Je viens de Excel / LibreOffice

Le tableur n’est pas l’ennemi, il est mal employé

Presque toutes les entreprises passent par Excel, et c’est logique : il ne coûte rien, il ne demande rien à personne, et il s’adapte à n’importe quelle idée. Une liste de clients dans un classeur, c’est une décision raisonnable quand on démarre.

Ce qui ne tient pas, c’est la suite. Le tableur n’a pas été conçu pour que trois personnes écrivent dedans en même temps, ni pour dire qui a modifié quoi, ni pour empêcher qu’on efface une ligne par erreur. Le jour où un fichier part par courriel et revient modifié, plus personne ne sait quelle version fait foi. Le jour où un devis se fait en copiant celui du client précédent, une ligne oubliée finit chez le mauvais client.

La bascule ne consiste pas à renier le tableur, mais à lui rendre son vrai rôle : analyser, simuler, présenter. Pas porter les données vivantes de l’entreprise.

Aucun format à respecter

C’est le point qui surprend, alors autant le dire tout de suite : vous n’avez pas de modèle à télécharger, pas de colonne à renommer, pas d’ordre à respecter.

Vos en-têtes sont lus tels quels, quels que soient leurs noms, en français ou en anglais, abrégés ou non. Ce qui reste ambigu vous est présenté avant écriture, avec la correspondance proposée, et vous corrigez ce qui doit l’être.

Vous pouvez déposer un fichier xlsx, xls ou csv, ou simplement coller votre tableau. Pour une liste de trente lignes, le copier-coller est souvent le plus rapide.

Les trois choses à nettoyer avant

Il n’y en a que trois, et elles prennent cinq minutes.

Les cellules fusionnées, à annuler : elles cassent la grille et rendent la lecture ambigüe. Les lignes de totaux en bas de tableau, à supprimer : sinon elles entrent comme un enregistrement de plus, avec un client qui s’appelle « TOTAL ». Et les en-têtes sur plusieurs lignes, à ramener à une seule ligne en haut.

Le reste ne pose pas de problème : les couleurs sont ignorées, les colonnes vides aussi, les lignes vides également.

Dans quel ordre

Les clients en premier, sans exception. C’est la seule famille dont toutes les autres dépendent : pas de devis sans client, pas de chantier sans client, pas de facture sans client.

Ensuite votre catalogue, vos produits ou vos prestations, avec leurs prix et leurs unités.

Le reste vient quand vous en avez l’usage : vos salariés le jour où vous suivez les heures, votre inventaire le jour où vous suivez le stock, vos projets le jour où vous les pilotez. Vouloir tout importer le premier jour est le plus sûr moyen de se décourager avant d’avoir commencé à travailler.

Ce que vous gagnez, concrètement

Vous cessez de chercher la bonne version d’un fichier. Vous cessez de recopier une adresse d’un onglet à l’autre. Vous cessez de découvrir qu’un devis parti la semaine dernière portait le prix de l’an dernier.

Et surtout, vos données deviennent partageables sans être copiées. Deux personnes regardent la même chose au même moment, et celle qui est sur le chantier voit ce que celle qui est au bureau vient d’écrire.

Si vos classeurs sont nombreux ou compliqués, on peut faire la reprise avec vous plutôt que de vous laisser seul devant, sur un créneau que vous choisissez.