Compléter l'identité de l'entreprise

La première étape, quel que soit le métier : renseigner l'identité légale de l'entreprise — numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique, coordonnées. Ces informations ne servent pas à remplir un dossier : elles alimentent automatiquement vos devis, vos factures et vos documents légaux, et trois d'entre elles y sont obligatoires. Une facture qui en manque est irrégulière.

Numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique

Coordonnées, logo et mentions légales

Ces informations s'impriment sur vos documents

Trois mentions y sont légalement obligatoires

Le régime de TVA se déclare au même endroit

Démo : compléter l'identité de l'entreprise et ajouter votre logo

Pourquoi commencer par là

Tout ce que vous émettrez ensuite — devis, factures, attestations — porte ces informations. Les renseigner après avoir émis des documents oblige à les réémettre.

Cela prend dix minutes avec un extrait d'immatriculation sous les yeux, et cela ne se refait jamais.

Le régime de TVA n'est pas un détail

L'exigibilité de la TVA — à l'encaissement ou aux débits — décide du mois dans lequel une facture entre dans votre déclaration.

C'est le réglage qui explique le plus d'écarts entre ce qu'on croit devoir et ce que la déclaration annonce. En cas de doute, votre comptable tranche en une phrase.

2

Personnaliser vos conditions de vente

Vos délais de paiement, vos pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de recouvrement, vos conditions générales et vos coordonnées bancaires. Elles apparaissent au pied de vos devis et de vos factures, et ce n'est pas décoratif : sans mention des pénalités sur la facture et dans les conditions de vente, vous ne pouvez pas les réclamer, même si la loi vous les accorde.

Délai de paiement appliqué par défaut

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €

Conditions générales de vente, article par article

Coordonnées bancaires imprimées sur les factures

Ces mentions conditionnent ce que vous pouvez réclamer

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente

Ce que la loi vous accorde, à condition de l'écrire

Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dues de plein droit dès le premier jour de retard.

Mais elles doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, le droit existe et n'est pas opposable. C'est dix minutes de réglage qui décident de ce que vous pourrez réclamer pendant des années.

Le délai de paiement par défaut

Il s'appliquera à toutes vos factures, sauf mention contraire. Trente jours est la valeur la plus courante ; le maximum légal entre professionnels est de soixante jours, ou quarante-cinq jours fin de mois.

Un délai plus court se négocie ; un délai plus long est illégal, quelles que soient les habitudes du secteur.

3

Activer la facturation électronique

Préparer la réception des factures électroniques, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. La réception s'impose avant l'émission : même une entreprise qui n'aura rien à émettre avant des mois doit pouvoir recevoir. Une facture fournisseur envoyée par le circuit officiel et que vous ne pouvez pas recevoir reste due, et son délai de paiement court.

La réception est obligatoire avant l'émission

Un numéro d'immatriculation valide est requis

Le raccordement passe par une plateforme habilitée

Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique

Les factures reçues arrivent directement dans l'application

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique

Recevoir avant d'émettre

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises en même temps ; celle d'émission est échelonnée selon la taille.

C'est pourquoi cette étape figure dans un parcours de démarrage : il ne s'agit pas d'anticiper, il s'agit d'être en règle sur ce qui s'impose déjà.

Ce que ça change au quotidien

Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans l'application, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte — une facture reçue dans une boîte de courriel partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

4

Inviter votre équipe

Inviter vos collaborateurs depuis l'application : chacun reçoit un courriel et rejoint votre espace avec son propre accès. Un accès par personne n'est pas une formalité — c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, de pointer des heures nominatives et de restreindre ce que chacun voit. Un compte partagé rend tout cela impossible, et il ne s'annule pas rétroactivement.

Chaque collaborateur reçoit son propre accès

Le rôle décide de ce qu'il peut faire

Inviter crée aussi sa fiche collaborateur

Un compte partagé rend le suivi impossible

Le comptable s'invite aussi, sans consommer de siège

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Un accès par personne

Avec un compte partagé, aucun pointage n'est nominatif, aucune validation n'a d'auteur, et personne ne peut être limité à ce qui le concerne.

C'est aussi une question de sécurité : un compte partagé ne se révoque pas quand quelqu'un part, il se change — pour tout le monde.

Le comptable ne consomme pas de siège

Le rôle de comptable est gratuit et sans siège : l'inviter ne change pas votre facture.

Il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels de vos salariés. Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel.

L'invitation crée la fiche

Inviter quelqu'un crée aussitôt sa fiche collaborateur, avant même qu'il accepte.

Cela permet de préparer son planning et son dossier. Une invitation qui reste en attente plusieurs semaines signale une adresse erronée ou un courriel classé en indésirable.

5

Créer votre catalogue de prestations

Vos prestations et forfaits dans le catalogue. Sur un métier d'événement, les prestations servent de briques : elles préremplissent les devis plutôt que d'être resaisies à chaque demande. Un forfait par type d'événement, plus des prestations à l'unité pour les options, couvre la plupart des demandes sans qu'aucun devis ne parte de rien.

Prestations à l'unité et forfaits

Elles préremplissent les devis

Un forfait par type d'événement courant

Les options se chiffrent à l'unité

Le prix se corrige devis par devis

Démo : construire votre catalogue (article, main d'œuvre, prestation)

Chiffrer une fois, réutiliser souvent

Un forfait « mariage cent personnes » vous évite de rebâtir le même devis dix fois par an.

Le prix reste modifiable sur chaque devis : le catalogue donne le point de départ et l'exhaustivité, pas le montant final.

6

Paramétrer la réservation événementielle

Activer la prise de contact et de réservation en ligne pour vos événements. Sur ce métier, la demande arrive rarement prête à être acceptée : elle demande une date, un nombre d'invités, un lieu, et une conversation. C'est pourquoi la validation manuelle est presque toujours le bon réglage — une confirmation automatique engagerait une date sans savoir si vous pouvez la tenir.

Prise de contact et de réservation en ligne

Validation manuelle recommandée sur ce métier

Une demande n'est pas une réservation

Date, nombre d'invités et lieu demandés d'emblée

La demande arrive dans vos événements

Vidéo S12.mp4

Démo vidéo : Paramétrer la réservation événementielle

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Ne pas confirmer automatiquement

Un événement mobilise du matériel, du personnel, parfois des sous-traitants. Confirmer une date sans vérifier revient à s'engager à l'aveugle.

La validation manuelle laisse le temps d'un appel, qui est de toute façon nécessaire sur ce métier.

7

Enregistrer vos premiers clients

Créer vos fiches clients. Sur un métier d'événement, le client est souvent un particulier pour un mariage, une entreprise pour un séminaire, une collectivité pour une manifestation — et les trois n'attendent ni le même document ni le même délai de paiement. Distinguer l'entreprise du contact permet de facturer la première tout en parlant à la seconde.

Particuliers, entreprises et collectivités

Une entreprise porte plusieurs contacts

C'est l'entreprise qu'on facture

L'historique des événements reste attaché

Les échanges se consignent sur la fiche

Démo : créer un premier client dans le CRM

Le client d'un événement change souvent d'interlocuteur

Sur un séminaire d'entreprise, la personne qui organise n'est presque jamais celle qui paie, et elle change d'une année sur l'autre.

Attacher l'historique à l'entreprise plutôt qu'à la personne permet de reprendre le dossier l'année suivante avec quelqu'un d'autre.

8

Créer votre premier projet

L'affaire regroupe tout ce qui concerne un événement : devis, tâches, heures, documents et préparatifs. Sur ce métier, la date de l'événement n'est pas la date du travail — les préparatifs se comptent à rebours depuis elle. C'est cette distinction qui évite de découvrir la veille ce qu'il aurait fallu commander quinze jours plus tôt.

Une affaire par événement

Devis, tâches, heures et documents rattachés

Les préparatifs se comptent à rebours de la date

La date de l'événement n'est pas la date du travail

Le budget se suit affaire par affaire

Démo : créer votre premier projet

Compter à rebours

Réserver le matériel un mois avant, confirmer les effectifs à quinze jours, commander le frais à deux jours.

Une liste de tâches ordinaire compte en avant, depuis aujourd'hui. Sur un métier d'événement, c'est la source d'erreur principale : tout paraît lointain jusqu'à ce que tout soit en retard le même jour.

9

Créer votre premier devis → acompte

Établir un devis puis demander un acompte. Sur un métier d'événement, l'acompte n'est pas une précaution : il finance ce que vous avancez et il engage le client. Un client qui a versé trente pour cent annule rarement, et une date bloquée sans acompte est une date que vous avez refusée à quelqu'un d'autre pour rien.

Devis établi à partir des prestations du catalogue

Acompte en pourcentage ou en montant

Le solde restant s'affiche avant et après

L'acompte se déduit de la facture finale

Plusieurs acomptes successifs sont possibles

Démo : créer un devis puis demander un acompte

Acompte ou arrhes

L'acompte engage les deux parties : le client ne peut pas se dédire en l'abandonnant.

Les arrhes, au contraire, permettent au client de renoncer en les perdant. La différence se joue dans vos conditions générales de vente, et elle compte beaucoup sur une date bloquée un an à l'avance.

Échelonner

Trente pour cent à la commande, quarante à un mois, le solde après l'événement : l'échelonnement est courant et se suit sans effort.

Le solde restant est affiché avant et après chaque acompte, ce qui rend impossible le dépassement par inadvertance.

10

Planifier l'événement

Organiser la logistique : le planning, les ressources, les personnes. Un événement se joue sur une journée et se prépare pendant des semaines, avec des moyens qui ne sont disponibles qu'une fois. C'est le seul métier où un oubli ne se rattrape pas le lendemain : la date passe, et ce qui n'était pas prêt ne le sera jamais.

Planning des préparatifs, calé sur la date

Ressources et personnes affectées

Ce qui est en retard est signalé

Les prestations prévues rappellent ce qui est dû

Rien ne se rattrape après la date

Vidéo E1.mp4

Démo vidéo : Planifier l'événement