Une phrase du code de commerce
L’obligation tient dans l’article L123-12 du code de commerce :
Elle doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise.
Deux mots portent l’essentiel.
Existence : il faut compter. Physiquement, article par article. Un état de stock tiré d’un logiciel est un stock théorique, c’est-à-dire le résultat des mouvements enregistrés. Il ne dit rien de ce qui est réellement dans les rayons.
Valeur : il faut valoriser, selon une méthode admise et constante d’un exercice à l’autre. C’est l’objet du dossier sur le coût moyen pondéré et le premier entré premier sorti.
Ce qui se joue vraiment en cas de contrôle
Le risque n’est pas une amende pour inventaire manquant. Il est plus sérieux et moins connu : le rejet de la comptabilité.
Une comptabilité que l’administration estime non probante peut être écartée. Le résultat imposable est alors reconstitué à partir d’autres éléments : les achats, les marges habituelles du secteur, les encaissements, parfois les consommations de matières.
Le renversement est complet. Dans une discussion normale, l’administration doit établir ce qu’elle avance. Face à une reconstitution, c’est à l’entreprise de démontrer que le chiffre retenu est faux, avec des pièces qu’elle n’a par définition pas, puisque c’est leur absence qui a motivé le rejet.
L’inventaire n’est donc pas seulement une obligation comptable. C’est une pièce de défense.
Ce que « prouver l’inventaire » veut dire
Beaucoup d’entreprises font un inventaire sérieux et ne peuvent pas le prouver, parce qu’elles n’ont conservé que le total.
Ce qui se conserve :
- le détail par article, avec la quantité constatée et le prix unitaire retenu ;
- la date du comptage ;
- le périmètre : ce qui a été compté, et ce qui a été exclu et pourquoi ;
- les écarts relevés par rapport au stock théorique, et leur explication quand elle est connue.
Les pièces justificatives comptables se conservent dix ans en application du code de commerce. Un total isolé au bilan ne les remplace pas.
Les quatre pièges de périmètre
Ils produisent chacun un écart, et ils se règlent au moment du comptage.
Le dépôt-vente entrant. Des marchandises confiées par un tiers sont physiquement chez vous et ne sont pas à vous. Elles ne figurent pas dans votre stock.
Le dépôt-vente sortant. Vos marchandises confiées à un tiers sont toujours à vous. Elles figurent dans votre stock alors qu’on ne les voit pas.
Les marchandises en cours de route. Selon les conditions de livraison, la propriété peut être transférée au départ ou à l’arrivée. Un conteneur parti mais non arrivé appartient parfois déjà à l’acheteur.
Les emballages consignés et le matériel prêté. Ils suivent leur propre régime, et se recensent à part.
L’écart, qui est l’information la plus utile
Un inventaire produit deux chiffres : ce qu’on croyait avoir, et ce qu’on a.
L’écart entre les deux, la démarque, mesure ce qui est sorti sans être enregistré : casse, vol, périmés jetés sans mouvement, erreurs de caisse, erreurs de réception. C’est un indicateur de fonctionnement, et il ne se lit nulle part ailleurs.
Un commerce qui constate trois points d’écart apprend quelque chose sur son organisation. Un commerce qui ajuste son stock théorique sur le compté sans regarder l’écart perd cette information et refera le même écart l’an prochain.
Dans OrgaVision
Une session d’inventaire porte sa date, son périmètre et son détail. Le comptage se fait article par article, y compris depuis un téléphone dans les rayons, ce qui évite la double saisie du papier vers le tableur.
L’inventaire à visée fiscale couvre tous les catalogues de l’entreprise, parce que c’est l’ensemble du patrimoine que l’article L123-12 vise. Un inventaire tournant, lui, peut se limiter à un catalogue : ce sont deux exercices différents et ils ne se confondent pas.
La valorisation applique la méthode retenue par l’entreprise, la même d’un exercice à l’autre.
Le document produit porte le détail par article, ventilé par catalogue, avec les écarts constatés. Il est classé au dossier, ce qui répond à la question de la conservation sans qu’on ait à y penser.