Ce dont un coach a besoin, et ce qui relève d’un autre outil
Le métier de coach a deux faces. La face entraînement : le bilan de départ, le programme exercice par exercice, les séries et les charges, les mesures, la nutrition. La face gestion : les clients, les carnets de séances, le planning, la présence, les factures.
OrgaVision s’occupe de la seconde. De la première, il ne fait que les vidéos et les playlists décrites plus bas, et il vaut mieux le savoir dès cette ligne.
Vos formules : un carnet ou un abonnement
Ce que vous vendez est un forfait de votre catalogue, avec un nom, un prix, un taux de TVA et trois réglages :
- le « Nombre de séances » que le forfait donne ;
- la « Validité (jours) », si le forfait expire ;
- le « Type d’abonnement » : Mensuel, Trimestriel, Annuel ou « À la séance ».
Les deux natures ne se comportent pas pareil. Un forfait à la séance vend un nombre : il se décompte et s’épuise. Un forfait récurrent vend une durée : il court jusqu’à une date, sans solde.
Le forfait est ensuite relié à un client par une adhésion : à qui, à partir de quand, pour combien de séances. Un client blessé ou en déplacement voit son adhésion suspendue puis réactivée, sans perdre son solde ni son historique.
Un exemple. Un carnet de dix séances : dix achetées, six pointées, quatre restantes. C’est ce que montrent la liste des adhérents et la fiche du client.
La séance et le pointage
Une séance porte un nom, un horaire, une capacité d’au moins une place, un prix et un lieu. Son type est « Cours collectif », « Cours particulier », « Atelier » ou « Événement ». Un coach seul la crée « Sans instructeur ».
Le jour venu, la présence se pointe de trois façons, qui écrivent la même chose :
- au comptoir : vous cherchez le client et vous pointez ;
- en scannant son code d’entrée, que vous lui avez envoyé par courriel ;
- par le pointage géolocalisé, depuis votre téléphone : la position de l’appareil est enregistrée avec le passage, et l’écran affiche sa distance au lieu de la séance.
Pour un coach qui travaille en extérieur ou chez le client, ce dernier point compte : la distance informe, elle ne bloque pas. Un pointage « Hors de portée » est enregistré quand même, et un pointage sans signal l’est aussi, sans lieu.
Chaque pointage décompte une séance et affiche le solde restant. Le registre des passages s’exporte avec « Exporter en tableau », pour répondre à un client qui conteste une séance décomptée.
Les vidéos et les playlists
Vous publiez vos cours vidéo dans une bibliothèque, rangés par catégorie : Yoga, Fitness, Musculation, Cardio, Étirements, Autre. Les vidéos occupent l’espace de stockage de votre abonnement.
Pour un client, vous composez une playlist : vous cochez ses objectifs parmi huit (Perte de poids, Musculation, Cardio / Endurance, Souplesse / Stretching, Tonification, Relaxation / Yoga, Rééducation, Forme générale), puis « Générer la playlist » retient au plus dix vidéos parmi celles que vous avez publiées, dans un ordre conseillé. La playlist porte la mention « Générée par IA ».
Le client la retrouve dans son espace client, sur votre vitrine, sous « Mes séances vidéo », avec un bouton « Regarder ». Il y voit aussi sa carte d’adhérent et ses séances restantes.
Les rendez-vous en ligne
Votre vitrine porte une page « Prendre rendez-vous » : le client choisit un créneau, calculé à partir de vos horaires et de la durée d’un rendez-vous. Tant que les horaires ne sont pas réglés, la page l’annonce au lieu de proposer des créneaux. Le client peut annuler son rendez-vous depuis son espace.
Le rendez-vous ne touche pas au carnet : c’est le pointage qui décompte une séance.
La facture
Le forfait est un article du catalogue : il se vend et se facture comme le reste, depuis la Vente directe (un panier, puis une facture ou un ticket) ou depuis une facture. Si vous êtes en franchise en base de TVA, le taux du forfait est bloqué à zéro et la facture porte d’elle-même « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
La facture peut porter un lien de paiement en ligne : le client règle par carte ou par prélèvement, directement sur votre compte Stripe, et la facture passe payée. Le détail des mentions est dans le dossier sur la facture d’un coach sportif.
Ce qu’OrgaVision ne fait pas pour un coach
- Pas de programme d’entraînement écrit exercice par exercice, avec séries, charges et temps de repos.
- Pas de suivi des mesures (poids, tours, composition) ni de la nutrition.
- Pas d’application pour vos clients : ils n’ont pas de compte, seulement l’espace client de votre vitrine.
- Pas d’inscription en ligne sur une séance du planning : le client prend un rendez-vous, c’est vous qui l’inscrivez sur une séance.
- Pas de suivi de l’échéance du certificat médical : le document se classe au dossier, la date reste à surveiller par vous.
- Pas de prélèvement automatique de l’adhésion, ni de facture automatique à chaque échéance : la facture de la mensualité, c’est vous qui l’établissez, et elle peut porter un lien de paiement.
Ce que ça coûte
Le sport n’est pas un métier Pro : un coach qui travaille seul prend le forfait à un compte, à 19 € HT par mois, et garde le module Sport. À plusieurs, c’est 19 € HT de socle plus 9 € par collaborateur, dégressif. La grille est sur la page des tarifs, l’essai dure 30 jours, sans carte bancaire.