Kit de migration — Logiciel sur mesure

Je viens de 4D, Access ou FileMaker

Vous n'avez pas à savoir sortir vos données : c'est nous qui allons les chercher, dans le fichier de base lui-même, même quand plus personne ne sait ouvrir le logiciel. Vos vingt ans d'historique ne sont pas un poids à déménager, c'est la mémoire de ce que vous savez faire et de ce que vous l'avez vendu.

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Pourquoi cette page existe

Il existe des guides pour quitter les grands éditeurs. Il n’en existait aucun pour les entreprises dont l’outil de gestion a été écrit sur mesure, il y a quinze ou vingt ans, par un prestataire qui a fermé, par un développeur parti à la retraite, ou par le gendre du fondateur.

Ces entreprises sont pourtant nombreuses, et leur situation est la plus inconfortable de toutes : leur logiciel fait exactement ce qu’elles veulent, personne ne sait plus le modifier, et le jour où la maintenance s’arrête, tout leur passé est enfermé dedans.

Cette page dit ce qui se récupère, comment, et dans quel ordre. Y compris quand la réponse n’est pas à notre avantage.

Vos données valent plus que votre logiciel

C’est le renversement à opérer avant tout le reste.

Vous voyez sans doute vos vingt ans d’historique comme un poids à déménager. Des dizaines de milliers de lignes de commande, des références par milliers, des noms de pièces dont plus personne ne se souvient. Une masse dont vous ne vous servez plus, parce qu’on ne s’y retrouve plus.

Ce n’est pas un poids, c’est la mémoire de ce que vous savez faire et de ce que vous l’avez vendu. Chaque ligne de commande émise depuis vingt ans dit une chose précise : cette pièce, à ce client, à ce prix, à cette date. Mis bout à bout, c’est votre histoire commerciale, et aucun logiciel du commerce ne vous la rendra parce qu’aucun ne la possède.

Aujourd’hui, quand un client rappelle sur une pièce livrée il y a trois ans, quelqu’un cherche une demi-heure, ou repart de zéro. La reprise sert à ce que ça n’arrive plus.

Ce n’est pas vous qui allez sortir les données

C’est le point où cette page diffère de tous les autres kits de migration, et il faut le dire clairement.

Les onze autres kits s’adressent à des logiciels du commerce qui savent exporter. Vous sortez vos fichiers, vous les déposez, les colonnes sont reconnues, vous validez. Ce libre-service suppose un ancien outil coopératif, et c’est exactement ce que vous n’avez pas.

Les développements internes anciens ont rarement une fonction d’export digne de ce nom. Quand elle existe, elle tronque souvent les libellés à quinze ou vingt caractères, ce qui suffit à rendre deux références différentes indiscernables. Et si le programme ne s’ouvre plus, la question ne se pose même pas.

Alors nous ne passons pas par là. Vos données ne vivent pas dans le programme, elles vivent dans un fichier de base de données, et ce fichier se lit sans le logiciel qui l’a écrit :

4D range ses données dans un fichier .4DD, distinct du fichier de structure .4DB
Access dans un .mdb ou un .accdb
FileMaker dans un .fp7 ou un .fmp12
dBase, Paradox, SQL Server, MySQL : formats documentés, lisibles avec des outils standard

On travaille toujours sur une copie, en lecture seule. Votre installation en service n’est jamais touchée, et vous continuez à travailler dessus pendant toute l’opération.

Ce qui se récupère, et ce qu’on en fait

Vous n’avez rien à trier avant de nous parler : c’est l’audit qui le fait. Ce qui se reprend :

Ce qui est vivant : vos clients, vos interlocuteurs, vos fournisseurs, votre catalogue avec ses désignations, ses unités et ses prix, vos affaires en cours, vos salariés et leurs plannings, votre stock de départ.

Ce qui est de la mémoire : l’historique de ce que vous avez vendu, à qui et à quel prix. Il n’entre pas comme donnée courante mais comme référence consultable.

Ce qui reste où il est : vos factures émises. Leur numérotation doit rester continue dans le logiciel qui les a produites, et les recréer ailleurs serait une faute. Elles s’archivent en PDF pour la durée réglementaire, et la partie comptable passe par le fichier FEC de vos exercices clos.

Vos documents ne sont pas oubliés : plans, photos, courriers et pièces jointes vivent souvent dans un dossier réseau à côté de la base. Ils se replacent sous l’affaire ou la référence concernée, au lieu de rester dans une arborescence que seul leur auteur savait parcourir.

Votre catalogue reconstruit à partir de ce que vous avez vendu

C’est le point où une reprise devient autre chose qu’un déménagement.

Un logiciel du commerce vous livre un catalogue vide, et c’est à vous de le remplir, ou de payer des journées de saisie. Vos prix, eux, sont déjà dans votre historique : ils dorment dans vos lignes de commande.

L’analyse de cet historique reconstitue, pièce par pièce, ce que vous avez facturé, à quel client, combien de fois, et la dernière fois quand. Les libellés en double ou tronqués, inévitables sur des milliers de références, sont regroupés avant d’entrer. Vous relisez la liste, vous corrigez, vous écartez ce qui n’a plus cours.

Une précision qui compte : ce n’est pas une grille de tarifs. Vous ne vendez pas au catalogue, vous chiffrez à l’affaire, selon la quantité et le cours de la matière du moment. Un prix d’il y a cinq ans n’est pas un prix d’aujourd’hui. Ce que vous obtenez est un point de départ documenté, et la fin des recherches d’une demi-heure.

L’ordre, et le moment

Auditer avant de promettre. On ouvre le fichier de données, on compte les tables, on regarde l’état réel des libellés et des doublons. C’est ce qui fige le périmètre et le prix.
Trier ce qui vient. Vivant, mémoire, archive. Trois traitements différents.
Deux imports d’essai, vérifiés par vous. Pas un. Le premier révèle ce qu’on n’avait pas vu, le second confirme.
Basculer avec de la marge, jamais la veille de l’arrêt de l’ancien outil.
Fonctionner en parallèle jusqu’à ce que vous soyez certain, pas jusqu’à une date décidée d’avance.

Le piège classique est de caler la bascule sur la fin de la maintenance de l’ancien logiciel. Prévoyez au moins un mois d’écart : c’est ce mois-là qui fait la différence entre une migration et une urgence.

Les deux façons d’arriver chez OrgaVision

Il y en a deux, elles ne s’adressent pas aux mêmes entreprises, et confondre les deux fait perdre du temps à tout le monde.

L’abonnement, c’est un service prêt à l’emploi, au tarif public, immédiat. La reprise y est en libre-service : vous déposez vos fichiers, vous validez. Si votre ancien logiciel exporte proprement, c’est la bonne porte, et elle coûte infiniment moins cher.

L’instance dédiée, c’est un projet. Nous allons chercher vos données là où elles sont, y compris dans une base que plus personne ne sait ouvrir. Nous les nettoyons, nous les rangeons, nous adaptons l’application à votre organisation, et l’ensemble tourne sur une installation qui n’est partagée avec personne. C’est la porte de ceux dont l’outil est un développement maison, et c’est la seule des deux que les aides publiques peuvent financer : les règlements excluent les abonnements et acceptent les dépenses de projet.

Après : un outil qui vous appartient vraiment

Si vous quittez un logiciel maison, c’est souvent que vous teniez à ce qu’il avait de particulier. La question suivante est donc légitime : pourquoi retomberiez-vous dans la même dépendance ?

C’est exactement ce à quoi répond une instance dédiée : une installation qui n’est partagée avec personne, sur vos serveurs ou sur une machine louée à votre nom, avec une application adaptée à votre organisation plutôt qu’un progiciel auquel vous devriez vous plier.

La différence avec votre situation actuelle tient en trois points : le code repose sur un produit fini qui vit et se met à jour, vos données sont dans une base standard dont n’importe quel prestataire peut repartir, et rien ne dépend d’une seule personne qui aurait tout écrit de tête.

Vos données, vos serveurs, votre façon de faire. Sans le jour où plus personne ne sait ouvrir le fichier.

Ce qu'il faut sortir de 4D

Les intitulés de menus varient d'une version à l'autre : ces étapes disent quoi chercher, pas où cliquer. Si un export ne sort pas, ce n'est pas bloquant, la suite l'explique.

1
UNE COPIE DU FICHIER DE DONNÉES, et c'est tout. Pas d'export à réussir, pas de tableau à préparer : ce kit couvre justement les outils qui ne savent pas exporter, ou dont plus personne ne connaît le fonctionnement. Le reste, c'est nous qui allons le chercher.
2
Ce dont nous avons besoin tient en une chose : une COPIE du fichier de données. En 4D il porte l'extension .4DD, en Access .mdb ou .accdb, en FileMaker .fp7 ou .fmp12. Votre informaticien ou votre prestataire réseau sait où il se trouve.
3
Vous ne savez pas lequel c'est ? Dites-le simplement. On le repère avec vous, et votre installation en service n'est jamais touchée : on travaille en lecture seule, sur la copie.
4
Indiquez-nous le dossier réseau où vivent vos documents rattachés : plans, photos, courriers, pièces jointes. Ils sont presque toujours à côté de la base, pas dedans.
5
Si votre logiciel possède malgré tout un export qui fonctionne, tant mieux, on part de là. Mais ne bloquez pas dessus, et ne perdez pas des semaines à essayer de le faire marcher.
6
Demandez le FEC de vos exercices clos à votre comptable, pour la partie comptable. C'est la seule pièce que nous ne pouvons pas aller chercher nous-mêmes.

Ce que la reprise importe

Chaque famille passe par une revue avant écriture, et laisse une trace dans un journal. Jamais vos anciennes factures : leur numérotation appartient au logiciel qui les a émises, et les livres passent par le fichier des écritures comptables.

Clients, prospects, fournisseurs et interlocuteurs multiples
Catalogue : références, désignations, unités et prix
Historique de ce que vous avez réellement vendu, et à quel prix
Salariés, plannings et heures
Affaires et projets, avec leurs dates, budgets et clients
Documents rattachés, replacés sous l'affaire concernée
Stock de départ et valorisation
Livres comptables des exercices clos (FEC)

Questions fréquentes

Le développeur de mon logiciel n'est plus là. Mes données sont-elles perdues ?

Non, et c'est la première chose à comprendre. Votre logiciel et vos données sont deux choses distinctes. Le programme est peut-être illisible sans son auteur, mais les données, elles, vivent dans un fichier de base de données dont le format est connu et documenté : 4D, Access, FileMaker, SQL Server, dBase. Ces formats se lisent avec des outils standard, sans le logiciel d'origine et sans son développeur. Ce qui est perdu, ce sont les automatismes qu'il avait écrits pour vous, pas la matière.

Mon logiciel n'a pas de bouton « Exporter ». Comment on fait ?

Vous n'en avez pas besoin, parce que ce n'est pas vous qui allez le faire. C'est la différence entre les deux offres d'OrgaVision : par abonnement, la reprise est en libre-service et vous déposez vos tableaux vous-même, ce qui suppose un ancien logiciel capable d'exporter. En instance dédiée, nous ouvrons directement le fichier de données, en lecture seule et sur une copie : on lit les tables, on comprend leur structure, on en sort ce qu'il faut. Vous nous remettez une copie du fichier, et vous continuez à travailler sur votre installation pendant toute l'opération.

J'ai vingt ans d'historique. Faut-il vraiment tout reprendre ?

Non, et vouloir tout reprendre est souvent une erreur de débutant. Trois usages se distinguent. Ce qui est vivant, vos clients actifs, votre catalogue, vos affaires en cours, entre dans le nouvel outil et doit être propre. Ce qui est de la mémoire, l'historique de ce que vous avez vendu et à quel prix, entre aussi, mais comme référence consultable, pas comme donnée courante. Et ce qui est de l'archive légale, vos factures des dix dernières années, reste archivé en PDF et n'a aucune raison d'être recréé. Trier avant d'importer coûte moins cher que de nettoyer après.

Mon logiciel fait des choses que personne d'autre ne fait. Je vais les perdre ?

C'est la vraie question, et elle mérite une réponse honnête plutôt qu'une promesse. Un logiciel du commerce vous demandera de vous adapter à lui, et certains de vos automatismes disparaîtront. Une instance dédiée fait l'inverse : elle part d'un produit fini et lui ajoute ce que votre métier exige. Ce qui compte, c'est de lister vos particularités AVANT de choisir, une par une, et de dire lesquelles sont vitales et lesquelles sont des habitudes. Beaucoup d'entreprises découvrent à ce moment-là que la moitié de leurs contournements existaient pour compenser une limite de l'ancien outil.

Combien de temps mon ancien logiciel doit-il rester installé ?

Gardez-le consultable pendant toute la période de fonctionnement en parallèle, puis quelques semaines après la bascule, le temps de retrouver une ancienne pièce sans stress. Ensuite, ne le désinstallez surtout pas tout de suite : exportez d'abord vos archives en PDF, mettez le fichier de données de côté sur un support qui reste chez vous, et vérifiez que vous savez le relire. Un logiciel de gestion désinstallé sans archive, c'est dix ans de pièces justificatives qui partent avec lui, et cette faute-là ne se rattrape pas.

Combien ça coûte, et combien de temps ça prend ?

Il n'y a pas de tarif public, et en annoncer un serait vous mentir : le prix dépend du nombre de tables, de l'état des données, du volume de développements spécifiques et du mode d'hébergement retenu. Ce qui se dit en revanche, c'est la méthode : un audit qui fige le périmètre, deux imports d'essai que vous vérifiez avant l'import définitif, et un fonctionnement en parallèle avec l'ancien outil jusqu'à ce que vous soyez certain. Le devis chiffre chaque poste ligne par ligne, en journées.

Pour aller plus loin

La fiche métier correspondante Tous les kits de migration Facturation électronique 2026

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