Je viens de Sage Batigest

Le vrai sujet, ce n’est pas l’export : c’est la bibliothèque d’ouvrages

Un artisan qui quitte Batigest ne s’inquiète pas pour son fichier clients. Un fichier clients, ça se retape en une soirée s’il le faut. Ce qui le retient, c’est la bibliothèque d’ouvrages : dix ou quinze ans de déboursés secs, de temps de pose, de coefficients ajustés chantier après chantier. C’est le capital de l’entreprise, et l’idée de le perdre suffit à faire renoncer.

Il n’y a donc qu’une question qui compte, et c’est celle-là : est-ce que la bibliothèque part avec moi. La réponse est oui, par deux chemins.

Le premier est l’export structuré. Si votre version de Batigest sait produire un fichier BCD ou XML de vos ouvrages, tout y est déjà : la décomposition, les temps, les coefficients. L’import le reprend en l’état, et vous n’avez qu’à vérifier.

Le second chemin existe pour tous les autres, et c’est celui qu’on emprunte le plus souvent. Vos anciens devis PDF portent vos ouvrages. Ils portent vos désignations, vos quantités, vos unités, vos prix. Déposés dans le module de reprise, ils sont relus ligne par ligne, et votre bibliothèque se reconstruit à partir de ce que vous avez réellement vendu, pas de ce que vous aviez saisi un jour et jamais utilisé. C’est souvent un meilleur point de départ que l’export lui-même.

Ce qui se récupère, et ce qui ne se récupère pas

La distinction est simple, et il vaut mieux la connaître avant de commencer qu’après.

Se récupèrent : vos clients et prospects, votre bibliothèque d’ouvrages, votre catalogue et vos tarifs de vente, vos tarifs fournisseurs négociés, vos chantiers en cours, vos salariés, votre inventaire de départ, et vos livres comptables des exercices clos par le fichier FEC.

Ne se récupèrent pas : vos factures émises. Ce n’est pas une limite technique, c’est une règle. La numérotation des factures doit être continue et sans trou dans le logiciel qui les émet. Réimporter d’anciennes factures dans un logiciel neuf produirait deux chronologies concurrentes pour la même entreprise, ce qui est exactement ce que l’administration interdit. Vos anciennes factures restent archivées de votre côté, en PDF, pour les dix ans réglementaires, et le FEC porte la partie comptable.

L’ordre des opérations

L’ordre compte, parce que chaque famille de données s’appuie sur la précédente.

On commence par les clients : tout le reste s’y rattache. Puis le catalogue et la bibliothèque d’ouvrages, qui alimenteront vos devis. Puis les tarifs fournisseurs, qui donnent leur sens aux déboursés. Puis les chantiers en cours, qui ont besoin des clients pour exister. Les salariés et l’inventaire viennent quand vous en avez l’usage, et pas avant.

Chaque famille passe par une revue avant écriture : vous voyez ce qui va entrer, ligne par ligne, et vous corrigez avant de valider. Rien ne s’écrit dans votre dos, et chaque import laisse une trace dans un journal que vous pouvez relire.

Le moment de bascule

Le début d’exercice est le moment idéal, le début de trimestre le bon compromis. Vous soldez vos situations en cours sous Batigest, vous ouvrez le neuf sous OrgaVision, et votre comptable voit une coupure nette au lieu d’un mélange.

Prévoyez trois à quatre semaines pendant lesquelles l’ancien logiciel reste consultable. Pas pour y travailler, pour y retrouver quelque chose. Passé ce délai, plus personne n’y retourne.

Ce que vous ne perdez pas en partant

Vous ne perdez pas vos archives : elles restent à vous, et vous les gardez. Vous ne perdez pas votre historique comptable : le FEC le porte. Vous ne perdez pas votre savoir-faire chiffré : la bibliothèque suit. Et vous ne perdez pas la main sur ce qui rentre : chaque ligne passe devant vous avant d’être écrite.

Si vous préférez ne pas faire ça seul, c’est prévu : on peut le faire avec vous, en visioconférence, sur un créneau que vous choisissez.