OrgaVision Logo

Commercial

Devis, commandes, factures, relances et facturation électronique.

Sur cette page
  1. Devis
  2. Bons de commande clients
  3. Factures
  4. Bons de livraison
  5. Avoirs
  6. Proforma
  7. Heures à facturer
  8. Relances
  9. Exports
  10. Commandes web
  11. Codes promo
  12. Offres promotionnelles
  13. Cartes cadeaux
  14. Commandes fournisseur
  15. Factures reçues
  16. Facturation électronique
  17. Personnalisation des documents
  18. Réglages relances
  19. Expert-Comptable
  20. Réglages caisse
  21. Import de données
  22. CGV & Conditions

Vue d'ensemble

Le centre de votre activité commerciale. Depuis cet écran vous créez vos devis et factures, suivez vos achats fournisseurs et configurez la facturation électronique. Tout est regroupé en trois sections de cartes : Ventes, Achats et Configuration.

  • Ventes : devis, factures, avoirs, proforma, bons de livraison, relances, exports
  • Achats : bons de commande fournisseurs et factures reçues (SuperPDP)
  • Configuration : facturation électronique, personnalisation, relances, CGV, expert-comptable
  • En haut : un tableau de bord d'activité et une checklist de démarrage

Voici tous les sous-modules de « Commercial » tels qu'ils existent dans l'application. Le détail et les captures sont rédigés au fur et à mesure.

Ventes

1

Gestion des Devis

Cette page rassemble tout ce qui compose un devis : son statut, le client, les lignes, les montants, les conditions et toutes les actions possibles (envoyer, signer, facturer…). Utilisez le sommaire pour aller directement à une section.

Le bandeau du haut indique le statut et le total TTC du devis

Chaque carte se modifie via son bouton crayon

Le bouton « Modifier » des lignes ouvre l'éditeur dédié

La barre d'actions en bas s'adapte au statut (envoyer, signer, facturer…)

Du devis à la commande, sans ressaisie (1 min 15)
Créer un devis
Proposer plusieurs variantes
Le courriel reçu par le client
La page de signature
Le document avant validation
Le courriel d'acceptation
Le devis signé
Faire signer sur place
Facturer le devis
Le devis assisté : accompagné jusqu'aux lignes
En-tête & statut
Tout en haut, le bandeau de statut rappelle où en est le devis (Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré, Facturé) et affiche le total TTC de la variante retenue. Les actions disponibles en bas de page dépendent de ce statut.
Client
La carte Client indique à qui s'adresse le devis (contact et, le cas échéant, son entreprise). Touchez le crayon pour changer de client ou compléter ses coordonnées — elles seront reprises sur le PDF et l'email d'envoi.
Informations générales
Date d'émission, date de validité, référence et responsable du devis. La date de validité déclenche le passage automatique en Expiré une fois dépassée.
Variantes
Un devis peut proposer plusieurs variantes (A, B, C…) — par exemple une version standard et une version premium. Les onglets en haut de la section lignes permettent de basculer, renommer, dupliquer ou supprimer une variante. Le client choisit la variante qu'il accepte ; une fois signé, l'en-tête reste figé sur la variante retenue.
Lignes du devis
Le cœur du devis : vos lignes regroupées par sections (chapitres). Chaque ligne porte une désignation, une quantité, un prix unitaire et un taux de TVA. Touchez « Modifier » pour ouvrir l'éditeur de lignes (sélection au catalogue ou saisie libre).
Montants
Le récapitulatif calcule automatiquement le sous-total HT, une éventuelle remise globale, le total HT, la TVA et le total TTC. Ces montants se mettent à jour dès que vous modifiez les lignes.
Facturation & acomptes
Pour un devis accepté ou signé, cette carte suit l'avancement : total du contrat, déjà facturé et reste à facturer. Vous créez ici une facture d'acompte puis la facture de solde, et vous naviguez d'un clic entre le devis et ses factures.

Dès la signature, la facture d'acompte est pré-remplie automatiquement à partir du pourcentage d'acompte configuré sur le devis — il ne reste qu'à la valider. Chaque facture émise s'affiche ensuite sous forme de carte.
Conditions & notes
Regroupe l'acompte exigé (en %), les pénalités de retard, les conditions de paiement et vos notes — la note client apparaît sur le PDF, la note interne reste privée à votre équipe.

Ces éléments se règlent avant d'envoyer le devis pour signature : ils sont reportés automatiquement sur le PDF transmis au client (acompte, pénalités, conditions de règlement, mentions légales). Après signature, la facture d'acompte est créée automatiquement au montant configuré — il ne reste qu'à la valider.
Signature & avenant
Une fois le devis envoyé, le client reçoit un email avec un lien de signature, signe en ligne (en choisissant sa variante), et vous suivez ici l'état (en attente / signé) ainsi que la preuve de signature (signataire, date, empreinte). En cas d'annulation d'un devis signé, un avenant est généré : vous le signez d'abord, puis l'envoyez au client.
Relances
Pour un devis envoyé ou expiré, l'historique des relances récapitule les rappels déjà adressés au client, pour éviter les doublons et relancer au bon moment.
Projet & documents liés
Un devis est toujours rattaché à un projet (à défaut, le projet « Non rattaché »). Cette section affiche le projet associé et la pile des documents du même projet (autres devis, factures, bons…), pour garder le fil du dossier.
Tâches liées
Créez et suivez les tâches rattachées au devis (relancer, préparer l'intervention, livrer…). Elles apparaissent aussi dans votre agenda et le module Productivité.
Barre d'actions
La barre flottante en bas regroupe toutes les actions selon le statut : envoyer pour signature, signer, accepter / refuser, facturer (acompte puis solde), bon de livraison, lancer la production, proforma, changer le style du PDF, télécharger le PDF, dupliquer, archiver ou supprimer.
Astuces : faire payer en plusieurs fois
Pour qu'un client règle un devis élevé en plusieurs fois, n'éditez pas plusieurs factures à la main : utilisez les acomptes sur le devis. Le devis reste unique et suit tout seul le reste à facturer.

Exemple — payer en 4 fois :
1. Acceptez le devis (statut *Accepté*).
2. Depuis le devis, touchez Créer une facture d'acompte et saisissez le 1ᵉʳ versement (par ex. 25 %, ou un montant libre).
3. Répétez pour les 2 acomptes suivants → vous obtenez 3 factures d'acompte.
4. Pour le dernier versement, touchez Générer la facture de solde : elle facture automatiquement tout le reste à payer.

Résultat : 3 acomptes + 1 facture de solde = 4 paiements. Chaque document est une vraie facture numérotée et conforme, et la carte *Facturation & acomptes* du devis affiche en permanence le déjà facturé et le reste à facturer.

💡 Vous choisissez librement le nombre de versements (2 acomptes + solde, 3 acomptes + solde…) et le montant de chaque acompte.
2

Les commandes que vos clients vous passent

Le bon de commande est le document distinct créé quand un devis est accepté, ou saisi directement quand le client commande sans devis. C'est lui qui ouvre la suite : lancement en production, bon de livraison, facture. Un bon de commande n'est jamais un devis renommé.

Créez une commande avec « Nouveau BC client »

Filtrez par statut, par affaire, ou cherchez par numéro, client ou devis

Sélectionnez plusieurs commandes d'un même client pour un bon de livraison groupé

Les commandes archivées sont masquées par défaut

L'écran sert le hub Commercial comme le hub Industrie & Production

La commande client, de bout en bout (2 min 14)
Où se place le bon de commande
L'enchaînement est toujours le même : devis → bon de commande → fabrication → bon de livraison → facture.

Le bon de commande est le pivot. Tant qu'il n'existe pas, rien ne se lance : c'est lui qui porte l'engagement du client, sa référence à lui, et les quantités à honorer.

Un client peut aussi commander sans devis préalable. Dans ce cas la commande se saisit directement, et le devis peut être produit après coup depuis la commande si le client le réclame pour ses archives.
Retrouver une commande
Le bloc de filtres reprend celui de la liste des devis :

• Onglets de statut — « Tous » puis chaque étape du cycle.
• Recherche — par numéro, par client ou par devis d'origine.
• Affaire — n'afficher que les commandes rattachées à un projet.
• Archivés — masqués par défaut ; le commutateur bascule sur eux seuls.
Regrouper plusieurs commandes en une livraison
Sélectionnez plusieurs commandes d'un même client : un bon de livraison groupé peut alors les couvrir toutes.

Le regroupement n'est pas destructif : les commandes restent distinctes, chacune garde son numéro et son suivi. Seule la livraison est commune.

Seules les commandes réellement livrables entrent dans un regroupement — celles qui sont confirmées, en production, ou partiellement livrées avec un reliquat.
3

Détail d'une facture

Cette page rassemble tout ce qui compose une facture : son statut et son montant, le suivi des paiements, le lien éventuel vers un devis (pour les acomptes), le client, les lignes, les montants, les conditions, les relances et toutes les actions possibles (envoyer, encaisser, relancer, créer un avoir…). Utilisez le sommaire pour aller directement à une section.

Le bandeau du haut indique le statut, le montant TTC et les échéances

Une facture d'acompte porte un badge « ACOMPTE » et un lien vers son devis source

« Encaisser » enregistre le paiement (chèque, virement, espèces)

Une facture payée peut donner lieu à un avoir

La barre d'actions en bas s'adapte au statut et au type de document

Le détail d'une facture
Comment votre client peut payer
Le courriel de paiement reçu
Ce que votre client voit pour payer
La facture revient payée
La facture acquittée
La facture acquittée Document PDF — ouvrir
La recette est enregistrée toute seule
En-tête & statut
Le bandeau de statut indique où en est la facture — Brouillon, Envoyée, Payée, En retard, Annulée ou Irrécouvrable — et affiche le montant TTC, la date d'émission et la date d'échéance. Si l'échéance est dépassée et que les pénalités sont activées, un encart rappelle l'indemnité forfaitaire de 40 € et le taux légal. C'est ce statut qui pilote les actions disponibles en bas de page.
Acompte & devis lié
Une facture d'acompte (créée depuis un devis accepté) porte un badge orange « ACOMPTE », et un bouton « DEVIS LIÉ À CET ACOMPTE » s'affiche tout en haut : touchez-le pour ouvrir le devis source et voir le contrat complet. C'est le lien direct entre les deux écrans : le devis suit l'avancement de la facturation (déjà facturé / reste à facturer), la facture d'acompte renvoie vers son devis. Les factures de solde fonctionnent de la même façon.
Situation de paiement
Dès qu'une facture est envoyée, cette zone suit le règlement : montant déjà payé et reste dû. Un paiement enregistré fait passer la facture en Payée ; tant qu'elle ne l'est pas, elle reste Envoyée ou bascule En retard après l'échéance.
Facturation électronique
Si la facture est transmise via votre Plateforme Agréée, un badge indique l'état de transmission (en attente, envoyée, acceptée, erreur, rejetée) et le suivi e-reporting. Vous y retrouvez le PDF Factur-X, l'historique des événements et un bouton « Réessayer » en cas d'erreur. Le lien « Comprendre la facturation électronique » ouvre le guide dédié.
Projet & documents liés
Une facture est rattachée à un projet (modifiable tant qu'elle est en brouillon). La pile de documents du même projet affiche les pièces associées (devis, autres factures, bons…) avec la facture courante en surbrillance, pour garder le fil du dossier.
Client
La carte Client indique le contact et, le cas échéant, l'entreprise destinataire. Touchez le crayon (uniquement en brouillon) pour changer de client ou compléter ses coordonnées — reprises sur le PDF et l'email. Une fois la facture envoyée, le client n'est plus modifiable.
Informations générales
Date d'émission, date d'échéance, numéro, responsable, devise et type de document. Modifiable via le crayon tant que la facture est en brouillon.
Lignes de facture
Vos lignes regroupées par sections, avec leurs sous-totaux. En brouillon, le bouton crayon ouvre l'éditeur de lignes dédié. Une fois la facture envoyée, les lignes sont figées (valeur légale).
Montants
Le récapitulatif affiche le sous-total HT, une éventuelle remise, le total HT, la TVA, le total TTC et le montant déjà payé. En bas, un rappel contextuel précise l'état (envoyée le…, échéance le…, réglée par… le…).
Conditions & notes
Regroupe les conditions de paiement, la note client (visible sur le PDF) et la note interne (privée à votre équipe). Modifiable à tout moment via le crayon, même après envoi.
Relances
Pour une facture envoyée ou en retard, suivez ici l'historique des relances. Vous pouvez relancer par email (le ton s'adapte automatiquement : rappel, relance, puis mise en demeure selon le nombre d'envois), par SMS, ou simplement renvoyer la facture. Sur une facture en retard, vous pouvez aussi appliquer des pénalités de retard.
Barre d'actions
La barre flottante en bas s'adapte au statut et au type. En brouillon : Envoyer, aperçu PDF, importer des heures pointées, paiement en plusieurs fois, personnaliser le style, supprimer. Envoyée / en retard : Encaisser (chèque, virement, espèces — avec usage éventuel des points de fidélité), relancer (email/SMS), pénalités, créer un avoir, annuler, marquer irrécouvrable. Payée : créer un Avoir, dupliquer, archiver, renvoyer le reçu acquitté. Les acomptes et avoirs ont leurs propres actions adaptées.
4

Ce que vous avez réellement livré

Le bon de livraison constate la remise des marchandises. Il reprend les lignes de la commande, avec les quantités effectivement livrées — qui peuvent être inférieures. Il sert de preuve, se fait signer, et alimente ensuite la facture.

Créez un bon de livraison avec « Créer un BL »

Les quantités livrées peuvent être inférieures aux quantités commandées

Le document s'imprime avec ou sans les prix, au choix

Le reliquat restant à livrer reste lisible sur le document

Un même bon peut couvrir plusieurs commandes d'un même client

Le bon de livraison
Livrer en une fois ou en plusieurs
Une commande n'est pas toujours honorée d'un coup. Le bon de livraison reprend les lignes de la commande et vous laissez la quantité réellement livrée sur chacune.

La commande passe alors en livraison partielle et garde son reliquat. Une seconde livraison viendra plus tard solder le reste.
Avec ou sans les prix
Le choix se fait à l'impression, pas à la création : le même bon sort chiffré pour le client et sans montants pour le magasinier ou le transporteur.

La version chiffrée affiche, pour chaque ligne, ce qui était commandé, ce qui est livré et ce qui reste — le reliquat se lit sans calcul.
Faire signer
Le bon peut être signé à la remise, ou recevoir la preuve signée rapportée par le transporteur.

Une fois la livraison constatée, la facture se produit depuis les bons de livraison : elle cite les numéros et les dates, et le client rapproche sans effort.
5

Corriger une facture déjà émise

Une facture émise ne se modifie jamais : la loi l'interdit, et l'application aussi. La correction passe par un avoir, qui part toujours d'une facture existante, en reprend les lignes et s'enregistre en négatif. Un avoir peut être total — la facture entière est annulée — ou partiel, quand seule une ligne est en cause. Dans les deux cas, la facture d'origine reste telle qu'elle a été envoyée au client.

Une facture émise ne se modifie pas, elle se corrige

L'avoir part d'une facture existante et en reprend les lignes

Avoir total, ou partiel sur une ligne seulement

L'avoir s'enregistre en négatif dans vos écritures

La facture d'origine reste inchangée et consultable

Pourquoi l'interdiction
Une facture est une pièce comptable, chez vous comme chez votre client. La modifier après envoi produirait deux versions du même document, portant le même numéro et des montants différents.

L'avoir résout cela proprement : il existe deux pièces, chacune datée, et leur somme donne le montant réellement dû. C'est ce que votre comptable attend et ce qu'un contrôle vérifie.
Total ou partiel
L'avoir total annule la facture : erreur de client, commande jamais livrée, facture émise deux fois.

L'avoir partiel ne reprend que ce qui est en cause : un article retourné, une remise consentie après coup, une quantité facturée en trop. Le reste de la facture demeure dû, et le client sait exactement sur quoi porte la correction.
Ce n'est pas un remboursement
L'avoir constate que vous devez moins. Le mouvement d'argent — remboursement, ou déduction sur la facture suivante — est une autre opération.

Confondre les deux fait rembourser un client qui n'avait rien payé, ou laisse un avoir jamais utilisé traîner indéfiniment au crédit d'un compte client.
6

Une facture d'intention, sans valeur comptable

La proforma annonce un montant sans rien engager en comptabilité : elle sert à obtenir un accord, un acompte, ou à accompagner un envoi à l'étranger. Une fois acceptée, elle se transforme en vraie facture.

Créez une proforma avec « Nouvelle proforma »

Le client, les lignes, la mention douanière et la note s'éditent dans la fiche

Un tableau de bord suit vos proformas en cours

Une proforma convertie renvoie vers la facture créée

Une proforma pour l'export
À quoi sert une proforma
Elle a l'apparence d'une facture mais n'entre pas en comptabilité : aucun numéro de facture définitif, aucune écriture, aucune TVA exigible.

On l'utilise pour faire valider un montant avant engagement, demander un acompte, ou fournir la pièce qu'exigent les douanes sur un envoi hors Union européenne.
La créer
« Nouvelle proforma » crée directement un brouillon et ouvre sa fiche. Il n'y a pas de formulaire de création séparé : le client, les lignes, la mention douanière et la note s'écrivent dans la fiche, comme pour une facture.
La transformer
Quand le client donne son accord, la proforma se convertit en facture. La facture ainsi créée reprend les lignes et devient, elle, une pièce comptable à part entière.

Si vous rouvrez une proforma déjà convertie, l'app vous emmène directement sur la facture correspondante.
7

Heures à facturer

Les heures pointées sur vos affaires, validées et pas encore facturées. L'écran les regroupe par affaire, avec le client, le nombre de pointages, la période couverte et un taux horaire suggéré calculé sur les taux des personnes qui ont travaillé. Facturer une affaire crée une facture en brouillon avec une ligne par intervenant, et marque les heures comme facturées — elles ne remonteront plus.

Uniquement les heures validées et non encore facturées

Regroupées par affaire, avec le client de l'affaire

Un taux horaire est suggéré, et se corrige avant de facturer

La facture créée est un brouillon, jamais envoyée seule

Les heures sans affaire tombent dans un dossier à part

Seules les heures validées comptent
Une heure pointée n'est pas facturable tant qu'elle n'a pas été validée. C'est ce filtre qui évite de facturer une saisie erronée ou contestée.

Si des heures manquent ici, la question à se poser est donc d'abord : ont-elles été validées ? Et non : sont-elles bien enregistrées ?
Le taux suggéré n'est pas le taux de vente
Le taux proposé est une moyenne pondérée des taux des personnes qui ont travaillé : c'est un coût, pas un prix.

Il sert de point de départ pour ne pas facturer au hasard, et il est fait pour être remplacé par votre taux de vente avant de valider. Le laisser tel quel revient à facturer à prix coûtant.
Le dossier des heures sans affaire
Les pointages saisis sans affaire ne disparaissent pas : ils sont regroupés dans un dossier à part. Il n'est pas facturable en l'état — un client ne s'achète pas à des heures sans objet.

Sa taille est un indicateur utile : beaucoup d'heures sans affaire signifie que le rattachement au pointage ne se fait pas, donc que des heures réellement dues ne seront jamais facturées.
8

Réclamer les factures impayées

Les factures échues et non réglées, rassemblées avec l'historique de ce qui a déjà été envoyé. On relance depuis la liste, sans ouvrir chaque facture. Chaque ligne indique le nombre de jours de retard, ce qui permet de traiter d'abord les retards les plus anciens — ceux dont la probabilité de recouvrement baisse le plus vite. Quand rien n'est en retard, l'écran le dit franchement plutôt que d'afficher une liste vide.

Les factures échues, avec leur nombre de jours de retard

La relance se lance depuis la liste, sans ouvrir la facture

L'historique montre ce qui a déjà été envoyé, et quand

Recherche par client ou par numéro de facture

Les réglages décident du délai, de la cadence et du canal

Le temps joue contre vous
Une créance se recouvre d'autant mieux qu'on s'en occupe tôt. Passé quelques mois, la probabilité d'encaisser chute, et l'ancienneté devient un argument contre vous : un client s'étonne toujours qu'on lui réclame une facture d'il y a six mois.

C'est pourquoi le nombre de jours de retard figure sur chaque ligne : il donne l'ordre de traitement, et c'est presque toujours le bon.
L'historique protège la relation
Savoir ce qui a déjà été envoyé, et quand, évite les deux fautes symétriques : relancer trois fois en une semaine un client qui a déjà répondu, et ne jamais relancer celui qu'on croyait avoir relancé.

En cas de procédure, cet historique est aussi ce qui prouve les diligences accomplies.
9

Envoyer plusieurs documents d'un coup

Devis, factures, proformas, avoirs et bons de livraison rassemblés dans un même écran, pour en sélectionner plusieurs et les envoyer ensemble par courriel plutôt que de les expédier un par un. C'est le geste de fin de mois : le comptable réclame les factures de la période, un client demande l'ensemble des documents d'un chantier, un dossier de financement exige les pièces d'une affaire.

Tous les types de documents dans une seule liste

Sélection multiple, puis envoi groupé

Utile pour la transmission mensuelle au comptable

Utile pour rassembler les pièces d'une affaire

Le document envoyé est identique à celui déjà émis

Un envoi groupé n'est pas une réémission
Les documents envoyés sont ceux qui existent déjà, tels qu'ils ont été émis. Rien n'est recalculé, aucun numéro n'est repris.

C'est ce qui permet d'envoyer sans crainte : le client recevra exactement ce qu'il a déjà reçu, ce qui est précisément le but quand il affirme n'avoir rien reçu.

En ligne

10

Commandes web

Les commandes passées depuis votre boutique en ligne, qu'elles soient livrées ou retirées sur place. Le mode de récupération change tout le traitement : une commande en retrait attend le client et se clôture quand il est venu ; une commande livrée demande un transporteur et un numéro de suivi, et se clôture à l'expédition. L'écran suit les deux jusqu'à leur clôture et garde les commandes terminées consultables.

Livraison ou retrait sur place : deux traitements distincts

Transporteur et numéro de suivi pour une expédition

« Commande prête » prévient le client d'un retrait

Les instructions laissées par le client sont conservées

Les commandes terminées restent consultables

Retrait et livraison ne se traitent pas pareil
Une commande en retrait se prépare, se marque prête — ce qui prévient le client — puis se clôture quand il est venu la chercher.

Une commande en livraison se prépare, puis s'expédie avec son transporteur et son numéro de suivi, et c'est l'expédition qui la clôture. Le numéro de suivi n'est pas décoratif : il supprime la moitié des courriels de clients qui demandent où en est leur colis.
Les instructions du client
Le champ d'instructions porte ce que le client a écrit lui-même : un code d'immeuble, une allergie, une demande d'emballage cadeau.

C'est l'information la plus facilement perdue d'une commande en ligne, et celle dont l'oubli produit la réclamation la plus justifiée.

Faire revenir mes clients

11

Codes promo

Les codes de réduction que vos clients saisissent eux-mêmes, en ligne ou au comptoir. Un code porte une réduction en pourcentage ou en montant fixe, une période de validité, un montant minimum d'achat et éventuellement une limite d'utilisations. C'est cette limite qui distingue un code promo d'une remise permanente : le code est fait pour être diffusé, donc pour échapper à votre contrôle une fois parti.

Réduction en pourcentage ou en montant fixe

Période de validité, avec date de début et de fin

Montant minimum d'achat exigible

Limite du nombre d'utilisations

Un code se désactive sans être supprimé

La limite d'utilisations
Un code diffusé circule : il est repartagé, publié sur des sites d'agrégation de bons plans, réutilisé bien après la fin de l'opération.

La limite d'utilisations est le seul garde-fou qui borne le coût de l'opération quoi qu'il arrive. Un code sans limite et sans date de fin est un engagement perpétuel, et il finit toujours par se retourner contre celui qui l'a créé.
Le montant minimum
Une remise de dix euros sur un panier de douze détruit la marge. Le montant minimum est ce qui aligne la promotion sur son objectif : augmenter le panier moyen, pas subventionner les petits achats.

L'application contrôle la cohérence à la saisie : une valeur négative, un pourcentage au-dessus de cent ou une date de fin antérieure au début sont refusés.
12

Offres promotionnelles

Les remises qui s'appliquent toutes seules, sans code à saisir. Une offre porte une condition de déclenchement — un montant minimum, un produit, une gamme — et un effet : une remise, ou un article offert. Elle peut être cumulable ou non avec d'autres offres, et c'est le réglage qui décide si deux promotions se superposent, ce qui est la façon la plus rapide de vendre à perte sans s'en apercevoir.

La remise s'applique seule, sans code à saisir

Portée : tout le catalogue, une gamme, ou des produits choisis

Effet : remise en pourcentage, montant fixe, ou article offert

Cumulable ou non avec les autres offres

États : active, programmée, inactive

Cumulable, le réglage qui coûte cher
Deux offres cumulables sur le même panier s'additionnent. Trois aussi. Une remise de 20 % cumulée à une seconde de 20 % et à un article offert peut vider entièrement la marge d'une commande.

Le défaut prudent est non cumulable : la meilleure offre s'applique, et une seule. Le cumul se décide offre par offre, en sachant ce qu'il autorise.
Offre ou code promo
L'offre s'applique automatiquement : le client n'a rien à faire, et souvent rien à savoir. Elle sert à pousser un comportement d'achat — le deuxième article, le panier au-delà d'un seuil.

Le code promo doit être saisi : il sert à mesurer une campagne, à récompenser un canal précis, ou à faire un geste ciblé. Utiliser un code là où une offre suffisait fait rater tous les clients qui n'ont pas vu le code.
Programmée
Une offre peut être créée à l'avance avec sa date de début : elle est alors programmée et s'activera seule.

Cela évite le geste du samedi matin — activer les soldes à l'ouverture — et surtout l'oubli du dimanche soir, quand l'opération devait s'arrêter.
13

Cartes cadeaux

Les cartes cadeaux que vous avez émises, avec leur montant et leur état. Une carte cadeau n'est pas une vente : c'est un engagement à fournir une prestation ou une marchandise plus tard, et l'argent encaissé aujourd'hui reste dû tant que la carte n'est pas consommée. L'écran permet d'envoyer la carte au bénéficiaire par courriel, de l'imprimer, et de la consommer partiellement ou en totalité.

Chaque carte porte son montant et son état

Envoi au bénéficiaire par courriel, ou impression

Consommation partielle : une carte se déduit petit à petit

États : active, expirée, annulée

La consommation se fait aussi depuis la vente directe

Une carte cadeau est une dette
L'argent encaissé à l'émission n'est pas un produit de l'exercice : c'est une avance sur une prestation à fournir. Elle ne devient un produit qu'au moment où la carte est consommée.

C'est pourquoi le suivi des cartes émises et non consommées compte : il mesure ce que vous devez encore à vos clients, et c'est un point que votre comptable regardera à la clôture.
Consommer partiellement
Une carte de cent euros utilisée à hauteur de soixante conserve un solde de quarante. La consommation se fait par montant déduit, pas par tout ou rien.

L'application refuse une déduction supérieure au solde, une carte expirée ou une carte non active — chacun avec son motif propre, pour qu'un refus au comptoir soit explicable au client sur-le-champ.

Achats

14

Commandes fournisseur

Ce que vous avez commandé à vos fournisseurs et qui n'est pas encore arrivé. Une commande porte son fournisseur, son entrepôt de destination et son périmètre de catalogue, et sa réception met le stock à jour toute seule : c'est le seul moment où des quantités entrent sans saisie manuelle. Les commandes traitées s'archivent pour sortir de la liste de travail sans être perdues, et l'archivage se défait.

Une commande par fournisseur, avec son entrepôt de destination

La réception met le stock à jour automatiquement

Le périmètre de catalogue classe la commande

Les commandes traitées s'archivent, et se désarchivent

Une commande sans fournisseur ou sans entrepôt reste possible

Recevoir, c'est entrer du stock
La réception d'une commande fournisseur est le geste qui crée l'entrée de stock. Rien d'autre n'est à saisir.

C'est ce qui rend le stock juste sans discipline particulière : tant que les réceptions se font dans l'application, les quantités suivent. Saisir des entrées à la main en plus d'une réception les compterait deux fois.
L'entrepôt de destination
Une commande arrive quelque part. Sur un seul entrepôt la question ne se pose pas ; dès qu'il y en a deux, elle décide de l'endroit où la marchandise sera comptée.

Une commande sans entrepôt reste possible — l'écran affiche « Sans entrepôt » — mais sa réception ne saura pas où poser les quantités.
Archiver plutôt qu'accumuler
Une commande reçue et facturée n'a plus rien à faire dans la liste de travail, mais elle reste une pièce du dossier fournisseur.

L'archivage la retire de la vue courante en la gardant consultable, et se défait d'un geste si l'on s'est trompé.
15

Les factures que vos fournisseurs vous envoient

La boîte de réception de vos factures d'achat. Elles arrivent seules par la facturation électronique quand votre fournisseur l'a mise en place, ou s'importent à la main. Chacune porte un état qui suit son traitement : à traiter, enregistrée, payée, impayée, en retard, en litige, refusée. C'est cet état qui distingue une facture que vous avez décidé de contester d'une facture que vous avez simplement oublié de payer.

Réception automatique par la facturation électronique, ou import

États : à traiter, enregistrée, payée, impayée, en retard, en litige, refusée

Recherche par fournisseur, numéro ou numéro d'entreprise

Une facture peut être rattachée, ou rester non liée

Export de la sélection

Litige et refus ne sont pas un retard
Une facture en litige est une facture que vous contestez : le montant, la prestation, la quantité livrée. Une facture refusée est rejetée pour un motif de forme.

Les distinguer d'une facture simplement impayée change tout : la première appelle une discussion avec le fournisseur, la seconde un règlement. Les mélanger fait payer ce qui était contesté, ou laisse traîner ce qui n'aurait dû être qu'un virement.
Ce que la facturation électronique change
Quand elle est en place, les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans cet écran, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte : une facture reçue par courriel dans une boîte partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

Configuration

16

Raccorder votre entreprise à la facturation électronique

L'écran de conformité fiscale : votre identité légale, le raccordement à la plateforme agréée, l'émission automatique de vos factures entre entreprises et la déclaration de vos ventes aux particuliers.

Renseignez votre identité légale : raison sociale, SIREN, SIRET, numéro de TVA

Raccordez-vous à la plateforme agréée

Activez la réception électronique de vos factures fournisseurs

Activez l'émission automatique de vos factures entre entreprises

Activez la déclaration de vos ventes aux particuliers

Chaque activation demande une confirmation explicite

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique
Votre identité légale d'abord
Rien ne fonctionne sans elle. Une facture électronique dont l'émetteur n'est pas identifié est rejetée par la plateforme.

Renseignez donc en premier votre raison sociale, votre SIREN, votre SIRET et votre numéro de TVA intracommunautaire. Ces informations partent dans chaque facture.
Le raccordement
Le raccordement à la plateforme agréée se fait depuis cet écran. Il ouvre le canal par lequel vos factures partent et vos factures fournisseurs arrivent.
Réception, émission, déclaration
Trois interrupteurs, trois usages distincts :

• Réception électronique — vos fournisseurs vous adressent leurs factures par le canal officiel ; elles arrivent dans vos factures reçues.
• Émission automatique entre entreprises — vos factures à des clients professionnels partent par le canal officiel dès leur finalisation.
• Déclaration des ventes aux particuliers — le récapitulatif de vos ventes à des clients non professionnels est transmis à l'administration.

Activer ou désactiver l'un d'eux demande une confirmation explicite : ce sont des bascules qui changent le circuit de vos documents.
17

Donner votre allure à vos documents

L'apparence de vos devis, factures et autres documents : le modèle de mise en page, votre couleur de marque, et un en-tête personnalisé. Un aperçu en temps réel montre le rendu sur un document d'exemple, ce qui évite d'émettre une vraie facture pour découvrir que le logo dépasse. Les réglages s'appliquent aux documents produits ensuite : ceux déjà émis gardent l'apparence qu'ils avaient.

Plusieurs modèles de mise en page, dont un adapté au chantier

Couleur de marque, saisissable en code hexadécimal

En-tête personnalisé sur vos documents

Aperçu en temps réel sur un document d'exemple

Réglages réservés aux gestionnaires

Donner votre allure à vos documents
Le courriel reçu par le client
Les documents déjà émis ne changent pas
Changer de modèle ou de couleur n'affecte que les documents produits ensuite.

C'est voulu : une facture est une pièce comptable, et sa réimpression doit rendre le document tel qu'il a été envoyé au client. Un document dont l'apparence changerait rétroactivement ne serait plus le même document.
L'aperçu avant la première facture
L'aperçu se fait sur un devis d'exemple, avec un client fictif et quelques lignes.

C'est le moment de vérifier ce qui se voit mal en petit : un logo à la mauvaise définition, une couleur trop claire pour être lisible à l'impression, un en-tête qui déborde. Découvrir cela sur une facture envoyée coûte une réémission et un peu de crédibilité.
18

Décider quand et comment relancer

Le réglage des relances : à partir de combien de jours après l'échéance, à quelle cadence ensuite, et par quel canal. Réglé une fois, il vaut pour toutes vos factures. S'y ajoutent les deux dispositifs prévus par le Code de commerce — les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de quarante euros — dont l'écran rappelle qu'ils doivent aussi figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures.

Délai après échéance, puis fréquence de relance

Canal : courriel, ou message depuis votre téléphone

Pénalités de retard, au taux prévu par la loi

Indemnité forfaitaire de recouvrement, minimum 40 €

Ces mentions doivent figurer dans vos CGV et sur vos factures

Les réglages de relance
Ce que la loi vous accorde
Deux dispositifs se cumulent, et les deux sont dus de plein droit dès le premier jour de retard entre professionnels :

• les pénalités de retard, dont le taux légal minimum est le taux directeur de la Banque centrale européenne majoré de dix points ;
• l'indemnité forfaitaire de recouvrement, d'un minimum de quarante euros.

La condition est qu'ils figurent dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, l'application ne peut rien pour vous : le droit existe, l'opposabilité non.
Le bon délai n'est pas zéro
Relancer le lendemain de l'échéance heurte des clients dont le circuit de paiement prend une semaine, et coûte de la relation pour rien.

Un délai de sept jours puis une cadence hebdomadaire est le réglage le plus courant : l'écran donne d'ailleurs l'exemple — une facture échue le premier est relancée le huit, puis le quinze.
Le canal change la portée
Le courriel part tout seul et laisse une trace écrite. Le message depuis votre téléphone se lance depuis votre appareil, avec votre numéro : plus personnel, souvent plus efficace, mais il ne part pas sans vous.

Aucun des deux ne remplace l'appel téléphonique sur les créances importantes.
19

Ce que vous transmettez à votre comptable

Le point de rendez-vous avec votre cabinet : les pièces comptables à produire, le récapitulatif de TVA, l'état des immobilisations, l'attestation de conformité du logiciel, et la transmission elle-même.

Fichier des écritures comptables, grand livre, journaux de ventes et d'achats, balance générale

Récapitulatif de TVA — le détail des taxes

État des immobilisations — vos actifs fixes

Attestation de conformité du logiciel

Le bouton « Transmettre au comptable » envoie le tout

Les pièces comptables
Elles se fabriquent dans l'export comptable :

• Fichier des écritures comptables — le format que l'administration peut réclamer en contrôle.
• Grand livre — le détail de chaque compte.
• Journal des ventes et journal des achats — les mouvements par nature.
• Balance générale — la photographie des soldes.
Les états complémentaires
• Récapitulatif de TVA — le détail des taxes collectées et déductibles sur la période.
• État des immobilisations — vos actifs fixes et leur amortissement.
• Attestation de conformité — le document qui certifie que le logiciel respecte les exigences applicables.
Transmettre
Le bouton « Transmettre au comptable » envoie l'ensemble à votre cabinet.

OrgaVision ne tient pas votre comptabilité : il prépare des pièces propres et complètes, et votre comptable fait son métier avec.
20

Réglages caisse

Ce qui rend l'encaissement possible sur cet appareil : l'activation de la caisse elle-même, l'appairage d'un terminal de paiement ou d'une imprimante à tickets, l'encaissement sans contact par le téléphone, et le fonctionnement hors réseau. Ces réglages sont propres à l'appareil que vous tenez : appairer une imprimante ici ne l'appaire pas sur la tablette du comptoir. La conformité NF525 y est également rappelée.

Activer la caisse fait apparaître le menu Caisse

Appairage d'un terminal de paiement, en Bluetooth ou sur le réseau

Appairage d'une imprimante à tickets Bluetooth, 58 ou 80 mm

Encaissement sans contact par le téléphone, activé depuis le web

Fonctionnement hors réseau, à activer avant d'en avoir besoin

Ces réglages appartiennent à l'appareil
Un terminal de paiement et une imprimante sont appairés à cet appareil-là. Le téléphone du gérant et la tablette du comptoir ont chacun les leurs.

C'est une conséquence du Bluetooth, pas un choix : l'appairage est une relation entre deux appareils physiques. Il faut donc refaire l'opération sur chaque appareil qui encaisse.
Le hors réseau s'active avant
Le fonctionnement hors réseau se prépare pendant que la connexion est bonne : c'est à ce moment que l'appareil constitue ce dont il aura besoin.

L'activer une fois le réseau tombé ne sert à rien. C'est le réglage à poser le jour de l'installation, pas celui du marché de plein air où la 4G ne passe pas.
L'encaissement sans contact
Encaisser une carte directement avec le téléphone, sans terminal, se demande depuis le site : l'activation passe par une vérification du compte que l'application ne peut pas conduire elle-même.

Une fois accordée, l'activation se fait ensuite téléphone par téléphone.
21

Reprendre vos données existantes

Le point d'entrée pour faire entrer ce que vous avez déjà ailleurs : clients, catalogue, tarifs fournisseurs, stock de départ, fiches salariés, plannings, soldes de congés, biens et baux, barèmes de temps. Chaque famille a son assistant, et plusieurs reprennent directement l'export d'un logiciel que vous quittez. Un classeur ordinaire fonctionne aussi : les colonnes sont reconnues automatiquement, quel que soit leur ordre.

Un assistant par famille de données, jamais un import fourre-tout

Reprise directe des exports de plusieurs logiciels du marché

Un classeur Excel ou LibreOffice ordinaire suffit

Les colonnes sont reconnues automatiquement

Les soldes de congés de départ ne sont jamais retouchés ensuite

Dans quel ordre reprendre
L'ordre compte, parce que les données se rattachent les unes aux autres :

1. Clients et entreprises d'abord — tout le reste s'y rattache ;
2. Catalogue et tarifs ensuite — les devis et factures en dépendent ;
3. Stock de départ une fois le catalogue en place ;
4. Fiches salariés, puis horaires et soldes de congés.

Commencer par le stock alors que le catalogue est vide oblige à tout recommencer : il n'y a rien à quoi rattacher les quantités.
Ce qui ne se reprend pas
Les devis et les factures des exercices passés ne s'importent pas comme des pièces vivantes : ce sont des documents émis, qui appartiennent à leur logiciel d'origine et à vos archives.

Ce qui se reprend, c'est l'écriture comptable de ces exercices, par l'import du fichier des écritures comptables. La distinction évite le travail inutile de ressaisie de trois ans de facturation.
Les soldes de congés de départ
Les soldes repris sont un point d'entrée : ils fixent la situation au jour de la bascule, et l'application ne les retouche plus jamais ensuite.

Les acquisitions et les prises se cumulent à partir de là. C'est pourquoi il faut les reprendre justes : une erreur de départ se traînera sur toute la carrière du salarié.
22

Vos conditions générales de vente

La bibliothèque des articles qui composent vos conditions générales. On part d'un modèle par secteur, d'un fichier, ou on rédige avec l'aide de l'IA, puis chaque article se modifie, se duplique ou se supprime.

Démarrez avec un modèle par secteur d'activité

Faites rédiger une clause par l'IA

Importez un fichier avec deux colonnes : titre et contenu

Chaque article se modifie, se duplique ou se supprime

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente
Trois façons de démarrer
Partir de la page blanche est décourageant. L'écran propose donc :

• Modèles par secteur — un jeu d'articles adapté à votre activité, inséré à la suite de votre liste.
• Génération d'une clause par l'IA — vous décrivez ce que vous voulez couvrir, l'IA propose une rédaction que vous relisez et ajustez.
• Import d'un fichier — deux colonnes suffisent : le titre et le contenu de chaque article.
Travailler vos articles
Chaque article de la liste offre trois actions :

• Modifier — éditer le titre et le contenu.
• Dupliquer — repartir d'un article proche plutôt que de tout réécrire.
• Supprimer — retirer définitivement l'article, après confirmation.
Où elles servent
Vos conditions générales s'impriment sur vos documents commerciaux. Le texte de pied de page, réglé dans « Personnalisation des documents », peut y renvoyer.

La rédaction reste votre responsabilité : l'IA propose, elle ne certifie pas.

Pour aller plus loin

Contact

Une question ? Réponse en français, sous 24 h ouvrées.

Blog

Guides pratiques : facturation 2026, gestion, conformité.