Je viens de EBP Gestion Commerciale

Ce qui se reprend vraiment

EBP Gestion Commerciale est un logiciel complet, et c’est justement ce qui rend le départ intimidant : on ne sait pas par quel bout prendre l’export. En pratique, quatre fichiers suffisent, et ils sont tous des sorties standard.

Les clients d’abord, parce que tout s’y rattache. Les articles ensuite, avec leurs prix de vente, leurs prix d’achat et leurs taux de TVA. Les fournisseurs et leurs tarifs négociés, si vous travaillez avec des prix nets. Enfin l’état de stock à la date de bascule, qui deviendra votre inventaire de départ.

Chaque fichier passe par une revue avant écriture. Vous voyez la correspondance des colonnes, ligne par ligne, vous corrigez, vous validez. Un journal garde la trace de chaque import, avec ce qui est passé et ce qui a été écarté.

Les noms de colonnes ne sont pas un problème

C’est l’inquiétude la plus fréquente, et elle est infondée. Personne ne vous demandera de renommer vos en-têtes ni de réordonner vos colonnes. Les en-têtes sont reconnus, y compris quand ils sont abrégés ou en anglais, et ce qui ne l’est pas vous est présenté pour arbitrage.

Si votre fichier n’a pas d’en-têtes du tout, vous pouvez les désigner à la main. Et si vous préférez, vous pouvez simplement coller votre tableau plutôt que de déposer un fichier.

Le stock repart d’un point zéro, pas d’un historique

C’est un choix, et il vaut la peine d’être expliqué.

Un stock se reconstitue de deux façons : en rejouant tous les mouvements depuis l’origine, ou en partant d’un inventaire à une date. La première méthode paraît plus fidèle, mais elle est trompeuse : elle importe des années de mouvements dont les coûts unitaires ont changé, et elle produit une valorisation qui ne correspond à rien de vérifiable.

L’inventaire de départ est plus honnête. Vous constatez ce que vous avez, en quantité et en valeur, à une date précise. C’est ce que fait un commissaire aux comptes, et c’est ce que votre comptable attend. Les mouvements antérieurs restent dans EBP, où ils gardent leur sens.

Les factures restent chez vous, et c’est normal

La numérotation d’une série de factures doit être continue, sans trou, dans le logiciel qui l’émet. Réimporter d’anciennes factures ailleurs créerait deux chronologies parallèles pour la même entreprise, ce qui est exactement ce qu’un contrôle cherche à écarter.

Vos anciennes factures s’archivent donc en PDF, chez vous, pour les dix ans réglementaires. Pour la comptabilité, c’est le FEC de vos exercices clos qui fait foi, et lui s’importe sans difficulté. Votre numérotation neuve repart au numéro que vous choisissez.

Le bon moment

Début d’exercice si vous pouvez, début de trimestre sinon. Vous soldez ce qui est en cours sous EBP, vous ouvrez le neuf ailleurs, et votre comptable voit une coupure nette plutôt qu’un mois à cheval.

Gardez EBP consultable trois à quatre semaines. Pas pour y travailler, pour y retrouver quelque chose. Et avant de le désinstaller un jour, sortez vos archives : c’est le genre d’oubli qui coûte cher longtemps après.

Si vous voulez que quelqu’un fasse la reprise avec vous plutôt que de la faire seul, c’est prévu, sur un créneau que vous choisissez.