Ce qu’un club attend d’un logiciel de gestion
Une salle, une box ou une association sportive vend des formules, inscrit des personnes, et voit passer ces personnes, ou ne les voit plus. Tant que ces trois choses vivent dans trois endroits, un tableur, un cahier, le compte bancaire, personne ne sait dire qui est à jour.
OrgaVision les relie. Le module repose sur trois mots, qu’il faut garder distincts :
- la formule est un article de votre catalogue : carte de dix séances, abonnement mensuel, accès illimité. Elle porte un prix ;
- l’adhésion est le contrat d’une personne sur une formule : à qui, depuis quand, jusqu’où ;
- la présence pointée décompte le solde de l’adhésion.
Les adhérents et leurs formules
La liste des adhérents montre, pour chacun, sa formule et ce qu’il lui reste : un nombre de séances pour une formule à la séance, une date de fin pour une formule mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Une formule illimitée n’a pas de solde.
- Une adhésion se suspend et se réactive, sans perdre son solde ni son historique : blessure, déménagement, grossesse.
- Une formule désactivée n’est plus proposée, sans toucher aux adhésions en cours.
- La fiche de l’adhérent porte l’historique de ses présences, son code d’entrée et ses coordonnées.
L’adhérent est un contact de votre carnet : la même fiche sert aux factures, aux relances et à la vente.
Trois façons de pointer une présence
Les clubs ne fonctionnent pas tous pareil. Trois modes coexistent, et ils écrivent la même chose :
- au comptoir : vous cherchez l’adhérent, vous pointez ;
- au scan du code d’entrée : l’adhérent présente son code, vous le scannez, le solde restant s’affiche aussitôt ;
- le pointage géolocalisé, depuis l’appareil du club : la position est enregistrée avec le passage, elle informe sans bloquer.
Chaque pointage décompte une séance. Il est refusé, avec la raison, quand l’adhésion est suspendue ou expirée, quand ses séances sont épuisées, ou quand l’adhérent est déjà pointé sur la même séance.
Tous les passages se retrouvent dans « Passages enregistrés », jour par jour, avec leur origine : « Code d’entrée scanné », « Pointé depuis l’application », « Saisi à la main ». La liste affichée s’exporte avec « Exporter en tableau », pour répondre à un adhérent qui conteste une séance décomptée.
Le code d’entrée
Chaque adhésion porte un code d’entrée à scanner. Il appartient à l’adhésion, pas au téléphone : un adhérent qui change d’appareil demande qu’on lui renvoie sa carte, rien n’est à recréer.
- « Envoyer la carte par email » l’envoie en pièce jointe, avec un mot d’accompagnement si vous le souhaitez.
- « Renouveler le code » remplace un code perdu ou prêté : l’ancien n’est plus reconnu au scan.
- Si l’abonnement n’est pas actif, l’écran prévient : « Abonnement non actif : ce code sera refusé à l’entrée. »
L’adhérent retrouve aussi sa carte dans l’espace client de votre vitrine, sous « Ma carte d’adhérent », avec ses séances restantes et la date de fin de sa formule.
Le planning et le remplissage
Les séances se posent dans le calendrier, en vue jour, semaine ou mois, avec un nom, un horaire, un nombre de places et un instructeur choisi parmi vos salariés. Les inscriptions se font depuis la séance, et l’écran des réservations donne le taux de remplissage de chacune. Le détail est dans le dossier sur les cours collectifs.
Le pilotage du club
- Le tableau de bord réunit les adhérents, les abonnements actifs, les séances du mois, les pointages, le remplissage et les recettes du mois et de l’année.
- « Risque de Désabonnement » liste les adhérents dont la fréquentation baisse ou dont l’adhésion approche de son terme, avec trois niveaux de risque. Une alerte s’ignore sans retirer l’adhérent du suivi. La relance reste votre geste : rien ne part tout seul.
- Les cartes cadeaux se vendent en Vente directe, puis se débitent avec « Consommer » et se remettent avec « Remettre ».
Club ou association : la facture
Les formules se vendent et se facturent comme les autres articles, avec la mention de TVA de votre régime. Une association dont l’activité est exonérée de TVA par nature choisit le régime « activité non assujettie » : ses factures portent « TVA non applicable, art. 261 du CGI ». Ce qui change avec la facture électronique pour un club, un comité d’entreprise ou une collectivité est dans le dossier facturation électronique pour le sport.
Ce qu’OrgaVision ne fait pas pour un club
- Pas de portique, de tourniquet ni de lecteur de badge piloté : le refus d’un pointage se lit à l’écran, c’est l’accueil qui ferme la porte.
- Pas de plusieurs salles : pas de notion de club, pas de forfait valable dans plusieurs sites.
- Pas de licences fédérales ni de lien avec une fédération.
- Pas de reçus fiscaux pour les dons, pas de convocation ni de procès-verbal d’assemblée générale.
- Pas de suivi de l’échéance du certificat médical : le document se classe au dossier, la date reste à surveiller par vous.
- Pas de prélèvement automatique des adhésions : chaque facture porte un lien de paiement, réglé par carte ou par prélèvement, une facture à la fois.
- Pas de compte pour les adhérents : ils ne pointent pas eux-mêmes et ne s’inscrivent pas en ligne sur une séance ; ils voient leur carte et leur solde dans l’espace client de votre vitrine.
Ce que ça coûte
Le sport n’est pas un métier Pro. Un club tenu par une seule personne prend le forfait à un compte, à 19 € HT par mois. À plusieurs, c’est 19 € HT de socle plus 9 € par collaborateur, dégressif, soit 28 € HT par mois pour deux comptes. On paie les comptes, pas les salariés : un coach sans compte peut animer une séance. La grille est sur la page des tarifs, l’essai dure 30 jours, sans carte bancaire.