Quatre chiffres, et ils ne mesurent pas la même chose
Une affaire de fabrication porte quatre montants. Les confondre est la source de la plupart des mauvaises surprises.
| Colonne | Ce que c’est | D’où ça vient |
|---|---|---|
| Chiffré | ce que l’affaire devait coûter | la nomenclature chiffrée de l’affaire |
| Engagé | ce qui est promis, pas encore consommé | commandes fournisseurs passées, heures planifiées valorisées |
| Réalisé | ce qui a été consommé | heures pointées au taux du salarié, matières sorties au prix d’achat |
| Reste à faire | ce qu’il faudrait encore dépenser | chiffré moins réalisé |
Chiffré vide n’est pas chiffré à zéro. Une affaire jamais chiffrée n’a pas de référence, et c’est ce qu’il faut afficher : un zéro laisserait croire à un dépassement total dès la première heure pointée.
Engagé mérite son existence propre. Une affaire peut avoir un réalisé modeste et un engagé considérable : la matière est commandée, rien n’est encore sorti du stock. La dérive est acquise, et le réalisé ne la montre pas encore.
La comparaison qui rassure à tort
Voici une affaire en cours, chiffrée à 48 600 €.
Chiffré 48 600 €
Réalisé à ce jour 33 400 €
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« Il reste 15 200 € de budget »
Cette lecture est fausse, et elle est faite tous les jours. Elle compare un réalisé partiel à un chiffré total. Tant que l’affaire n’est pas finie, elle rassure mécaniquement, et elle rassure jusqu’au dernier jour.
La même affaire, lue à avancement égal :
Avancement constaté 60 %
Chiffré ramené à l'avancement 48 600 × 0,60 29 160 €
Réalisé à ce jour 33 400 €
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Écart à ce stade + 4 240 € (+ 14,5 %)
Projection en fin d'affaire 33 400 / 0,60 55 667 €
Écart projeté + 7 067 €
Ce n’est plus la même affaire. La première lecture dit qu’il reste du budget ; la seconde dit qu’on va dépasser de sept mille euros, et qu’il reste 40 % du travail pour réagir.
L’avancement, et pourquoi il ne se déduit pas
Toute la démonstration ci-dessus repose sur un chiffre : les 60 %. Il faut donc qu’il soit juste, et il ne peut pas être déduit de ce qu’on cherche à juger.
Ce n’est pas le temps écoulé. Six semaines sur dix ne font pas 60 % d’avancement.
Ce n’est pas le budget consommé. Ce serait circulaire : on mesurerait l’avancement par la dépense, puis on jugerait la dépense par l’avancement, et l’écart serait toujours nul.
C’est le travail réellement fait : pièces produites sur pièces à produire, étapes terminées sur étapes prévues, sous-ensembles livrés sur sous-ensembles commandés. Cette constatation coûte quelques minutes par semaine, et c’est le seul ingrédient qui manque dans la plupart des ateliers.
Pourquoi l’écart définitif attend la fin
Deux choses coexistent, et il ne faut pas en attendre la même chose.
L’écart définitif se constate en fin d’affaire. Tant que le reste à faire est une estimation, la projection est une estimation. Un aléa sur les dernières pièces peut encore tout changer.
La dérive, elle, se voit bien avant. Et c’est la seule qui permette d’agir. Un dépassement repéré à 30 % ouvre des options : revoir la gamme, renégocier un approvisionnement, discuter un supplément pendant que la relation client est ouverte. Le même dépassement constaté à la livraison n’ouvre plus rien : il est acquis, et il se paie.
Une mesure d’écart qui n’arrive qu’après la fin de l’affaire n’est pas du pilotage, c’est de l’histoire.
Dans OrgaVision
Sur une affaire de production, un bandeau porte les quatre montants : chiffré, engagé, réalisé, reste à faire.
Le chiffré vient de la nomenclature de l’affaire, et il reste vide tant qu’elle n’a pas été chiffrée, plutôt que d’afficher zéro. Voir le dossier sur le chiffrage à l’affaire.
L’engagé additionne les commandes fournisseurs passées, brouillons exclus, et les heures planifiées des étapes qui portent un taux. Une étape sans taux prévu compte pour zéro d’engagement, jamais pour un montant deviné.
Le réalisé valorise les heures pointées au taux du salarié qui les a faites, et les matières consommées à leur prix d’achat.
Les heures prévues issues du chiffrage et les heures saisies à la main ne couvrent pas la même population : les secondes n’ont pas de taux. Elles sont affichées l’une à côté de l’autre, jamais l’une à la place de l’autre, parce que les fondre fabriquerait un prévu qui n’existe pas.