Une obligation sans seuil
L’article L1221-13 du code du travail est bref et ne prévoit aucune exception d’effectif :
Un registre unique du personnel est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés.
Deux précisions qui changent la portée.
Aucun seuil. Un établissement avec un seul salarié doit le tenir. L’idée qu’il s’agirait d’une obligation de grande entreprise est répandue et fausse.
Par établissement, pas par entreprise. Une société avec trois établissements distincts en tient trois, chacun avec les salariés qui y sont affectés. Un registre central unique ne satisfait pas l’obligation si les établissements sont distincts au sens du code.
Les mentions, et celles qu’on oublie
Pour chaque salarié, dans l’ordre des embauches :
- les nom et prénoms ;
- la date de naissance ;
- le sexe ;
- la nationalité ;
- l’emploi et la qualification ;
- la date d’entrée dans l’établissement ;
- la date de sortie, le cas échéant.
S’y ajoutent des mentions selon la situation, et ce sont celles-là qui manquent le plus souvent :
- le type de contrat, pour un contrat à durée déterminée ou un contrat de travail temporaire ;
- la mention de la mise à disposition, avec le nom de l’entreprise utilisatrice ou de l’entreprise de travail temporaire ;
- l’indication relative à l’autorisation de travail pour un travailleur étranger ;
- les mentions propres aux apprentis et aux titulaires d’un contrat de professionnalisation ;
- les stagiaires, inscrits dans une partie distincte du registre, dans leur ordre d’arrivée.
Ce dernier point est régulièrement manqué : un stagiaire n’est pas un salarié, il figure quand même au registre, mais séparément.
L’ordre, et l’indélébilité
Deux exigences de forme qui disent la même chose : le registre doit être incontestable.
L’ordre d’embauche. Les salariés s’inscrivent dans l’ordre où ils ont été embauchés, et cet ordre ne se réorganise pas. Un registre trié par ordre alphabétique, ou par service, ne permet plus de voir si une inscription a été ajoutée après coup.
L’indélébilité. Les mentions sont portées de façon indélébile. Sur papier, cela exclut le crayon et le blanc correcteur. Sur support numérique, cela impose que les mentions ne puissent pas être modifiées sans laisser de trace.
Un tableur libre, modifiable par tous, ne remplit aucune de ces deux conditions, même s’il contient les bonnes colonnes. C’est la solution la plus répandue et la plus fragile.
Cinq ans après le départ
C’est la disposition la plus souvent perdue, pour une raison mécanique : un salarié parti disparaît naturellement des outils de gestion courante.
Le registre doit conserver les mentions relatives à un salarié pendant cinq ans à compter de la date à laquelle il a quitté l’établissement.
Un registre qui ne contient que les salariés présents est donc incomplet. Et il l’est précisément sur la partie qu’un contrôle regarde en premier quand il cherche du travail dissimulé : les entrées et sorties passées, leurs dates, et la cohérence avec les déclarations.
La sanction, et ce qu’elle déclenche
L’absence de registre, son caractère incomplet ou l’inexactitude de ses mentions sont sanctionnés par une amende relevant des contraventions de quatrième classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Prise isolément, l’amende est modeste. C’est la multiplication par salarié qui en fait le poids, et c’est surtout son effet indirect qui compte : un registre défaillant oriente le contrôle. C’est le premier document demandé, il est simple à vérifier, et son désordre appelle un examen plus large du reste.
Qui peut le demander
L’inspection du travail, les agents chargés du recouvrement des cotisations sociales, les officiers de police judiciaire dans le cadre de leurs enquêtes, et les représentants du personnel.
La demande se fait sur place, et le registre doit être tenu à disposition immédiatement. Ce n’est pas un document qu’on prépare pour l’occasion : le préparer sur demande est déjà l’aveu qu’il n’était pas tenu.
Ce que nous préparons, ce que le cabinet établit
Le registre relève de l’employeur, pas du cabinet. Nous le produisons à partir des fiches salariés, avec les mentions obligatoires, dans l’ordre d’embauche et sorties comprises.
Ce que le cabinet fait de son côté, c’est la paie et les déclarations sociales, à partir de ce que nous lui transmettons chaque mois. Voir le dossier sur ce que le cabinet attend.
Dans OrgaVision
Le registre est une lecture des fiches salariés, pas une saisie parallèle. C’est le point décisif : un registre tenu à part se désynchronise dès la première embauche saisie ailleurs, et personne ne s’en aperçoit avant le contrôle.
Il est ordonné par date d’embauche et inclut les salariés sortis, sans qu’il faille penser à les y garder. La conservation cinq ans après le départ est donc le comportement par défaut, pas une discipline à tenir.
Les mentions d’état civil et de registre sont saisies sur la fiche du salarié : date de naissance, sexe, nationalité, type de contrat, dates d’entrée et de sortie. Les données sensibles, numéro de sécurité sociale et coordonnées bancaires, vivent ailleurs, chiffrées, accessibles au seul dirigeant, et chaque consultation en est journalisée. Elles ne figurent pas au registre, qui n’en a pas besoin.
Le document se produit en PDF, prêt à être présenté ou imprimé.