Kit de migration — Beauté & bien-être

Je viens de Planity / Fresha

Votre fichier clients et votre carte de prestations reviennent chez vous, et la réservation en ligne repart sur votre propre site plutôt que sur une place de marché.

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Ce qu’il faut récupérer avant de partir, et dans cet ordre

Un salon qui change d’outil de réservation ne risque pas grand-chose sur le plan technique. Le risque est ailleurs : partir sans son fichier clients.

C’est ce fichier qui permet d’annoncer le changement, et cette annonce décide de tout. Une cliente prévenue par message avec le nouveau lien reprend rendez-vous ; une cliente qui découvre que son salon n’est plus sur l’application qu’elle utilisait va voir ailleurs.

Donc l’ordre est celui-ci, et il n’est pas négociable : récupérer le fichier clients, puis prévenir, puis basculer. Pas l’inverse.

Le fichier clients vous appartient

Ce n’est pas une faveur, c’est un droit. Le règlement européen sur la protection des données prévoit la portabilité des données que vous avez fournies ou générées, et le fichier de vos clientes en fait partie.

Si l’interface propose l’export, prenez-le. Si elle ne le propose pas, écrivez au service client ou au délégué à la protection des données, demandez explicitement l’export de vos données clients, et gardez une trace de la demande. Le délai de réponse est d’un mois.

Faites-le avant d’annoncer votre départ, pas après.

La carte de prestations et les durées

Le second fichier à récupérer est votre carte : chaque prestation, sa durée, son prix. C’est ce qui permettra de reparamétrer votre agenda sans repartir de zéro.

Notez aussi la durée réelle de chaque prestation, pas celle affichée. Beaucoup de salons ont une couleur annoncée à quarante-cinq minutes qui en prend soixante-dix dans les faits, et la bascule est le bon moment pour remettre l’agenda d’accord avec la réalité.

Ce que change une réservation sur votre propre site

Sur une place de marché, votre salon est affiché à côté d’autres salons. La visibilité est réelle, et c’est ce qu’on vient chercher au début. Mais la relation avec la cliente est partagée, et le jour où vous voulez partir, le lien qu’elle a en favori ne vous appartient pas.

Sur votre propre page de réservation, le lien porte votre nom de domaine. Vos règles s’appliquent : vos créneaux, vos délais d’annulation, vos acomptes si vous en demandez. Et personne ne propose le salon d’en face juste en dessous.

La contrepartie mérite d’être dite : votre site ne vous amènera pas de clientes nouvelles tout seul. Si votre fichier est encore mince, garder les deux un temps est raisonnable, et beaucoup de salons le font.

Choisir une date, et s’y tenir

Le seul vrai piège de cette bascule, ce sont les rendez-vous déjà pris.

Choisissez une date. Jusqu’à cette date, les rendez-vous déjà pris se déroulent normalement sur l’ancien agenda, et vous n’y touchez pas. À partir de cette date, la prise de rendez-vous n’est ouverte que sur le nouveau.

Ce qu’il ne faut jamais faire, c’est laisser deux agendas ouverts sur les mêmes créneaux. Une double réservation coûte plus cher en confiance que tout ce que la bascule peut faire gagner.

Si vous voulez faire la reprise accompagnée plutôt que seule, c’est prévu, sur un créneau que vous choisissez.

Ce qu'il faut sortir de Planity

Les intitulés de menus varient d'une version à l'autre : ces étapes disent quoi chercher, pas où cliquer. Si un export ne sort pas, ce n'est pas bloquant, la suite l'explique.

1
Demandez l'export de votre fichier CLIENTS (nom, prénom, courriel, téléphone). C'est votre donnée, et vous avez le droit de la récupérer.
2
Récupérez la liste de vos PRESTATIONS avec leurs durées et leurs prix.
3
Notez vos horaires d'ouverture et la durée de chaque prestation : ils serviront à reparamétrer votre agenda.
4
Prévenez vos clientes et clients réguliers du changement une à deux semaines avant, avec la nouvelle adresse de réservation.

Ce que la reprise importe

Chaque famille passe par une revue avant écriture, et laisse une trace dans un journal. Jamais vos anciennes factures : leur numérotation appartient au logiciel qui les a émises, et les livres passent par le fichier des écritures comptables.

Fichier clients avec courriels et téléphones
Carte de prestations, durées et tarifs
Fiches salariés et plannings
Inventaire de départ (produits revendus)

Questions fréquentes

Ai-je le droit de récupérer mon fichier clients ?

Oui. Le règlement européen sur la protection des données vous donne un droit de portabilité sur les données que vous avez fournies ou générées, et votre fichier clients en fait partie. Si l'export n'est pas proposé dans l'interface, la demande se fait par écrit auprès du service client ou du délégué à la protection des données, et il y a un mois pour vous répondre. Gardez une trace écrite de la demande.

Mes clientes vont-elles me suivre si je change d'outil de réservation ?

C'est la vraie question, et elle mérite mieux qu'une promesse. Celles qui viennent pour vous vous suivront si vous les prévenez ; celles qui vous ont trouvée sur une place de marché iront peut-être ailleurs. D'où l'intérêt d'annoncer le changement une à deux semaines avant, en salon et par message, avec le nouveau lien. Le fichier clients avec les téléphones et les courriels est exactement ce qui rend cette annonce possible, et c'est pour ça qu'il faut le récupérer avant.

Quelle différence entre une place de marché et une réservation sur mon site ?

Sur une place de marché, votre salon est présenté à côté de ceux d'à côté, et la relation avec la cliente est partagée avec la plateforme. Sur votre propre page de réservation, le lien vous appartient : c'est votre nom de domaine, votre marque, vos règles, et personne ne propose un concurrent en dessous. La contrepartie est honnête : la place de marché apporte de la visibilité que votre site ne vous apportera pas tout seul. Beaucoup de salons gardent les deux un temps, puis basculent quand leur fichier suffit.

Et les rendez-vous déjà pris pour les semaines à venir ?

Ils ne se transfèrent pas automatiquement d'un système à l'autre. Le plus sûr est de choisir une date de bascule, de laisser courir les rendez-vous déjà pris jusqu'à cette date sur l'ancien outil, et de n'ouvrir la nouvelle prise de rendez-vous qu'à partir de là. Deux agendas ouverts en même temps sur les mêmes créneaux, c'est la double réservation assurée.

Je revends des produits, ça suit aussi ?

Oui. La revente de produits se gère comme un catalogue, avec un inventaire de départ que vous constatez le jour de la bascule. Vous saisissez ce que vous avez en rayon et à quel coût, et c'est votre point zéro. Vos ventes suivantes viennent l'alimenter.

Pour aller plus loin

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