Compléter l'identité de l'entreprise

La première étape, quel que soit le métier : renseigner l'identité légale de l'entreprise — numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique, coordonnées. Ces informations ne servent pas à remplir un dossier : elles alimentent automatiquement vos devis, vos factures et vos documents légaux, et trois d'entre elles y sont obligatoires. Une facture qui en manque est irrégulière.

Numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique

Coordonnées, logo et mentions légales

Ces informations s'impriment sur vos documents

Trois mentions y sont légalement obligatoires

Le régime de TVA se déclare au même endroit

Démo : compléter l'identité de l'entreprise et ajouter votre logo

Pourquoi commencer par là

Tout ce que vous émettrez ensuite — devis, factures, attestations — porte ces informations. Les renseigner après avoir émis des documents oblige à les réémettre.

Cela prend dix minutes avec un extrait d'immatriculation sous les yeux, et cela ne se refait jamais.

Le régime de TVA n'est pas un détail

L'exigibilité de la TVA — à l'encaissement ou aux débits — décide du mois dans lequel une facture entre dans votre déclaration.

C'est le réglage qui explique le plus d'écarts entre ce qu'on croit devoir et ce que la déclaration annonce. En cas de doute, votre comptable tranche en une phrase.

2

Personnaliser vos conditions de vente

Vos délais de paiement, vos pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de recouvrement, vos conditions générales et vos coordonnées bancaires. Elles apparaissent au pied de vos devis et de vos factures, et ce n'est pas décoratif : sans mention des pénalités sur la facture et dans les conditions de vente, vous ne pouvez pas les réclamer, même si la loi vous les accorde.

Délai de paiement appliqué par défaut

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €

Conditions générales de vente, article par article

Coordonnées bancaires imprimées sur les factures

Ces mentions conditionnent ce que vous pouvez réclamer

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente

Ce que la loi vous accorde, à condition de l'écrire

Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dues de plein droit dès le premier jour de retard.

Mais elles doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, le droit existe et n'est pas opposable. C'est dix minutes de réglage qui décident de ce que vous pourrez réclamer pendant des années.

Le délai de paiement par défaut

Il s'appliquera à toutes vos factures, sauf mention contraire. Trente jours est la valeur la plus courante ; le maximum légal entre professionnels est de soixante jours, ou quarante-cinq jours fin de mois.

Un délai plus court se négocie ; un délai plus long est illégal, quelles que soient les habitudes du secteur.

3

Activer la facturation électronique

Préparer la réception des factures électroniques, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. La réception s'impose avant l'émission : même une entreprise qui n'aura rien à émettre avant des mois doit pouvoir recevoir. Une facture fournisseur envoyée par le circuit officiel et que vous ne pouvez pas recevoir reste due, et son délai de paiement court.

La réception est obligatoire avant l'émission

Un numéro d'immatriculation valide est requis

Le raccordement passe par une plateforme habilitée

Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique

Les factures reçues arrivent directement dans l'application

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique

Recevoir avant d'émettre

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises en même temps ; celle d'émission est échelonnée selon la taille.

C'est pourquoi cette étape figure dans un parcours de démarrage : il ne s'agit pas d'anticiper, il s'agit d'être en règle sur ce qui s'impose déjà.

Ce que ça change au quotidien

Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans l'application, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte — une facture reçue dans une boîte de courriel partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

4

Inviter votre équipe

Inviter vos collaborateurs depuis l'application : chacun reçoit un courriel et rejoint votre espace avec son propre accès. Un accès par personne n'est pas une formalité — c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, de pointer des heures nominatives et de restreindre ce que chacun voit. Un compte partagé rend tout cela impossible, et il ne s'annule pas rétroactivement.

Chaque collaborateur reçoit son propre accès

Le rôle décide de ce qu'il peut faire

Inviter crée aussi sa fiche collaborateur

Un compte partagé rend le suivi impossible

Le comptable s'invite aussi, sans consommer de siège

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Un accès par personne

Avec un compte partagé, aucun pointage n'est nominatif, aucune validation n'a d'auteur, et personne ne peut être limité à ce qui le concerne.

C'est aussi une question de sécurité : un compte partagé ne se révoque pas quand quelqu'un part, il se change — pour tout le monde.

Le comptable ne consomme pas de siège

Le rôle de comptable est gratuit et sans siège : l'inviter ne change pas votre facture.

Il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels de vos salariés. Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel.

L'invitation crée la fiche

Inviter quelqu'un crée aussitôt sa fiche collaborateur, avant même qu'il accepte.

Cela permet de préparer son planning et son dossier. Une invitation qui reste en attente plusieurs semaines signale une adresse erronée ou un courriel classé en indésirable.

5

Créer votre portefeuille de biens

Vos biens : type, adresse, surface, loyer. Une information paraît secondaire et commande tout le reste — le prix d'achat, sans lequel aucun rendement ne peut se calculer. Un bien peut exister au parc sans être loué : c'est le cas d'un bien en travaux, en vente, ou entre deux locataires, et il compte alors dans le taux d'occupation, ce qui est le but.

Appartement, maison, bureau, commerce, parking, terrain

Adresse, surface, nombre de pièces

Le prix d'achat permet le calcul du rendement

Un bien vacant reste au parc

Le dossier du bien reprend les pièces de ses baux

Vidéo I1.mp4

Démo vidéo : Créer votre portefeuille de biens

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Le prix d'achat n'est pas facultatif

Sans lui, le rendement n'a pas de dénominateur : il ne se calcule pas.

C'est la première information à compléter sur un bien qu'on vient d'ajouter, et celle qu'on oublie parce qu'elle ne sert à rien dans l'immédiat.

Ne pas retirer un bien vacant

Un bien vide porte ses charges et sa taxe foncière. Le retirer du parc parce qu'il n'est pas loué embellirait les chiffres en supprimant précisément ce qui coûte de l'argent.

6

Enregistrer propriétaires & locataires

Créer les fiches de vos locataires et, s'il y a lieu, des propriétaires pour qui vous gérez. Un locataire est un contact du carnet, avec un type qui le distingue : c'est la même fiche qui servira à la facturation, aux quittances et aux relances. Une caution solidaire est également une personne, et donc un contact — c'est ce qui permet de la joindre le jour où il le faut.

Locataires et propriétaires sont des contacts

Un type les distingue dans le carnet

La même fiche sert aux quittances et aux relances

Une caution solidaire est aussi un contact

L'historique reste attaché à la personne

Démo : créer un premier client dans le CRM

Un seul carnet

Le locataire d'un bailleur, le patient d'un praticien, le client d'un artisan sont la même chose pour l'application : une personne avec des coordonnées et un historique.

C'est le type qui les distingue, et il évite d'avoir plusieurs carnets qui divergent.

7

Créer votre premier projet

En gestion locative, l'affaire sert aux travaux et aux opérations qui dépassent la simple location : une rénovation, une mise aux normes, un aménagement entre deux locataires. Elle regroupe alors devis, tâches, heures et documents. La location courante, elle, ne passe pas par une affaire : elle vit dans le bail et ses échéances.

Une affaire pour les travaux et les opérations

Devis, tâches, heures et documents regroupés

La location courante vit dans le bail

Utile pour une rénovation entre deux locataires

Le coût des travaux entre dans la rentabilité

Démo : créer votre premier projet

Ce qui relève d'une affaire

Un chantier de rénovation, une remise en état après un départ, une mise aux normes.

Ce sont des opérations avec un début, une fin, un budget et des intervenants — c'est exactement ce qu'une affaire sait porter. Un loyer mensuel, non.

8

Créer votre premier bail

Le bail relie un bien, un locataire, un loyer et une période. C'est lui qui commande tout le reste : les échéances mensuelles se posent automatiquement à partir des baux actifs, au jour de paiement inscrit sur le bail. Deux réglages méritent attention à la signature — le jour de paiement, et l'indexation du loyer, qui demande un indice de référence.

Bien, locataire, loyer, charges et période

Le jour de paiement commande les échéances

Dépôt de garantie et garanties associées

L'indexation demande un indice de référence

Un bail signé le 12 produit son échéance dès le lendemain

Vidéo I2.mp4

Démo vidéo : Créer votre premier bail

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Le jour de paiement

C'est lui qui décide de la date à laquelle l'échéance apparaît chaque mois. S'il dépasse la durée du mois — un 31 en février — l'échéance tombe au dernier jour.

Le modifier plus tard change les échéances à venir, jamais celles déjà posées.

L'indice de référence

Un loyer indexé se révise une fois par an sur un indice publié chaque trimestre. Vous saisissez le trimestre de référence et sa valeur, qui figurent sur votre bail.

L'application ne les connaît pas et ne les invente pas : un indice périmé produirait un loyer illégal.

9

Configurer la facturation des loyers

Les échéances de loyer ne se saisissent pas : elles sont posées chaque jour à partir des baux actifs, au jour de paiement prévu, et basculent en retard le lendemain de leur date. Votre travail consiste à encaisser — confirmer le paiement avec sa date et son moyen — puis à remettre la quittance. Le reste suit tout seul : trésorerie, rendement, relances.

Les échéances naissent des baux, jamais d'une saisie

Le passage en retard est automatique

Encaisser demande la date et le moyen de paiement

Un paiement partiel se constate comme tel

La quittance se produit ensuite

Vidéo S8-LOYER.mp4

Démo vidéo : Configurer la facturation des loyers

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Pourquoi rien n'est à créer

Une échéance créée à la main serait oubliée un mois sur deux, et c'est exactement ce qui rend un suivi d'impayés inutilisable.

Aucun rattrapage n'est fait sur les mois antérieurs à l'entrée du bail dans l'application : ces loyers ont pu être encaissés ailleurs, et les inventer créerait de faux impayés.

Partiel n'est pas payé

Un règlement incomplet se constate comme partiel : le reste demeure dû et l'échéance ne disparaît pas du suivi.

Le marquer payé fait perdre la trace du solde, qui ne réapparaîtra jamais.

10

Planifier une visite / un état des lieux

L'état des lieux d'entrée est la pièce qui décide de tout à la sortie. Sans lui, le logement est réputé avoir été reçu en bon état, et aucune retenue sur le dépôt de garantie n'est opposable au locataire. Il se fait pièce par pièce, élément par élément, avec des photos, et il se signe par les deux parties avant d'être figé.

Constat pièce par pièce et élément par élément

Photos jointes à chaque élément

Les deux parties signent, puis le constat est figé

Sans état d'entrée, aucune dégradation n'est présumée

Le constat de sortie naît de celui d'entrée

Vidéo I3.mp4

Démo vidéo : Planifier une visite / un état des lieux

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Ce que dit la loi

Sans état des lieux d'entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état. C'est au bailleur de prouver la dégradation, et il n'a rien pour le faire.

Une heure passée à l'entrée évite une discussion de plusieurs semaines à la sortie, et une retenue qu'on ne peut pas justifier.

La sortie se compare à l'entrée

Le constat de sortie reprend les éléments de l'entrée avec leur état d'alors, ce qui permet de comparer élément par élément.

Il n'est pas pré-rempli avec l'état d'entrée : le pré-remplir ferait signer un constat que personne n'a regardé.

Bien démarrer — Immobilier

Compléter l'identité de l'entreprise

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Activer la facturation électronique

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Configurer la facturation des loyers

Planifier une visite / un état des lieux

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