Je viens de ApiBat

Pourquoi cette page existe

Des artisans cherchent chaque mois comment quitter ApiBat, et jusqu’ici cette page n’existait pas. Elle existe maintenant, et elle dit les choses telles qu’elles sont, y compris quand ce n’est pas à notre avantage.

ApiBat appartient à la famille des logiciels BTP installés sur poste : solides, éprouvés, connus de leurs utilisateurs par cœur, et conçus à une époque où l’on travaillait au bureau. Ce qui pousse au départ n’est presque jamais un défaut du logiciel. C’est le décalage entre un outil qui vit sur un poste fixe et un métier qui se fait sur le chantier, un téléphone à la main.

Le sujet qui bloque : la bibliothèque de prix

Le fichier clients ne retient personne. Ce qui retient, c’est la bibliothèque : les ouvrages, les déboursés, les temps de pose, les coefficients ajustés année après année. C’est du capital, pas de la donnée.

Deux chemins, selon ce que votre version accepte de sortir.

Si un export structuré est disponible, il est repris tel quel, avec sa décomposition. C’est le chemin le plus court.

Si aucun export ne sort proprement, et c’est fréquent sur les logiciels installés, vos anciens devis PDF prennent le relais. Ils portent tout : vos désignations, vos unités, vos quantités, vos prix. Ils sont relus ligne par ligne, et la bibliothèque se reconstruit à partir de ce que vous avez vendu pour de vrai. Le résultat est souvent plus propre que l’original, parce qu’il ne contient pas les lignes créées un jour et jamais réutilisées.

Dans les deux cas, vous validez avant que quoi que ce soit ne s’écrive.

Ce qui se récupère, et ce qui reste chez vous

Se récupèrent : clients et prospects, bibliothèque d’ouvrages, catalogue et tarifs de vente, tarifs fournisseurs négociés, chantiers en cours, salariés, inventaire de départ, et livres comptables des exercices clos par le FEC.

Reste chez vous : vos factures émises. La numérotation d’une série de factures doit être continue dans le logiciel qui l’a produite. Les réimporter ailleurs créerait deux chronologies pour la même entreprise, ce qui ne se défend pas en contrôle. Vos anciennes factures s’archivent en PDF et se conservent dix ans, comme avant.

L’ordre, et le moment

L’ordre est toujours le même, parce que chaque famille s’appuie sur la précédente : les clients d’abord, puis le catalogue et la bibliothèque, puis les tarifs fournisseurs, puis les chantiers en cours. Les salariés et l’inventaire quand vous en avez l’usage.

Le moment idéal est le début d’un exercice comptable ; le début de trimestre fait un bon compromis. On solde les situations en cours sous l’ancien outil, on ouvre le neuf sous le nouveau, et la coupure est nette pour le comptable. Le mauvais moment, c’est le milieu d’un gros chantier déjà facturé en situations.

Avant de désinstaller quoi que ce soit

Un conseil qui n’a rien à voir avec nous, et qui vaut pour n’importe quel changement de logiciel : sortez vos archives avant. Devis, factures, attestations, tout ce qui a valeur de pièce justificative. Rangez-les dans un dossier daté, sauvegardé à deux endroits.

Un logiciel installé qu’on désinstalle en croyant que « tout est dans le cloud » emporte parfois dix ans de pièces avec lui. Ça se voit chaque année, et ça ne se rattrape pas.

Si vous voulez faire la reprise accompagné plutôt que seul, c’est possible, sur un créneau que vous choisissez.