Kit de migration — Réparation & mobilité

Je viens de MécaPlanning

Clients, véhicules, catalogue de pièces et tarifs fournisseurs repartent avec vous. Les ordres de réparation en cours se soldent d'un côté avant d'ouvrir de l'autre.

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Le fichier véhicules avant tout le reste

Un garage vaut par son fichier clients, mais surtout par le lien entre chaque client et ses véhicules. C’est ce lien qui fait revenir : la révision qui arrive, le contrôle technique qui approche, la courroie à changer au prochain palier de kilométrage.

Donc avant de partir, la première chose à vérifier n’est pas le nombre de lignes de votre export, c’est qu’il porte bien quatre colonnes : l’immatriculation, le client rattaché, le kilométrage relevé, et la date de la dernière intervention.

Sans le rattachement au client, le fichier véhicules ne vaut presque rien et il faut le reconstituer à la main. Sans le kilométrage et la dernière date, vos rappels sont à refaire. Vérifiez avant, pas après.

Ce qui se reprend

Vos clients et leurs coordonnées. Votre parc de véhicules avec ce qui vient d’être dit. Votre catalogue de pièces et de prestations, avec les prix et les temps barémés. Vos tarifs fournisseurs négociés, qui font votre marge sur pièces. Votre inventaire pièces à la date de bascule. Vos salariés.

Chaque famille passe par une revue avant écriture : vous voyez ce qui va entrer, vous corrigez, vous validez.

L’historique des interventions, à traiter avec réalisme

C’est le sujet où il vaut mieux être honnête que rassurant.

L’historique d’un véhicule, ce sont les ordres de réparation successifs, et ceux-ci sont adossés à des factures émises. Or les factures ne se reprennent pas : une série de factures doit rester à numérotation continue dans le logiciel qui l’a produite.

Ce qu’il faut faire, donc, en deux temps. D’abord conserver vos archives PDF, classées, pour pouvoir répondre au client qui demande ce qui a été fait sur sa voiture il y a trois ans. Ensuite repartir d’un état des lieux : kilométrage connu, dernière intervention, prochaine échéance. C’est ce qui sert au quotidien, et c’est ce qui déclenche vos rappels.

Rejouer dix ans d’interventions ne vous apporterait rien de plus au comptoir.

Solder l’atelier avant de basculer

Un ordre de réparation ouvert porte des pièces déjà sorties du stock et des heures déjà passées. Le couper au milieu fait perdre les deux : la pièce n’est facturée nulle part, l’heure non plus.

Donc on solde. Vous finissez ce qui est ouvert, vous facturez, et vous n’ouvrez les nouveaux ordres que de l’autre côté.

Ce qui veut dire choisir le bon moment : un début de semaine creuse, pas une veille de grand départ, pas un lundi de rentrée. Un atelier vide se bascule en une matinée.

L’inventaire pièces, et l’occasion de faire le tri

Le stock repart d’un comptage à une date, pas d’un historique de mouvements. Vous comptez ce que vous avez, avec le coût d’achat, et c’est le point zéro.

Profitez-en pour sortir ce qui dort depuis trois ans. Ces références pèsent sur votre valorisation, occupent de la place, et ne rapporteront rien. La bascule est le seul moment où vous aurez le rayon entier sous les yeux avec les chiffres à côté.

Si vous voulez que la reprise se fasse avec quelqu’un plutôt que seul, c’est prévu, sur un créneau que vous choisissez.

Ce qu'il faut sortir de MécaPlanning

Les intitulés de menus varient d'une version à l'autre : ces étapes disent quoi chercher, pas où cliquer. Si un export ne sort pas, ce n'est pas bloquant, la suite l'explique.

1
Sortez la liste de vos CLIENTS avec leurs coordonnées.
2
Sortez votre PARC DE VÉHICULES : immatriculation, marque, modèle, kilométrage, et le client rattaché.
3
Sortez votre CATALOGUE de pièces et de prestations avec les prix et les temps barémés.
4
Sortez vos TARIFS FOURNISSEURS négociés (pièces, consommables).
5
Sortez votre état de STOCK pièces à la date de bascule.

Ce que la reprise importe

Chaque famille passe par une revue avant écriture, et laisse une trace dans un journal. Jamais vos anciennes factures : leur numérotation appartient au logiciel qui les a émises, et les livres passent par le fichier des écritures comptables.

Clients et prospects
Catalogue pièces, prestations et forfaits
Tarifs fournisseurs négociés
Inventaire de départ (stock pièces)
Fiches salariés
Livres comptables des exercices clos (FEC)

Questions fréquentes

Mon fichier véhicules est le cœur de mon activité. Il suit ?

Oui, et c'est ce qu'il faut sortir en premier. Un fichier véhicules porte l'immatriculation, la marque, le modèle, le kilométrage relevé et surtout le client rattaché. C'est ce lien entre le véhicule et son propriétaire qui fait la valeur du fichier : c'est lui qui permet de rappeler pour une révision ou un contrôle technique. Vérifiez avant l'export que ce rattachement figure bien dans le fichier, sinon il faut le reconstituer, et c'est fastidieux.

Et l'historique des interventions par véhicule ?

C'est la donnée à laquelle il faut réfléchir avant de partir. L'historique d'un véhicule, ce sont les ordres de réparation successifs, et ceux-ci sont attachés à des factures émises, qui ne se reprennent pas. En pratique, deux choses à faire : conserver vos archives PDF par véhicule pour pouvoir répondre à un client qui demande ce qui a été fait, et repartir d'un état des lieux à la date de bascule (kilométrage, dernière intervention connue) plutôt que de tout rejouer.

J'ai des ordres de réparation ouverts, des véhicules au pont. Comment je fais ?

Vous les soldez sous l'ancien système. Un ordre de réparation en cours porte des pièces déjà sorties du stock et des heures déjà passées : le couper au milieu, c'est perdre la trace des deux. Vous finissez ce qui est ouvert, vous facturez, et vous n'ouvrez les nouveaux que de l'autre côté. Choisissez donc un moment où l'atelier est le plus vide, typiquement un début de semaine creuse plutôt qu'une veille de départ en vacances.

Mon stock de pièces repart d'où ?

D'un inventaire à la date de bascule, pas d'un historique de mouvements. Vous comptez ce que vous avez en rayon, avec le coût d'achat, et c'est votre point zéro. C'est aussi une bonne occasion de sortir les références qui dorment depuis trois ans : elles pèsent sur votre valorisation sans rien rapporter.

Et les rappels de révision et de contrôle technique ?

Ils se reconstruisent à partir du fichier véhicules, à condition que le kilométrage et la date de dernière intervention y figurent. Vérifiez ces deux colonnes avant l'export : ce sont elles qui portent le rappel, et donc le retour du client à l'atelier. C'est la partie du fichier qui rapporte le plus, et celle qu'on oublie le plus souvent de contrôler.

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