Je viens de Ciel Gestion Commerciale

Le cas particulier des logiciels installés

Ciel appartient à une génération de logiciels qui vivent sur un poste, souvent depuis longtemps, parfois sur une machine que plus personne n’ose mettre à jour. Ça change deux choses par rapport à une migration depuis un outil en ligne.

La première, c’est qu’il faut exporter maintenant, pas le jour de la bascule. Tant que le poste démarre et que le logiciel s’ouvre, sortez vos fichiers et rangez-les. Le nombre d’entreprises qui découvrent que leur ancien logiciel ne se lance plus le jour où elles en ont besoin est élevé, et là, il n’y a plus de solution simple.

La seconde, c’est que les fichiers produits ont leurs habitudes : point-virgule en séparateur, encodage Windows qui transforme les accents en symboles, virgule décimale. Ce sont des choses connues et gérées. Si un fichier ressort illisible, un aller-retour par un tableur et un enregistrement en CSV UTF-8 règle le cas.

Ce qui se reprend

Les clients d’abord, parce que tout s’y rattache. Le catalogue ensuite, avec ses références, ses prix et ses taux. Les fournisseurs et leurs prix nets si vous en avez. Puis l’état de stock à la date de bascule, qui devient votre inventaire de départ.

Chaque famille passe par une revue : vous voyez ce qui va s’écrire, colonne par colonne et ligne par ligne, vous corrigez, vous validez. Un journal garde la trace de chaque import, avec ce qui est passé et ce qui a été écarté et pourquoi.

Importez d’abord, triez ensuite

C’est le conseil qui fait gagner le plus de temps, et il va à l’encontre de l’intuition.

On a tendance à vouloir nettoyer son catalogue dans un tableur avant de l’importer. C’est long, c’est ingrat, on se trompe de ligne, et on ne voit jamais bien ce qu’on fait. Faites l’inverse : importez tout, puis désactivez à l’écran ce qui ne sert plus, avec les prix et les mouvements sous les yeux. Ce qui prenait une journée dans un tableur prend une heure.

Le même raisonnement vaut pour les clients. Une base client comporte toujours des doublons, mais ils se repèrent bien plus vite une fois affichés qu’en faisant défiler des lignes dans Excel.

Les factures restent chez vous

C’est une règle et non une limitation technique. La numérotation d’une série de factures doit être continue et sans trou dans le logiciel qui l’émet. Deux chronologies concurrentes pour la même entreprise, c’est précisément ce qu’un contrôle cherche.

Vos anciennes factures s’archivent donc en PDF, chez vous, pendant dix ans. Et pour la comptabilité, c’est le FEC qui voyage : un fichier par exercice clos, normé, que votre comptable détient déjà.

Et pour la suite

Prévenez votre comptable avant de basculer, pas après. Il vous dira quels exercices il veut voir importés et vous préparera les FEC correspondants.

Gardez Ciel consultable un mois, puis sortez vos archives PDF avant d’en faire quoi que ce soit. L’obligation de conservation ne disparaît pas avec le logiciel.

Si vous voulez que la reprise se fasse avec quelqu’un plutôt que seul, c’est prévu, sur un créneau que vous choisissez.