Ce qui fait la comptabilité d’un chauffeur
La comptabilité d’un taxi ou d’un VTC tient en quatre choses : des recettes enregistrées course par course, des dépenses gardées avec leur pièce, une TVA juste, et un fichier que votre comptable peut reprendre. Tout ce qui est noté de mémoire le soir, sur un carnet, devient une ligne à reconstituer en fin d’année.
OrgaVision prend les recettes là où elles naissent : sur la course.
La course encaissée devient une pièce comptable
Sur la fiche d’une course terminée, « Encaisser » ouvre la vente directe avec la course déjà dans le panier : le trajet, le montant, le taux de TVA de votre régime. Vous n’avez rien à ressaisir. La vente se termine, selon vos réglages, par une facture ou un ticket de caisse.
Au retour, la ligne « Encaissée » de la course passe à « Oui, par facture » ou « Oui, par ticket de caisse ». Le montant de la course est alors verrouillé : une course ne s’encaisse qu’une fois, et une erreur se corrige sur la facture ou en caisse, pas en revenant sur la course.
Pour un taxi, le montant est celui que vous reportez du taximètre homologué : OrgaVision ne calcule jamais le prix d’une course de taxi.
Les courses d’un hôtel, d’une clinique ou d’une société se regroupent sur une facture mensuelle, qui entre au journal des ventes comme les autres. Voir chaque course fait sa facture.
La TVA de la course
Pour une entreprise redevable, l’application compte 10 % sur une course, à l’encaissement comme sur la note remise au client. En franchise en base, elle ne compte aucune TVA, et l’écran « Tarifs & forfaits » ne propose plus que « Exonérée » au lieu de vous laisser choisir un taux que vous n’avez pas le droit de facturer. Ailleurs, vos tarifs se saisissent hors taxes, avec trois choix : exonérée, 10 % ou 20 %.
Le récapitulatif de TVA donne ensuite le détail des taxes de la période, pour votre déclaration ou pour votre comptable.
Le chiffre du mois, par chauffeur et par véhicule
Le « Tableau de bord » du métier lit les courses terminées du mois :
- « Facturé ou encaissé » : les courses facturées ou passées en caisse. Une facture encore en brouillon y compte déjà : ce chiffre ne dit pas que l’argent est sur votre compte ;
- « À facturer » : les courses terminées qui n’ont été ni facturées ni encaissées ;
- la rentabilité par chauffeur et par véhicule : le nombre de courses, les kilomètres saisis et le chiffre d’affaires, du plus fort au plus faible.
Une course sans distance compte dans le chiffre d’affaires, pas dans les kilomètres. Une course terminée sans chauffeur ou sans voiture est rangée sous « Sans chauffeur » ou « Sans véhicule » : complétez-la depuis « Attribution chauffeur ».
Ce que vous remettez à votre comptable
L’« Export comptable » fabrique les fichiers que votre cabinet attend, et « Accès et transmissions » les rassemble :
- le fichier des écritures comptables (FEC), celui que l’administration peut demander lors d’un contrôle, avec le journal des ventes (vos factures), le journal de caisse (vos tickets) et le journal des achats (vos dépenses) ;
- le grand livre, les journaux des ventes et des achats, la balance générale ;
- le récapitulatif de TVA et l’état des immobilisations.
Le fichier reprend les écritures telles qu’elles existent : une course jamais encaissée n’y figure pas. Avec « Inviter mon comptable », votre cabinet consulte lui-même le dossier au lieu d’attendre vos envois.
Auto-entrepreneur : estimer ses cotisations
Le « Simulateur Urssaf » calcule vos cotisations à partir de votre chiffre d’affaires par nature d’activité (prestations de services, ventes de marchandises, activité libérale), tient compte de l’ACRE, et suit le seuil de l’auto-entreprise pour vous prévenir quand vous en approchez. C’est une estimation indicative, aux taux affichés à l’écran avec leur source.
Ce qu’OrgaVision ne fait pas
- Il ne tient pas votre comptabilité à la place de votre comptable : il prépare les pièces, le cabinet fait son métier avec.
- Pas de coût par véhicule : les dépenses ne se rattachent pas à une voiture, la « rentabilité » du tableau de bord est un chiffre d’affaires, pas une marge.
- Pas de facturation à l’Assurance maladie pour les courses conventionnées : elle passe par un logiciel certifié par le CNDA ou par la facture papier officielle (ameli.fr).
- Pas de calcul du prix d’une course de taxi : il vient du taximètre homologué.
- Pas de kilomètres relevés tout seuls : la distance d’une course compte seulement si elle a été saisie.
Ce que ça coûte
Le métier Taxi & VTC s’ouvre dès 19 €/mois en solo, ou 19 € de socle plus 9 € par collaborateur en équipe, dégressif. La grille est sur la page des tarifs, l’essai dure 30 jours, sans carte bancaire.