Compléter l'identité de l'entreprise

La première étape, quel que soit le métier : renseigner l'identité légale de l'entreprise — numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique, coordonnées. Ces informations ne servent pas à remplir un dossier : elles alimentent automatiquement vos devis, vos factures et vos documents légaux, et trois d'entre elles y sont obligatoires. Une facture qui en manque est irrégulière.

Numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique

Coordonnées, logo et mentions légales

Ces informations s'impriment sur vos documents

Trois mentions y sont légalement obligatoires

Le régime de TVA se déclare au même endroit

Démo : compléter l'identité de l'entreprise et ajouter votre logo

Pourquoi commencer par là

Tout ce que vous émettrez ensuite — devis, factures, attestations — porte ces informations. Les renseigner après avoir émis des documents oblige à les réémettre.

Cela prend dix minutes avec un extrait d'immatriculation sous les yeux, et cela ne se refait jamais.

Le régime de TVA n'est pas un détail

L'exigibilité de la TVA — à l'encaissement ou aux débits — décide du mois dans lequel une facture entre dans votre déclaration.

C'est le réglage qui explique le plus d'écarts entre ce qu'on croit devoir et ce que la déclaration annonce. En cas de doute, votre comptable tranche en une phrase.

2

Personnaliser vos conditions de vente

Vos délais de paiement, vos pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de recouvrement, vos conditions générales et vos coordonnées bancaires. Elles apparaissent au pied de vos devis et de vos factures, et ce n'est pas décoratif : sans mention des pénalités sur la facture et dans les conditions de vente, vous ne pouvez pas les réclamer, même si la loi vous les accorde.

Délai de paiement appliqué par défaut

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €

Conditions générales de vente, article par article

Coordonnées bancaires imprimées sur les factures

Ces mentions conditionnent ce que vous pouvez réclamer

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente

Ce que la loi vous accorde, à condition de l'écrire

Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dues de plein droit dès le premier jour de retard.

Mais elles doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, le droit existe et n'est pas opposable. C'est dix minutes de réglage qui décident de ce que vous pourrez réclamer pendant des années.

Le délai de paiement par défaut

Il s'appliquera à toutes vos factures, sauf mention contraire. Trente jours est la valeur la plus courante ; le maximum légal entre professionnels est de soixante jours, ou quarante-cinq jours fin de mois.

Un délai plus court se négocie ; un délai plus long est illégal, quelles que soient les habitudes du secteur.

3

Activer la facturation électronique

Préparer la réception des factures électroniques, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. La réception s'impose avant l'émission : même une entreprise qui n'aura rien à émettre avant des mois doit pouvoir recevoir. Une facture fournisseur envoyée par le circuit officiel et que vous ne pouvez pas recevoir reste due, et son délai de paiement court.

La réception est obligatoire avant l'émission

Un numéro d'immatriculation valide est requis

Le raccordement passe par une plateforme habilitée

Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique

Les factures reçues arrivent directement dans l'application

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique

Recevoir avant d'émettre

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises en même temps ; celle d'émission est échelonnée selon la taille.

C'est pourquoi cette étape figure dans un parcours de démarrage : il ne s'agit pas d'anticiper, il s'agit d'être en règle sur ce qui s'impose déjà.

Ce que ça change au quotidien

Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans l'application, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte — une facture reçue dans une boîte de courriel partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

4

Inviter votre équipe

Inviter vos collaborateurs depuis l'application : chacun reçoit un courriel et rejoint votre espace avec son propre accès. Un accès par personne n'est pas une formalité — c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, de pointer des heures nominatives et de restreindre ce que chacun voit. Un compte partagé rend tout cela impossible, et il ne s'annule pas rétroactivement.

Chaque collaborateur reçoit son propre accès

Le rôle décide de ce qu'il peut faire

Inviter crée aussi sa fiche collaborateur

Un compte partagé rend le suivi impossible

Le comptable s'invite aussi, sans consommer de siège

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Un accès par personne

Avec un compte partagé, aucun pointage n'est nominatif, aucune validation n'a d'auteur, et personne ne peut être limité à ce qui le concerne.

C'est aussi une question de sécurité : un compte partagé ne se révoque pas quand quelqu'un part, il se change — pour tout le monde.

Le comptable ne consomme pas de siège

Le rôle de comptable est gratuit et sans siège : l'inviter ne change pas votre facture.

Il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels de vos salariés. Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel.

L'invitation crée la fiche

Inviter quelqu'un crée aussitôt sa fiche collaborateur, avant même qu'il accepte.

Cela permet de préparer son planning et son dossier. Une invitation qui reste en attente plusieurs semaines signale une adresse erronée ou un courriel classé en indésirable.

5

Créer votre catalogue de soins

Vos soins et prestations dans le catalogue, avec leur durée et leur prix. La durée n'est pas indicative : c'est elle qui décide de la taille des créneaux proposés à la réservation, et donc du nombre de clientes que vous pouvez recevoir dans une journée. Une durée sous-estimée fait déborder tous les rendez-vous suivants, à partir du deuxième.

Chaque soin porte sa durée et son prix

La durée commande la taille des créneaux

Les soins alimentent la réservation en ligne

Un soin inactif n'est plus proposé

Les forfaits se composent à partir des soins

Démo : construire votre catalogue (article, main d'œuvre, prestation)

Compter le temps réel, pas le temps du geste

La durée utile inclut l'installation, le déshabillage, la pose, le rangement et le paiement — pas seulement le soin.

Une coupe de trente minutes qui occupe la place quarante-cinq minutes fait perdre un rendez-vous par demi-journée, tous les jours.

Prévoir la marge entre deux clientes

Beaucoup de salons ajoutent cinq à dix minutes à la durée annoncée plutôt que de gérer un intervalle séparé.

C'est ce qui absorbe la cliente en retard et la conversation qui s'éternise, sans faire attendre la suivante.

6

Définir horaires & ressources

Vos plages d'ouverture et vos ressources : cabines, appareils, praticiennes. Un soin n'occupe pas seulement quelqu'un, il occupe aussi un endroit — et c'est l'oubli le plus fréquent au moment d'ouvrir la réservation en ligne : deux soins programmés à la même heure avec deux praticiennes disponibles et une seule cabine libre.

Plages d'ouverture jour par jour

Cabines et appareils déclarés comme ressources

Une réservation occupe une personne et une ressource

Les ressources limitent réellement les créneaux

Le fuseau horaire se règle une fois

Vidéo W1.mp4

Démo vidéo : Définir horaires & ressources

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Déclarer les ressources rares

Il n'est pas nécessaire de tout déclarer : seules comptent les ressources qui manquent. Une cabine unique, un appareil que vous n'avez qu'en un exemplaire.

Ce sont elles qui limitent le nombre de rendez-vous simultanés, et elles seules.

7

Activer la réservation en ligne

Ouvrir la prise de rendez-vous en ligne et choisir les soins réservables. Ce n'est pas qu'un confort pour vos clientes : c'est la fin des appels pendant les soins. Un salon qui reçoit quinze appels de prise de rendez-vous par jour interrompt quinze soins, et les clientes présentes entendent le téléphone sonner pendant leur prestation.

Choix des soins ouverts à la réservation

Délai minimum avant un rendez-vous

Confirmation automatique ou validation manuelle

Acompte ou empreinte bancaire possibles

Le lien de réservation vit sur votre vitrine

Vidéo W2.mp4

Démo vidéo : Activer la réservation en ligne

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N'ouvrir que ce qui peut l'être

Un soin technique qui demande un diagnostic préalable n'a rien à faire en réservation libre.

Ouvrir les soins simples et garder les autres au téléphone est le réglage le plus courant : il absorbe le volume sans créer de rendez-vous impossibles à honorer.

Le délai minimum

Sans lui, une cliente réserve à huit heures cinquante pour neuf heures, vous ne voyez rien, et l'absence est de votre fait. Deux heures suffisent dans la plupart des cas.

8

Enregistrer vos premiers clients

Créer vos fiches clientes. Deux informations comptent bien au-delà du carnet d'adresses : les allergies et contre-indications, qui décident du soin réalisable, et l'historique des passages, qui dit ce qui a été fait la dernière fois et avec quoi. Les garder en mémoire fonctionne tant que c'est la même personne qui reçoit, et cesse le jour où quelqu'un remplace.

Une fiche par cliente

Allergies et contre-indications sur la fiche

Historique des passages et des produits employés

Préférences et notes de contact

L'anniversaire, pour les attentions commerciales

Démo : créer un premier client dans le CRM

Les contre-indications ne se retiennent pas

Une réaction à un produit, une grossesse, un traitement en cours : ce sont des informations qui engagent votre responsabilité si elles sont ignorées.

Elles vivent sur la fiche parce qu'elles valent pour tous les passages et toutes les praticiennes — y compris le samedi où c'est l'extra qui reçoit.

9

Créer votre premier rendez-vous

Planifier un rendez-vous : la cliente, le soin, le créneau, la ressource. C'est le geste qui vérifie que tout est en place — la durée du soin produit le bon créneau, la cabine est bien réservée, la cliente est retrouvée. Un premier rendez-vous complet révèle en deux minutes ce qui manque encore dans les réglages.

Cliente, soin, créneau et ressource

La durée du soin détermine le créneau

La cabine est réservée avec le rendez-vous

Le rendez-vous devient une fiche de prestation

Rappel automatique avant l'échéance

Vidéo W3.mp4

Démo vidéo : Créer votre premier rendez-vous

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Du rendez-vous à la fiche technique

Le rendez-vous dit qui vient. La fiche de prestation dit ce qui s'est réellement passé : la formule, les temps de pose, le résultat, les produits vendus.

La seconde naît du premier et se complète pendant le soin. C'est elle qui permet de refaire une couleur à l'identique six semaines plus tard.

Bien démarrer — Bien-être & Beauté

Compléter l'identité de l'entreprise

Personnaliser vos conditions de vente

Activer la facturation électronique

Inviter votre équipe

Créer votre catalogue de soins

Définir horaires & ressources

Activer la réservation en ligne

Enregistrer vos premiers clients

Créer votre premier rendez-vous

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