Deux métiers, deux responsabilités
Encaisser une carte sur un téléphone fait intervenir deux chaînes distinctes, qu’il faut absolument ne pas confondre.
La chaîne du paiement. Un prestataire de services de paiement accepte la carte, demande l’autorisation, encaisse les fonds et vous les verse. Il répond du paiement : sécurité, autorisation, versement.
La chaîne fiscale. Le système de caisse enregistre la vente, la scelle, la conserve, la clôture. Il répond de la trace : inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage.
Ces deux chaînes se croisent au moment de la vente et se séparent aussitôt. Un relevé de prestataire n’est pas un registre de caisse, et il ne sera pas accepté comme tel.
Ce que le téléphone change vraiment
Il change le matériel d’acceptation : plus de terminal dédié, plus de location mensuelle, plus de câble. La carte se présente contre le téléphone, l’autorisation part, la transaction se conclut.
Selon le montant, la saisie d’un code confidentiel est requise ; sur un téléphone, elle se fait à l’écran, et cette étape suit les règles du réseau bancaire, pas celles du commerçant.
Il ne change rien au reste : ni l’obligation d’enregistrer, ni celle de sceller, ni celle de clôturer, ni celle de conserver.
L’idée qu’un outil léger sortirait du champ de la réglementation est très répandue chez les commerçants ambulants, les artisans qui encaissent chez le client et les métiers de service à domicile. Elle est fausse : l’obligation suit la fonction, pas la forme du matériel. Un téléphone qui enregistre des règlements est un système de caisse.
La ligne à ne jamais franchir
Un paiement accepté n’est pas une recette enregistrée.
L’autorisation d’une carte prouve qu’un client a payé. Elle ne constitue pas l’enregistrement de la vente. Tant que l’opération n’est pas entrée dans le registre, scellée et intégrée à une clôture, elle n’existe pas fiscalement.
Le cas typique n’a rien de malhonnête. Un artisan encaisse chez un client, le paiement passe, il range son téléphone, la journée continue, et l’enregistrement n’est jamais fait. Le prestataire a la transaction, le registre ne l’a pas. C’est une recette dissimulée au sens du contrôle, quelle qu’ait été l’intention.
C’est pour cette raison que le paiement et l’enregistrement doivent être le même geste, et non deux gestes dont le second dépend de la mémoire de quelqu’un.
Le rapprochement, et l’écart qui parle
Le versement bancaire ne correspondra jamais au total de caisse, pour trois raisons cumulables :
- les commissions du prestataire sont déduites ;
- le versement est décalé et regroupe des transactions de dates différentes ;
- les remboursements et impayés viennent en diminution d’un versement ultérieur.
Le rapprochement se fait donc transaction par transaction, jamais total contre total.
Ce travail paraît fastidieux et il a une contrepartie : un écart persistant, après prise en compte des trois causes ci-dessus, signale presque toujours une vente encaissée sans avoir été enregistrée. C’est un des rares contrôles internes qui détecte le trou décrit plus haut avant qu’un contrôle ne le fasse.
La coupure de réseau, à traiter avant qu’elle n’arrive
Deux comportements existent selon les solutions : refuser la transaction, ou l’accepter en différé avec un risque d’impayé assumé par le commerçant.
Le choix se fait en connaissance de cause, avant de s’équiper. Mais quel qu’il soit, il ne dispense pas d’enregistrer la vente. Ce qui suppose que le système de caisse sache fonctionner sans réseau et rejouer ensuite ce qu’il n’a pas pu transmettre, sans doublon.
Une vente encaissée pendant une coupure et jamais enregistrée est le trou classique, et il se découvre au rapprochement bancaire du mois suivant.
Dans OrgaVision
L’encaissement par carte se fait depuis l’application, et sur les iPhone compatibles sans aucun terminal : la carte se présente contre le téléphone. La fonction a été validée par Apple.
Le point qui compte pour ce dossier : le paiement et l’enregistrement sont le même geste. La vente entre au registre, elle est signée et chaînée, et elle entre dans la clôture du jour. Il n’y a pas d’étape « penser à saisir la vente » après avoir encaissé, parce que c’est cette étape-là qui se perd.
Le rapprochement se fait transaction par transaction, chaque encaissement portant sa référence côté prestataire et côté registre.
Et pour éviter l’écueil du réseau : l’encaissement fonctionne hors ligne, la vente est mise en file et rejouée au retour du réseau, avec une identité fixée avant le premier envoi de sorte qu’un rejeu ne crée jamais un second ticket.