Kit de migration — Gestion commerciale

Je viens de Axonaut

Clients, catalogue, projets et salariés repartent avec vous. Vos exports Axonaut sont lus tels quels, sans colonne à renommer.

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Une migration technique simple, un point de méthode

Partir d’un outil en ligne est plus confortable que partir d’un logiciel installé : les exports sortent proprement, les encodages sont corrects, les accents ne se transforment pas en symboles. La partie technique se règle en une demi-journée.

Le point de méthode est ailleurs, et il est le même partout : la coupure de facturation.

Une date, un seul émetteur

C’est la seule règle qui compte vraiment.

Vous choisissez une date. Avant cette date, l’ancien outil émet. Après cette date, le nouveau émet. Jamais les deux en même temps.

Deux séries de factures qui courent en parallèle, même une seule semaine, c’est un rapprochement impossible pour votre comptable et une faiblesse en cas de contrôle. Toutes les autres questions ont des réponses souples, celle-là non.

En revanche, consulter l’ancien outil autant que vous voulez ne pose aucun problème. Gardez-y accès un mois pour retrouver un ancien devis ou vérifier un prix.

Ce qui se reprend, et ce qui se constate

La distinction est utile, parce qu’elle revient pour plusieurs familles de données.

Se reprennent tels quels : vos clients, vos fournisseurs, votre catalogue et vos tarifs, vos projets en cours, vos tâches, vos fiches salariés.

Se constatent à une date plutôt que de se rejouer : vos stocks, vos soldes de congés, l’avancement de vos affaires. On ne réimporte pas des années de mouvements dont les valeurs ont changé ; on constate l’état au jour de la bascule, et le compteur repart de là. C’est ce que fait votre comptable à chaque clôture, et c’est la seule méthode défendable.

Ne se reprennent pas : vos factures émises. Elles s’archivent en PDF chez vous, pour dix ans, et le FEC porte leur traduction comptable.

Les devis en cours

Un devis non signé n’engage personne : refaites-le dans le nouvel outil quand le client répond. Votre catalogue étant repris, ça prend quelques minutes.

Ce qu’il ne faut pas faire, c’est laisser des devis courir des deux côtés. Le jour où le client signe, vous ne saurez plus lequel fait foi, ni où retrouver la relance.

Avant l’échéance de l’abonnement

Si vous êtes sur un abonnement annuel, ne calez pas votre export sur le dernier jour. Sortez vos données pendant que votre accès est pleinement actif, rangez-les, et décidez ensuite tranquillement.

Un accès qui bascule en lecture seule, ou qui se ferme, transforme une formalité en problème.

Si vous préférez faire la reprise accompagné plutôt que seul, c’est prévu, sur un créneau que vous choisissez.

Ce qu'il faut sortir de Axonaut

Les intitulés de menus varient d'une version à l'autre : ces étapes disent quoi chercher, pas où cliquer. Si un export ne sort pas, ce n'est pas bloquant, la suite l'explique.

1
Sortez votre base CLIENTS et vos contacts au format CSV.
2
Sortez votre CATALOGUE de produits ou de prestations avec les prix et les taux de TVA.
3
Sortez vos PROJETS ou affaires en cours si vous les suivez.
4
Sortez vos FICHES SALARIÉS si vous gérez une équipe.
5
Demandez le FEC de vos exercices clos à votre comptable.

Ce que la reprise importe

Chaque famille passe par une revue avant écriture, et laisse une trace dans un journal. Jamais vos anciennes factures : leur numérotation appartient au logiciel qui les a émises, et les livres passent par le fichier des écritures comptables.

Clients, prospects et fournisseurs
Catalogue et tarifs
Projets et affaires en cours
Tâches et échéances
Fiches salariés
Livres comptables des exercices clos (FEC)

Questions fréquentes

Pourquoi mes factures ne sont-elles pas reprises alors que tout le reste l'est ?

Parce qu'une série de factures doit avoir une numérotation continue et sans trou dans le logiciel qui l'émet. Réimporter d'anciennes factures dans un logiciel neuf créerait deux chronologies pour la même entreprise, ce qui est précisément ce qu'un contrôle cherche à écarter. Vos factures s'archivent en PDF chez vous, pour dix ans, et vos exercices clos voyagent par le FEC, qui est normé et fait pour ça.

Et mes devis en cours, ceux qui ne sont pas encore signés ?

Un devis non signé n'engage rien : le plus simple est de le refaire dans le nouvel outil quand le client répond. Si vous en avez beaucoup, votre catalogue étant repris, la ressaisie prend quelques minutes par devis. Ce qu'il ne faut pas faire, c'est laisser des devis courir des deux côtés : au moment de la signature, plus personne ne sait lequel fait foi.

Je suis sur un abonnement annuel, faut-il attendre l'échéance ?

Pas nécessairement, et c'est une question d'argent plus que de méthode. Faites votre calcul : le reste d'abonnement à courir face au temps que vous perdez chaque mois. Ce qui est sûr, c'est qu'il ne faut pas attendre le dernier jour pour exporter. Sortez vos données bien avant l'échéance, pendant que votre accès est pleinement actif.

Mon équipe suit ses heures et ses congés dedans, ça suit ?

Les fiches salariés se reprennent : identité, contrat, poste, taux horaire. Les congés et les heures déjà pointés ne se reprennent pas comme un historique ; ils se reprennent comme un point de départ. Vous saisissez les soldes de congés à la date de bascule, et le compteur repart de là. C'est la même logique que l'inventaire de stock : on constate à une date au lieu de rejouer l'histoire.

Combien de temps la reprise prend-elle ?

Une demi-journée pour la partie technique quand les exports sortent proprement, ce qui est le cas depuis un outil en ligne. Le temps réel se passe à relire : votre base clients contient des doublons, votre catalogue contient des lignes mortes. C'est le bon moment pour faire ce ménage, avec tout affiché plutôt que dans un tableur.

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