Équipe et RH

Espace personnel, supervision d'équipe, pré-paie, conformité et règles.

Sur cette page

Mon Espace
Mes congés
Espace Équipe
Fiche collaborateur
Créer une fiche
Notes de frais de l'équipe
Kilométrage de l'équipe
Pré-paie pour votre comptable
Masse salariale estimative
Acomptes sur salaire
Codes de rubriques (EVP)
Conformité RH
Export des employés
Référentiel de compétences
Règles RH
Rôles & accès

Vue d'ensemble

Le centre de pilotage RH de votre entreprise. Depuis ce tableau de bord, accédez à votre espace personnel, supervisez votre équipe au quotidien et gérez l'administration RH : pré-paie pour votre comptable, conformité, règles de congés et rôles. OrgaVision ne produit jamais de fiche de paie — il prépare tout ce dont votre comptable a besoin.

Accédez à votre espace personnel : pointage, planning, congés
Supervisez votre équipe : planning, absences, pointages, tâches
Préparez la pré-paie mensuelle pour votre comptable
Tenez votre registre du personnel et vos suivis légaux à jour
Ajoutez un collaborateur ou invitez un membre depuis le dock

Voici tous les sous-modules de « Équipe et RH » tels qu'ils existent dans l'application. Le détail et les captures sont rédigés au fur et à mesure.

Mon quotidien

Mon Espace

Votre espace personnel de salarié, accessible quel que soit votre rôle. Pointez vos heures, consultez votre planning et vos tâches, posez un congé, suivez vos soldes et retrouvez vos documents RH — le tout au même endroit.

Pointez votre arrivée et votre départ (si activé)

Consultez votre planning et vos rotations du jour

Posez une absence et suivez vos soldes CP / RTT

Retrouvez vos tâches, vos projets et votre charge

Accédez à vos documents RH partagés

Mon Espace : congés, planning, notes de frais, documents

Pointage & planning

Le widget de pointage indique votre statut (en poste / non pointé) ; un bouton démarre ou termine votre journée. Votre planning du jour s'affiche en blocs horaires.

Congés & documents

Vos soldes de congés payés et RTT sont affichés en badges ; « Poser une absence » ouvre le formulaire calendrier. La section Documents liste les pièces RH partagées par votre employeur.

Mes congés

Posez et suivez vos propres absences depuis un calendrier. Sélectionnez une plage de jours, choisissez une journée entière ou une demi-journée, et envoyez votre demande. Vos soldes et le statut de chaque demande s'affichent en direct.

Posez un congé en sélectionnant une plage sur le calendrier

Choisissez une demi-journée (matin ou après-midi) sur un seul jour

Suivez vos soldes CP et RTT en temps réel

Consultez le statut : en attente, validé, refusé

Demander un congé depuis le calendrier

Ajuster un solde de congés (owner/RH)

Vidéo 111.mp4

Montrer comment un solde de congés se construit : poser une absence d'une journée et voir le solde diminuer, puis poser une demi-journée et montrer que le compteur bouge de 0,5. Le solde vient du journal des mouvements, pas d'un chiffre saisi à la main.

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Calendrier d'abord

Touchez un jour libre pour ouvrir une demande pré-remplie. Un mini-calendrier de plage remplace les anciens champs Du / Au ; la durée se calcule automatiquement. Sur une plage d'un seul jour, un sélecteur Journée / Matin / Après-midi apparaît.

Validation

Votre demande part en attente vers votre responsable. La validation se fait de son côté, dans l'espace Équipe ; vous voyez le statut évoluer dans la liste, et votre solde s'ajuste à l'approbation.

Équipe

Espace Équipe

L'espace de supervision de votre équipe, regroupé en six onglets : Planning, Absences, Pointages, Tâches, Collaborateurs et Composition. Tout ce dont un manager a besoin au quotidien se trouve ici, sans changer d'écran.

Planning : visualisez et ajustez les créneaux de l'équipe

Absences : validez ou refusez les demandes de congés

Pointages : contrôlez et validez les feuilles de temps

Tâches : suivez et assignez le travail de l'équipe

Collaborateurs : ouvrez la fiche complète de chaque membre

L'espace Équipe et ses 6 onglets

Valider une demande de congé

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Vidéo G10.mp4

Pointer des heures sur une affaire, et montrer où elles atterrissent : dans le récapitulatif du salarié, et dans ce qui reste à facturer.

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Planning & pointages

L'onglet Planning affiche la grille hebdomadaire (employé × jour) ; un appui sur un créneau ouvre l'édition. L'onglet Pointages liste les feuilles de temps à valider, filtrables par statut.

Absences

L'onglet Absences centralise les demandes de congés de l'équipe avec les soldes. Approuvez ou refusez en un geste — la décision met à jour le solde du salarié automatiquement.

Collaborateurs & composition

L'onglet Collaborateurs ouvre la fiche détaillée d'un membre (six onglets). L'onglet Composition assemble vos équipes nommées (équipages, rotations).

Fiche collaborateur

Le profil complet d'un collaborateur, organisé en six onglets : Profil, Activité, Planning, Services, Compétences et Documents. Vous y gérez l'état civil, le contrat, les suivis légaux, les horaires, les taux et les pièces.

Profil : état civil, contrat, dates clés, champs sensibles (NIR / IBAN)

Activité : pointages, tâches et journal du collaborateur

Planning : grille hebdomadaire des créneaux

Services & Compétences : taux horaire et habilitations

Documents : contrats, avenants, attestations

Profil & suivi légal

L'onglet Profil regroupe l'identité, le régime contractuel et les dates de vie du contrat (embauche, fin d'essai, départ). Les champs sensibles (NIR, IBAN) sont chiffrés et réservés au propriétaire.

Compétences & documents

L'onglet Compétences note le niveau et les dates d'expiration des habilitations. L'onglet Documents centralise les pièces ; un document partagé avec le collaborateur réapparaît dans son Mon Espace.

Créer une fiche collaborateur

Le formulaire de création d'une fiche collaborateur complète : identité, coordonnées, contrat (type, date de début, taux horaire) et informations administratives. À distinguer de l'invitation, qui ouvre un accès par e-mail.

Renseignez l'identité et les coordonnées

Définissez le contrat : type, date de début, taux horaire

Complétez l'état civil et le registre (suivi légal)

Enregistrez pour créer la fiche

Création vs invitation

Cette fiche enregistre un collaborateur sans lui ouvrir d'accès à l'application. Pour qu'il se connecte et utilise Mon Espace, utilisez plutôt « Inviter un membre » depuis le hub.

Notes de frais de l'équipe

Les notes de frais soumises par vos collaborateurs, à valider ou à rejeter. Chaque ligne porte son justificatif : une ligne sans pièce est une dépense que l'entreprise ne pourra pas déduire, et c'est le motif de refus le plus fréquent. Une note validée entre dans le récapitulatif de pré-paie transmis au comptable, avec les heures et les absences du mois.

Les notes soumises par l'équipe, à valider ou rejeter

Chaque ligne porte son justificatif

Une ligne sans pièce n'est pas déductible

Le refus porte son motif

Une note validée entre dans le récapitulatif de pré-paie

Valider une ligne, pas une note

Une note peut être juste dans l'ensemble et porter une ligne discutable. Refuser l'ensemble pour une ligne fait tout ressaisir ; l'accepter en entier fait passer la ligne.

Le bon réflexe est de refuser avec un motif précis désignant la ligne en cause : le salarié corrige et resoumet en deux minutes.

Le justificatif conditionne tout

Sans pièce, la dépense n'est pas déductible pour l'entreprise : la rembourser revient à la payer deux fois.

Les tickets thermiques s'effacent en quelques semaines : la photo prise sur place vaut mieux que le ticket rapporté en fin de mois, souvent déjà illisible.

Kilométrage de l'équipe

Les trajets professionnels déclarés par vos collaborateurs et les indemnités qui en découlent, à valider ou à refuser. L'indemnité se calcule au barème et ne se saisit jamais à la main : c'est ce qui la rend acceptable en cas de contrôle. Un refus porte un motif, et le trajet refusé reste modifiable par le salarié, qui le corrige et le resoumet.

Les trajets déclarés par l'équipe, à valider

L'indemnité se calcule au barème

Un refus porte son motif

Le salarié corrige et resoumet un trajet refusé

Les trajets validés remontent dans la pré-paie

Ce qu'on vérifie en validant

Pas la distance — le barème s'en charge — mais le caractère professionnel du déplacement.

Un motif imprécis est la seule vraie raison de refuser : c'est ce qui sera contesté en cas de contrôle, et c'est au salarié de le préciser pendant qu'il s'en souvient.

Administration RH

Pré-paie pour votre comptable

OrgaVision ne produit pas de fiche de paie : la paie reste chez votre comptable. Cet écran prépare le récapitulatif mensuel — heures normales et supplémentaires, congés, demi-journées, acomptes, notes de frais — et le transmet au format EVP Silae ou en CSV.

Sélectionnez le mois à transmettre

Vérifiez le récapitulatif par salarié avant l'envoi

Transmettez l'export EVP Silae à votre cabinet

Chaque transmission crée une nouvelle version archivée

Préparer la pré-paie du mois

Le récapitulatif et l'export pour le comptable

La pré-paie, telle que le cabinet la reçoit

Vidéo 112.mp4

Montrer qu'OrgaVision ne produit AUCUN bulletin de paie : ce qui sort ici est le récapitulatif que le comptable attend (heures, absences, acomptes, notes de frais) et sa transmission. Montrer qu'un second envoi crée une nouvelle version au lieu d'écraser la précédente.

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Récapitulatif d'abord

L'écran présente une carte de synthèse par salarié (heures validées, demi-journées, notes de frais approuvées) avant toute action — vous contrôlez avant d'exporter, pas l'inverse.

Transmission

La feuille « Transmettre au comptable » génère le fichier EVP Silae (ou un CSV générique) et l'envoie par e-mail. Une nouvelle transmission produit une nouvelle version, sans écraser la précédente.

Masse salariale estimative

Une estimation de votre coût de main-d'œuvre pour le mois, salarié par salarié : les heures validées multipliées par le taux horaire. C'est un outil de pilotage interne, et l'écran le dit franchement — ce ne sont pas des montants de paie. Les charges patronales, les primes, les absences indemnisées et les régularisations n'y figurent pas : seul votre comptable produit un chiffre de paie.

Heures validées multipliées par le taux horaire

Salarié par salarié, sur le mois

Outil de pilotage : ce ne sont pas des montants de paie

Les charges patronales n'y figurent pas

Seules les heures validées sont comptées

Photo 114.png

Expliquer pourquoi ce montant est dit estimatif : il additionne les rémunérations et une estimation de charges, ce n'est pas un calcul de paie. Montrer ce qu'il contient, et dire ce qu'il ne contient pas.

Ce que ce chiffre n'est pas

Ce n'est ni un salaire brut, ni un coût employeur, ni une prévision de trésorerie de paie. Les charges, les primes, les congés payés et les régularisations en sont absents.

L'application ne produit jamais de bulletin de paie : c'est une position de produit, pas une limite technique. La paie est le métier de votre comptable, et lui seul dispose des éléments complets.

À quoi il sert quand même

À voir venir. Un mois où les heures validées dépassent de vingt pour cent la moyenne annonce une masse salariale plus lourde, et il vaut mieux le savoir en cours de mois qu'à la réception du bulletin.

C'est un indicateur de tendance, à comparer à lui-même d'un mois sur l'autre.

Acomptes sur salaire

Les acomptes versés à vos collaborateurs, avec leur date, leur montant et leur état. Chaque acompte remonte dans le récapitulatif de pré-paie transmis au comptable, ce qui le fait déduire du salaire du mois sans que vous ayez à le lui signaler séparément. C'est la trace qui manque le plus souvent : un acompte versé en espèces et oublié se retrouve payé deux fois.

Date, montant et état de chaque acompte

L'acompte remonte dans le récapitulatif de pré-paie

Il se déduit du salaire du mois concerné

La trace évite le double paiement

Suivi par collaborateur

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Montrer qu'un acompte versé en cours de mois est approuvé puis marqué payé ici, et qu'il ressort de lui-même dans le récapitulatif de pré-paie du mois : le comptable n'a rien à recopier.

Pourquoi tracer un acompte

Un acompte est une avance sur un salaire pas encore dû. S'il n'est pas déduit du bulletin, il devient un cadeau involontaire, et il se découvre à la clôture — quand il est trop tard pour le récupérer sans conversation gênante.

Enregistré ici, il part au comptable avec les heures du mois.

Acompte n'est pas prêt

Un acompte porte sur un salaire du mois en cours et se régularise sur le bulletin suivant. Un prêt au salarié est une autre opération, avec ses propres règles et son échéancier.

Les confondre expose l'entreprise et complique la paie.

Codes de rubriques (EVP)

La table de correspondance entre les rubriques de pré-paie (heures supplémentaires, congés, acomptes, frais…) et les codes attendus par le logiciel de votre cabinet (Silae par défaut). Bien réglée, elle garantit un import propre côté comptable.

Associez chaque rubrique à son code cabinet

Partez des codes Silae par défaut, ajustez au besoin

Les codes alimentent l'export EVP de la pré-paie

À quoi ça sert

Lorsque vous transmettez la pré-paie, chaque variable (heures, congés, frais) est étiquetée avec le code que votre comptable attend. Cet écran définit ces codes une fois pour toutes.

Réglage

La liste présente chaque rubrique et son code. Un appui ouvre l'édition. Les défauts Silae sont proposés ; modifiez-les pour coller à la convention de votre cabinet.

Conformité RH

Votre poste de conformité sociale : le registre unique du personnel (obligatoire, art. L1221-13) et les suivis légaux par salarié — visite médicale, entretien professionnel, fin de période d'essai. Des rappels automatiques vous préviennent avant chaque échéance.

Générez le registre du personnel en PDF

Suivez les visites médicales et entretiens à venir

Surveillez les fins de période d'essai

Recevez des rappels automatiques avant échéance

Registre du personnel et suivis légaux

Vidéo 107.mp4

Montrer que les échéances légales se surveillent seules : un entretien professionnel attendu depuis sa date (tous les 2 ans), une visite médicale sans date renseignée, une fin de période d'essai qui approche. Puis sortir le registre du personnel et dire qu'il est obligatoire et qu'il garde les salariés partis.

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Registre du personnel

« Générer le registre » produit un PDF paysage listant tous vos salariés par ordre d'embauche, sortis inclus (conservation 5 ans après départ). C'est la pièce à présenter en cas de contrôle.

Suivis légaux & rappels

Le tableau récapitule, par salarié, les échéances de visite médicale, d'entretien professionnel et de fin d'essai. Des rappels quotidiens vous alertent à l'avance (J-30, J-15, J-60 selon le suivi).

Export des employés

Exportez la liste de vos collaborateurs en CSV, avec les colonnes de votre choix : identité, contact, date d'embauche, type de contrat, taux horaire… Pratique pour un reporting ou un transfert vers un autre outil.

Choisissez les colonnes à inclure

Filtrez par statut (tous, actifs…)

Téléchargez le fichier CSV

Composer l'export

Cochez les colonnes voulues, choisissez le périmètre (tous les salariés ou les actifs), puis lancez le téléchargement. Le fichier est partagé via votre appareil pour l'enregistrer ou l'envoyer.

Référentiel de compétences

La bibliothèque des compétences et des habilitations de votre entreprise, classées par nature : technique, certification, langue, humaine. Vous les définissez une fois ici, puis chaque collaborateur s'y rattache depuis sa fiche avec un niveau et, s'il y a lieu, une date d'expiration. C'est cette date qui rend le suivi utile : une habilitation expirée est un travail qu'on n'a plus le droit de confier.

Quatre natures : technique, certification, langue, humaine

Défini une fois, rattaché ensuite depuis chaque fiche

Un niveau par collaborateur et par compétence

Une date d'expiration sur les habilitations

Sert à trouver qui peut tenir une opération

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Montrer que le référentiel est la liste des compétences que l'entreprise tient, et qu'il distingue une compétence technique d'une certification. C'est depuis la fiche d'un salarié qu'on lui en rattache une, avec sa date de validité quand il s'agit d'une habilitation.

Certification n'est pas compétence technique

Une compétence technique se constate : quelqu'un sait souder, ou pas. Une certification s'obtient et expire : elle donne le droit d'exercer.

La distinction est ce qui permet de ne suivre les dates que là où elles existent, plutôt que de mettre une échéance sur tout et de finir par ignorer les alertes.

À quoi sert le référentiel

Il répond à deux questions courantes : qui peut faire ce travail, et qui doit renouveler bientôt.

La première sert à affecter une opération ou une intervention ; la seconde évite le chantier arrêté un lundi matin parce qu'un conducteur d'engin n'est plus habilité.

Règles RH

Les règles qui pilotent automatiquement vos congés et votre temps de travail : mode d'acquisition des congés payés, forfait RTT annuel et synchronisation du calendrier. Réglées ici, elles s'appliquent à toute l'équipe.

Choisissez le mode d'acquisition des CP (ouvrables / ouvrés)

Définissez le forfait RTT annuel

Lancez l'assistant si le RTT n'est pas encore réglé

Synchronisez les plannings vers un calendrier externe

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Montrer qu'un réglage change le solde de toute l'entreprise : la règle des congés (2,5 jours ouvrables ou 2,08 jours ouvrés) et le nombre de RTT annuels. Ces deux valeurs valent pour tout le monde, pas par salarié.

Congés & RTT

La règle d'acquisition des congés payés (2,5 jours ouvrables ou 2,08 jours ouvrés par mois) et le forfait RTT annuel se règlent ici. Un assistant vous guide au premier paramétrage si le RTT vaut zéro.

Synchronisation

Le lien de synchronisation calendrier permet d'exporter les plannings de l'équipe vers un agenda externe (format iCal). Le registre et les codes EVP, eux, ont leur propre écran (Conformité et Pré-paie).

Rôles & accès

Qui fait partie de votre équipe et ce que chacun a le droit de faire. Les rôles décident de l'essentiel, et les permissions de modules affinent écran par écran. C'est un réglage d'entreprise, distinct de l'affichage personnel des modules : masquer un espace pour soi ne change aucun droit, tandis qu'un droit retiré ici s'impose à la personne concernée.

Les membres de l'entreprise et leur rôle

Les permissions par module affinent le rôle

Invitation, suspension et départ d'un membre

Un droit retiré s'impose, contrairement à un masquage

Le rôle de comptable est sans siège et gratuit

Rôle et permission

Le rôle — dirigeant, responsable, salarié, chef d'équipe, comptable — décide de ce qui est ouvert par défaut.

Les permissions de modules affinent : elles disent quels écrans un rôle atteint dans votre entreprise. Deux entreprises avec les mêmes rôles peuvent avoir des permissions différentes, et c'est voulu.

À ne pas confondre avec l'affichage personnel des modules, qui ne fait que ranger son propre menu.

Le comptable

Le rôle de comptable ne consomme pas de siège et ne se facture pas. Son périmètre est décidé côté serveur : il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels des salariés.

Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel et n'a ni contrat ni régime social chez vous.

Suspendre plutôt que supprimer

Un membre suspendu perd l'accès sans que son historique disparaisse : ses pointages, ses tâches et ses documents restent attachés à lui.

C'est le geste pour un départ, un litige, ou une absence longue. Supprimer effacerait le lien entre le travail fait et la personne qui l'a fait.

Équipe et RH

Vue d'ensemble

Mon quotidien

Mon Espace

Mes congés

Équipe

Espace Équipe

Fiche collaborateur

Créer une fiche collaborateur

Notes de frais de l'équipe

Kilométrage de l'équipe

Administration RH

Pré-paie pour votre comptable

Masse salariale estimative

Acomptes sur salaire

Codes de rubriques (EVP)

Conformité RH

Export des employés

Référentiel de compétences

Règles RH

Rôles & accès

Pour aller plus loin