Facture impayée : les cinq étapes de la relance

Le vrai problème n’est pas le mauvais payeur

Dans la plupart des petites entreprises, les impayés ne viennent pas de clients de mauvaise foi. Ils viennent de trois causes bien plus banales, et bien plus faciles à corriger.

La facture n’est pas arrivée au bon endroit. Elle est partie à l’interlocuteur du chantier, qui n’est pas le service comptable. Elle attend dans une boîte de réception que personne ne consulte.

Personne ne suit les échéances. L’entreprise sait ce qu’elle a facturé, mais pas ce qui est en retard aujourd’hui. Le sujet remonte quand la trésorerie serre, c’est-à-dire deux mois trop tard.

La relance n’est jamais partie. Par manque de temps, ou par gêne. C’est de loin la cause la plus fréquente, et la seule qui ne coûte rien à corriger.

Étape 1 : le rappel, dès le lendemain de l’échéance

Court, neutre, sans reproche. L’objectif n’est pas de faire pression, c’est de traiter les cas d’oubli et d’erreur d’acheminement, qui représentent l’essentiel des retards.

Ce qu’il doit contenir : le numéro de facture, son montant, sa date d’échéance dépassée, et la facture elle-même en pièce jointe. Ce qu’il ne doit pas contenir : d’excuses de votre part. Vous réclamez ce qui vous est dû à une date convenue.

Le canal compte autant que le texte. Un courriel au bon destinataire vaut mieux qu’un appel à quelqu’un qui n’a pas la main sur les paiements. C’est le moment de vérifier à qui, exactement, vos factures doivent être adressées.

Étape 2 : la relance ferme, à J+15

Cette fois, vous rappelez ce que prévoit la loi, et vous le faites sans agressivité parce que ce sont des faits.

Les pénalités de retard sont dues de plein droit, dès le premier jour, sans qu’aucune relance ne soit nécessaire. Elles comprennent :

• une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros par facture en retard,
• des intérêts de retard, au taux prévu par vos conditions générales, et à défaut au taux légal majoré.

À ce stade, il est utile de demander une date de paiement précise plutôt qu’un règlement immédiat. Un interlocuteur qui s’engage sur une date tient son engagement bien plus souvent qu’un interlocuteur à qui l’on demande de payer « au plus vite ».

Étape 3 : la mise en demeure, à J+30

C’est le document qui change la nature du dossier. Il fait courir les intérêts de façon incontestable et il constitue la pièce que le juge demandera.

Elle part en recommandé avec accusé de réception. Le récépissé est la preuve, et sans preuve la mise en demeure n’existe pas.

Étape 4 : décider si l’on va plus loin

C’est l’étape que l’on saute, et c’est la seule qui demande de réfléchir. Trois questions, dans cet ordre.

La créance est-elle contestée ? Si le client conteste la prestation elle-même, l’injonction de payer ne convient pas : il suffit qu’il s’y oppose pour que la procédure bascule au fond. Si la créance n’est pas contestée et qu’il ne paie simplement pas, l’injonction est l’outil adapté.

Le débiteur est-il solvable ? Un jugement contre une société en liquidation ne vaut rien. Une consultation rapide des annonces légales et des comptes publiés vous évite d’engager des frais pour un titre inexploitable.

Le montant justifie-t-il la démarche ? L’injonction de payer est peu coûteuse et se fait par écrit, sans audience. En dessous de quelques centaines d’euros, le temps passé pèse souvent plus que la somme.

Étape 5 : l’injonction de payer

Procédure écrite, sans audience, faite exactement pour les créances certaines et non contestées. Vous déposez la requête auprès du tribunal compétent avec vos pièces : facture, bon de commande ou devis signé, mise en demeure et son accusé de réception. Le juge statue sur pièces.

Si l’ordonnance est rendue, elle est signifiée au débiteur par commissaire de justice. Passé le délai d’opposition, elle devient exécutoire et permet la saisie.

Ce qui empêche les impayés, avant qu’ils n’arrivent

Un acompte à la commande. La parade la plus efficace, parce qu’elle filtre en amont et limite la perte en aval.

Des conditions générales écrites et acceptées. Elles fixent le délai de règlement, le taux des pénalités, et la possibilité de suspendre une prestation en cas de non-paiement. Sans elles, vous appliquez les règles supplétives, qui sont moins favorables et plus lentes.

Un délai de règlement explicite sur chaque facture. « À réception » n’est pas une échéance : c’est une invitation à payer quand on y pensera.

Un suivi des échéances qui ne dépend de personne. Le point qui change tout n’est pas la sévérité des relances, c’est leur régularité. Une relance automatique envoyée le lendemain de l’échéance, à chaque fois, sans exception, obtient plus qu’une relance sévère envoyée trois fois par an quand la trésorerie serre.

Ce que fait OrgaVision

Les échéances sont suivies pour vous : chaque facture connaît sa date de règlement, et ce qui est en retard se voit sans qu’on ait à le chercher. Les relances peuvent partir seules, avec la facture jointe et le bon destinataire, ou après votre relecture si vous préférez garder la main. Les pénalités et l’indemnité forfaitaire figurent sur vos factures parce que ce sont des mentions obligatoires, et vous pouvez les appliquer d’un geste quand vous décidez de le faire.

Le reste est une affaire de constance, et c’est là que la mécanique aide : elle relance le lendemain, même le jour où vous n’y pensez pas.