Ce n’est presque jamais une facture perdue
L’acheminement d’une facture électronique est automatique : il ne perd pas de courrier, il ne se trompe pas de boîte, il ne met pas une enveloppe derrière un meuble.
Quand une facture annoncée n’arrive pas, il y a donc une cause précise, et le nombre de causes possibles est petit. Voici les six, de la plus fréquente à la plus rare.
1. Votre adresse de réception n’est pas référencée
C’est la cause numéro un, et la plus silencieuse.
Pour recevoir, il faut être joignable : une adresse de réception déclarée, rattachée à votre numéro d’identification. Sans elle, personne ne peut vous adresser quoi que ce soit.
Le symptôme est l’absence totale de symptôme. Vous ne recevez ni facture, ni message d’erreur, ni alerte. Rien n’indique que vous êtes injoignable, et beaucoup d’entreprises passent des semaines à penser que leurs fournisseurs sont en retard.
Le test est immédiat : chercher son propre numéro d’identification dans l’annuaire. Si rien ne remonte, tout le reste de ce dossier est inutile, c’est là qu’il faut agir.
2. Le fournisseur a utilisé le mauvais identifiant
Un chiffre de trop, un établissement secondaire au lieu du siège, une entité du groupe pour une autre.
L’acheminement automatique ne rattrape pas l’à-peu-près : contrairement au courrier, il n’y a personne pour reconnaître le nom de l’entreprise et corriger. La facture est partie ailleurs, ou nulle part.
La question à poser au fournisseur est précise : quel identifiant exact a-t-il utilisé ? Et non pas « as-tu bien mes coordonnées ».
3. Elle a été rejetée, et personne n’a lu l’avis
Une facture rejetée l’a été par la plateforme, pour un motif technique ou de format. Elle n’est jamais arrivée jusqu’à vous.
L’émetteur, lui, reçoit un avis avec le motif. Le problème n’est pas la notification, c’est sa lecture : une entreprise qui émet des centaines de factures ne consulte pas les avis un par un, surtout les premières semaines.
D’où la formulation qui fait gagner plusieurs jours : au lieu de « où est ma facture », demander « peux-tu me transmettre l’avis de rejet ? ». Si un avis existe, le motif est dedans.
Attention au vocabulaire : rejetée par la plateforme n’est pas refusée par le destinataire. La seconde suppose que la facture soit arrivée.
4. Elle est arrivée, mais pas jusqu’à vous
Quatrième cas, fréquent en début de raccordement : la facture est bien déposée sur votre plateforme, mais votre outil de gestion n’y est pas relié, ou la liaison ne récupère pas les factures reçues.
Elle vous attend alors sur l’interface de la plateforme, où personne ne pense à aller regarder.
Le symptôme qui distingue ce cas des trois précédents : le fournisseur a reçu un accusé de dépôt. De son côté, tout s’est bien passé.
Pendant ce temps, le délai de paiement court depuis l’émission. Voir le dossier sur la facture reçue.
5. Elle n’a jamais été émise
« Je l’ai envoyée » recouvre parfois un brouillon préparé et jamais transmis, une validation oubliée, un lot resté en attente.
Ce n’est pas de la mauvaise foi : dans un outil de gestion, une facture peut être créée, imprimée, consultée et pourtant non transmise. Le geste de transmission est nouveau.
La date d’émission portée par la plateforme tranche la question sans discussion.
6. Ce n’est pas un cas du dispositif
Trois situations où il n’y a rien à chercher sur une plateforme, parce que la facture arrive légitimement par les moyens habituels :
- le fournisseur est établi hors de France et n’est pas soumis au dispositif français ;
- l’opération est exonérée et dispensée de facturation électronique ;
- le fournisseur est un particulier ou une structure hors du champ.
Ces cas ne sont pas des anomalies. Ils rappellent que le dispositif encadre les factures entre assujettis établis en France, et pas la totalité de ce qu’une entreprise reçoit.
Le tableau de tri
| Ce que vous constatez | Cause probable |
|---|---|
| Votre identifiant ne remonte pas dans l’annuaire | 1 — adresse non référencée |
| Le fournisseur n’a pas d’accusé de dépôt | 2, 3 ou 5 |
| Le fournisseur a un avis de rejet | 3 — rejet de format |
| Le fournisseur a un accusé de dépôt et vous n’avez rien | 4 — outil non raccordé |
| Le fournisseur est étranger ou exonéré | 6 — hors dispositif |
Dans OrgaVision
La connexion à votre compte de plateforme se fait depuis l’application, et c’est cette connexion qui vous immatricule : elle règle du même geste la cause numéro un et la cause numéro quatre.
Les factures reçues descendent dans l’application avec leur date d’émission et leur statut, à côté de celles que vous émettez. Une facture déposée n’attend donc pas sur une interface que personne n’ouvre.
Côté émission, chaque facture transmise porte son état, avis de rejet compris avec son motif. C’est ce qu’un client vous demandera au téléphone, et il est à un clic plutôt que dans une interface tierce.