Ce qui change, et ce qui ne change pas
Le côté qui émet a beaucoup à faire : choisir une plateforme, produire un format normé, transmettre. Le côté qui reçoit a moins à faire, et c’est pour cette raison que presque tout ce qui a été écrit sur la réforme s’adresse à l’émetteur.
Pourtant, la première chose qui arrive à une entreprise, c’est une facture reçue. Et trois choses changent de son point de vue.
Elle n’arrive plus dans votre boîte de courriels. Elle est déposée sur votre plateforme.
Elle attend une réponse. Le papier ne demandait rien ; la facture électronique porte des statuts, et votre réponse en fait partie.
Elle ne s’imprime plus. La conservation est électronique, et une copie papier n’ajoute rien.
Le reste ne bouge pas : on contrôle la commande, la livraison, les quantités, les prix, la taxe. Le fond du travail comptable est identique.
Les quatre gestes
1. La retrouver
Elle est là où votre adresse de réception est déclarée. Deux situations.
Votre outil de gestion est raccordé à une plateforme. La facture apparaît dedans, dans vos factures reçues, comme n’importe quel document.
Il ne l’est pas. Elle attend sur l’interface de la plateforme, et quelqu’un doit aller la chercher.
C’est ici que se joue l’essentiel du confort, et c’est pour cela que le raccordement n’est pas une case administrative : une facture déposée là où personne ne regarde est une facture qui sera payée en retard.
2. La contrôler
Rien de nouveau. La commande correspond-elle, la livraison a-t-elle eu lieu, les quantités et les prix sont-ils les bons, la taxe est-elle correcte, les mentions obligatoires sont-elles présentes.
Un point mérite attention : les factures électroniques portent des mentions supplémentaires que le papier n’avait pas, notamment la catégorie de l’opération et, le cas échéant, l’adresse de livraison quand elle diffère de l’adresse de facturation.
3. Répondre par un statut
C’est le geste nouveau, et il n’a pas d’équivalent sur le papier.
| Ce que vous faites | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Approuver | la facture est conforme, elle suivra son cours |
| Refuser | vous contestez, et vous le signalez formellement |
| Ne rien dire | le délai continue de courir comme si vous aviez accepté |
Le troisième cas mérite d’être lu deux fois. Le silence n’est pas une position neutre : il a le même effet financier qu’une acceptation, sans le bénéfice d’avoir signalé un désaccord.
Il faut aussi distinguer deux mots qui se ressemblent. Une facture rejetée l’a été par la plateforme, pour une raison technique ou de format : elle n’est jamais arrivée jusqu’à vous. Une facture refusée l’a été par vous, pour une raison de fond.
4. Payer
Le délai est celui du contrat, dans les limites de l’article L441-10 du code de commerce : trente jours à défaut d’accord, soixante jours au maximum à compter de la date d’émission, ou quarante-cinq jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément.
Ce délai court depuis l’émission de la facture, pas depuis le jour où vous l’avez ouverte. Une facture déposée le 3 et découverte le 22 a déjà consommé dix-neuf jours de son délai. C’est la conséquence la plus concrète du changement, et celle qui coûte le plus vite.
Au terme du délai, les pénalités de retard deviennent exigibles de plein droit, accompagnées de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Enfin, l’encaissement se déclare : c’est votre fournisseur qui transmet ce statut, pas vous.
Le cas qui surprend : le fournisseur étranger
Un fournisseur établi hors de France n’est pas soumis au dispositif français. Sa facture vous parviendra par les moyens habituels, courriel compris, et ce n’est pas une anomalie.
Ces opérations relèvent en revanche de la déclaration des données de transaction, et cette obligation-là vous incombe. Voir le dossier sur la déclaration des données de transaction.
Si vous ne voyez rien arriver
C’est la situation la plus fréquente les premières semaines, et elle a un petit nombre de causes identifiables. Elles sont détaillées dans le dossier sur la facture qu’on ne trouve pas.
Dans OrgaVision
Les factures reçues arrivent dans l’application, à côté de celles que vous émettez, dès lors que votre compte de plateforme est connecté. La connexion se fait depuis l’application, et c’est elle qui vous immatricule.
Chaque facture reçue porte son statut et son historique : quand elle a été déposée, ce qui a été répondu et par qui. Approuver ou refuser se fait depuis la facture elle-même, et la réponse repart vers l’émetteur par le même chemin.
Le délai de paiement est calculé depuis la date d’émission, celle qui fait foi, et non depuis la date à laquelle vous l’avez ouverte.
Le rapprochement avec le bon de commande et la réception se fait dans l’application, comme pour une facture papier scannée : le changement de support ne change pas votre contrôle.