Le trou entre les deux, et d’où il vient
Dans une entreprise qui vend du temps, il se perd habituellement entre cinq et quinze pour cent des heures entre ce qui est fait et ce qui est facturé. Personne ne l’a décidé, et personne ne le voit passer.
La cause est presque toujours la même, et elle n’a rien à voir avec la volonté de facturer.
Les heures sont saisies pour la paie. À ce titre, elles ont besoin d’un salarié et d’une date, et c’est tout. Rien n’oblige à dire pour quelle affaire elles ont été faites, parce que la paie n’en a pas besoin.
Au moment de facturer, il faut donc reconstituer : qui a fait quoi, pour quel client, entre le 3 et le 28. La reconstitution se fait de mémoire, trois semaines après, souvent par quelqu’un qui n’était pas sur le terrain.
Elle est incomplète, et surtout elle est incomplète toujours dans le même sens : on oublie des heures, on n’en invente pas.
Le rattachement se fait au moment de la saisie
C’est la seule étape qui compte vraiment, et elle se joue sur le terrain.
Une personne qui pointe le soir sait exactement ce qu’elle a fait dans la journée. Le rattachement à une affaire lui coûte trois secondes et il est juste.
La même personne à qui l’on demande, le 30, de ventiler ses 152 heures du mois entre sept affaires, produit une répartition plausible et fausse. Ce n’est pas de la mauvaise volonté : l’information n’existe plus.
Tout le reste de ce dossier découle de cette étape. Une organisation qui rattache à la saisie facture correctement sans effort ; une organisation qui reconstitue en fin de mois perdra ses heures quelle que soit la qualité de ses outils.
Ce qui distingue une heure facturable
Trois conditions cumulatives, et chacune écarte des cas réels.
Elle est validée. Une heure en attente d’arbitrage, ou dont l’anomalie n’est pas tranchée, n’a pas à partir chez un client.
Elle est rattachée à une affaire. Sans rattachement, on ne sait ni à qui la facturer, ni à quel taux.
Elle n’a pas déjà été facturée. C’est le point qui demande un mécanisme, pas de la vigilance.
Le double comptage, et pourquoi une date ne suffit pas
La tentation est de filtrer par période : « je facture les heures de mars ».
Cela fonctionne jusqu’au premier accroc, et il arrive toujours. Une heure de février saisie en retard, une facture annulée puis refaite, une affaire facturée en deux fois à cheval sur deux mois. Dans chacun de ces cas, le filtre par date facture deux fois ou pas du tout.
Le mécanisme correct marque l’heure elle-même au moment où elle entre dans une facture. Le tri se fait ensuite sur ce marquage, pas sur une fenêtre temporelle : une heure est facturée ou elle ne l’est pas, et cela ne dépend pas de la période qu’on regarde.
Un effet secondaire appréciable : une heure ancienne oubliée reste facturable, et elle remonte d’elle-même dans la liste de ce qui reste à facturer.
Le taux, qui n’est pas le coût
Le coût d’une heure est ce qu’elle vous coûte : le salaire chargé de la personne qui l’a faite.
Le taux facturé est un prix de vente. Il doit couvrir bien davantage que ce coût :
- le temps non facturable, qui est nécessaire et réel ;
- l’encadrement et le suivi d’affaire ;
- la structure, les locaux, le matériel, les assurances ;
- la marge.
Un taux de vente calé sur le coût horaire du salarié augmenté d’un pourcentage conduit à travailler à perte tout en ayant l’impression de faire de la marge. C’est une erreur classique dans les entreprises de main-d’œuvre, et elle ne se voit qu’au bilan.
La moyenne pondérée des coûts réels des personnes intervenues sur une affaire est un bon point de départ pour discuter d’un taux. Ce n’est pas le taux.
Le temps non facturable, à mesurer plutôt qu’à ignorer
Devis, déplacements, formation, entretien du matériel, administratif, réunions : ce temps est nécessaire et il n’est pas facturé directement.
Le traiter comme du temps perdu conduit à deux mauvaises décisions : chercher à le supprimer, ce qui dégrade le travail, et l’ignorer dans le calcul du taux, ce qui produit un taux insuffisant.
Le mesurer permet au contraire de calibrer : si le temps facturable représente les deux tiers du temps payé, le taux de vente doit couvrir le tiers restant. C’est un calcul simple que peu d’entreprises font, et qui explique la plupart des écarts entre le chiffre d’affaires attendu et le résultat obtenu.
Dans OrgaVision
Le pointage se fait depuis le terrain, sur téléphone, et rattaché à l’affaire au moment de la saisie. C’est là que tout se joue, et il fonctionne sans réseau : les heures saisies hors couverture partent au retour du signal, avec une identité fixée avant le premier envoi de sorte qu’un renvoi ne crée jamais un doublon.
La liste des heures à facturer se lit par affaire : les heures validées, non encore facturées, avec le client rattaché, le nombre de pointages, la période couverte et une moyenne pondérée des taux réels comme point de départ.
Les heures pointées sans affaire ne disparaissent pas : elles sont regroupées à part, visibles, ce qui permet de les traiter au lieu de les perdre.
La création de la facture depuis une affaire produit un brouillon avec les lignes groupées par salarié, et marque les heures retenues dans la même opération. Les deux ne peuvent pas se dissocier : il n’existe pas d’état où la facture existe et les heures ne sont pas marquées, ni l’inverse.
Enfin, la même donnée alimente la vue d’ensemble des heures d’une affaire : budgété, planifié, pointé, facturé. L’écart entre pointé et facturé est le trou décrit au début de ce dossier, et il devient un chiffre qu’on regarde plutôt qu’une perte qu’on subit.