Compléter l'identité de l'entreprise

La première étape, quel que soit le métier : renseigner l'identité légale de l'entreprise — numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique, coordonnées. Ces informations ne servent pas à remplir un dossier : elles alimentent automatiquement vos devis, vos factures et vos documents légaux, et trois d'entre elles y sont obligatoires. Une facture qui en manque est irrégulière.

Numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique

Coordonnées, logo et mentions légales

Ces informations s'impriment sur vos documents

Trois mentions y sont légalement obligatoires

Le régime de TVA se déclare au même endroit

Démo : compléter l'identité de l'entreprise et ajouter votre logo

Pourquoi commencer par là

Tout ce que vous émettrez ensuite — devis, factures, attestations — porte ces informations. Les renseigner après avoir émis des documents oblige à les réémettre.

Cela prend dix minutes avec un extrait d'immatriculation sous les yeux, et cela ne se refait jamais.

Le régime de TVA n'est pas un détail

L'exigibilité de la TVA — à l'encaissement ou aux débits — décide du mois dans lequel une facture entre dans votre déclaration.

C'est le réglage qui explique le plus d'écarts entre ce qu'on croit devoir et ce que la déclaration annonce. En cas de doute, votre comptable tranche en une phrase.

2

Personnaliser vos conditions de vente

Vos délais de paiement, vos pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de recouvrement, vos conditions générales et vos coordonnées bancaires. Elles apparaissent au pied de vos devis et de vos factures, et ce n'est pas décoratif : sans mention des pénalités sur la facture et dans les conditions de vente, vous ne pouvez pas les réclamer, même si la loi vous les accorde.

Délai de paiement appliqué par défaut

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €

Conditions générales de vente, article par article

Coordonnées bancaires imprimées sur les factures

Ces mentions conditionnent ce que vous pouvez réclamer

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente

Ce que la loi vous accorde, à condition de l'écrire

Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dues de plein droit dès le premier jour de retard.

Mais elles doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, le droit existe et n'est pas opposable. C'est dix minutes de réglage qui décident de ce que vous pourrez réclamer pendant des années.

Le délai de paiement par défaut

Il s'appliquera à toutes vos factures, sauf mention contraire. Trente jours est la valeur la plus courante ; le maximum légal entre professionnels est de soixante jours, ou quarante-cinq jours fin de mois.

Un délai plus court se négocie ; un délai plus long est illégal, quelles que soient les habitudes du secteur.

3

Activer la facturation électronique

Préparer la réception des factures électroniques, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. La réception s'impose avant l'émission : même une entreprise qui n'aura rien à émettre avant des mois doit pouvoir recevoir. Une facture fournisseur envoyée par le circuit officiel et que vous ne pouvez pas recevoir reste due, et son délai de paiement court.

La réception est obligatoire avant l'émission

Un numéro d'immatriculation valide est requis

Le raccordement passe par une plateforme habilitée

Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique

Les factures reçues arrivent directement dans l'application

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique

Recevoir avant d'émettre

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises en même temps ; celle d'émission est échelonnée selon la taille.

C'est pourquoi cette étape figure dans un parcours de démarrage : il ne s'agit pas d'anticiper, il s'agit d'être en règle sur ce qui s'impose déjà.

Ce que ça change au quotidien

Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans l'application, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte — une facture reçue dans une boîte de courriel partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

4

Inviter votre équipe

Inviter vos collaborateurs depuis l'application : chacun reçoit un courriel et rejoint votre espace avec son propre accès. Un accès par personne n'est pas une formalité — c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, de pointer des heures nominatives et de restreindre ce que chacun voit. Un compte partagé rend tout cela impossible, et il ne s'annule pas rétroactivement.

Chaque collaborateur reçoit son propre accès

Le rôle décide de ce qu'il peut faire

Inviter crée aussi sa fiche collaborateur

Un compte partagé rend le suivi impossible

Le comptable s'invite aussi, sans consommer de siège

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Un accès par personne

Avec un compte partagé, aucun pointage n'est nominatif, aucune validation n'a d'auteur, et personne ne peut être limité à ce qui le concerne.

C'est aussi une question de sécurité : un compte partagé ne se révoque pas quand quelqu'un part, il se change — pour tout le monde.

Le comptable ne consomme pas de siège

Le rôle de comptable est gratuit et sans siège : l'inviter ne change pas votre facture.

Il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels de vos salariés. Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel.

L'invitation crée la fiche

Inviter quelqu'un crée aussitôt sa fiche collaborateur, avant même qu'il accepte.

Cela permet de préparer son planning et son dossier. Une invitation qui reste en attente plusieurs semaines signale une adresse erronée ou un courriel classé en indésirable.

5

Constituer votre bibliothèque d'ouvrages

Vos ouvrages types : ce qui entre dans une prestation et ce qu'elle coûte. Un ouvrage porte sa désignation, son unité, son corps d'état et sa décomposition — main-d'œuvre avec sa durée, fournitures, matériel. C'est cette décomposition qui permet de recalculer un prix quand le coût horaire ou le prix d'une fourniture change, plutôt que de reprendre chaque devis un par un.

Des ouvrages réutilisables d'un devis à l'autre

Classés par corps d'état

Décomposition en main-d'œuvre, fournitures et matériel

Le prix se déduit du coût par des coefficients

Plusieurs bibliothèques possibles

Vidéo C1.mp4

Démo vidéo : Constituer votre bibliothèque d'ouvrages

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Détailler ou pas

Un ouvrage peut porter un prix simple ou une décomposition. Le détail coûte du temps à la saisie et en fait gagner à chaque révision : le jour où le coût horaire monte, les ouvrages détaillés se recalculent, les autres non.

Commencez par les vingt ouvrages que vous chiffrez le plus souvent. Le reste viendra au fil des devis.

Le coût horaire chargé, pas le salaire brut

Chiffrer la main-d'œuvre sur le taux brut au lieu du coût chargé sous-estime le poste d'environ la moitié.

C'est l'erreur qui rend un devis rentable sur le papier et déficitaire à l'exécution, et elle se répète sur tous les ouvrages construits ensuite. Les taux se règlent dans les rendements de main-d'œuvre.

6

Enregistrer équipes & habilitations HSE

Les fiches de vos équipes et leurs habilitations : CACES, habilitations électriques, autorisations de conduite, avec leur date d'expiration. Une habilitation périmée n'est pas un détail administratif : c'est un travail qu'on n'a plus le droit de confier, et en cas d'accident, c'est l'entreprise qui est en faute et l'assurance qui discute.

Une fiche par collaborateur

Habilitations avec leur date d'expiration

Alerte avant l'échéance, en nombre de jours

Les habilitations permanentes sont distinguées

Le justificatif se joint à l'habilitation

Vidéo S4b.mp4

Démo vidéo : Enregistrer équipes & habilitations HSE

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Personne ne prévient

Une habilitation ne se renouvelle pas toute seule, et l'organisme qui l'a délivrée ne vous rappelle pas.

C'est pourquoi l'alerte compte en jours restants plutôt qu'en date : à trente jours, un renouvellement s'organise sans désorganiser le chantier ; à trois jours, non.

Joindre le justificatif

Le titre lui-même, en photo ou en PDF, se joint à l'habilitation.

C'est ce qu'un contrôle demande, et c'est ce qu'il faut pouvoir montrer sur le chantier — pas une ligne dans un logiciel resté au bureau.

7

Créer votre premier chantier

Le chantier regroupe tout ce qui s'y rattache : devis, planning, pointages, achats, documents et photos. Sa création ne demande qu'un nom ; le reste se complète quand l'information arrive. Créer le chantier crée aussi son affaire dorsale, ce qui permet dès cet instant de lui rattacher des heures et des dépenses — et donc de connaître sa marge.

Seul le nom est obligatoire

Client, responsable et période se complètent ensuite

La création ouvre l'affaire qui portera les coûts

Fonctionne sans réseau, part au retour du signal

Le chantier s'archive plutôt que de se supprimer

Vidéo C2.mp4

Démo vidéo : Créer votre premier chantier

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Créer tôt, compléter ensuite

Un chantier créé dès le premier appel du client accueille tout ce qui suit : le devis, les notes, les photos de visite.

Attendre d'avoir toutes les informations pour le créer fait perdre ce qui s'est dit entre-temps, et c'est souvent là que se joue le chiffrage.

Le chantier est une affaire

Ouvrir un chantier ouvre sa fiche d'affaire : c'est le même objet. C'est ce qui permet aux heures pointées au portail de peser sur la marge du marché sans double saisie.

8

Établir un devis BTP (lots & métré)

Un devis de marché se structure en lots, et chaque lot en ouvrages avec leur quantité. Les totaux se calculent par lot, ce qui est ce qu'attend un maître d'ouvrage. Un lot porte aussi sa nature — ferme, en option, en tranche conditionnelle — et c'est elle qui décide s'il compte dans le montant proposé ou s'il apparaît à part, sous les options.

Une structure en lots, puis en ouvrages

Les totaux se calculent lot par lot

Lot ferme, option ou tranche conditionnelle

Les ouvrages viennent de votre bibliothèque

La décomposition s'exporte au format attendu

Vidéo C3.mp4

Démo vidéo : Établir un devis BTP (lots & métré)

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Ferme, option, conditionnelle

Un lot ferme entre dans le montant du marché. Un lot en option est chiffré mais reste hors du total, et un « total avec options » donne le montant si le client les retenait toutes. Une tranche conditionnelle n'est engagée que si une condition se réalise.

Annoncer une option dans le total fait perdre des marchés sur le prix affiché ; l'oublier fait travailler gratuitement si le client la retient.

Regarder la marge par lot avant d'envoyer

Un devis correct dans l'ensemble peut reposer sur un lot vendu à perte, compensé par un autre.

Tant que le marché entier se réalise, la moyenne tient. Si le client abandonne le lot rentable, l'affaire devient perdante. L'analyse des marges le montre avant l'envoi.

9

Planifier via le Gantt

Organiser les phases du chantier sur la frise : leurs dates, leurs dépendances et la charge qu'elles représentent. Les dépendances sont l'intérêt réel de l'exercice : elles montrent ce que le décalage d'une phase entraîne en aval, ce qu'aucune liste de dates ne dit. C'est la réponse honnête à « et si on décalait d'une semaine ? ».

Les phases positionnées dans le temps

Les dépendances entre phases

Le décalage d'une phase se répercute en aval

Zoom jour, semaine ou mois

La charge des équipes se lit à côté

Vidéo S9.mp4

Démo vidéo : Planifier via le Gantt

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Les dépendances font la planification

Sans elles, décaler une phase décale une phase. Avec elles, on voit que trois jours de retard sur le gros œuvre repoussent la livraison de deux semaines.

C'est cette information qu'on cherche au téléphone avec un client ou un fournisseur, et elle ne s'improvise pas.

Planifier n'est pas engager

Une frise est une intention. Ce qui engage, ce sont les dates annoncées au client et au maître d'ouvrage.

Une planification tenue à jour permet justement de savoir, avant de s'engager, si la date demandée est réaliste.

10

Premier pointage de chantier

Saisir les heures passées sur le chantier, par salarié, par jour et par tâche. Un pointage validé devient une heure due : il entre dans le coût du chantier, dans les heures à facturer et dans le récapitulatif transmis au comptable. Sans pointage, la marge d'un chantier est fausse dans le sens flatteur — l'affaire n'a coûté que ses matières.

Par salarié, par jour, par tâche

La validation transforme le pointage en heure due

Les heures nourrissent le coût du chantier

La saisie fonctionne sans réseau

Le chef d'équipe valide d'un glissement

Vidéo C4.mp4

Démo vidéo : Premier pointage de chantier

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Pointer sans réseau

Un chantier est justement l'endroit où le réseau manque. Les pointages sont enregistrés sur l'appareil et partent tout seuls au retour du signal.

Rien n'est à ressaisir au dépôt, ce qui est la condition pour que le pointage se fasse réellement tous les jours.

Valider chaque jour

La validation est le moment où quelqu'un qui était présent confirme la journée. Différée d'une semaine, elle se fait de mémoire ; différée d'un mois, elle ne se fait plus.

Et tant qu'elle n'est pas faite, les heures ne sont ni facturables ni transmissibles au comptable.

Bien démarrer — Chantier / BTP

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Premier pointage de chantier

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