deux causes d'estimation incomplète. Un appui sur une ligne ouvre la fiche (section Rémunération) pour corriger le taux.

Acomptes sur salaire

Enregistrez et suivez les acomptes versés à vos collaborateurs. Chaque acompte est tracé (date, montant, statut) et remonte dans le récapitulatif de pré-paie transmis au comptable.

Créez un acompte pour un collaborateur

Suivez l'historique des acomptes par salarié

Consultez le statut de chaque demande

Enregistrer un acompte

« Créer un acompte » ouvre une feuille où vous choisissez le salarié, le montant et la date. L'acompte rejoint l'historique et sera reporté dans la pré-paie du mois.

Codes de rubriques (EVP)

La table de correspondance entre les rubriques de pré-paie (heures supplémentaires, congés, acomptes, frais…) et les codes attendus par le logiciel de votre cabinet (Silae par défaut). Bien réglée, elle garantit un import propre côté comptable.

Associez chaque rubrique à son code cabinet

Partez des codes Silae par défaut, ajustez au besoin

Les codes alimentent l'export EVP de la pré-paie

À quoi ça sert

Lorsque vous transmettez la pré-paie, chaque variable (heures, congés, frais) est étiquetée avec le code que votre comptable attend. Cet écran définit ces codes une fois pour toutes.

Réglage

La liste présente chaque rubrique et son code. Un appui ouvre l'édition. Les défauts Silae sont proposés ; modifiez-les pour coller à la convention de votre cabinet.

Conformité RH

Votre poste de conformité sociale : le registre unique du personnel (obligatoire, art. L1221-13) et les suivis légaux par salarié — visite médicale, entretien professionnel, fin de période d'essai. Des rappels automatiques vous préviennent avant chaque échéance.

Générez le registre du personnel en PDF

Suivez les visites médicales et entretiens à venir

Surveillez les fins de période d'essai

Recevez des rappels automatiques avant échéance

Registre du personnel et suivis légaux

Registre du personnel

« Générer le registre » produit un PDF paysage listant tous vos salariés par ordre d'embauche, sortis inclus (conservation 5 ans après départ). C'est la pièce à présenter en cas de contrôle.

Suivis légaux & rappels

Le tableau récapitule, par salarié, les échéances de visite médicale, d'entretien professionnel et de fin d'essai. Des rappels quotidiens vous alertent à l'avance (J-30, J-15, J-60 selon le suivi).

Export des employés

Exportez la liste de vos collaborateurs en CSV, avec les colonnes de votre choix : identité, contact, date d'embauche, type de contrat, taux horaire… Pratique pour un reporting ou un transfert vers un autre outil.

Choisissez les colonnes à inclure

Filtrez par statut (tous, actifs…)

Téléchargez le fichier CSV

Composer l'export

Cochez les colonnes voulues, choisissez le périmètre (tous les salariés ou les actifs), puis lancez le téléchargement. Le fichier est partagé via votre appareil pour l'enregistrer ou l'envoyer.

Référentiel de compétences

La bibliothèque des compétences et habilitations de votre entreprise. Définissez-les une fois ici ; chaque collaborateur s'y rattache depuis sa fiche, avec un niveau et une date d'expiration.

Créez et nommez vos compétences métier

Modifiez ou supprimez une compétence

Réutilisez-les dans la fiche de chaque collaborateur

Construire le référentiel

Ajoutez une compétence via la feuille de création (nom, description). La liste centralise toutes les compétences ; depuis la fiche d'un salarié, vous les assignez avec un niveau et, si besoin, une échéance (habilitation à renouveler).

Règles RH

Les règles qui pilotent automatiquement vos congés et votre temps de travail : mode d'acquisition des congés payés, forfait RTT annuel et synchronisation du calendrier. Réglées ici, elles s'appliquent à toute l'équipe.

Choisissez le mode d'acquisition des CP (ouvrables / ouvrés)

Définissez le forfait RTT annuel

Lancez l'assistant si le RTT n'est pas encore réglé

Synchronisez les plannings vers un calendrier externe

Congés & RTT

La règle d'acquisition des congés payés (2,5 jours ouvrables ou 2,08 jours ouvrés par mois) et le forfait RTT annuel se règlent ici. Un assistant vous guide au premier paramétrage si le RTT vaut zéro.

Synchronisation

Le lien de synchronisation calendrier permet d'exporter les plannings de l'équipe vers un agenda externe (format iCal). Le registre et les codes EVP, eux, ont leur propre écran (Conformité et Pré-paie).

Rôles & Accès

Le panneau d'administration des accès de votre équipe. Attribuez un rôle à chaque membre (propriétaire, manager, RH…) et réglez finement ses permissions module par module. Seul le propriétaire administre les rôles.

Attribuez un rôle à chaque membre de l'équipe

Réglez les permissions par module et sous-module

Activez ou désactivez l'accès d'un membre

Rôles & permissions

Chaque membre a un rôle qui ouvre un socle d'accès. Pour les rôles manager / RH, des cases par module (dont Équipe & RH) affinent ce qu'ils peuvent voir et modifier. Le propriétaire conserve toujours l'accès complet.