Compléter l'identité de l'entreprise

La première étape, quel que soit le métier : renseigner l'identité légale de l'entreprise — numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique, coordonnées. Ces informations ne servent pas à remplir un dossier : elles alimentent automatiquement vos devis, vos factures et vos documents légaux, et trois d'entre elles y sont obligatoires. Une facture qui en manque est irrégulière.

Numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique

Coordonnées, logo et mentions légales

Ces informations s'impriment sur vos documents

Trois mentions y sont légalement obligatoires

Le régime de TVA se déclare au même endroit

Démo : compléter l'identité de l'entreprise et ajouter votre logo

Pourquoi commencer par là

Tout ce que vous émettrez ensuite — devis, factures, attestations — porte ces informations. Les renseigner après avoir émis des documents oblige à les réémettre.

Cela prend dix minutes avec un extrait d'immatriculation sous les yeux, et cela ne se refait jamais.

Le régime de TVA n'est pas un détail

L'exigibilité de la TVA — à l'encaissement ou aux débits — décide du mois dans lequel une facture entre dans votre déclaration.

C'est le réglage qui explique le plus d'écarts entre ce qu'on croit devoir et ce que la déclaration annonce. En cas de doute, votre comptable tranche en une phrase.

2

Personnaliser vos conditions de vente

Vos délais de paiement, vos pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de recouvrement, vos conditions générales et vos coordonnées bancaires. Elles apparaissent au pied de vos devis et de vos factures, et ce n'est pas décoratif : sans mention des pénalités sur la facture et dans les conditions de vente, vous ne pouvez pas les réclamer, même si la loi vous les accorde.

Délai de paiement appliqué par défaut

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €

Conditions générales de vente, article par article

Coordonnées bancaires imprimées sur les factures

Ces mentions conditionnent ce que vous pouvez réclamer

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente

Ce que la loi vous accorde, à condition de l'écrire

Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dues de plein droit dès le premier jour de retard.

Mais elles doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, le droit existe et n'est pas opposable. C'est dix minutes de réglage qui décident de ce que vous pourrez réclamer pendant des années.

Le délai de paiement par défaut

Il s'appliquera à toutes vos factures, sauf mention contraire. Trente jours est la valeur la plus courante ; le maximum légal entre professionnels est de soixante jours, ou quarante-cinq jours fin de mois.

Un délai plus court se négocie ; un délai plus long est illégal, quelles que soient les habitudes du secteur.

3

Activer la facturation électronique

Préparer la réception des factures électroniques, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. La réception s'impose avant l'émission : même une entreprise qui n'aura rien à émettre avant des mois doit pouvoir recevoir. Une facture fournisseur envoyée par le circuit officiel et que vous ne pouvez pas recevoir reste due, et son délai de paiement court.

La réception est obligatoire avant l'émission

Un numéro d'immatriculation valide est requis

Le raccordement passe par une plateforme habilitée

Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique

Les factures reçues arrivent directement dans l'application

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique

Recevoir avant d'émettre

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises en même temps ; celle d'émission est échelonnée selon la taille.

C'est pourquoi cette étape figure dans un parcours de démarrage : il ne s'agit pas d'anticiper, il s'agit d'être en règle sur ce qui s'impose déjà.

Ce que ça change au quotidien

Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans l'application, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte — une facture reçue dans une boîte de courriel partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

4

Inviter votre équipe

Inviter vos collaborateurs depuis l'application : chacun reçoit un courriel et rejoint votre espace avec son propre accès. Un accès par personne n'est pas une formalité — c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, de pointer des heures nominatives et de restreindre ce que chacun voit. Un compte partagé rend tout cela impossible, et il ne s'annule pas rétroactivement.

Chaque collaborateur reçoit son propre accès

Le rôle décide de ce qu'il peut faire

Inviter crée aussi sa fiche collaborateur

Un compte partagé rend le suivi impossible

Le comptable s'invite aussi, sans consommer de siège

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Un accès par personne

Avec un compte partagé, aucun pointage n'est nominatif, aucune validation n'a d'auteur, et personne ne peut être limité à ce qui le concerne.

C'est aussi une question de sécurité : un compte partagé ne se révoque pas quand quelqu'un part, il se change — pour tout le monde.

Le comptable ne consomme pas de siège

Le rôle de comptable est gratuit et sans siège : l'inviter ne change pas votre facture.

Il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels de vos salariés. Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel.

L'invitation crée la fiche

Inviter quelqu'un crée aussitôt sa fiche collaborateur, avant même qu'il accepte.

Cela permet de préparer son planning et son dossier. Une invitation qui reste en attente plusieurs semaines signale une adresse erronée ou un courriel classé en indésirable.

5

Créer votre catalogue produits

Vos articles dans le catalogue, avec leur prix et leur taux de TVA. Deux informations paraissent secondaires et ne le sont pas : la référence interne, qui vous sert dans vos documents, et le code-barres du fabricant, qui fait gagner des heures à chaque inventaire et à chaque passage en caisse. Le seuil d'alerte, lui, est la seule chose qui vous préviendra avant une rupture.

Articles avec prix et taux de TVA

Référence interne et code-barres du fabricant

Le seuil d'alerte déclenche l'avertissement de stock

Gammes et étiquettes rangent le catalogue

Un article inactif disparaît sans être supprimé

Démo : construire votre catalogue (article, main d'œuvre, prestation)

Le code-barres se saisit une fois

Le scanner en caisse et à l'inventaire remplace la recherche par nom. Sur un catalogue de quelques centaines de références, cela fait la différence entre un inventaire d'une journée et un inventaire de deux heures.

Le seuil d'alerte n'est pas un stock de confort

Le bon seuil est ce que vous consommez pendant le délai de livraison de votre fournisseur. Un article livré en trois semaines a besoin d'un seuil bien plus haut qu'un article livré le lendemain.

Un article sans seuil ne remontera jamais dans les alertes, quelle que soit la baisse du stock.

6

Saisir votre stock d'ouverture

Initialiser vos quantités par une session d'inventaire d'ouverture. C'est le point de départ de tout le suivi de stock : à partir de là, les réceptions ajoutent, les ventes retirent, et l'écart constaté aux inventaires suivants mesure vos pertes réelles. Un stock de départ approximatif rend le premier inventaire incompréhensible, sans qu'on sache si l'écart vient d'une perte ou de la saisie initiale.

Une session d'inventaire pour poser les quantités

Le point de départ de tout le suivi de stock

La lecture d'un code-barres amène l'article

La validation aligne le stock et date l'opération

Le comptage se fait à plusieurs, article par article

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Démo vidéo : Saisir votre stock d'ouverture

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Prendre le temps du premier comptage

Tout ce qui suivra se mesurera par rapport à ce point de départ. Une quantité fausse à l'ouverture produit un écart permanent que les inventaires suivants reproduiront sans jamais l'expliquer.

La vue « non comptés » est celle qu'on regarde avant de valider : zéro article non compté est la condition pour que le comptage ait un sens.

7

Configurer votre boutique en ligne

Activer votre boutique en ligne et choisir les produits en vitrine. Aucun article n'est publié d'office : le catalogue complet ne part jamais en ligne par accident. Deux réglages pèsent sur les commandes non retirées — l'affichage du stock, qui décourage quand il est à zéro mais évite d'annoncer une rupture, et l'obligation de payer en ligne.

Chaque produit est publié explicitement

Le stock peut être affiché ou masqué

Retrait en magasin ou livraison

Frais de livraison et seuil de gratuité

Le paiement en ligne peut être exigé

Vidéo S11.mp4

Démo vidéo : Configurer votre boutique en ligne

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Publier peu, bien

Une vitrine de trente articles bien photographiés vend mieux qu'un catalogue de huit cents références sans image.

Commencer par ce qui se vend le mieux permet de mesurer ce que la vente en ligne apporte réellement, avant d'y consacrer des semaines de saisie.

8

Enregistrer vos premiers clients

Créer vos fiches clients. Une fiche sert à trois choses qui n'ont l'air de rien au début : facturer à un professionnel qui le demandera, rattacher des points de fidélité, et retrouver un achat quand quelqu'un revient sans ticket. Une entreprise est distincte d'un contact : on facture la première, on appelle le second, et une entreprise porte plusieurs contacts.

Une fiche par client, particulier ou entreprise

Une entreprise porte plusieurs contacts

C'est l'entreprise qu'on facture

La fidélité se rattache au client

L'historique d'achats reste attaché

Démo : créer un premier client dans le CRM

Ne pas facturer un contact

Facturer une personne au lieu de sa société pose un problème de déductibilité chez votre client, et une facture rejetée revient toujours.

Le numéro d'identification de l'entreprise devient par ailleurs indispensable avec la facturation électronique.

9

Émettre votre première vente

Émettre une première facture de vente : le client, les lignes prises au catalogue, la TVA calculée. C'est le geste qui vérifie que la chaîne tient de bout en bout — l'identité de l'entreprise s'imprime, les mentions obligatoires sont là, le taux de TVA est le bon, le stock se décrémente. Cinq minutes qui révèlent ce qui manque encore.

Client, lignes du catalogue, TVA calculée

Vérifie les mentions légales de vos documents

Vérifie le taux de TVA appliqué

Le stock se décrémente à la vente

Le document part par courriel ou s'imprime

Démo : émettre une première vente (facture)

Regarder le document avant de l'envoyer

L'aperçu montre exactement ce que le client recevra : logo, mentions, coordonnées bancaires, conditions de paiement.

C'est le moment de constater qu'une mention manque ou qu'un logo est illisible — pas après l'avoir envoyé à trente clients.

Une facture émise ne se modifie pas

Elle se corrige par un avoir. Ce n'est pas une contrainte du logiciel, c'est la règle comptable : une facture est une pièce, chez vous comme chez votre client.

Bien démarrer — Boutique / Commerce