Kit de migration — BTP

Je viens de Obat

Vos clients, vos ouvrages et vos chantiers en cours repartent avec vous. Et si l'export d'ouvrages est incomplet, vos devis PDF suffisent à reconstruire votre bibliothèque.

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Ce qui distingue cette migration des autres

Quitter Obat ne ressemble pas à quitter un logiciel installé sur poste. L’export est généralement possible et vos données sont accessibles ; le sujet technique est donc plus simple.

Le sujet réel est ailleurs, et il est double : les chantiers en cours, et l’équipe.

Les chantiers en cours, le seul vrai point de méthode

Un chantier déjà facturé en situations porte une chronologie qu’on ne peut pas déplacer. Les situations émises appartiennent à la série de factures de l’ancien outil.

Deux façons de s’en sortir, et il faut choisir avant de commencer.

La première, et c’est celle qu’on conseille quand c’est possible : vous finissez sous Obat les chantiers déjà entamés, et vous n’ouvrez que les nouveaux ailleurs. Rien à ressaisir, aucune ambigüité pour le comptable, et la bascule se fait toute seule en quelques semaines.

La seconde, quand un chantier doit encore durer un an : vous le reprenez avec son marché, son avancement déjà facturé et ses retenues comme point de départ. Les situations suivantes repartent de là. C’est faisable, mais ça demande de ressaisir l’avancement, donc réservez-le aux chantiers qui le justifient.

L’équipe, à préparer avant et pas après

Si vos compagnons utilisent déjà une application sur le chantier, ils vont changer d’application. Autant le dire clairement, et le préparer.

La bonne question est de savoir ce qu’ils y font. Pointer des heures et prendre des photos, ça s’apprend en une demi-heure sur le parking, un lundi matin. Saisir des devis sur place, c’est autre chose, et il faut leur montrer avant la bascule.

Un point qui change concrètement la vie sur un chantier sans couverture : le mode hors réseau. Les saisies faites sans réseau sont conservées et partent quand le réseau revient, sans rien perdre. C’est souvent ce qui décide les compagnons, plus que l’interface.

La bibliothèque d’ouvrages

Elle part avec vous, par l’export s’il est complet, par vos devis PDF sinon. Dans le second cas, elle est reconstruite à partir de ce que vous avez réellement vendu, ce qui donne en général une bibliothèque plus propre que l’originale : pas de lignes créées un jour et jamais réutilisées.

Vous validez chaque ouvrage avant qu’il n’entre, et rien ne s’écrit sans être passé devant vous.

Les factures restent chez vous

Comme partout, et pour la même raison : une série de factures doit rester continue dans le logiciel qui l’émet. Vos anciennes factures s’archivent en PDF de votre côté pour dix ans, et vos exercices clos voyagent par le FEC.

Si vous voulez que la reprise se fasse avec quelqu’un, sur un créneau que vous choisissez, c’est prévu.

Ce qu'il faut sortir de Obat

Les intitulés de menus varient d'une version à l'autre : ces étapes disent quoi chercher, pas où cliquer. Si un export ne sort pas, ce n'est pas bloquant, la suite l'explique.

1
Demandez l'export de votre base CLIENTS. Vos données vous appartiennent, la portabilité est un droit.
2
Récupérez votre bibliothèque d'OUVRAGES ou votre catalogue de prestations dans le format le plus structuré disponible.
3
Rassemblez vos DEVIS PDF des deux dernières années : ils servent de filet si l'export d'ouvrages est partiel.
4
Notez l'état de vos CHANTIERS en cours : montant du marché, avancement, situations déjà émises.
5
Demandez le FEC de vos exercices clos à votre comptable.

Ce que la reprise importe

Chaque famille passe par une revue avant écriture, et laisse une trace dans un journal. Jamais vos anciennes factures : leur numérotation appartient au logiciel qui les a émises, et les livres passent par le fichier des écritures comptables.

Clients, prospects et entreprises
Bibliothèque d'ouvrages (fichier structuré ou devis PDF relus par IA)
Catalogue, unités et tarifs de vente
Chantiers en cours et heures budgétées
Fiches salariés
Livres comptables des exercices clos (FEC)

Questions fréquentes

J'ai des chantiers en cours avec des situations déjà émises. Comment je fais ?

C'est le seul point qui demande de la méthode. Une situation déjà émise appartient à la chronologie de facturation de l'ancien outil : elle ne se reprend pas. Deux options. Soit vous finissez le chantier sous Obat et vous n'ouvrez que les nouveaux ailleurs, c'est le plus simple. Soit vous reprenez le chantier avec son marché et son avancement déjà facturé comme point de départ, et les situations suivantes repartent de là. La seconde option se fait, mais elle demande de resaisir l'avancement, donc choisissez-la seulement si le chantier doit durer encore longtemps.

Ma bibliothèque d'ouvrages part-elle avec moi ?

Oui, par deux chemins. Si l'export sort une structure complète, elle est reprise telle quelle. S'il est partiel, ou s'il ne sort que des désignations sans décomposition, vos anciens devis PDF prennent le relais : ils sont relus ligne par ligne et la bibliothèque se reconstruit à partir de ce que vous avez réellement vendu. Vous validez chaque ouvrage avant qu'il n'entre chez vous.

Mes factures et mes devis signés sont-ils repris ?

Les devis servent de matière première pour votre bibliothèque mais ne sont pas recréés à l'identique. Les factures ne sont pas reprises : une série de factures doit rester à numérotation continue dans le logiciel qui l'émet. Vos anciennes factures s'archivent en PDF chez vous, pour dix ans, et la partie comptable passe par le FEC.

Mes salariés utilisaient l'application sur le chantier. Ils devront tout réapprendre ?

Ils devront apprendre une autre application, oui, et il vaut mieux le dire franchement. Ce qui compte est de savoir ce qu'ils y font vraiment. Si c'est pointer leurs heures et prendre des photos, une demi-heure suffit. Si c'est saisir des devis sur place, comptez une prise en main plus longue et faites-la avant la bascule, pas après. Le mode hors réseau change beaucoup de choses sur un chantier sans couverture : les saisies partent quand le réseau revient, sans rien perdre.

Et si je veux garder les deux quelques semaines ?

C'est conseillé, mais avec une règle : un seul des deux émet des factures. Vous pouvez consulter l'ancien autant que vous voulez, retrouver un devis, vérifier un prix. Ce qu'il ne faut pas faire, c'est facturer des deux côtés en même temps, parce que deux séries de numéros en parallèle sont indéfendables en contrôle et impossibles à rapprocher pour votre comptable.

Pour aller plus loin

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