La règle de base, et tout ce qui s’y ajoute
L’article L3141-3 du code du travail pose le principe :
Le salarié a droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur.
Soit trente jours ouvrables pour une année complète, c’est-à-dire cinq semaines. Une convention collective ou un accord peut prévoir davantage, jamais moins.
Cette phrase est simple. Ce qui suit l’est beaucoup moins, et c’est là que se logent tous les désaccords.
Les deux façons de compter, et l’écart d’un sixième
C’est la première cause de désaccord sur un solde, et elle n’est pas une erreur : ce sont deux façons de dire la même chose.
| Ce qu’on compte | Une semaine d’absence | Une année complète | |
|---|---|---|---|
| Jours ouvrables | tous les jours sauf le repos hebdomadaire et les fériés chômés | 6 jours | 30 jours |
| Jours ouvrés | les jours effectivement travaillés dans l’entreprise | 5 jours | 25 jours |
Trente jours ouvrables et vingt-cinq jours ouvrés représentent exactement la même chose : cinq semaines.
Le décompte en jours ouvrés est admis à condition d’être au moins aussi favorable au salarié. Ce qui n’est pas admis, c’est de mélanger les deux unités : compter les droits acquis en jours ouvrables et les congés pris en jours ouvrés produit un écart d’un sixième en faveur du salarié, et l’inverse en sa défaveur.
Quand un compteur et un salarié ne tombent pas d’accord, c’est presque toujours de là que ça vient.
Ce qui s’acquiert pendant une absence
Toutes les absences ne se valent pas, et la règle a changé récemment.
Assimilées à du travail effectif, donc acquisition au taux plein : congé de maternité, congé de paternité, congé d’adoption, arrêt pour accident du travail ou maladie professionnelle, congés payés eux-mêmes, contrepartie obligatoire en repos.
Acquisition réduite : depuis la réforme d’avril 2024, qui a mis le droit français en conformité avec le droit de l’Union européenne, un arrêt pour maladie non professionnelle fait acquérir deux jours ouvrables par mois, dans la limite de vingt-quatre jours ouvrables par période de référence.
Ce dernier point est récent et beaucoup d’entreprises l’appliquent encore selon l’ancienne règle, qui ne faisait rien acquérir. C’est une source de rattrapage, et une raison de plus pour que la nature exacte de chaque absence figure dans ce qu’on transmet au cabinet.
Le report, et les cas où le solde ne se perd pas
Le principe est que les congés se prennent pendant la période de prise, et que ce qui n’est pas pris à son terme est perdu.
Trois tempéraments, et ils font que les pertes sèches sont en réalité rares.
Un accord ou un usage peut prévoir un report. Beaucoup d’entreprises en ont un sans l’avoir formalisé, ce qui suffit à créer un usage.
Le salarié empêché conserve son droit. Si c’est l’employeur qui n’a pas permis la prise des congés, la perte ne lui est pas opposable. C’est le cas le plus fréquemment contesté, et souvent gagné.
Le retour d’arrêt long ouvre un délai de report. Un salarié qui rentre après une longue absence dispose d’un délai spécifique pour prendre les congés acquis pendant celle-ci. Sans ce mécanisme, il perdrait des droits qu’il n’a matériellement pas pu exercer.
Au départ : l’indemnité, et pourquoi elle surprend
Les congés acquis et non pris donnent lieu à une indemnité compensatrice, quel que soit le motif de la rupture, démission comprise.
Son calcul suit la règle applicable à l’indemnité de congés payés : on retient le plus favorable entre le dixième de la rémunération brute de la période de référence et le maintien du salaire que le salarié aurait perçu s’il avait travaillé.
Cette comparaison explique qu’une indemnité soit parfois supérieure à ce qu’un simple calcul « solde de jours multiplié par le salaire journalier » laissait attendre. Elle est faite par le cabinet, qui dispose de la rémunération brute complète de la période.
Ce que nous préparons, ce que le cabinet établit
Nous comptons : les jours acquis, les jours pris, la nature de chaque absence, le solde restant. Ces quantités partent au cabinet avec le reste des éléments variables.
Le cabinet calcule les montants, applique la règle la plus favorable, et produit les documents. Nous ne calculons aucune indemnité et nous ne produisons aucun document de paie.
Dans OrgaVision
Les mouvements de congés sont enregistrés dans un journal qui ne se réécrit pas : acquisition mensuelle, prise, annulation, report, ajustement. Chaque ligne porte sa date et son motif.
Ce journal est la source du solde, et non l’inverse. Un compteur qu’on incrémente et décrémente finit toujours par diverger sans qu’on puisse dire pourquoi ; un solde calculé depuis ses mouvements s’explique ligne par ligne. C’est ce qui permet de répondre à un salarié qui conteste, avec l’historique plutôt qu’avec une affirmation.
L’unité de décompte est un réglage de l’entreprise, jours ouvrables ou jours ouvrés, et elle s’applique partout : à l’acquisition comme à la prise. C’est ce qui rend impossible l’écart d’un sixième décrit plus haut.
Les demi-journées sont comptées comme telles, y compris dans ce qui part au cabinet. Une demi-journée arrondie à la journée fausse à la fois le solde et la transmission.
Une demande de congé approuvée écrit son mouvement dans la même opération que l’approbation : il n’existe pas d’état où le congé serait accepté et le solde pas encore ajusté.