Compléter l'identité de l'entreprise

La première étape, quel que soit le métier : renseigner l'identité légale de l'entreprise — numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique, coordonnées. Ces informations ne servent pas à remplir un dossier : elles alimentent automatiquement vos devis, vos factures et vos documents légaux, et trois d'entre elles y sont obligatoires. Une facture qui en manque est irrégulière.

Numéro d'immatriculation, code d'activité, capital, forme juridique

Coordonnées, logo et mentions légales

Ces informations s'impriment sur vos documents

Trois mentions y sont légalement obligatoires

Le régime de TVA se déclare au même endroit

Démo : compléter l'identité de l'entreprise et ajouter votre logo

Pourquoi commencer par là

Tout ce que vous émettrez ensuite — devis, factures, attestations — porte ces informations. Les renseigner après avoir émis des documents oblige à les réémettre.

Cela prend dix minutes avec un extrait d'immatriculation sous les yeux, et cela ne se refait jamais.

Le régime de TVA n'est pas un détail

L'exigibilité de la TVA — à l'encaissement ou aux débits — décide du mois dans lequel une facture entre dans votre déclaration.

C'est le réglage qui explique le plus d'écarts entre ce qu'on croit devoir et ce que la déclaration annonce. En cas de doute, votre comptable tranche en une phrase.

2

Personnaliser vos conditions de vente

Vos délais de paiement, vos pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de recouvrement, vos conditions générales et vos coordonnées bancaires. Elles apparaissent au pied de vos devis et de vos factures, et ce n'est pas décoratif : sans mention des pénalités sur la facture et dans les conditions de vente, vous ne pouvez pas les réclamer, même si la loi vous les accorde.

Délai de paiement appliqué par défaut

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €

Conditions générales de vente, article par article

Coordonnées bancaires imprimées sur les factures

Ces mentions conditionnent ce que vous pouvez réclamer

Démo : personnaliser vos conditions générales de vente

Ce que la loi vous accorde, à condition de l'écrire

Entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de quarante euros sont dues de plein droit dès le premier jour de retard.

Mais elles doivent figurer dans vos conditions générales de vente et sur vos factures. Sans cette mention, le droit existe et n'est pas opposable. C'est dix minutes de réglage qui décident de ce que vous pourrez réclamer pendant des années.

Le délai de paiement par défaut

Il s'appliquera à toutes vos factures, sauf mention contraire. Trente jours est la valeur la plus courante ; le maximum légal entre professionnels est de soixante jours, ou quarante-cinq jours fin de mois.

Un délai plus court se négocie ; un délai plus long est illégal, quelles que soient les habitudes du secteur.

3

Activer la facturation électronique

Préparer la réception des factures électroniques, qui devient obligatoire pour toutes les entreprises. La réception s'impose avant l'émission : même une entreprise qui n'aura rien à émettre avant des mois doit pouvoir recevoir. Une facture fournisseur envoyée par le circuit officiel et que vous ne pouvez pas recevoir reste due, et son délai de paiement court.

La réception est obligatoire avant l'émission

Un numéro d'immatriculation valide est requis

Le raccordement passe par une plateforme habilitée

Un PDF envoyé par courriel n'est pas une facture électronique

Les factures reçues arrivent directement dans l'application

Démo : activer et paramétrer la facturation électronique

Recevoir avant d'émettre

L'obligation de réception s'applique à toutes les entreprises en même temps ; celle d'émission est échelonnée selon la taille.

C'est pourquoi cette étape figure dans un parcours de démarrage : il ne s'agit pas d'anticiper, il s'agit d'être en règle sur ce qui s'impose déjà.

Ce que ça change au quotidien

Les factures de vos fournisseurs arrivent directement dans l'application, avec leurs données déjà lues : fournisseur, numéro, montant, échéance.

Cela supprime la saisie et surtout la perte — une facture reçue dans une boîte de courriel partagée disparaît, une facture arrivée par le circuit officiel est enregistrée.

4

Inviter votre équipe

Inviter vos collaborateurs depuis l'application : chacun reçoit un courriel et rejoint votre espace avec son propre accès. Un accès par personne n'est pas une formalité — c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi, de pointer des heures nominatives et de restreindre ce que chacun voit. Un compte partagé rend tout cela impossible, et il ne s'annule pas rétroactivement.

Chaque collaborateur reçoit son propre accès

Le rôle décide de ce qu'il peut faire

Inviter crée aussi sa fiche collaborateur

Un compte partagé rend le suivi impossible

Le comptable s'invite aussi, sans consommer de siège

Démo : inviter un collaborateur dans votre équipe

Un accès par personne

Avec un compte partagé, aucun pointage n'est nominatif, aucune validation n'a d'auteur, et personne ne peut être limité à ce qui le concerne.

C'est aussi une question de sécurité : un compte partagé ne se révoque pas quand quelqu'un part, il se change — pour tout le monde.

Le comptable ne consomme pas de siège

Le rôle de comptable est gratuit et sans siège : l'inviter ne change pas votre facture.

Il voit ce qui le concerne — factures, devis, documents fiscaux, pré-paie — et rien des dossiers personnels de vos salariés. Il n'est jamais un salarié de votre entreprise : il n'entre pas au registre du personnel.

L'invitation crée la fiche

Inviter quelqu'un crée aussitôt sa fiche collaborateur, avant même qu'il accepte.

Cela permet de préparer son planning et son dossier. Une invitation qui reste en attente plusieurs semaines signale une adresse erronée ou un courriel classé en indésirable.

5

Composer votre carte / menu

Vos catégories et vos plats, avec leurs prix. C'est une seule carte : celle du service, celle de la commande en ligne et celle du site sont le même jeu d'articles. Changer un prix le change partout, ce qui évite le cas embarrassant du client arrivant avec le prix vu sur internet. Chaque plat est en brouillon ou publié, et seul le publié apparaît en ligne.

Une seule carte pour le service, le site et la commande en ligne

Catégories puis plats, avec leur prix

Brouillon ou publié : seul le publié est visible en ligne

Les familles décident du routage cuisine ou bar

Chaque plat pourra porter sa fiche technique

Vidéo F1.mp4

Démo vidéo : Composer votre carte / menu

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Les familles avant les plats

Chaque famille d'articles part vers un poste : la cuisine ou le bar. Une famille mal routée fait arriver les desserts au bar dès le premier service.

Régler le routage une fois par famille évite d'avoir à s'en préoccuper article par article ensuite.

Préparer une carte sans la publier

Le brouillon permet de composer la carte d'été trois semaines à l'avance et de la publier d'un coup, plutôt que de la voir apparaître au fur et à mesure de la saisie sur votre site.

6

Renseigner économat & fiches techniques

L'économat porte vos matières premières ; la fiche technique relie chaque plat aux matières qu'il consomme, en grammes. C'est ce lien qui permet à une vente de décrémenter un stock et à un coût matière d'exister. Sans fiche technique, un plat a un prix de vente et aucun coût connu : sa marge est inconnue, et l'écran de rentabilité le dit franchement.

L'économat porte les matières, pas les plats

La fiche technique relie un plat à ses ingrédients

Elle donne le coût de revient et donc la marge

Les allergènes remontent des ingrédients aux plats

Le pourcentage de perte entre dans le calcul

Vidéo F2.mp4

Démo vidéo : Renseigner économat & fiches techniques

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

La perte change tout

Un kilo de poisson entier ne donne pas un kilo de filets. Le pourcentage de perte — parures, épluchures, arêtes, évaporation — est ce qui sépare une fiche juste d'une fiche fausse.

Un poisson à 20 €/kg avec 45 % de perte revient à 36 €/kg de filet. Une fiche qui l'ignore annonce une marge confortable sur un plat vendu à perte.

Les allergènes une seule fois

Les quatorze allergènes réglementaires se déclarent sur l'ingrédient, pas sur le plat.

Ils remontent ensuite sur tous les plats qui en contiennent. C'est ce qui rend l'information tenable : la déclarer plat par plat oblige à reprendre toute la carte au premier changement de fournisseur.

7

Paramétrer la réservation de tables

Ouvrir la prise de réservation en ligne : les créneaux, les capacités et la page publique. Deux réglages décident de presque tout — le délai minimum avant réservation, qui empêche qu'on vous réserve une table dans dix minutes, et la durée de rotation, qui décide du nombre de réservations que la salle peut accepter sur un service.

Créneaux ouverts et capacités de la salle

Délai minimum avant réservation

Durée de rotation d'une table

Confirmation automatique ou validation manuelle

La page publique porte le lien à partager

Vidéo S12.mp4

Démo vidéo : Paramétrer la réservation de tables

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

La durée de rotation se règle après observation

Trop courte, elle fait pousser les clients dehors. Trop longue, elle laisse des tables vides que le système croit occupées.

C'est le réglage qu'on corrige après quelques semaines, pas au premier jour : votre rotation réelle se constate, elle ne se décide pas.

Le plan de salle d'abord

Les réservations s'appuient sur vos tables et leur capacité. Sans plan de salle, la réservation ne peut proposer aucune table adaptée à un nombre de couverts.

8

Configurer la vente (click & collect)

Ouvrir la commande en ligne et choisir les produits en vitrine. Les réglages qui comptent sont les heures pendant lesquelles le site accepte des commandes, le délai de préparation annoncé, et l'obligation ou non de payer en ligne. Ce dernier point décide du nombre de commandes préparées pour rien : une commande payée est presque toujours retirée.

Heures d'ouverture de la commande en ligne

Délai de préparation annoncé au client

Montant minimum de commande

Retrait sur place ou livraison

Paiement en ligne exigible

Vidéo S11.mp4

Démo vidéo : Configurer la vente (click & collect)

🎬 Démonstration vidéo en préparation.

Le délai annoncé se règle sur le vendredi soir

Il décide de l'heure de retrait proposée. Annoncé trop court, il produit des clients qui attendent debout ; trop long, il fait partir la commande chez le voisin.

Mieux vaut le caler sur le service le plus chargé que sur le plus calme : c'est aux heures de pointe qu'une promesse tenue compte.

Exiger le paiement en ligne

La contrepartie est de perdre les clients qui ne veulent pas payer d'avance. Cela se juge sur ce qu'on prépare : une commande de quinze euros non retirée coûte moins qu'un client perdu, une commande de quatre-vingts euros, non.

9

Registre alcool DGDDI

Le registre des entrées et sorties d'alcool, exigé par l'administration des douanes des établissements qui en détiennent. Il n'est pas facultatif pour ceux qui y sont soumis, et son absence se constate lors d'un contrôle. Le compteur d'alcool rapproche par ailleurs les sorties calculées depuis vos ventes des stocks réellement constatés — au bar, l'écart entre les deux est le premier poste de perte.

Registre des entrées et sorties d'alcool

Exigé par l'administration des douanes

Le compteur rapproche théorique et réel

L'écart au bar est le premier poste de perte

L'audit des divergences se lance à la demande

Vidéo F3.mp4

Démo vidéo : Registre alcool DGDDI

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Deux obligations distinctes

Le registre est une obligation déclarative : il doit exister et être tenu.

Le compteur est un outil de gestion : il mesure ce qui manque. Les deux s'appuient sur les mêmes mouvements, mais l'un vous protège d'un contrôle et l'autre de vos pertes.

10

Enregistrer une première commande

Enregistrer une commande et produire la facture correspondante. C'est le geste qui vérifie que toute la chaîne tient : la carte est en place, les familles routent vers le bon poste, la fiche technique décrémente les matières, et l'encaissement produit un document conforme. Une première commande de bout en bout révèle en cinq minutes ce qui manque encore.

Une commande de bout en bout, du service à la facture

Vérifie le routage cuisine et bar

Vérifie la décrémentation des matières

Vérifie la conformité du document émis

Cinq minutes qui révèlent ce qui manque

Démo : émettre une première vente (facture)

Faire le tour complet une fois

Prendre une commande, la voir apparaître au bon poste, la marquer prête, la servir, l'encaisser : c'est le seul test qui vaille.

Chaque étape qui coince désigne un réglage précis — une famille mal routée, une fiche technique absente, une mention légale manquante — et se corrige en connaissance de cause.

Le mode d'entraînement existe pour ça

Si vous préférez essayer sans qu'aucun document ne compte, le mode École permet de créer des ventes, de les encaisser et de tout supprimer ensuite.

Rien ne part en comptabilité, aucun chiffre d'affaires n'est constaté.

Bien démarrer — Restauration

Compléter l'identité de l'entreprise

Personnaliser vos conditions de vente

Activer la facturation électronique

Inviter votre équipe

Composer votre carte / menu

Renseigner économat & fiches techniques

Paramétrer la réservation de tables

Configurer la vente (click & collect)

Registre alcool DGDDI

Enregistrer une première commande

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