Kit de migration — Gestion commerciale

Je viens de Sage 50

Clients, fournisseurs et articles par fichier ; livres comptables des exercices clos par le FEC. La numérotation légale repart proprement, sans mélange de chronologies.

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Deux chemins, et il ne faut pas les confondre

Une migration depuis Sage 50 se joue sur deux plans qui n’ont rien à voir, et beaucoup de gens s’épuisent à vouloir les traiter ensemble.

Le premier plan, c’est votre activité qui continue : vos clients, vos fournisseurs, vos articles, votre stock. Ça se reprend par fichier, ça se relit, ça se valide, et c’est fait en une matinée.

Le second plan, c’est votre histoire comptable. Elle ne se reprend pas par fichier, elle se reprend par le FEC. Un fichier par exercice clos, normé, complet, que votre comptable possède déjà parce que la loi l’oblige à pouvoir le produire.

Confondre les deux mène à des impasses : on essaie de réimporter des factures, on crée des doublons, on obtient une comptabilité qui ne se rapproche de rien. Séparez, et tout devient simple.

Ce que le plan comptable change

Beaucoup d’entreprises ont enrichi leur plan comptable au fil des ans : des sous-comptes par famille de produits, par chantier, par point de vente. Ce découpage vaut de l’argent, parce qu’il porte la façon dont vous lisez vos chiffres.

Il s’importe. Vos écritures retrouvent leurs comptes, et votre comptable garde ses repères. Un point d’attention : le plan comptable est unique pour l’entreprise. Si deux cabinets vous en envoient chacun une version, le second import remplace le premier au lieu de fusionner. C’est voulu, parce qu’une fusion silencieuse de deux plans produit un mélange que plus personne ne sait démêler.

L’inventaire de départ

Votre stock ne repart pas d’un historique de mouvements mais d’un constat à une date. Vous sortez votre état de stock le jour de la bascule, quantités et coûts unitaires, et c’est votre point zéro.

C’est la méthode que votre comptable utilise déjà à chaque clôture, et c’est la seule qui donne une valorisation défendable. Rejouer des années de mouvements dont les coûts ont changé produirait un chiffre que personne ne pourrait justifier.

La numérotation repart proprement

C’est le point qui inquiète le plus, et c’est le plus simple à régler. Votre numérotation neuve démarre au numéro que vous choisissez. Si vous étiez à la facture 2026-0412, vous pouvez repartir à 2026-0413 pour garder une continuité de lecture, ou repartir à 1 sur une nouvelle série avec un préfixe distinct.

Ce qu’il ne faut jamais faire, c’est émettre des factures des deux côtés en même temps. Deux séries concurrentes pendant un mois, c’est un rapprochement impossible pour votre comptable et une faiblesse en cas de contrôle. Une date, une coupure, un seul émetteur après.

Le moment, et ce qu’il faut dire à votre comptable

Le début d’exercice reste le meilleur moment, parce que la coupure tombe naturellement là où votre comptable coupe déjà.

Et dans tous les cas, prévenez-le avant. Pas pour lui demander la permission, pour qu’il sache d’où viendront les chiffres de l’année. Un comptable prévenu prépare le FEC et vous dit quel exercice il veut voir importé ; un comptable qui découvre le changement en janvier passe une semaine à comprendre pourquoi les séries ne se suivent pas.

Si vous préférez faire la reprise accompagné, c’est possible, sur un créneau que vous choisissez.

Ce qu'il faut sortir de Sage 50

Les intitulés de menus varient d'une version à l'autre : ces étapes disent quoi chercher, pas où cliquer. Si un export ne sort pas, ce n'est pas bloquant, la suite l'explique.

1
Sortez la liste des CLIENTS au format CSV ou texte délimité.
2
Sortez la liste des FOURNISSEURS, avec leurs conditions si vous les gérez.
3
Sortez la liste des ARTICLES avec prix de vente, prix d'achat et taux de TVA.
4
Sortez votre état de STOCK à la date de bascule pour l'inventaire de départ.
5
Demandez à votre comptable le FEC de chaque exercice clos. C'est une obligation légale, il l'a déjà.

Ce que la reprise importe

Chaque famille passe par une revue avant écriture, et laisse une trace dans un journal. Jamais vos anciennes factures : leur numérotation appartient au logiciel qui les a émises, et les livres passent par le fichier des écritures comptables.

Clients, prospects et fournisseurs
Catalogue articles et tarifs
Tarifs fournisseurs négociés
Inventaire de départ
Plan comptable
Livres comptables des exercices clos (FEC)

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le FEC, et pourquoi c'est lui qui compte ?

Le fichier des écritures comptables est un format normalisé que toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit pouvoir produire. Il contient l'intégralité des écritures d'un exercice, dans un format que l'administration lit directement. C'est la seule façon propre de faire voyager un historique comptable d'un logiciel à un autre : il est normé, il est complet, et il est déjà entre les mains de votre comptable. Réimporter des factures une par une, à côté, ne servirait à rien et créerait des doublons.

Mon plan comptable personnalisé suit-il ?

Oui, le plan comptable s'importe. C'est important quand vous avez créé des sous-comptes propres à votre activité au fil des années : les retrouver évite de reventiler vos écritures à la main et permet à votre comptable de continuer à travailler avec ses repères habituels. Notez que le plan est unique par entreprise : si vous changez de cabinet, un second import remplace le précédent plutôt que de fusionner en silence.

Et mes factures Sage 50 ?

Elles ne sont pas reprises, et c'est délibéré. Une série de factures doit avoir une numérotation continue dans le logiciel qui l'émet. Les réimporter créerait deux chronologies pour la même entreprise. Vos factures s'archivent en PDF de votre côté, pour dix ans, et le FEC porte leur traduction comptable.

Puis-je basculer en cours d'exercice ?

Oui, mais c'est moins confortable. En cours d'exercice, votre comptable devra rapprocher deux sources pour la même année. Ce n'est pas bloquant, c'est simplement du travail en plus, et il vaut mieux le lui annoncer que le lui faire découvrir. Si vous pouvez attendre la clôture, attendez ; sinon, prévenez-le avant de basculer, pas après.

Que faire de Sage 50 après la bascule ?

Gardez-le consultable un mois, puis sortez toutes vos archives au format PDF avant d'envisager quoi que ce soit d'autre. Les pièces justificatives se conservent dix ans, et cette obligation ne disparaît pas parce que vous avez changé de logiciel. Un dossier daté, sauvegardé à deux endroits, et vous êtes tranquille.

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